Evrak yönetİm bİlgİ sİstemİ & İş yönetİm otomasyonu

1. Hasan BÜYÜKBAYRAM • Evrak yönetİmbİlgİsİstemİ & • İş yönetİm otomasyonu PRODER YAZILIM İLETİŞİM SİSTEMLERİ A.Ş.

2. Sunu İçeriği KONULAR • PRODER Hakkında • Kurum ve Şube Tanımlama • Tüm Dokümanlar ve Görevler Takip Altında • Dokümantasyon Yönetimi – Dijital Tarama • Hiyerarşik Yapı • Defterler • Barkod Sistemi • Doküman İş Akış Döngüsü ve Dağıtım Sistemi • Evrak Zimmet Takip Sistemi • Süreç Takip Sistemi • Evrak Arşiv- Dosyalama • PEYBS Öne Çıkan Özellikler Sunu 1.02.03

3. » BİZ KİMİZ ?   • PRODER, profesyonelliği yakalayarak, insanların kendi yaşam standartlarında, yaşam kalitesini yükseltmeyi hedeflemektedir.PRODER misyonunda ve vizyonunda belirttiği hedefleri doğrultusunda çalışmalarına hız vermekte, sektörün lider  firması  olmaya doğru hızla ilerlemektedir. Bu ilerlemesinin altındaki sırrı; insanların profesyonelce yaşamaları ve profesyonelce bir yaşam  özlemi içerisinde olmalarının nedeni olduğunu bilerek her zaman daha profesyonel olmak için üstün gayret göstermektedir. • Şirketimiz, müşterilerimizin verimliliklerini arttırmayı amaçlayarak; onlardan gelen özel talepler doğrultusunda projeler geliştirmekte ve bunları uygulamaya geçirmektedir. Program yazılım, tasarım ve iletişim vb. tüm departmanlarımız, bu amaca yönelik çalışmalar yapmaktadır. Müşterilerimizin ve bayilerimizin iş hayatını kolaylaştırmak için kalite standartları çerçevesinde en doğru ve en performanslı çözümlere yönlendirilmektir. • PRODER A.Ş. olarak önceliklerimiz; Güven, kalite, maliyet ve hızlı hizmettir. Amacımız karşılıklı güven içerisinde çalışmalarımızı geliştirmektir. Sunu 1.02.03

4. Misyon - Vizyon Biz ’iz!.. Sunu 1.02.03

5. KURUM VE ŞUBE TANIMLAMALAR PEYBS İŞLETMENİZİN EN KÜÇÜK YAPI TAŞLARINA KADAR ÇALIŞMASINA OLANAK SAĞLAR! Kurum ve kuruma bağlı olan şubelerin sınırsız evrak kayıtlarının yapılmasına olanak sağlanmaktadır. Ayrıca tanımlanan şubelerin evraklarının webden takip yetkisinin kolaylıkla tanımlana bilmesi ile durum kontrolünün anlık yapılmasını sağlamaktadır. Sunu 1.02.03

6. Tüm Dokümanlar & Görevler Takip altında – Raporlama PRODER Evrak Yönetim Bilgi Sisteminde (PEYBS) iş yönetimi ile ilgili tüm görevler şube gruplarına ve kişilere göre izlenebilir. Günlük iş takibi, kabul edilmeyen evraklar sekmesi, işlemi devam eden evraklar sekmesi, kritik tarih ve reddedilmiş dokumanlar diğer bilgiler arasında yer alıyor.  Ayrıca günlük haftalık ve aylık yapılan iş takibinin izlendiği raporları filtre kriterlerine tabi tutarak detaylı izlenilebildiği gibi esnek rapor dizaynı ile istenilen yazıcı çıktısı da alınabilmektedir. Sunu 1.02.03

7. Tüm Görevler Takip altında PEYBS, unutkanlığınıza son veriyor… PEYBS hatırlatma sistemi ile tarih açısından önem arz eden kritik evraklar otomatik olarak hatırlatılır. PEYBS,sayesinde size  atanmış ve tamamladığınız görevleri de işin bitiş ölçütlerine göre açıklayarak, yöneticilerinize bildirebilirsiniz Sunu 1.02.03

