หลักการใช้เครื่องมือ

หลักการใช้เครื่องมือ ในกระบวนการแก้ปัญหาเชิงรุก

ความคิดเชิงรุกกับการทำงานและการบริหารอย่างมีระบบความคิดเชิงรุกกับการทำงานและการบริหารอย่างมีระบบ สิ่งสำคัญที่สุดของการทำงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงที่สุดก็ คือ การทำงานที่ได้ผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ หากผู้ปฏิบัติได้ปฏิบัติตาม เป้าหมายอย่างดีแล้วแต่ไม่เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลเต็มที่ ผู้ปฏิบัติ ต้องทบทวนดูเป้าหมายของการทำงาน ว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ กระบวนการในการกำหนดเป้าหมายจึงสำคัญยิ่ง ก็ด้วยว่าเป้าหมายนั้นจะ เป็นตัวกำหนดความเป็นไปของผลของงานโดยทั้งสิ้น การกำหนดเป้าหมาย จึงเป็นเรื่องที่สำคัญกว่าสิ่งใดทั้งหมด

ความคิดเชิงรุกกับการทำงานและการบริหารอย่างมีระบบความคิดเชิงรุกกับการทำงานและการบริหารอย่างมีระบบ การกำหนดเป้าหมายในปัจจุบันนั้น มีกระบวนการต่างๆ เข้ามาช่วยในการกำหนดเป้าหมายมากมาย แต่ที่ยอมรับกันมากและกำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน นั่นก็คือการวางยุทธศาสตร์ (กลยุทธ์ Strategy) ซึ่งสามารถกำหนดได้ในทุกระดับของการทำงานพร้อมทั้งอาจมีตัววัดที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเป็นตัวช่วยในการวัดผลการทำงาน เช่น BSC,KPIฯลฯ

ความคิดเชิงรุกกับการทำงานและการบริหารอย่างมีระบบความคิดเชิงรุกกับการทำงานและการบริหารอย่างมีระบบ การทำงานหรือความคิดเชิงรุกจึงควรที่จะต้องเริ่มต้นจากการวางยุทธศาสตร์ (ระดับองค์กร,บุคคล) ที่ดีก่อนเป็นอันดับแรก ซึ่งเราอาจรวบรวมเป็นแนวทางต่างๆได้ดังนี้ • กำหนดยุทธศาสตร์ • SWOT • กำหนดวิสัยทัศน์ • พันธกิจ • เป้าหมาย • กลยุทธ์ • กำหนดตัววัด • BSC • KPI • กำหนดแนวทางการทำงาน

หลักการบูรณาการเพื่อการพัฒนาและบริหารจัดการองค์กรหลักการบูรณาการเพื่อการพัฒนาและบริหารจัดการองค์กร การบูรณาการ (Integrate)คือการผสมผสานกัน เพื่อเป้าหมายอันเดียวกัน ทั้งทางด้านความคิด มุมมอง การปฏิบัติ และวิธีการทำงาน การบูรณาการ เป็นแนวทางที่จะช่วยให้ความต่างทั้งหลาย ความขัดแย้งทั้งหลายกลายเป็น แนวทางเดียวกัน การบูรณาการเพื่อการบริหารและการพัฒนาองค์กรจึงต้อง มีการจัดการที่ดี มีแนวทางที่เหมาะสม ทั้งนี้ก็เพื่อประโยชน์สูงสุดตาม เป้าหมายองค์กร

หลักการบูรณาการเพื่อการพัฒนาและบริหารจัดการองค์กรหลักการบูรณาการเพื่อการพัฒนาและบริหารจัดการองค์กร • วิธีคิดในเชิงบูรณาการ • การแยกส่วนต่างๆ ออกเป็นมิติต่างๆ • การใช้เครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์ความคิด • Mind Map • Six Thinking Hats • การผสมผสานความคิด • กำหนดเป้าหมายเพื่อเป็นกรอบความคิด • หาแนวทางที่ยอดเยี่ยม

