Effektivitet på dine premisser

1. Effektivitet på dine premisser VismaEnterprise - ehandel Systemplanlegging

2. Agenda Presentasjon Hvorfor ehandel Hva er ehandel – kort intro Hvilken prosess anbefales for å få en god implementering Hva er de viktigste suksessfaktorene for å få en vellykket implementering Hva er fallgruvene – hvordan kan de unngås Alternative bestillingsmåter i eHandel

3. Hvorfor eHandel

4. Hvorfor ehandel • Bedre kontroll over hele kjøpsprosessen. • Økt avtalelojalitet og bedre pris- avtalebetingelser. • Lavere bytte - / transaksjonskostnad ved skifte av leverandør. • Bedre styring på hva som skal bestilles og hva som er bestilt. • Tidsbesparende - mer tid til hovedoppgavene.

5. Hvorfor ehandel Økonomiskeprosessgevinster • avtaleprodukter prioriteres • lavere transaksjonkostnader • færre manuelle rutiner • bedre økonomistyring • lavere tidsbruk i fakturabehandlingen

6. Hvorfor ehandel Effektiviseringsgevinster • Ett bestillingsbilde å forholde seg til, uavhengig av antall leverandører. • Reduksjon i antall nettbutikker og varekataloger brukere har å forholde seg til. • Oversikt over hva som er bestilt via ehandel. • Mer kontroll med leverandørene gjennom f.eks. oversikt over prisavvik og produktavvik fra leverandøren sin side. • Bedre oversikt over anbudsprodukter. • Planlegge innkjøpene, og lage handlelister. • Redusere / fjerne behovet for ”løp og kjøp”. • Kan benyttes som rekvisisjonsblokk, med utskrift eller e – post.

7. Hvorfor ehandel • Kan stille strenge krav til leverandør og varekatalog gjennom bl.a. bedre priskontroll. • Bedre sporbarhet / leveringssikkerhet og økt avtalelojalitet. • Mulighet for forhåndskontering. • Økt innkjøpskompetanse hos bestillere ved å kjøpe riktige produkter. • Enklere, bedre og sikrere innkjøp • Etterlevelse av LOA (Lov om Offentlige Anskaffelser)

8. Hva er ehandel – kort intro • Elektronisk handel kan defineres som (Stortingsmelding 41,1998-99, om elektronisk handel og forretningsdrift): • ”Med elektronisk handel og forretningsdrift menes alle former for kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett. Disse transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte varer og tilgang til tjenester”

9. Hvilken prosess anbefales for å få en god implementering

10. Prosess • Aktivitetsplan • Oppnevn systemansvarlige og superbrukere (husk back–up) • Etablere avtale med Ehandelsplattformen • Piloter – finn motiverte brukere (ofte gode ambassadører i den videre utrullinga). Få med IT-avdelingen som en av pilotene. • Lag en utrullingsstrategi for driftsenheter og for leverandører i virksomheten. • Avsett nødvendig tid for interne ressurser, samt sørge for en god plan for informasjon, utrulling og opplæring.

11. Prosess • Forventningsavklaring (fokuser på hele elektroniske verdikjeden) • Organisasjonsendring • Viktig å kjenne noe til egen organisasjon (bestillerkompetanse) • Benytt innføring av ehandel til en generell gjennomgang av innkjøpsorganisasjonen • Gjennomfør analyse av dagens situasjon (fullmaktsstruktur, hvem har myndighet til å handle) • Finnes det gode rutiner på hvem som kan handle hva? • Er det klare rutiner for attestasjon og anvisning • Få en oversikt over event. organisasjonsendringer prosessen vil medføre • Økt ledelsesfokus på innkjøp ved bl.a. fullmaktsstrukturen endres gjennom en formalisering av hvem som har bestillingsfullmakt og ansvar for innkjøpene

12. Brukeraktivering • Hvilke brukersteder skal involveres (pilot) • Superbrukere • Plan / takt for utrulling • Opplæring (felles eller individuell) • Interne rutinebeskrivelser

13. Leverandøraktivering • Hvilke leverandører skal aktiveres og når (katalog, ekstern nettbutikk, fritekst) • Hvilke leverandører skal aktiveres via Ehandelsplattformen • Baseres på erfaring og leverandørstatistikk • Infomøter med leverandører • Samhandlingsavtale med aktuelle leverandører • Triggerdokumenter • Legg inn kriterier i alle nye anbudskonkurranser om at leverandører som blir tildelt kontrakt skal tilby ehandel via Ehandelsplattformen • Info : www.anskaffelser.no

14. Hva er de viktigste suksessfaktorene for å få en vellykket implementering

15. Suksessfaktorer • Sørge for forankring i ledelsen ved innføring av ehandel. • Like mye et organisasjonsprosjekt som innføring av et ehandels – system. • Tilstrekkelig med prosjektressurser. Ikke venstrehånds-arbeid. • Få med positive piloter, og få til et godt samarbeid med pilotene. • Lag enkle brukerveiledninger og gode utrullingsplaner. • Motivering i prosessen (ris/ros). Hvordan få organisasjonen til å ta i bruk systemet – belønning

