PENGURUSAN PROGRAM PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3106 Pensyarah Dr. Jamilah Othman

1. PENGURUSAN PROGRAM PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DCE 3106 Pensyarah Dr. Jamilah Othman En. Lambak Tompang

2. Unit 5 • PERANCANGAN PROGRAM • Topik-Topik Yang Dibincangkan Di Dalam • Unit Ini Adalah: • Perancangan • Mengkaji situasi • Pembentukkan Objektif • Pembentukkan Dokumen

3. Definisi Perancangan • Proses pemilihan aktiviti dan memasukkan aktiviti tersebut dalam jadual. • Proses memilih dan menyusun aktiviti yang disesuaikan mengikut jadual dan ianya melibatkan proses membuat keputusan (Maimunah, 1999) • Rahim (1978) menyatakan perancangan tanpa diikuti dengan tindakan adalah sia-sia ; tetapi tindakan tanpa perancangan adalah merbahaya. • Oleh yang demikian, perancangan perlu diikuti dengan tindakan sewajarnya untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan dan setiap tindakan perlu dirancang supaya proses pencapaian matlamat yang telah ditetapkan akan berjalan dengan lancar.

4. Tujuan Perancangan • Perancangan bertujuan untuk bertindak demi memprogram sistem supaya segala gerak balas akan berterusan dan sesuai (Wan Azmi, 1998) • Terdapat 10 Tujuan Perancangan • Menjelaskan setepat sasaran yang sering bergerak dan berubah • Mengesan dan memilih kemudahan dan sumber yang sesuai dalam persekitaran • Merapatkan jurang perbezaan yang memungkinkan tindakan berat sebelah • Mengelakkan daripada pertindihan • Mengelakkan daripada kepungan atau gerak balas yang keterlaluan atau tidak mustahak

5. Mengelakkan daripada kurikulum yang tidak boleh dilentur • Mentaksir kehendak, keupayaan dan kemampuan kelompok sasaran dan institusi • Mengkaji dan memilih kurikulum • Menentukan keutamaan dalam memilih kurikulum • Memperbetulkan keutamaan setelah mendapat maklum balas

6. Langkah-Langkah Perancangan • Terdapat 9 langkah utama dalam perancangan • Mengenalpasti skop program • Mengkaji situasi • Mengenalpasti masalah • Mengumpul maklumat • Menganalisis maklumat yang dikumpul • Mengenalpasti cadangan alternatif • Membentuk objektif • Membentuk pengalaman pembelajaran • Memutuskan pelan tindakan

7. Persoalan Utama Dalam Perancangan • Tiga Persoalan Utama Dalam Perancangan Ialah : • Bahan • Apakah bahan mentah yang diperlukan • Bagaimana boleh didapatkan • Apakah bahan terkini mampu membawa perubahan kepada sistem, kemahiran istimewa dan lain-lain • Apakah bahan yang diperlukan boleh diperolehi pada masa yang diperlukan • Berapa banyak yang diperlukan • Berapakah nilai yang perlu dibayar

8. Perkaedahan • Perkaedahan bagaimanakah yang dipilih sebagai pilihan utama • Bagaimanakah segala maklumat dapat dikumpul, dilapor dan direkod • Berapa banyak maklumat yang perlu dikumpul, dilapor dan direkod • Bagaimana kaedah pemilihan peserta • Bagaimana segala maklumat yang ada dan yang akan didapati dapatdimanfaatkan • Bagaimana memastikan setiap peserta mendapat pendedahan secukupnya

9. Kewangan • Apakah sumber kewangan yang ada untuk memenuhi objektif program • Berapakah belanjawan yang difikirkan • Bagaimana kos boleh dikurangkan • Bagaimana untuk menampung kekurangan belanjawan, jika berlaku • Apakah kesan keseluruhan program kepada aliran tunai (cashflow)

10. Ciri-Ciri Perancangan Yang Baik • Jaafar (1999) sembilan ciri perancangan yang baik : • Fleksibeliti • Keberkesanan kos • Kerasionalan • Ketepatan • Keformalan • Kerahsiaan • Jangka waktu • Kerelevanan • Penyeluruhan