นวัตกรรม (INNOVATION) นวัตกรรมไม่ใช่สิ่งใดก็ตามที่ออกมาจากห้องทดลองเท่านั้น แต่นวัตกรรมมักจะถูกมองว่าเป็นผลผลิตที่มาจากห้องทดลองเสมอ ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมนั้น เป็นอะไรก็ตามที่ถูกคิดถูกประดิษฐ์ขึ้นมาจากมันสมองของมนุษย์ ไม่ว่าจะตั้งใจหรือบังเอิญก็เป็นนวัตกรรมทั้งสิ้น หากสิ่งนั้น หรือเรื่องนั้นมีคุณค่าพอ นวัตกรรมเป็นความต่างที่ทรงคุณค่า นวัตกรรมจึงเป็นอะไรที่ต่างจากเดิม และมีคุณค่า นวัตกรรมจึงเป็นหนทางใหม่ที่สามารถสร้างคุณค่าได้ นวัตกรรมอาจเป็นได้ตั้งแต่สิ่งของจนถึงกระบวนการอะไรสักอย่าง หรือมากกว่านั้นก็อาจหมายถึงรูปแบบหรือวิธีการก็ได้ เช่น การสร้างนวัตกรรมด้วยการผลิตสิ่งประดิษฐ์ใหม่ ๆ ออกมา กระบวนการการผลิตใหม่ ๆ หรือวิธีการส่งสินค้า เป็นต้น

นวัตกรรม (INNOVATION) สมรรถภาพขององค์กร การที่จะสร้างนวัตกรรมขององค์กรให้ได้นั้น ต้องคำนึงถึงสมรรถภาพขององค์กรเป็นหลัก ก็ด้วยว่าองค์กรใดก็ตามล้วนต้องมีสมรรถภาพเป็นแกนกลางในการทำงาน และในการกำหนดทิศทางขององค์กรนั้น สมรรถภาพจะเป็นกรอบแนวคิดของการสร้างนวัตกรรม ให้อยู่กับความเป็นจริงตลอดเวลา การสร้างนวัตกรรมจึงต้องอิงแอบอยู่กับปัจจัยต่างๆ ของสมรรถภาพขององค์กรอยู่เสมอ

นวัตกรรม (INNOVATION) สมรรถภาพ 5 ปัจจัย สมรรถภาพหลักขององค์กรนั้นมักจะประกอบไปด้วยปัจจัยต่างๆ ดังนี้ • กลยุทธ์และลูกค้า • การวัดผลการดำเนินการ • กระบวนการทำงาน • พนักงาน • เทคโนโลยี

นวัตกรรม (INNOVATION) นวัตกรรมกับการเสริมสมรรถภาพขององค์กร ระดับของการสร้างนวัตกรรมนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ระดับ ดังนี้ 1. นวัตกรรมเป็นกิจกรรมในการรวบรวมความคิด 2. นวัตกรรมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน 3. นวัตกรรมเป็นสมรรถภาพหลักขององค์กร โดยหากระดับของนวัตกรรมมีสูงมากเท่าใด องค์กรก็จะสามารถสร้าง นวัตกรรมและคุณค่าเพิ่มได้เท่านั้น

นวัตกรรม (INNOVATION) • 7 คำถามเพื่อนำไปสู่การสร้างนวัตกรรม • พนักงานผู้สร้างนวัตกรรมจะสามารถช่วยหาจุดที่ต้องการทำนวัตกรรมได้ • โดยตั้งคำถามที่เหมาะสม ตามชุดคำถาม (7R) ที่จะสามารถช่วยให้เกิด • ความคิดได้ง่ายขึ้น ดังนี้ • Rethink (คิดใหม่ทำใหม่) • Reconfigure (ทบทวนการทำงานใหม่) • Reassign (มอบหมายใหม่) • Resequence (เรียงลำดับใหม่) • Relocate (สถานที่ใหม่) • Retool (เครื่องมือใหม่) • Reduce (ลดทุกอย่าง)

