TALLER SOBRE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

1. TALLER SOBRE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL OFICINA DE LA ABOGADA GENERAL 19 DE ABRIL DE 2013 Instituto Politécnico Nacional Oficina de la Abogada General

2. ÍNDICE • Objetivo • Conceptos • Marco Normativo de la protección de datos personales • Principios rectores de la protección de datos personales • Tratamiento de los datos personales • Seguridad de los Sistemas de Datos Personales • Sistema Persona • Versiones Públicas

3. I. Objetivo • Que los Enlaces en las Unidades Académicas y Administrativas del Instituto Politécnico Nacional, puedan identificar, recabar, registrar, organizar, operar, corregir, modificar y resguardar los datos personales en su poder, para mejorar la atención de los requerimientos en materia de Transparencia y Acceso a la Información.

4. POSESIÓN DE PARTICULARES Legislación Aplicable a los Datos Personales EN POSESIÓN DE GOBIERNO

5. II. CONCEPTOS Información Confidencial • Documentación entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados (Instituto Politécnico Nacional) y que contiene información confidencial, reservada o comercial reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. • Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización. (arts. 18 y 19 LFTAIPG)

6. Conceptos básicos. Datos Personales La información concerniente a una persona física, identificada o identificable. (art. 3 f. II LFTAIPG)

7. Información concerniente a una persona física, identificada o identificable: • Origen étnico o racial. • Característicasfísicas. • Característicasmorales. • Característicasemocionales. • Vida afectiva. • Vida familiar. • Domicilio particular. • Número telefónico particular. • Patrimonio. • Ideología. • Opiniónpolítica. • Creencia o convicciónreligiosa. • Creencia o convicciónfilosófica. • Estado de saludfísica. • Estado de salud mental. • Preferencia sexual.

8. Datos personales: información no públicapor ser concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, edad, sexo, talla, estatura, peso, características morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, RFC, CURP, número telefónico particular, correo electrónico particular, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales,la ficha de identificación única de los trabajadores, las aportaciones adicionales extraordinarias la fotografía salvo en aquellos casos en los que se detecten circunstancias particulares que ameriten un tratamiento singular del caso en cuestión como lo es título, cédula y otras análogas que afecten su intimidad.

9. Importancia de los Datos personales: Que no sean utilizados con fines distintos a los autorizados por el titular, evitando con ello que se afecten derechos y libertades diversos, como puede ser discriminación laboral, por razones de salud o preferencial sexual.

10. Elementos de los Datos Personales • Concernientes a una persona física, identificada o identificable, e • Información contenida en los archivos de los Sujetos Obligados.

11. Por Ejemplo: • Características físicas y personales: color de piel, iris, peso, tipo de sangre, ADN, etc. • Datos patrimoniales: fianzas, bienes, ingresos, cuentas. • Datosideológicos: religión, ideología, pertenencia, etc. • Datos académicos y laborales: puesto, domicilio de trabajo, email, títulos, cédula, etc. • Datos de identificación: nombre, firma, fotografía, datos familiares, domicilio, teléfono, RFC, etc. • Datos de salud y vida sexual: historial clínico, información psicológica, preferencias sexuales, hábitos, etc. • Otros: Información de resoluciones judiciales, estatus migratorio, etc.

12. Ejemplos Prácticos • Expedientes de personal: nombre, fotografía, domicilio, currícula. • Banco de Sangre: peso, estatura, complexión, entre otros. • Sistema de nómina: historial crediticio, cuentas bancarias, RFC, nombre, etc.

13. Sistema de Datos Personales (SDP) Conjunto ordenado de Datos Personales que están en posesión de una Dependencia o Entidad, con independencia de su forma de acceso, creación, almacenamiento u organización. Cuarto Lineamiento de Protección de Datos Personales.

14. Tipos de Sistemas de Datos Personales. Físicos: para su tratamiento están contenidos en registros manuales, impresos, sonoros, magnéticos, visuales u holográficos. Automatizados: son sujetos a un tratamiento informático y requieren de una herramienta tecnológica para su acceso o recuperación.

15. III. Marco Normativo • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información. • Lineamientos de Protección de Datos Personales. • Otros documentos. • Recomendaciones sobre medidas de seguridad aplicables a los Sistemas de Datos Personales. • Guía para la elaboración de un documento de seguridad.

16. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental • Artículo 20. Los sujetos obligados serán Responsables de los Datos Personales… • Artículo 23. Los Sujetos Obligados que posean, por cualquier título Sistemas de Datos Personales, deberán hacerlo del conocimiento del IFAI, que mantendrán un listado actualizado de los SDP.

17. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental • Artículo 48. Las Dependencias y Entidades que cuenten con SDP deberán hacer del conocimiento del IFAI y del público en general a través de sus sitios de Internet, el listado de dichos Sistemas, en el cual indicarán el objeto del Sistema, el tipo de Datos que contiene, el uso que se les da, la Unidad Administrativa que los resguarda y el nombre del Responsable. • El Instituto mantendrá un listado público actualizado de los SDP que sean hechos de su conocimiento.