8. Dokümantasyon Yönetimi – Dijital Tarama PEYBS, ile dokümanlarınızı dijital ortamlara taşıyın . Evraklarınıza anında ulaşmanın rahatlığını yaşayın… PEYBS ile Gelen/Giden Evraklar taranarak herhangi bir sayısal sınırlama olmaksızın sisteme ilişkilendirilebilmektedir. İlişkili evraklar içinde bağlı olduğu evrak sıra no sistemi ile taranmış evrakların tek bir noktadan ilişkilendirme imkanı sağlamaktadır. Sunu 1.02.03

9. Hiyerarşik Yapı PEYBS de Hiyerarşik yapı 4 basamaklı bir sistem ile sağlanmıştır. Admin yetkisi Personel Şube yetkilendirme Personel kayıt yetkilendirme Onay havale sistemi Bu yapı sayesinde kullanıcılar çalışma yapıları ve bulundukları şubeler göre sınıflandırılarak yetkileri oluşturulmaktadır. Sunu 1.02.03

10. Defterler PEYBS in çalışma mantığında elde edilen defterler; Gelen Evrak Defteri Giden Evrak Defteri Gizli Evrak Defteri Bu yapı sayesinde sisteme girilen tüm işlemler arzu edildiği anda print edilerek Deftersi bir yapıya dönüştürülebilmektedir. Sunu 1.02.03

11. Gelen/Giden Evrak Barkod Etiket Sistemi • PEYBS ile Gelen Giden Evraklar Barkod Sistemi İle Tam Kontrol Altında … Sisteme girilen Gelen/Giden Evraklar otomatik olarak barkodlanmaktadır. Barkodlama işlemi sırasında Barkod sayısı belirlenerek ihtiyaç kadar barkod etiket basımı sağlanmaktadır. PEYBS web ara yüzü ilede web sitesinden barkod yazarak evrak takibine olanak sağlamaktadır. Sunu 1.02.03

12. Doküman İş Akış Döngüsü ve Dağıtım Sistemi İş Akış Döngüsü & Dağıtım Sistemi PEYBS İŞ AKIŞ DÖNGÜSÜ VE DAĞITIM SİSTEMİ İLE AYRICALIKLARI YAŞAYIN!.. Evrak ve belgelerin yapı içerisinde yönetimi, dinamik iş akışları ve sistematik dağıtım yapısı sayesinde kurumsal süreçler dahilinde çok hızlı bir şekilde işlenebilmektedir. Evraklar üzerinde çeşitli arama kriterleriyle sorgulamalar yapılarak, birden fazla noktadan erişim sağlanmaktadır. Tüm kurum ve kuruluşlar ile bunlara bağlı şubeler, dokümanlar, formlar, süreçler içinde, tanımlanmış bir iş akış yapısına sahiptir. Evrak ve belgelerin dağıtım listelerine göre kurum ve şube içerisinde onay adımlarından geçerek dolaşmaktadır. Sunu 1.02.03

13. Doküman İş Akış Döngüsü ve Dağıtım Sistemi Bırakın İş Süreçlerinizi PEBS in Dağıtım Sihirbazları Yönetsin! Tanımlı belge yönetimine uygun olarak sisteme giren dokümanın iş akış döngüsü içinde, nerelerden geçeceği ve neler yapılması gerektiği kurgulanarak her aşaması takip edilmektedir. İş akışı kurum ve kuruluşların belge akışını kontrollü ve sistemli bir şekilde yürütmesini sağlamakta olup, ilgili onaydan geçtikten sonra dokümanlar dağıtılmak istenen ilgili birimlere kolaylıkla sevk edilebilmektedir. İş akış ve dağıtım Süreçleri; Gelen /Giden Evrak Kayıt Havale onay Şube doküman dağıtım yapısı Evrak Kabul Sistemi Evrak Zimmet Sistemi Arşivleme Sunu 1.02.03

