ACI DELL’ALTOMILANESE

1. ACI DELL’ALTOMILANESE IL DIVIDENDO DELL’EFFICIENZA FEBBRAIO 2013

2. COMUNI DELL’AGGREGAZIONE I Comuni che si sono aggregati e hanno ottenuto il finanziamento regionale sono: ARCONATE, BUSCATE, CASOREZZO, CASTANO PRIMO, CUGGIONO, DAIRAGO, MAGNAGO, PARABIAGO e ROBECCHETTO CON INDUNO CAPOFILA è il Comune di Parabiago.

3. Le slide che seguono illustrano la metodologia per la rilevazione di dati e indicatori adottata dal Comune di Parabiago e replicata su tutti comuni dell’aggregazione. METODOLOGIA PER LA RILEVAZIONE DEI DATI E DEGLI INDICATORI

4. All’atto dell’approvazione del progetto preliminare da parte dell’aggregazione, molto sinceramente, non avevamo grandissime idee su come sviluppare il tema del dividendo dell’efficienza richiesto da Regione Lombardia. FASE PRELIMINARE

5. FASE PRELIMINARE Al momento della presentazione del progetto preliminare, il concetto dividendo per noi era assimilabile all’uguaglianza: DIVIDENDO DELL’EFFICIENZA = RISPARMI SUCCESSIVO REINVESTIMENTO DEI RISPARMI PER ULTERIORI SVILUPPI, ANALOGHI A QUELLI DI PROGETTO Non è stata posta attenzione sulla metodologia di calcolo del dividendo ex-ante o ex-post.

6. Intervenuta l’approvazione, da parte della Regione, del progetto preliminare ed iniziato il lavoro di messa a punto del progetto esecutivo per la successiva validazione dello stesso, incontrando i referenti regionali in cabina di regia, abbiamo iniziato, come credo tutti voi, a porre l’attenzione su cosa intendeva la Regione Lombardia per dividendo dell’efficienza. FASE PRELIMINARE

7. FASE PRELIMINARE Presso il nostro Ente, in data 29/3/2012 con delibera di Giunta è stato approvato il piano triennale di razionalizzazione e riqualificazione delle spese 2012 – 2014. Alla costruzione del provvedimento ho attivamente concorso unitamente al nostro organismo di valutazione e alla struttura di staff che si occupa di valutazione

8. FASE PRELIMINARE CABINA DI REGIA DEL 13/04/2012 Devo dire comunque che, sia alla presentazione avvenuta in data 13/4/2012, sia durante gli incontri successivi, la nostra conoscenza riguardo la tematica in oggetto “ il calcolo del dividendo dell’efficienza” era cambiata!

9. FASE PRELIMINARE CABINA DI REGIA PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E RIQUALIFICAZIONE DELLE SPESE I concetti alla base del calcolo del dividendo erano ormai conosciuti, la metodologia da seguire e gli obbiettivi anche.

10. FASE PRELIMINARE Il piano della razionalizzazione: • Partendo da una situazione fotografata in un momento x • Introducendo un’azione di razionalizzazione • Si ipotizza il raggiungimento nel momento x+1 di un target di miglioramento ed un “risparmio”. (in questo caso = riduzione dei costi) • Giunti al momento x+1 attraverso “osservatori istituzionali” interni e esterni si certifica l’effettivo risparmio conseguito rifotografando la situazione e confrontando il target ipotizzato ex-ante con quello effettivo ex-post

11. REPORT INIZIALE DEL DIVIDENDO = FOTOGRAFIA SITUAZIONE ANNO X DEL PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE FASE PRELIMINARE Sfruttando il parallelismo con il piano di razionalizzazione: La metodologia utilizzata nel calcolo del dividendo è la stessa sperimentata sul campo con il piano di razionalizzazione.

12. LA METODOLOGIA Le fasi seguite sono state: • CREAZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO INTERNO; • IL COINVOLGIMENTO DEGLI ATTORI INTERNI; • PROCEDURA PER LA RACCOLTA DEI DATI; • DIVULGAZIONE MODELLI; • RACCOLTA DATI; • COMPILAZIONE DATI DIVIDENDO.

13. 1 – Creazione di un gruppo di lavoro interno con lo scopo di estrarre dal progetto i procedimenti sensibili e utili per realizzare un dividendo per i diversi attori coinvolti (stakeholders). LA METODOLOGIA

14. LA METODOLOGIA ESEMPIO GRUPPO DI LAVORO: • Dirigente Responsabile dei Servizi Informativi; • Dirigente Responsabile del Servizio Organizzazione; • Responsabile del servizio dei Sistemi Informativi; • Personale interno all’Ente coinvolto nella redazione del progetto.

15. LA METODOLOGIA ESEMPIO DI ESTRAZIONE PROCEDIMENTI: dalla voce di progetto Certificazione e autocertificazione on-line sono stati identificati i diversi certificati che potevano essere potenzialmente strumenti di creazione del dividendo • Certificato di residenza; • Certificato di stato famiglia; • Certificato di cittadinanza; • Ecc.