18. Lineamientos de Protección de Datos Personales • Trigésimo noveno. Para dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental, el IFAI pondrá a disposición de las Dependencias y Entidades el “Sistema Persona”. • Cuadragésimo. Los Responsables deberán registrar e informar al Instituto, dentro de los primeros diez días hábiles de marzo y septiembre de cada año, lo siguiente: a)Los Sistemas de Datos Personales; b)Cualquier modificación sustancial o cancelación de dichos Sistemas, y c)Cualquier Transmisión de Sistemas de Datos Personales.

19. IV. PRINCIPIOS RECTORES DE LA PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES. • Licitud. la posesión y obtención de los datos personales obedecen exclusivamente a las atribuciones legales para una finalidad determinada y legitima. • Calidad de los datos. El tratamiento debe ser exacto, adecuado pertinente y no excesivo. • Acceso y corrección. Los SDP deben ser almacenados de manera que permitan el ejercicio de los derechos de acceso y corrección.

20. De información. Al momento de recabar los datos debe hacerse del conocimiento del Titular el fundamento, motivo y propósitos, por escrito. • Seguridad. Adoptar las medidas necesarias para garantizar la integridad, confiabilidad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales. • Custodia y cuidado de la información. Los Responsables, Encargados y Usuarios deberán garantizar el manejo adecuado en su tratamiento. • Responsable: Titular de la Unidad Administrativa. • Encargado: Servidor Público autorizado para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. • Usuario: Servidor Público que utiliza de manera cotidiana los sistemas. • Consentimiento para la transmisión. La otorgará el titular de manera libre, expresa e informada.

21. V. Tratamiento de los datos personales. • Exacto. Deben mantenerse actualizados y veraces. • Adecuado. Observar las medidas de seguridad aplicables. • Pertinente. Realizado por personal autorizado para cumplir atribuciones de la Dependencia o Entidad. • No excesivo. Información estrictamente necesaria para el fin requerido. Información al titular de datos personales. En el momento en que se recaben datos personales se deberá hacer del conocimiento al titular, el fundamento, motivo y finalidad.

22. Sugerencia de Modelo de leyenda para informar al titular el tratamiento de sus datos personales. “Los datos personales recabados en el presente documento, serán protegidos, incorporados y tratados en el Sistema de Datos Personales ________________ (indicar el nombre del sistema), mismo que fue registrado en el Listado de Sistemas de Datos Personales ante el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, el cual tiene fundamento en el artículo ___, fracción ___ de la Ley _____________ (mencionar la Ley que fundamenta) y demás disposiciones aplicables, cuya finalidad es ______________ (describirla) y en su caso, establecer comunicación con las personas registradas, para aclarar dudas sobre sus datos, por lo que únicamente serán utilizados para ello y para fines estadísticos. La Unidad Administrativa responsable del Sistema de Datos Personales es _____________ (indicarla), y el domicilio donde el (la) interesado (a) podrá ejercer los derechos de acceso y corrección de sus datos es _________ (domicilio de la Unidad de Enlace). Lo anterior se informa en cumplimiento del Decimo Séptimo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de 2005.”

23. Disociación de datos. Procedimiento por el cual los datos no pueden asociarse al Titular ni permiten la identificación individual del mismo. (fines estadísticos) Tratamiento de datos por terceros. Cuando se contrate a terceros para que realicen el Tratamiento de datos personales se deberá estipular en el contrato la implementación de medidas de seguridad y custodia de conformidad con los Lineamientos de Protección de Datos Personales y la imposición de penas convencionales por su incumplimiento.

24. Transmisión de Datos Personales Toda entrega total o parcial de SDP realizada por las Dependencias y Entidades a cualquier persona distinta al Titular de los Datos, utilizando medios físicos o electrónicos o cualquier tecnología que lo permita. Tercer Lineamiento de Protección de Datos Personales.

25. Transmisión sin Consentimiento del Titular. • Razones estadísticas, científicas o de interés general previa disociación de datos. • Cuando se transmitan entre sujetos obligados siempre que se utilicen para el ejercicio de sus facultades. • Por orden judicial. • A terceros cuando se contrate la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de datos, quienes no podrán usarlos para otros propósitos. • En los demás casos que se establezcan otras leyes.

26. Transmisión con Consentimiento del Titular. El consentimiento deberá otorgarse por escrito incluyendo la firma autógrafa y la copia de identificación oficial, y el servidor público encargado de recabar el consentimiento del Titular deberá informar las implicaciones de otorgar su consentimiento. El consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento sin que se le atribuyan efectos retroactivos

27. vi. seguridad de los sistemas de datos personales. • Medidas de seguridad: • Designar responsables. • Criterios para el manejo, mantenimiento y protección de los sistemas. • Difusión de la normatividad en la materia. • Plan de capacitación interna.

