Samtaleteknikk

1. Samtaleteknikk ledertrening i Skien kommune Ketil Mjøen, rådgiver Personal- og serviceavdelingen

2. Bakgrunn • Ved ledersamling i kommunen i 2005 ble det uttrykt ønske om lederopplæring innen kommunikasjon. • Kommunen kjøpte et konsept fra Helse Bergen vedr. samtaleteknikk • Samarbeidsprosjekt for kommunens personal- og HMS-avdeling – Helse Bergens konsept tilpasset Skien kom.

3. Oppstart • Oppstart av kurs i 2006 • Obligatorisk for alle ledere med personalansvar • Hovedtillitsvalgte ble også invitert til å delta • I løpet av 2006-2007 hadde de fleste lederne gjennomført kurset • I dag en del av kommunens lederskole for nye ledere

4. Målet for kurset Å øke leders kunnskaper om samtaleteknikker som et viktig virkemiddel for å mobilisere den enkelte medarbeiders styrke slik at gruppen av medarbeidere kan nå avdelingens definerte mål. Relasjonsledelse

5. Gjennomføring • 3 halve dager – ”gul, rød og grønn dag” • Ca. 15 deltagere, 3 kursholdere • Forelesning • Case/rollespill • Plenumsdiskusjon • Kursbevis

6. Dag 1 – ”Gul dag” Mulighetenes samtale Den nødvendige samtale

7. Samling 1: Gul dag Introdusere målsetting og teorier i samtaleteknikk Introduksjon 1200 Samtaleteknikk Endringsprosessen 1300 Introdusere Endringsprosessen og øvelse i plenum Rollespill: ”Mulighetens Samtale” 1400 Veilederne legger opp til rollespill rundt ”mulighetens samtale” 1500 Rollespill: ”Den nødvendige samtalen” Veilederne legger opp til rollespill rundt ”den nødvendige” samtalen

8. Sett inn noe her som beskriver bedriften/ avdelingen og aktuelle utfordinger i virksomheten…. GUL DAG- Den nødvendige samtale– rollespill LEDER Beskriv nærmeste leder: kjønn, alder antall år i bedriften og som sjef • Du som leder BARNEHAGE • Her beskrives medarbeider: • alder, kjønn, sos. situasjon, • antall år i avdelingen • kvinne/mann 45 år • 10 år som assistent • gift - 2 barn (16 og 18 år) • ------------- • Observasjoner: • mer fravær enn vanlig • mindre positiv enn vanlig • irritert og negativ adferd, spesielt mot foreldre men også mot ansatte Beskriv 3. hånds informasjon: kolleger, kunder, pårørende etc. ”ryktebørsen” ? Kollega har sagt til leder: - Uhøflig adferd i garderobe med foreldre (men ikke si at jeg har sagt det)

9. Dag 2 – ”Rød dag” Den formelle samtale

10. Samling 2 : Rød dag Oppsummering Teoriene bak ”kverulanten” og ”den formelle” samtalen Introduksjon 1200 Rollespill: ”Den formelle samtalen” 1300 Veilederne legger opp til rollespill rundt ”den formelle” samtalen Rollespill: ”Den formelle samtalen” 1400 Veilederne legger opp til rollespill rundt ”den formelle” samtalen 1500 Formelle regler og rutiner Veilederne informere om hvordan dette håndteres i Skien kommune

11. Sett inn noe her som beskriver bedriften/avdelingen og aktuelle utfordinger i virksomheten…. RØD DAG – Formell samtale– rollespill LEDER • Deg som leder Sykehjemsavdeling Beskriv nærmeste leder: kjønn, alder antall år i bedriften og som sjef • Her beskrives medarbeider: • alder, kjønn, sos. situasjon, • antall år i avdelingen • Kvinne/Mann 42 år • 12 år i avdelingen • gift - 2 barn (12 og 18 år) • 18 åringen har rusproblemer og er i perioder ”på kjøret” • ------------- • Observasjoner: • De to siste årene redusert fokus på jobben - ukonsentrert • flere episoder med fravær • Gir beskjed om fravær på etterskudd - dagen etter • Avd. blir satt i en vanskelig situasjon – kollegaer murrer • Vært konfrontert med situasjon 2 ganger tidligere (nødvendig samtale) • Tilrettelegging har vært forsøkt Beskriv 3. hånds informasjon: kolleger, kunder, pårørende etc. ”ryktebørsen” • Aktuelt: • For 14 dager siden nytt fravær – ikke svart på telefon • Dukket opp på avdelingen etter 1 uke med sykemelding • Toppet seg ved at arbeidstaker ikke har møtt til den nødvendige samtale i forrige uke – gikk hjem i stedet • Leder bestemt seg for skriftlig innkallelse • Arbeidstaker møter med tillitsvalgt – leder med referent/observatør

12. Dag 3 – ”Grønn dag” Introduksjonssamtalen Medarbeidersamtalen

13. Samling 3: Grønn dag Oppsummering Rød dag Introduserer teoriene bak Introduksjonssamtalen og Medarbeidersamtaler 1200 Oppsummering Rød dag og Introduksjonssamtalen 1330 Gruppediskusjon/ Rollespill Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler 1500 Evaluering avslutning Oppsummering

14. Sett inn noe her som beskriver bedriften/avdelingen og aktuelle utfordinger i virksomheten…. GRØNN DAG Medarbeidersamtale LEDER Beskriv nærmeste leder: kjønn, alder antall år i bedriften og som sjef Helse- og sosialavd • Her beskrives medarbeider: • alder, kjønn, sos. situasjon, • antall år i avdelingen • saksbehandler 50 år • samboer, 2 voksne barn • 10 år ved avdelingen • tidl. medarbeidersamtaler er gjennomført, konkl. sist: • - delta på kurs i tverrfaglig • samarbeid – arb.t. ansvar • - øke samarbeid med andre • avd. – felles ansvar • - intern kommunikasjon må bli • bedre på avd. – felles ansvar • Du som leder Beskriv 3. hånds informasjon: kolleger, kunder, pårørende etc. ”ryktebørsen”

15. S.Fauske

16. Resultater • Økt ledernes kompetanse innen samtaleteknikk • Lederne blir bevisst på viktigheten av dialog med sine medarbeidere • Lettere å ta mulighetenes eller den nødvendige samtalen (trygghet) • Bevissthet ifht. viktigheten av å dokumentere adferd, samtaler etc. • Tydelige ledere som tør å korrigere sine medarbeidere • Profesjonell håndtering av vanskelige personalsaker • Lederne og rådgivere på HMS og personal blir bedre kjent • Lettere å ta kontakt for bistand/spørsmål • Erfaringsutveksling og nettverksbygging blant ledere

17. Og ikke minst: Deltagerne har gitt tilbakemelding på at kurset oppleves som svært nyttig!