Delegare e risolvere problemi

1. Delegare e risolvere problemi Strumenti gestionali per responsabili

2. Gli ostacoli alla delega Gli ostacoli auto imposti • Preferisco i compiti operativi a quelli direttivi perché mi sono più familiari • So fare il lavoro operativo del mio ufficio meglio di chiunque altro • Non so come fare a delegare • Non sarò gradito ai miei collaboratori se chiedo loro troppo • Non so con certezza a chi dovrei delegare • E’ più facile e più rapido fare da soli • Semplicemente non ci si può permettere di sbagliare

3. Gli ostacoli alla delega Gli ostacoli imposti dai dipendenti • I miei collaboratori non hanno esperienza né competenza • I miei collaboratori hanno un eccessivo carico di lavoro • I miei collaboratori tendono a rifiutare le responsabilità • I miei collaboratori hanno paura delle critiche ed evitano i rischi

4. Gli ostacoli alla delega Gli ostacoli imposti dalla situazione • Non mi posso fidare a far lavorare da soli i miei collaboratori • Abbiamo gravi carenze di personale, non ho a chi delegare • Le nostre decisioni vengono prese spesso in situazioni di crisi

5. La delega COSA DELEGARE: • decisioni che prendete con maggior frequenza • compiti tecnico specialistici • compiti per cui siete meno qualificati • funzioni che non vi piacciono • compiti che procurano esperienza o crescita professionale ai collaboratori • compiti che aggiungono varietà alla routine lavorativa • attività che completerebbero una posizione

6. La delega mirata Dovrebbero farlo altri ma voi potete intervenire in caso di necessità Lo devono fare altri Solo voi potete farlo Voi potete farlo ma lo faranno altri se date loro la possibilità Dovreste farlo voi ma altri possono aiutarvi

7. SEI LIVELLI D’AUTORITA’ Sei livelli di autorità

8. La delega MODALITA’ DI DELEGA: COLLOQUIO DI DELEGA PER: • chiarire, mettere in comune obiettivi, autonomie, autorità, controlli, criteri di valutazione • ottenere responsabilizzazione e coinvolgimento sugli obiettivi EVITARE INCARICHI GENERICI • costringono il collaboratore a chiedere chiarimenti in itinere • lasciano pericolose zone d’ombra per la fase di valutazione

9. Logiche di delega IL TUO TEMPO E’ A MIA DISPOSIZIONE VANTAGGI: evito i miei ritardi, posso seguire le mie urgenze SVANTAGGI: causo perdite di tempo ai miei collaboratori IL TUO TEMPO E’ UNA TUA RISORSA PER IL LAVORO CHE TI HO ASSEGNATO VANTAGGI: evito perdite di tempo ai collaboratori, li costringo ad organizzare il loro tempo e a finalizzarne l’utilizzo SVANTAGGI: rischio ritardi su urgenze emergenti, ho meno margini di recupero sulle mie efficienze

10. La delega CONTENUTI DELLA DELEGA: • OBIETTIVI • RISULTATI VOLUTI • CRITERI DI MISURA • RISORSE DISPONIBILI E VINCOLATE • AUTONOMIA, AUTORITA’ • TEMPISTICHE • MODALITA’ DI CONTROLLO

11. Risolvere problemi Il metodo P.A.S.S.I. per affrontare problemi complessi: Percezione: e' il momento nel quale viene rilevata l'esistenza di un problema. Analisi: e' la fase in cui si ricercano con le cause del problema. Soluzioni: e' la fase in cui si devono trovare le posssibili soluzioni del problema. Scelta: e' la fase in cui si individua il piano d'azione piu' appropriato. Intervento: e' la fase di azione sul problema.

12. Crisi e opportunità A lezione dai cinesi per superare le crisi Alla parola crisi viene solitamente attribuita una valenza negativa, quasi si trattasse dello stadio immediatamente precedente il fallimento. I cinesi ci insegnano un modo diverso di intendere la crisi.In cinese infatti, la parola crisi è composta da due ideogrammi: il primo, wei, significa problema, il secondo, ji, significa opportunità.

13. Il diagramma causa-effetto di Ishikawa CAUSE PROBLEMAOEFFETTO

14. Le cinque tipologie di cause nei servizi Le 5 P: • People (o personale) • Provisions (fornitori) • Procedures (procedure o come viene erogato il servizio) • Place (localizzazione) • Patrons (clienti).

15. Esercitazione

16. La matrice AHP

17. Applicare Pareto ai problemi

18. Una volta trovata la soluzione PLAN DO ACT CHECK