28. Para el resguardo de datos personales físicos el responsable de los sistemas deberá: • Adoptar las medidas para el resguardo de los sistemas. • Autorizar expresamente a los encargados y usuarios. • Informar al Comité de Información los nombres de los encargados y usuarios.

29. Para el resguardo de datos personales automatizados las Dependencias y Entidades deberán: • Asignar un espacio seguro y adecuado. • Controlar el acceso físico a las instalaciones. • Contar con lugares que cumplan con las condiciones de seguridad. • Realizar procedimiento de control de asignación y renovación de claves de acceso a los sistemas. • Implantar procedimientos de control y medidas de seguridad.

30. vii. Sistema “PERSONA” • Aplicación informática desarrollada por el IFAI para mantener actualizado el listado de los sistemas de datos personales que posean las Dependencias y Entidades para registrar e informar sobre las transmisiones, modificaciones y cancelaciones de los mismos. • Se actualiza los Primeros 10 días hábiles de: • Marzo • Septiembre

31. Actualizaciones del Sistema Persona • Únicamente los Responsables de los Sistemas de Datos Personales, están facultados para decidir sobre el tratamiento que se les dará a los mismos: * Registro * Eliminación * Modificación * Transmisión

32. Ocho movimientos en el sistema persona considerados como actualización. • Registro del Sistema de Datos Personales. • Modificación del Sistema de Datos Personales. • Eliminación del Sistema de Datos Personales. • Registro de Transmisiones. • Modificación de Transmisiones. • Eliminación de Transmisiones. • Reasignación del Sistema de Datos Personales. • Modificación de Responsables del Sistema de Datos Personales.

33. El cumplimiento ante el IFAI implica: • El registro en el Sistema Persona de cualquiera de los 8 movimientos considerados actualizaciones de los SDP; dentro de los primeros diez días hábiles de Marzo y Septiembre de cada año. • De NO realizar AL MENOS UNO de los ocho movimientos ; las Dependencias deberán comunicar al IFAI mediante oficio dentro del período ya mencionado.

34. En el Sistema Persona. • NO se almacenan Datos Personales o SDP; éstos solamente están en resguardo de las Dependencias legalmente facultadas para ello. • NOse realizan Transmisiones o cargas de Datos Personales o SDP. • Mediante El Sistema Persona únicamente se registran “los reportes” de las Transmisiones, por lo que debe ser cargada una “constancia” que respalde dicha Transmisión (oficio, convenio de confidencialidad, etc.)

35. Datos de Registro en el Sistema Persona • Unidad Administrativa en la que se encuentra el sistema. • Nombre del Responsable del sistema. • Cargo del Responsable. • Teléfono y correo electrónico del Responsable. • Nombre del sistema. • Finalidad del sistema. • Tipos de datos personales que contiene el sistema. • Normatividad aplicable al sistema.

36. viiI. VERSIONES PÚBLICAS ¿Qué es una versión pública y como se hace? Es la omisión de partes o secciones en un documento que contengan información reservada o confidencial. Ejemplo

37. Leyenda de fundamentación Se eliminan _________ (numero de renglones, palabras o información eliminada, etc.) por contener información considerada como confidencial de conformidad con el articulo 18 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental, así como el articulo 41 párrafo segundo del Reglamento y los Lineamientos para la Elaboración de Versiones PÚblicaspor parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal.

43. Diferencias: Información Pública y Datos Personales

44. UNIDAD DE ENLACE Unidad Profesional “Adolfo López Mateos” Edificio de la Dirección General, Planta Baja, Av. Luís Enrique Erro Soler s/n Colonia Residencial La Escalera, Delegación Gustavo A. Madero C.P. 07738, México, D.F., Tel. 57296000, Ext. 50098, 51970, 51986 E-Mail: unidaddeenlace@ipn.mx MÓDULO DE ENLACE Unidad Profesional “Adolfo López Mateos” Edificio de la Secretaría de Gestión Estratégica, Primer piso, Av. Luís Enrique Erro Soler s/n Colonia Residencial La Escalera, Delegación Gustavo A. Madero C.P. 07738, México, D.F., horario de atención de 9:00 a 15:00horas de lunes a viernes.

45. UNIDAD DE ENLACE Lic. Adriana Campos López Abogada General y Titular de la Unidad de Enlace Lic. Francisco Daniel Torres Chávez Teléfono: 57296000 Extensiones: 50095, 50098, 51970 Correo electrónico: transparencia@ipn.mx unidaddeenlace@ipn.mx

46. Gracias

47. TALLER SOBRE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL OFICINA DE LA ABOGADA GENERAL 19 DE ABRIL DE 2013 Instituto Politécnico Nacional Oficina de la Abogada General