16. LA METODOLOGIA Per ogni procedimento, il G.d.L. ha cercato di mappare le richieste da formulare per ottenere le informazioni necessarie per la compilazione del dividendo, ipotizzando, nella fasi di sviluppo del procedimento, una serie di risposte.

17. METODOLOGIA 2 - Raccolta dei dati disponibili e coinvolgimento degli attori interni: Abbiamo evitato di trasmettere il foglio di excel da compilare ed abbiamo lavorato sulle estrazioni e presunzioni fatte dal gruppo di lavoro intervistando il responsabile del servizio allo scopo di: • Reperire i dati di carattere generale • Identificare e completare le diverse fasi (confermare, validare, arricchire) • Realizzare un modello di questionario per la raccolta di dati non noti da somministrare all’utente e all’operatore interno.

18. 3 - La raccolta dei datinon conosciuti ed il coinvolgimento degli attori interni ed esterni: Successivamente si è passati alla raccolta degli elementi non conosciuti. In generale questi dati si identificano nei tempi di esecuzione delle transazioni. Lo strumento utilizzato è stato quello del questionario somministrato agli utenti in un determinato periodo oggetto di campionamento. Quello che segue è il modello utilizzato per la raccolta dati presso i servizi demografici. METODOLOGIA

19. ESEMPIO DI MODELLO DI RILEVAMENTO, utilizzato per la raccolta dati presso i servizi demografici METODOLOGIA

20. Analogamente si è operato sugli altri tempi utilizzati dal modello del dividendo, ad esempio i tempi necessari a raggiungere la sede del Comune per la richiesta del certificato. METODOLOGIA

21. 4 – Divulgazione modelli agli altri comuni nella rilevazione: Anche in questo caso abbiamo preferito non trasmettere il foglio di excel distribuito dalla Regione ma un modello sintetico contenente i dati essenziali necessari, e ovviamente gli strumenti per la raccolta delle informazioni dai cittadini ed operatori (questionario). METODOLOGIA

22. FOGLIO XLS DISTRIBUITO AI COMUNI DELL’AGGREGAZIONE DIVULGAZIONE MODELLI NEGLI ALTRI COMUNI 5 - Raccolta dati: Esempio di foglio excel distribuito ai comuni:

23. COMPILAZIONE DIVIDENDO • Dopo la realizzazione delle seguenti fasi, in precedenza descritte,: • CREAZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO INTERNO • IL COINVOLGIMENTO DEGLI ATTORI INTERNI • PROCEDURA PER LA RACCOLTA DEI DATI • DIVULGAZIONE MODELLI • RACCOLTA DATI IMMISSIONE DEI DATI NEL MODELLO REGIONALE

24. COMPILAZIONE DIVIDENDO In questo fase il G.d.L. si è interrogato anche su altre questioni, tutte di estrema rilevanza per la compilazione del modello: • la stima dei costi di trasporto; • la stima dei costi di postalizzazione; • la stima del tempo complessivo necessario al cittadino lavoratore per presentare un’istanza ad un comune (1 ora di lavoro persa), il costo per il cittadino di quest’ora (costo medio rilevato dall’istat) ecc. Questo momento di riflessione crediamo sia stato utile a R.L. per completare il modello stesso.

25. COMPILAZIONE DIVIDENDO Le slides che seguono, relativamente alCERTIFICATO DI RESIDENZA, sono l’esempio di compilazione e i dati utilizzati con la loro spiegazione.

26. ESEMPIO DI COMPILAZIONE PROCEDIMENTO CERTIFICATO DI RESIDENZA

27. ESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO BACKOFFICE

28. ESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO FRONTOFFICE

29. 28

32. Quello che è stato appena illustrato è ciò che si dovrà fare per ottenere la FOTOGRAFIA nel momento “x” o lo stato di fatto e che il lavoro terminerà con la rilevazione nel periodo “x+1” e la definizione del dividendo finale con la “certificazione” di osservatori istituzionali. E’ ovvio che l’ottenimento del dividendo scaturisce dalla messa in opera delle innovazioni previste nei singoli progetti. E’ il caso di sottolineare che se il percorso verrà accompagnato da provvedimenti formali degli enti, certificazioni finali dei soggetti deputati a ciò (collegio e odv) l’attività sviluppata potrà essere l’oggetto dei piani di razionalizzazione degli enti. RIFLESSIONI FINALI

33. Pertanto si può concludere che IL SUCCESSO DELL’AZIONE INNOVATIVA CONCLUSIONE è dato da quanti utilizzeranno le nuove modalità messe a disposizione. Successo quantificato attraverso il dividendo rappresentato da quanto gli stakeholders otterranno in termini concreti di minori costi. quale avvio di un circolo virtuoso, può portare ad un beneficio per il Cittadino, per la P.A. ed anche ad un’incentivazione per il personale coinvolto.

34. Grazie per l’attenzione e buon lavoro!