14. EVRAK ZİMMET TAKİP SİSTEMİ Bırakın Dokümanlarınızın Takibini PEBYS Yönetsin! PEYBS deki hiyerarşik yapıya uygun olarak kayıt altına alınmış ve onaydan (havaleden) geçmiş evraklar ilgili şubeler tarafından kabul edilmektedir. Şube Amirleri şube içerisinde çalışan personellere görev dağılımları yapılarak evrakları ilgili kişilere zimmetliye bilirler, istenilen anda zimmet raporlarına ulaşarak doküman takibini gerçekleştirmiş olurlar. Sunu 1.02.03

15. GİDEN EVRAK SÜREÇ TAKİP SİSTEMİ Giden Evraklarınızı Elektronik Ortamda Hazırlayın. Tekrar Tekrar Yazdırma Zahmetinden Kurtulun!.. PEYBS’in Giden Evrak Yapısı sayesinde elektronik ortamda evraklar oluşturulup zaman ve kağıt israfının önüne geçilmiş olunur. Giden Evrakın Oluşturulması aşamasında Şube/ Birim bazında süreç takibi oluşturulacak. (Paraf / Onay mekanizması) İlgili şubenin oluşturulmuş olduğu evrak onay için bir sonraki sürece geçecek. Sunu 1.02.03

16. GİDEN EVRAK SÜREÇ TAKİP SİSTEMİ Giden Evraklarınızı Hazırlamak Artık Daha Kolay. Yazı Editörü ile İnternet Olan Her Hangi Bir Ortamda İşinizi Takip Edebilirsiniz. Giden Evrakta Yazı Editörü ayrıcalığı yanında sunulan en önemli özelliklerden biride MS Word den Taslaklarınızı ekleyebilirsiniz. Bu Özellik Sayesinde özellik Sayesinde Aynı metinleri tekrar tekrar Yazma Zahmetinden Kurtulacaksınız. Sunu 1.02.03

17. EVRAK SÜREÇ TAKİP SİSTEMİ Bırakın Dokümanlarınızın Takibini PEBYS Yönetsin! PEYBS deki evrakların işlemlerinin tamamlanmasına kadar geçen sürede, evrakın içinde bulunduğu durumların (Yazı gönderilmesi, cevap beklenmesi,…) takibinin yapılması da sağlanmıştır. Evrakın işleminin bitmesine kadar geçen süre deki evreleri iki aşamada belirtilmiş olup evrakın muhatabı tarafından internet üzerinden takip olanağı sunmaktadır. 1.Sistem Açıklaması (otomatik) 2. Kullanıcı Açıklaması (manuel) Sunu 1.02.03

18. EVRAK ARŞİV- DOSYALAMA TAKİP SİSTEMİ Bırakın İş Süreçlerinizi Premium İş Zekasının Sihirbazları Yönetsin! • İşlemi tamamlanmış evraklar arşivlemek için dosyalama birimine gönderilir. Bu aşamadan sonra arşiv birimi ilgili evrağın arşivlendiği raf, dosya, sıra nolarını sisteme tanımlayarak dosyalama işlemini gerçekleştirebilirler. • Resmi içerikli önem arz eden dokümanların, değerli kağıt ve belgelerin, tarihsel değere sahip saklanması gereken evrakların sürekli olarak yer değiştirilmesi ve aşınması, yıpranması önlenir. Belge ve Evraklara çabuk ulaşım sağlanır. Evrak geçmiş durumlarının raporlaması kolaylıkla yapılabilir. Sunu 1.02.03

19. YÖNETİMDEN DUYURU / BİLDİRİM SİSTEMİ Kurumunuza Bağlı Şube ve Birimlerinize Online Duyuru Yapabilirsiniz. Tüm Kurum Çalışanlarına tek seferde Online olarak duyuru yapabilirsiniz. Yapılan Duyurunun Kişisel olarak Okunup/Okunmadığının Teyidini Alabilirsiniz. Ayrıca Şube ve Birim Amirleri kendi çalışanlarına yönelik duyurular oluşturarak, iş akışını hızlandırabilirler. Sunu 1.02.03