นวัตกรรม (INNOVATION) กระบวนการสร้างนวัตกรรม • กำหนดวิธีการ • กำหนดกรอบแนวคิด หรือเรื่องที่ต้องการแก้ไข • กำหนดแผน • จัดตั้งทีมงาน • ผลตอบแทน • วิธีการนำไปปฏิบัติ

นวัตกรรม (INNOVATION) • รวบรวมความคิด • ดำเนินการตามแผนงาน • สนับสนุนและส่งเสริมให้เกิดการประสานงานและร่วมมือกัน • ระดมสมอง ระดมความคิด (Six Thinking Hats, Mind Map) • คัดเลือกความคิด • กลั่นกรองความคิดที่หลากหลาย • ค้นหาความคิดที่ยอดเยี่ยม • ใช้เครื่องช่วยในการวิเคราะห์สนามพลัง

นวัตกรรม (INNOVATION) • นำไปปฏิบัติ • จัดตั้งทีมงานเพื่อนำแนวความคิดมาขยายผลในทางปฏิบัติ • มีคณะกรรมการติดตามประเมินผลในการนำไปปฏิบัติ

นวัตกรรม (INNOVATION) การเชื่อมโยงกระบวนการต่างๆ ด้วยเทคโนโลยี ในการสร้างนวัตกรรมในปัจจุบันนั้นขาดไม่ได้ที่จะต้องนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมโยง ผสมผสานด้วยเสมอ ทั้งนี้ก็เพื่อหวังผลว่าการเชื่อมโยงและใช้เทคโนโลยีเป็นตัวเชื่อมโยงนั้น จะช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนได้ทั้งในเรื่องการประสานงาน ลดวัตถุดิบ ลดเวลา และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้อีกด้วย

นวัตกรรม (INNOVATION) การกำหนดตัววัดนวัตกรรม วัตถุประสงค์ในการกำหนดตัววัด • เพื่อสื่อสารเป้าหมายของการดำเนินการและรายงานความสำเร็จ • เพื่อกำหนดกลยุทธ์ในการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูล • เพื่อเป็นตัวเปรียบเทียบผลงานระหว่างหน่วยงานต่างๆ • เพื่อกำหนดเกณฑ์ให้ทราบว่า เมื่อใดที่ต้องผลักดันให้เกิดการดำเนินการด้านนวัตกรรม • เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมาย มาตรฐาน และความเสี่ยงต่างๆ • เพื่อให้การดำเนินการโครงการต่างๆ บรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนด • เพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจและมุ่งมั่นร่วมกันถึงเป้าหมาย

นวัตกรรม (INNOVATION) มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ การมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์นั้นก็เพื่อที่จะง่ายต่อการผลักดันและถือเป็นเป้าหมายรวมโดยไม่สนใจรายละเอียด เช่น กระบวนการ วัตถุดิบ ฯลฯ กำหนดเป้าหมายที่ท้าทาย การกำหนดเป้าหมายต้องท้าทายมากๆ เพื่อที่จะผลักดันให้เกิดการคิดนอกกรอบและเกิดความคิดที่จะสร้างนวัตกรรมใหม่ วัดในสิ่งที่เหมาะสม ต้องเลือกใช้เครื่องมือที่จะใช้วัดให้เหมาะสม และง่ายต่อการทำความเข้าใจ เช่น BSC (Balance Score Cards), Cost of Quality, KPIเป็นต้น

หลักการใช้เครื่องมือในกระบวนการแก้ปัญหาเชิงรุกหลักการใช้เครื่องมือในกระบวนการแก้ปัญหาเชิงรุก