11. Mengkaji Situasi • Asas kepada perancangan program • Mengetahui kehendak dan keinginan serta masalah yang dihadapi oleh penerima • Melibatkan penerima dalam proses perancangan • Terdapat Empat Tahap Dalam Mengkaji • Situasi : • Apakah keadaan sepatutnya • Apakah keadaan sekarang • Mengukur jurang perbedaan • Menilai jurang perbedaan

12. Apakah Keadaan Sepatutnya • Terdapat beberapa punca untuk mengetahui keadaan ini • iaitu : • Dari pihak penerima • Dari alam persekitaran • Dari pakar rujuk • Apakah Keadaan Sekarang • Terdapat beberapa punca untuk mengetahui keadaan ini • Iaitu : • Dari pihak penerima • Dari alam persekitaran • Dari pakar rujuk • Dari fail-fail / dokumen

13. Mengukur Jurang Perbedaan • Untuk mengetahui perbezaan antara peringkat keadaan sepatutnya dengan keadaan sekarang. Maklumat yang boleh diperolehi adalah : • Dari pihak penerima • Dari alam persekitaran • Dari pakar-pakar rujuk • Menilai jurang perbedaan • Untuk menentukan keutamaan dan proses membuat keputusan berdasarkan maklumat yang telah dikumpulkan dan seterusnya meninjau pendapat dan situasi : • Dari pihak penerima • Dari alam persekitaran • Dari pakar rujuk

14. Objektif • Perlulah mempunyai arah dan matlamat yang jelas • Pelulah selari dengan tujuan dan kemampuan sesuatu organisasi • Adalah hasil yang dijangkakan terhadap perlaksanaan sesuatu siri aktiviti program • Kepentingan Objektif • Kompas dalam proses pembentukan program • Memberi arah pendekatan dan strategi program • Mencadangkan jenis aktiviti dan sumber yang diperlukan • Gambaran siapa dan bilangan kumpulan sasaran • Menggambarkan jenis perubahan yang ingin dicapai • Menjelaskan persediaan daripada pihak penerima

15. Asas kepada penilaian • Membuka jalan untuk membuat keputusan, ramalan dan cadangan program seterusnya • Mencadangkan jenis maklumat yang diperlukan • Cara mengumpul, menganalisa dan mengintepritasi maklumat

16. Jenis-Jenis Objektif • Bergantung kepada beberapa faktor iaitu : • Jangka masa untuk mencapai objektif tersebut – jangkamasa panjang / jangkamasa pendek • Objektif umum dan khusus • Objektif peringkat individu, keluarga atau kumpulan • Objektif jangkamasa pendek • perlu dicapai dengan segera • Objektif jangkamasa panjang • perlu dicapai hasil gabungan daripada semua objektif jangkamasa pendek dan ianya juga dikenali sebagai objektif progam keseluruhan

17. Objektif umum • Kurang jelas parameter dan sukar diukur • Objektif spesifik • Parameter yang jelas dan lebih mudah diukur • Objektif peringkat individu dan keluarga • Menitikberatkan pencapaian dari segi perubahan perlakuan sama ada secara kognitif, efektif atau psikomotor. • Objektif peringkat kumpulan • Sukar dinilai kerana ianya melibatkan masa yang panjang dan individu yang ramai

18. Peringkat-Peringkat Objektif • Terdapat tiga peringkat objektif iaitu : • Peringkat nasional • Peringkat program • Peringkat penerima • Objektif Peringkat Nasional • Dibentuk mengikut mandat dan tanggungjawab yang diberikan • Berdasarkan falsafah dan rasional penubuhan sesuatu organisasi • Bertujuan memperbaiki taraf ekonomi, sosial dan infrastruktur

