Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

1. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Omsorgskonferansen 30. September og 1. oktober 2013 Erfaringer fra tilsyn i omsorgssektoren i Sør-Trøndelag Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold

2. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Erfaringer fra tilsyn i omsorgssektoren i Sør-Trøndelag • Hva er tilsyn? • Roller? • Metoder • Funn

3. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Definisjon av tilsyn I - Ot. prp. nr. 105 (2001 – 2002) : Det statlige tilsynet med helsetjenesten vil være et vesentlig virkemiddel for å sikre befolkningen trygge helsetjenester av tilstrekkelig omfang. For Statens helsetilsyn og fylkeslegene innebærer tilsyn å ha oversikt over befolkningens helsetilstand og behov for tjenester, følge med på hvordan helsetjenesten og helsepersonell utøver sin virksomhet og gripe inn overfor virksomheter og helsepersonell som utøver tjenester i strid med helselovgivningen.

4. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Definisjon av tilsyn II - St. meld. nr. 17 (2002-2003): Tilsyn er kontroll av at de som er underlagt krav fastsatt i lov, forskrift eller enkeltvedtak, dvs. tilsynsobjektene, etterlever dette. En sentral del av tilsynsrollen er å oppsøke, uanmeldt eller forhåndsvarslet, eller på annen måte innhente kunnskap om tilsynsobjektene for å finne ut om det foreligger avvik fra de oppstilte kravene. Ved identifikasjon av avvik, vil tilsynet følge opp dette med nødvendig reaksjon, det være seg veiledning, pålegg om oppretting, stansing av virksomheten, bøter eller andre tiltak for å sikre at kravene overholdes.

5. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. • § 2.Fylkesmannens og Statens helsetilsyns oppgaver • ledd: Fylkesmannen skal føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i fylket og med alt • helsepersonell og annet personell i fylket som yter helse- og omsorgstjenester. • 2. ledd: I tilknytning til tilsynet skal Fylkesmannen gi råd, veiledning og opplysninger som • medvirker til at befolkningens behov for helse- og omsorgstjenester blir dekket. • 3. ledd: Fylkesmannen skal holde Statens helsetilsyn orientert om forholdene i helse- og • omsorgstjenesten i fylket og om forhold som innvirker på disse.

6. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Tilsynet skal medvirke til at: • befolkningens behov for helsetjenester ivaretas, • helsetjenestene drives på en faglig forsvarlig måte, • svikt i tjenesteytingen forebygges og • helsetjenesteressursene brukes på en forsvarlig og effektiv måte. • Når Statens helsetilsyn og fylkesmannen er tillagt tilsynsmyndighet etter tilsynsloven, innebærer dette ikke bare en rett til å utføre tilsyn, men også en plikt til å sikre at tilsynet er forsvarlig.

7. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Roller: Fylkesmannen: Etablere Klargjøre Melde tilbake Setting Avslutte Undersøke Konkludere råd/veiledning Virksomhetene: Forberede Gjennomgå Starte forbedringsarbeid Tilsynet konklusjonene vedlikehold Gjennomføring Melde tilbake Sikre tjenesten Kontinuerlig forbedring

8. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannens arbeid med planlagt tilsyn • Velge tilsynstema - ut fra kunnskap om tjenestene • Velge virksomhet – ut fra div. momenter • Melde tilsynet og be om dokumentasjon • Forberede tilsynet • Gjennomgang av tilgjengelig kunnskap • Gjennomgang av tilsendt dokumentasjon • Spisse problemstillinger • Formulere spørsmål (guide) • Formøte med virksomhetene – tilrettelegge praktiske forhold og beslutte hvem vi skal snakke med • Gjennomføring av tilsynet • Åpningsmøte • Intervjuer • Gjennomgang av journaler/mapper (verifikasjon) og evt. tilleggsdokumentasjon • Befaring (verifikasjon) • Sluttmøte • Foreløpig rapport • Endelig rapport • Evt. råd/veiledning • Avslutte tilsynet.

9. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag I lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 4-2 om Kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet Enhver som yter helse- og omsorgstjeneste etter loven her skal sørge for at virksomheten arbeider systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet. I forskrift om internkontroll i helse - og omsorgstjenesten § 1 om Formål Formålet med forskriften er å bidra til faglig forsvarlige helse- og omsorgstjenester og at helse- og omsorgslovgivningen oppfylles gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene. I lov om helsepersonell § 16 om Organisering av virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester Virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester, skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

10. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Forskrift om Internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 3 I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen.

11. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

12. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Innholdet i internkontrollen: • Oppgaver og mål for virksomheten og utviklingsarbeidet, • Ansvars- og oppgavefordeling • Tilgang til lover og forskrifter • Nødvendig kunnskap og kompetanse, • Utnyttelse av medarbeidererfaringer - samarbeid • Erfaringer fra pasienter og pårørende • Oversikt over områder med fare for svikt • Prosedyrer, inkl. korrigering av avvik • Systematisk gjennomgang av internkontroll

13. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Et godt styringssystem må være : • egnet til daglig bruk • være forankret i virksomhetens øverste ledelse og styre.

14. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i sosial- og helsetjenesten ...Og bedre skal det bli! (2005-2015) God kvalitet innebærer at tjenestene er faglig gode og blir levert på en menneskelig sett god måte i ett system som fremmer helhet. Strategiens hovedtanke er det gode forløp med brukeren i sentrum.

15. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Kvalitet: kommer av ordet qualis (latin), som betyr hvordan, eller hvilken (egenskap) Kvalitet i helsetjenestene: (Institute of Medicine, 2000) • Sikre –unngå skader på pasient • Virkningsfulle –basert på vitenskapelig kunnskap • Pasientsentrerte –pasientens behov og verdier • Til riktig tid –redusere venting og risikofulle forsinkelser • Effektive –unngå unyttig bruk av utstyr, ressurser, ideer og energi • Basert på likhet –uavhengig av personlige karakteristika

16. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag - Helsetilsynet i Sør-Trøndelag • Kvalitet sett fra pasientens ståsted: (Coulter 2005) • Rask tilgang til pålitelige helsetjenester • Virkningsfull behandling av pålitelig personell • Klar, begripelig informasjon og støtte til ”selvbehandling” • Medvirkning i beslutninger og respekt for pasientens ønske • Oppmerksomhet knyttet til fysiske og miljømessige behov • Emosjonell støtte, empati og respekt • Involvering av, og støtte til, familie og omsorgsytere • Kontinuitet i tjenester og ”smertefrie” overganger

17. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Kvalitet sett fra behandlerens ståsted • Kliniske resultater • Ønskelig innvirkning på helse • Konsistent med gjeldende vitenskapelig kunnskap • Optimal pasient”utgang” • Bare 55 % av pasienter mottar det som betraktes som anbefalt nivå på helsetjenestene (McGlynn m.fl. 2003)

18. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Internkontroll er styring sikkerhet/trygghet • Mål for virksomheten og utviklingsarbeidet • – Mer enn økonomiske parametrer og nasjonale indikatorer • Medarbeidererfaringer • – Mer enn dialog med tillitsvagte ved organisasjonsendringer • Erfaringer fra pasienter og pårørende • – Mer enn håndtering av klager og (gode) kvantitative data • Fare for svikt • – Mer enn å overvåke kjente risikoforhold • Korrigering av avvik • – Mer enn å rette opp feilene • Gjennomgang av internkontrollen • – Mer enn å kreve rapport fra kvalitetsutvalet

19. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Personlig eller virksomhetens ansvar? • Faglig forsvarlig virksomhet • Den profesjonelle Internkontroll i • Selvråderetten organisasjonen • Tradisjonelt sterk Fremdeles svak • Eksisterer det samhandling mellom disse?

20. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Forsvarlig virksomhet

21. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag - Helsetilsynet i Sør-Trøndelag • Innenfor alle tilsynstemaene er det gjort funn som har vist at: • mange kommuner til dels har en betydelig vei å gå når det gjelder å sørge for tydelig ansvars- og oppgavefordeling, • nok personell med rett kompetanse til å utføre oppgavene, • nødvendige føringer for hvordan oppgavene skal gjennomføres, • tilstrekkelig opplæring og • gode systemer for dokumentasjon, muligheter for å melde fra når noe går galt og hjelp til å forebygge at dette gjentar seg. • Dette må på plass for å sikre at skrøpelige eldre med til dels omfattende behov for medisinsk behandling og omsorg, får den hjelpen de har behov for og rettmessig krav på. Dette er krevende oppgaver som krever robust og proaktiv styring og ledelse i kommunene.

22. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Florence Nightingale (1820-1910) «The ultimate goal is to manage quality. But you cannot manage it until you have a Way to measure it, and you cannot measure it until you can monitor it».

23. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Kan tilsyn bidra til at vi får dette til? • Tilsyn utfordrer maktstrukturene i velferdsstaten • Tilsyn forventes å avdekke uønskede forhold • Tilsyn bygger på reelle funn etter undersøkelser av tjenesteytingen - vi mener at tilsynsvirksomheten framskaffer erfaringer som kan benyttes til læring, både på utøvernivå og blant beslutningstakere • Alle parter må være innforstått med at det er tjenesteyteren som har ansvaret for å rette opp tjenesten der det er avdekket svikt.

24. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Tilsyn – en vei til læring og forbedring? • Viktigste forutsetning: • Aktive og handlekraftige ledere med vilje og evne til å; • Ha fokus på fare for svikt og jobbe systematisk for å forhindre svikt • Lære av svikt og uønskede hendelser når det skjer i egen og andres virksomhet • Gjøre endringer når det er nødvendig. • I prosessen kan en ha mange bidragsytere: • Departementer • Direktorat • KS • Utdanningsinstitusjonene m.fl. • Men arbeidet for å skape endringer i holdninger, kultur og arbeidsprosesser må skje i virksomhetene.

25. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag • Risiko - sårbarhet • årsak konsekvens • Tidslinje Uønsket hendelse