16. Suksessfaktorer forts… • Viktig med jevnlige målinger i bruken av systemet. Har vi spart noe? Bør rapporteres jevnlig på linje med annen rapportering i virksomheten. • Ha jevnlig oppfølging av brukere – ”Hold fokus” • Fokusere på bruken av systemet, med bl.a. bistand til brukere. • Få flere til å bruke systemet, samt redusere antall bestillere. • Få et sterkere press fra ledelsen slik at de bistår med å ha fokus og holde trykk på bl.a. brukere • Stille strengere og større krav til leverandører med bl.a. varekatalog, prefererte produkter, m.m. • Ytterligere fokus på prefererte produkter mot brukere. • Få flere leverandører med på elektronisk faktura via aksesspunkt

17. Hva er fallgruvene – hvordan kan de unngås

18. Fallgruver • Ikke tilstrekkelig med interne ressurser – avsett tilstrekkelig med tid for systemansvarlige og superbrukere • Må påregne mer trykk sentralt i administrasjonen • Tillate ”løp- og kjøp” • Anviser må være på plass for å kunne bestille – avtale bestillingsrutiner • Fraværende varemottak medfører mer arbeid for regnskap – viktig at varemottak foretas til korrekt tid og sted • Dersom faktura ikke stemmer, medfører det avviksbehandling av faktura – rimelig avviksgrense

19. Fallgruver forts… • Ikke nok oppfølging overfor brukere – tilgjengelighet og benytt superbrukerbistand • Ikke god nok plan for utrulling – følg vedtatt utrullingsplan. Ikke utsett • Ehandel blir ikke prioritert høyt nok – ledelsesfokus og fokuser på hele verdikjeden • Leverandør har ikke varer på lager, eller bruker finner ikke produkt • Katalogoppdateringer og vedlikehold – sørge for overlapp systemansvarlig • Mangelfull informasjon og opplæring - Kjør oppfriskningskurs og kurs for nye brukere (2x året?)

20. Prinsippskisse Betaling Bestilling match Leverandører 6. Fakturamottak 9. Betaling ØkonomiFaktura-behandling Innkjøpsordrer Pakk-seddel Ikke match ATT 1. Lage bestilling 2. God-kjenning bestilling 3. Sende bestilling 4. Ordre-bekreftelse 5. Vare-mottak ok Betaling ANV • Sjekk mot ØKONOMI • disposisjonsregnskap- konteringsfullmakter- beløpsgrenser 8. Saksbehandling ikkeok Slettes/retur lev ATT = Attestering ANV = Anvisning

21. Optimal fakturaflyt? • Automatisk kobling mot elektronisk bestilling/ordre

22. Flytskjema

23. Ulike bestillingsmåter eHandel Alternative måter å lage bestillinger på: • Katalog Ehandelsplattformen • Ekstern nettbutikk • Lokale kataloger • Fritekstbestilling Søk og bestill effektivt i en Innkjøpsweb

24. 1) Katalog Ehandelsplattformen • Leverandør lager elektroniske kataloger via eHandelsplattformen (se anskaffelser.no) . • Egner seg for produkter/tjenester som lar seg beskrive i en katalog

25. Katalog Ehandelsplattformen

26. 2) Ekstern nettbutikk • Integrasjonsløsning mellom eHandel og ulike leverandørers nettbutikker • Egner seg for produkter/tjenester som kjennetegnes av mange artikler og hyppige endringer av sortiment og priser. Eksempelvis matvarer, frukt og grønt, it-utstyr, bøker, blomster, etc.

27. Ekstern nettbutikk

28. 3) Lokale kataloger • Basert på Excelmal, alternativ til kataloger via eHandelsplattformen. • Egner seg for mindre/enklere kataloger fra eksempelvis lokale leverandører, interne enheter (IT, Teknisk, Kantine, etc).

29. Lokale kataloger

30. 4) Fritekstbestilling • Benyttes på alle typer kjøp/leverandører, hvor det ikke er etablert katalog eller integrasjon mot nettbutikk, eller som et supplement til disse. • Alle fritekstbestillinger kan rutes via eHandelsplattformen. Alternativt direkte til leverandør på epost.

31. Fritekstbestilling

32. Flere muligheter: • Handlelister • Vedlegg • Smarte formular • Godkjenning via mobile enheter

33. Spørsmål?

34. Velkommen til oss! Vi i Visma kan bistå med: • Forprosjekt • Innføringsprosjekt • Faglig bistand • Leverandørene tilbys hjelp og tjenester Vi støtter hele innkjøpsprosessen! Kontakt oss via http://community.visma.no eller Prosjektkontoret@visma.no Takk for oppmerksomheten!