19. Objektif Peringkat Program • Situasi yang hendak dicapai diakhir sesuatu program melalui aktiviti yang dilaksanakan • Bergantung kepada jenis program yang dirancangkan • Lebih menyeluruh dan banyak bergantung kepada gabungan objektif jangka pendek yang lain. • Objektif Peringkat Penerima • Sebahagian daripada objektif peringkat jangka pendek • Dipengaruhi oleh banyak faktor • kesediaan untuk menerima oleh penerima • jenis program yang diikuti • interaksi antara penerima dan penganjur • keadaan persekitaran dan faktor luaran • perlu selari dan saling menyokong program atau misi sesebuah organisasi

20. Peringkat-Peringkat Objektif Objektif di peringkat kebangsaan Objektif di peringkat program Objektif di peringkat penerima Aktiviti pembelajaran

21. Teknik Membentuk Objektif Spesifik • Terdapat beberapa teknik untuk membentuk objektif spesifik iaitu • Menunjukkan secara spesifik siapa penerima, arah dan magnitud perubahan yang hendak dicapai dan jangkamasa yang diperlukan • Boleh diukur bukan sahaja secara kuantitatif tetapi juga secara kualitatif • Dirangka mengikut kebolehan dan keupayaan penerima • Munasabah, tidak emosional dan mampu dilakukan dalam konteks setempat

22. Prinsip pembentukan objektif • Memerlukan penglibatan semua pihak supaya kerjasama dan persefahaman dapat menjayakan objektif yang dibentuk • Perlu dikaji dan dianalisis supaya tidak berlaku sebarang masalah • Perlu menunjukkan perubahan yang ingin dicapai terutamanya dari sudut KASA

23. Peranan Pengamal Sumber Manusia Dalam • Pembentukan Objektif • Analisis persekitaran luaran dan dalaman organisasi • Strategik dan berdaya saing • Berkaitan isu-isu yang sejajar dengan matlamat organisasi • Membawa input kepada organisasi • Bersepadu, berkesan dan mempunyai rangka masa (frame time) • Rangka matlamat yang jelas, mantap dan efisyen • Pembentukan objektif perlu dibuat mengikut akronim • SMART

24. Kriteria pembentukkan objektif Kriteria pembentukkan objektif adalah berlandaskan konsep SMART S = Spesific M = Measurable A = Achievable R = Rewarding T = Time – bound Analisis SWOT pula digunakan untuk mengenalpasti konflik dan tekanan yand wujud dalam pembentukkan objektif S = Strenghts W = Weaknesses O = Opportunities T = Threats

25. Analisis SWOT adalah untuk mengenalpasti jurang • perbezaan antara keadaan sebenar dengan keadaan • sepatutnya • Terdapat dua jenis keperluan iaitu : • Keperluan yang dirasai atau felt need • Keperluan yang tidak dirasai atau unfelt need Apa yang sepatutnya Masalah / Keperluan Apa yang sebenarnya

26. Pembentukkan Dokumen • Perancangan perlu didokumenkan kerana setiap elemen atau aspek yang dirangka dapat diingati dan diperincikan satu persatu semasa perlaksanaan kelak • Proses mendokumentasikan perlu mengambilkira perkara-perkara berikut : • Jangka masa • Tarikh • Kelompok sasaran • Bilangan peserta • Tempat perlaksanaan • Kemudahan di tempat perlaksanaan • Objektif program – umum dan khusus

27. Aktiviti (program) yang hendak dijalankan • Kemudahlenturan atau fleksibiliti aktiviti • Jenis dan bilangan sumber yang ada, diperlukan dan dijangka • Perbelanjaan • Siapa pelaksana • Cara perlaksanaan • Penilaian – jenis dan bentuk

28. Unit 6 • PeERLAKSANAAN PROGRAM • Di Dalam Unit Ini Topik-Topik Yang Akan • Disentuh Adalah : • Definisi perlaksanaan • Falsafah • Prinsip • Strategi dan Bentuk

