Gli aspetti finanziari e gli adempimenti contrattuali

1. Gli aspetti finanziari e gli adempimenti contrattuali La gestione delle azioni di mobilità Leonardo da Vinci Seminario Progetti Approvati Annualità di Selezione 2009 Roma, 8 settembre 2009 Centro Congressi Cavour

2. La sovvenzione Leonardo da Vinci Cosa è E’ un contributo comunitario che va ad integrare il cofinanziamento apportato dall’organismo beneficiario e/o dal suo partenariato A cosa serve Serve alla realizzazione di progetti o attività che senza il sostegno finanziario dell’Unione Europea non sarebbero realizzabili e si fonda sul principio del cofinanziamento Come si formalizza Attraverso una convenzione di sovvenzione tra l’organismo beneficiario e l’Isfol

3. La Convenzione di Sovvenzione

4. Articoli di maggiore interesse per la gestione amministrativa/finanziaria

5. Articoli di maggiore interesse per i pagamenti Modalità di pagamento • Garanzia fidejussoria • Prefinanziamento • Pagamento del saldo Coordinate bancarie

6. Come spendere la sovvenzione Leonardo da Vinci Il contributo, calcolato sulla base di costi reali e/o di costi unitari forfettari e/o di contributi forfettari, deve essere utilizzato nel rispetto delle voci di budget: • Organizzazione della mobilità  Costi unitari forfettari • Preparazione  Costi unitari forfettari • Sussistenza partecipanti/accompagnatori  Contributo forfettario • Viaggio partecipanti/accompagnatori (laddove non compreso nella sussistenza)  Costi reali • Partecipanti con bisogni specifici  Costi reali

7. Organizzazione della mobilità Quali costi? Tutti quelli relativi alla gestione e al monitoraggio dell’Azione: (ad esempio il bando, le attività di selezione, riunioni, incontri, personale, ecc.) Come imputare le spese? • Per intero se inerenti all’attività del progetto • In quota parte nel caso in cui costituiscano parte integrante delle spese generali del beneficiario

8. Preparazione Quali costi? Tutte le spese relative alle attività atte a fornire ai partecipanti le conoscenze linguistiche/culturali e/o pedagogiche e professionali per agevolarne l’inserimento nel contesto europeo Come imputare le spese? • Per intero se inerenti all’attività del progetto • In quota parte nel caso in cui costituiscano parte integrante delle spese generali del beneficiario

9. Sussistenza partecipanti/accompagnatori

10. Viaggio partecipanti/accompagnatori Per tirocini inferiori o uguali a 12 settimane Viene calcolato separatamente dalla sussistenza e verrà riconosciuto sulla base dei costi reali

11. Spese per partecipanti con bisogni specifici L’organismo beneficiario può richiedere un ulteriore contributo basato sui costi che si presume verranno sostenuti

12. Documentazione amministrativa/finanziaria • Contratti con i partecipanti • Contratti con gli enti intermediari • Contratti o incarichi con i docenti interni-esterni • Contratti o incarichi con personale amministrativo interno-esterno • Time Sheet • Registri presenze • Fatture • Scontrini fiscali • Ricevute • Bonifici bancari • Prodotti e materiali didattici e informativi

13. Conservazione dei documenti I documenti amministrativi/finanziari devono essere conservati, ai fini del programma Leonardo da Vinci, per 5 anni dopo il pagamento del saldo della sovvenzione da parte dell’Agenzia Nazionale o del relativo rimborso da parte del beneficiario

14. Relazione finale (1) Cosa è? È il documento che rappresenta la richiesta del pagamento del saldo del contributo Quando presentarla? Deve pervenire all’Agenzia Nazionale entro 60 giorni dalla data di conclusione dell’azione (cfr. convenzione) Quali sezioni compilare? Tutte le sezioni della relazione finale devono essere compilate Quali informazioni fornire? Tutte le informazioni che possano permettere all’Agenzia Nazionale la verifica della corretta realizzazione dell’azione e dei risultati ottenuti sia per i partecipanti che per il beneficiario che per i partner

15. Relazione finale (2) Documenti da allegare • Contratto di tirocinio/scambio dei partecipanti (incluso il training agreement o il work programme VETPRO) • Relazione dell’organismo ospitante • Rapporto finale del partecipante  Rap4Leo • Materiale didattico e informativo relativo alla preparazione

16. Controlli sui beneficiari Chi li effettua? L’Agenzia Nazionale, la Commissione europea, l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), la Corte dei Conti europea

17. Controlli primari sui beneficiari (1) Quali sono? • Analisi dei rapporti finali • Analisi documentale del materiale di supporto al rapporto finale (desk check) • Verifiche finanziarie sul posto durante l’azione (on the spot check) • Audit di sistema - beneficiari ricorrenti

18. Controlli primari sui beneficiari (2) Quando vengono effettuati?

19. Controlli primari sui beneficiari (3) A cosa servono? Ad accertare: • l’ammissibilità delle attività • la completezza • la corretta valorizzazione di ogni elemento • la correttezza aritmetica della relazione finale • la corretta classificazione dei componenti della relazione finale

20. GRAZIE PER L’ATTENZIONE!