20. KİŞİSEL DUYURU / ÖZEL MESAJ (KURUMSAL OUTLOOK) Kişisel olarak yapmış olduğunuz Görüşmeler ve Paylaşımlarla Kurumsal Mail Sistemi İle En Büyük Yardımcınız. Tüm Kurum Çalışanlarının Birbirleri ile mesajlaşmalarına imkanını sağlayarak ve Kontrol altına alabilirsiniz. Ayrıca Özel Mesajlaşmalarda Bir Outlook gibi Dosya eki (Word, Excel, Pdf, Winrar,..) paylaşılabilir. Duyuru Sisteminde olduğu gibi Okunup/Okunmadığının teyidi kontrol edilebilmektedir. Sunu 1.02.03

21. PEYBS’ DE ÖNE ÇIKAN ÖZELLİKLER PEYBS’ de Size Ait Çok Şey Var! • PEYBS, Uluslararası standartlara uygun yapıda geliştirilmiş, tüm kullanıcıların kolaylıkla uyum sağlayabileceği, basit, esnek görünümü ile yüksek veri işlem yükünü kaldırabilecek sağlam bir yapıda tasarlanmıştır. • Hiyerarşik yapıya uygun geliştirilmesi ile resmi kurumların ve kuruluşların çalışma yapılarına uygun bir ortam sağlar. • Kanuni ve hukuki nitelikteki evrakların ve belgelerin tam güvenilir olarak dolaşımına uygun olarak tasarlanmıştır. Sunu 1.02.03

22. PEYBS’ DE ÖNE ÇIKAN ÖZELLİKLER PEYBS’ de İşletmenizin Gelişimi İçin Düşünülmüş Birçok Özellik Bulacaksınız. • Barkod yapısı sayesinde Gelen/Giden evrak yönetiminin, tümleşik bir kontrol sistemi içerisinde çalışmasına olanak sağlar. • Web tabanlı yönetim sistemlerine uygun yazılım mimarisi ile web üzerinden evrak durum takibine uygun şekildetasarlanmıştır. • Evrak ve belgeleri niteliklerine göre sınıflandırabilme (sınıfı, durumu, türü), kullanıcı bazlı raporlamalar gibi kriterler ile isteğe özel raporlama alternatifleri sunulmuştur. • Kuruma gelen evrak dijital arşive alındıktan sonra istenen her hangi bir iş akışında talep edilen herhangi bir anda hemen görüntülenebilir. Sunu 1.02.03

23. Raporlama Yapısı (SQL Monitor) • Analiz, Raporlama • Modül Raporları • Grafik desteği • Dönüşümler (excel, pdf,..) • Mail desteği • SQL Monitor Sunu 1.02.03

24. Neden PRODER? • Neden PRODER ? » Kullanım kolaylığı için!.. » Gelişmiş teknolojik yapısı için!..» Sürekli gelişen program ve desteği için!..» Programsal ihtiyaçlara anında cevap verdiği için!..» İnternet üzerinden hızlı ve güvenilir kullanım için!..» Sektörlere yönelik profesyonel çözümler sunduğu için!..“profesyoneldüşünenleriçin!..” Sunu 1.02.03

25. PRODER İletişim Bilgileri PRODER Genel Merkez • Adres1 : Selçuk Üniversitesi TeknokentNo:212 SELÇUKLU/ KONYA • Adres2 : Esentepe Mah. Güney Sk. Durmaz İş Merkezi No: 2 Kat: 3 NİLİFER /BURSA • Telefon : 444 212 5 • Web Site www.proder.com.tr • www.prodersoft.com • E-mail bayi@proder.com.tr hasan@proder.com.tr Sunu 1.02.03