29. Definisi Perlaksanaan Program • Satu proses menterjemah, melaku, membuat atau mengimplimentasikan segala perancangan program yang telah dilakukan secara eksplisit • Segala yang dirancang perlu diikuti sehampir mungkin • Falsafah • Perlaksanaan program pengurusan PSM mempunyai beberapa falsafah seperti • Mempraktikkan pengetahuan • Pendidikan sebagai agen perubahan • Pengurangan perbezaan antara individu • Pembentukkan perubahan yang kekal • Berteraskan maklumat yang sah • Proses demokrasi

30. Prinsip • Prinsip-prinsip perlaksanaan ialah : • Pembentukkan perubahan atau pembaikan • Perlaksanaan secara beransur • Mengikut keperluan • Penilaian berterusan • Meliputi semua kelompok sosial • Selaras dengan polisi dan dasar sesebuah organisasi • Tujuan Perlaksanaan • Tujuan utama adalah : • Mencapai objektif • Pengamal pembelajaran • Pembuktian perancangan • Pemindahan kemahiran, pengetahuan, sikap yang membawa kepada perubahan KASA

31. Peranan Pengamal Sumber Manusia Dalam • Perlaksanaan Program PSM • Terdapat beberapa peranan pengamal antaranya adalah : • Penganalisis keperluan • Perancang • Pengurus • Perekabentuk program • Pelaksana atau pengajar • Pemudahcara • Agen perubahan • Penilai

32. Bentuk Perlaksanaan Program • Terdapat tiga bentuk perlaksanaan program : • Sebelum program • Semasa program • Selepas program • Sebelum Program • Antara peranan pengamal PSM diperingkat ini adalah : • Pemilihan peserta • Penentuan tempat • Mengenalpasti dan menentukan kemudahan • Membuat makluman • Menyediakan senarai semak

33. Semasa Program • Peranan pengamal PSM diperingkat ini adalah : • Pengurus sumber • Pakar rujuk • Pelaksana • Penilai • Selepas Program • Diperingkat ini pengamal peranan pangamal PSM adalah : • Penilai • Pelapor • Perancang

34. Strategi Dan Teknik Pelaksanaan Keberkesanan strategi dan teknik mengikut matlamat program

35. Pembentukkan Dokumen • Penting untuk memudahkan proses penyemakkan semula • Jenis Dokumen • Terdapat dua jenis dokumen yang utama : • Semasa perlaksanaan • Merangkumi segala maklumat tentang perkara yang berlaku, bagaimana perjalanan aktiviti dan reaksi peserta • Dijadikan asas untuk pembentukkan dokumen selepas perlaksanaan

36. Selepas pelaksanaan • Merangkumi kepada aspek perjalanan program penilaian dan menjawap persoalan-persoalan berikut: • Bagaimana perlaksanaan program? • Apakah kelemahan sewaktu program berlangsung? • Apakah punca kelemahan? • Bagaimana mengatasi kelemahan? • Apakah objektif program dicapai? • Jika tidak dicapai, mengapa? • Jika dicapai, pencapaian yang bagaimana?

37. Unit 7 • PENILAIAN PROGRAM • Topik-Topik Yang Akan Disentuh Dalam • Unit Ini Adalah: • Definisi • Kepentingan • Tujuan • Bentuk • Strategi, teknik dan jenis • Indikator penilaian

38. Definisi Penilaian • Menurut Steele, penilaian merupakan satu proses untuk menentukan nilai sesuatu program • Penilaian melibatkan tiga peringkat utama : • Menentukan kriteria • Pengumpulan bukti • Membuat pertimbangan Kriteria Pertimbangan Bukti

39. Konsep Penilaian • Usaha-usaha yang dibuat oleh setiap perancangan dan perlaksanaan program yang bertujuan untuk mengetahui nilai dan makna sesuatu program • Kenapa Menilai • Mengkaji kemajuan tercapai • Mengenalpasti faktor manakah yang membawa perubahan • Maklumat asas untuk masa depan • Peringkat Penilaian • Penilaian dibahagikan kepada 3 peringkat : • Penilaian harian • Penilaian dengan menyoal diri sendiri • Penilaian sendirian