การตัดสินใจในเรื่องต่างๆของบุคลากรนั้น มีโอกาสที่จะเกิดขึ้นได้ทุกเวลาทุกโอกาส แต่การที่จะตัดสินใจได้ดีนั้นขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ว่าจะพร้อมเพรียงมากน้อยเท่าใด แต่การตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหานั้นต่างออกไป ก่อนที่จะตัดสินใจแก้ปัญหาได้นั้นจะต้องผ่านการวิเคราะห์ทั้งข้อมูล วิธีการ กระบวนการ และข้อดีข้อเสียให้ครบถ้วนเสียก่อน จึงตัดสินใจแก้ปัญหา Overviews

การวิเคราะห์เพื่อหาที่มาของปัญหา ถึงสาเหตุแห่งปัญหาเพื่อจะพบ • หนทางในการแก้ปัญหาจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องทำให้ได้ก่อนการ • ตัดสินใจแก้ปัญหา • การแก้ปัญหาโดยปราศจากการวิเคราะห์ที่ดีก่อนนั้น เปรียบเสมือน • การเดินทางบนปากเหวในความมืดมิดที่เต็มไปด้วยความเสี่ยง • บนความไม่แน่นอน • การตัดสินใจที่ดีนั้น จึงเป็นสิ่งยืนยันที่จริงแท้ว่า บุคลากรนั้น เป็น • หรือไม่ แต่ที่สำคัญที่สุดก็คือการตัดสินใจที่ถูกต้องนั้นย่อมสามารถ • แก้ปัญหาได้ดี นั่นคือการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ Overviews

การแก้ปัญหาและการตัดสินใจนั้นไม่ได้มีความสำคัญเพียงแค่การมองดูที่ปัญหาแล้วตัดสินใจเท่านั้น และก็ไม่ได้สำคัญในระดับองค์กรเท่านั้น แต่ในระดับบุคคลเอง ก็มีความสำคัญไม่ได้ยิ่งหย่อนกว่ากันเท่าใดและโดยเฉพาะพนักงานระดับสูงการตัดสินใจในเรื่องต่างๆนั้นมีมากมาย และล้วนแล้วแต่สำคัญและต้องการทั้งความถูกต้องและรวดเร็วทั้งสิ้น • การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ จึงจำเป็นที่จะต้องมีวิธีการ กระบวนการที่ดี ทั้งนี้เพื่อช่วยให้การตัดสินใจ การแก้ปัญหา ทั้งในระดับบุคคล และระดับองค์กร นั้นมีความสมบูรณ์ ถูกต้อง รวดเร็ว ทุกครั้ง

การผสมผสานวิธีการต่างๆ เข้าด้วยกัน การใช้เครื่องมือเพื่อช่วยในการวิเคราะห์จึงกลายเป็นเรื่องจำเป็นที่จะต้องนำมาใช้ • การตัดสินใจและการแก้ปัญหา หากเป็นเรื่องเล็กน้อย ถ้าผิดพลาดก็คงไม่กระทบเท่าใด แต่หากเป็นเรื่องใหญ่ ทั้งผลกระทบและทั้งความเสียหายก็อาจมากจนถึงขนาดรับไม่ไหวเลยทีเดียว • การใช้การวิเคราะห์เพื่อช่วยในการแก้ปัญหานั้น หากฝึกทำให้เป็นนิสัย เมื่อชำนาญแล้ว ต่อไปหากจะต้องนำมาใช้ก็จะง่าย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้นเรื่อยๆ

ลำดับขั้นตอนในการวิเคราะห์ปัญหาลำดับขั้นตอนในการวิเคราะห์ปัญหา • รวบรวมปัญหาที่เกิดขึ้น • ศึกษาผลกระทบต่างๆจากปัญหาที่เกิด • กำหนดประเด็นปัญหา • แยกปัญหาหลักปัญหารอง • ค้นหาวิธีแก้ปัญหาโดยใช้เครื่องมือ • ผลกระทบจากการแก้ปัญหา และการตัดสินใจ • วิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหา • เลือกวิธีที่จะใช้ในการแก้ปัญหา(Force Field Analysis) • กำหนดช่วงเวลาในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การวิเคราะห์การแก้ปัญหา

เครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหาเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหา • aอริยสัจสี่ • aแผนภูมิก้างปลา • aPPMATRIX • aMind Mapping การวิเคราะห์การแก้ปัญหา

เครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหาเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหา • อริยสัจสี่ • ทุกข์ •  สมุทัย •  นิโรธ •  มรรค

เครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหาเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหา แผนภูมิก้างปลา

เครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหาเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหา PP MATRIX

เครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหาเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการแก้ปัญหา Mind Mapping

1.ทบทวนเป้าหมาย 1.1 กิจกรรมที่ทำอยู่นั้นใช่กิจกรรมที่ควรทำหรือไม่ 1.2 ถ้าแก้ปัญหาแล้วจะทำให้บรรลุเป้าหมายหรือไม่ 2.ทบทวนคู่มือ / Procedure 2.1 ได้ปฏิบัติตามคู่มือแล้ว และถูกต้องหรือไม่ 2.2 ถ้าปฏิบัติตามคู่มือ / Procedureแล้ว 2.2.1ตามขั้นตอนทุกอย่างแล้วยังมีปัญหา ก็ต้องกลับไป ทบทวนคู่มือ / Procedure ใหม่ 2.2.2 ถ้ายังไม่ครบถ้วนก็ให้พิจารณาว่าควรจะทำตามคู่มือ ต่อหรือไม่ ลำดับกิจกรรมการแก้ปัญหา

3.ทบทวนผู้ดำเนินการหรือปัจจัยที่เกี่ยวข้อง ว่า 3.1 มีส่วนทำให้เกิดปัญหาหรือไม่ 3.2 ขัดขวางการดำเนินการและทำให้เกิดปัญหา หรือไม่ 4. แก้ปัญหาด้วยวิธีการที่เหมาะสมและใช้เครื่องมือ ช่วยที่เหมาะสม ลำดับกิจกรรมการแก้ปัญหา

ทบทวนบทบาท 1 ตัดสินใจด้วยตนเองได้ทั้งหมด 2 ต้องปรึกษาก่อนการตัดสินใจ 3 ตัดสินใจไม่ได้ (เกินอำนาจการตัดสินใจ) • กำหนดเป้าหมาย • 1 เป้าหมายหลัก • 2 เป้าหมายรอง • 3 เป้าหมายอ้างอิง 1 2 การตัดสินใจ Decision Making • กำหนดทางเลือก • 1 เร่งด่วน • 2 สำคัญ • 3 รอได้ • ผลกระทบจากการตัดสินใจ • 1 มีความเสียหายหรือไม่ • 2 ใครที่ได้รับความเสียหายจากการตัดสินใจ • 3 รับผิดชอบได้หรือไม่ • 4 รับมืออย่างไร 3 4

กฎของการระดมสมอง • กำหนดเป้าหมายของการระดมสมองให้ชัดเจน • ทุกคนต้องมีส่วนร่วม • กล้าที่จะผสานความคิดให้ทุกๆความคิดเพื่อให้เกิดความคิดใหม่ๆ • กล้าที่จะคิดนอกกรอบและปล่อยให้ทุกคนได้คิดอย่างอิสระ • อย่ามองข้ามความจริงและความถูกต้อง • ละเว้นการตัดสินแต่ละความคิด • อย่ากลัวความคิดที่เหมือนหรือซ้ำกัน • อย่าหยุดเพื่อที่จะโต้แย้ง (ต้องการปริมาณ) • บันทึกทุกความคิด • เปลี่ยนมุมมองบ้าง

การวิเคราะห์ เพื่อคัดเลือกแนวทางการแก้ปัญหา

หลักการใช้เครื่องมือ

หลักการใช้เครื่องมือ

Presentation Transcript