40. Faedah Penilaian • Mengetahui sama ada sesuatu program itu benar-benar telah mencapai objektif seperti yang diharapkan • Mengukur kemajuan diperingkat perlaksanaan • Perancangan program berperasaan terjamin setelah melaksanakan tugas-tugasnya dengan sempurna, berpandukan matlamat rancangan • Penilaian adalah alat terbaik untuk mengetahui keberkesanan dan kejayaan sesuatu program • Digunakan sebagai asas untuk tindakan lanjut iaitu sama ada aktiviti berkesan, belanjawan mencukupi dan sebagainya • Memperbaiki sikap profesional

41. Jenis Penilaian • Terdapat dua jenis penilaian iaitu : • Penilaian formal • Kriteria bukti pertimbangan • Penilaian tidak formal • Pertimbangan bukti Kriteria • Penilaian Formatif Dan Sumatif • Penilaian formatif • Dibuat semasa program dijalankan • Penilaian sumatif • Dilakukan semasa akhir program

42. Penilaian KIPH • Stufflebeam telah mengemukan model penilaian KIPH yang meliputi • Penilaian konteks / situasi • Penilaian input • Penilaian proses • Penilaian hasil • Kaedah Penilaian • Kualitatif • kuantitatif

43. Proses Penilaian • Terdapat beberapa peringkat dalam proses penilaian • Tentukan apakah tujuan dilakukan penilaian • Tentukan kriteria penilaian yang akan dibangunkan • Tentukan bukti-bukti yang diperlukan serta cara untuk mendapatkan • Buat pertimbangan dengan membandingkan bukti dengan kriteria • Laporkan hasil penilaian

44. Kriteria Penilaian • Model 7 S McKinsey • S = strategy • S = systems • S = staff • S = skills • S = style • S = shared values • S = structure

45. Kriteria Khusus Penilaian • Input • Perancanaan Program • menilai objektif rancangan • teknik merancang • isi kandungan • Input Dirancang • keperluan masa • keperluan tenaga • peruntukan • kemudahan dan sumber • cara penggunaan sumber • Input Digunakan Sebenar

46. Aktiviti • kegiatan apakah yang telah dilakukan • perkara yang telah ditunjuk ajar • perkara yang telah diperkenalkan dalam program • Penglibatan • bilangan penerima dilibatkan • sejauh mana dilibatkan • penglibatan pemimpin • Reaksi • Reaksi penerima • adakah mereka berpuashati • bagaimana dengan minat dan kerjasama • adakah pelaksana berpuashati dengan penglibatan penerima

47. Perubahan KASA (Knowledge, attitude, skill, aspiration) • antara sebelum dan selepas mengikuti program • Perubahan Amalan • apakah amalan terhadap sesuatu perkara / tugas dan selepas menjalani program • Kemajuan daripada penggunaan amalan • Aspirasi • individu • keluarga

48. Tugasan Pengurusan Program Sumber Manusia Semester Mei 2003/2004 Tugasan ini boleh dilakukan sama ada secara individu atau berkumpulan tidak lebih daripada tiga (3) orang sekumpulan Bilangan muka surat tugasan adalah antara 25 – 30 muka surat termasuk rujukan Tajuk Tugasan Dengan mengambil mana-mana satu program yang melibatkan pembangunan sumber manusia yang anda terlibat secara langsung, analisis program tersebut secara komprehensif yang melibatkan aspek :

49. Bagaimana program tersebut dibentuk • Bagaimana pembentukan, pengagihan dan penyelarasan tugas AJK • Bagaimana memastikan program tersebut dilaksanakan • Bagaimana perjalanan program • Apakah kekuatan dan kelemahan program • Apakah cadangan pembaikan dalam program tersebut (1 – 5) • apakah cadangan kesinambungan program • Apakah pengalaman pembelajaran anda dalam program tersebut • Nota : Harus diingatkan, penglibatan anda dalam • program tersebut perlu di buktikan

50. Sekian Terima Kasih