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1. La Supervision
3. Supervision des Tches Une tche est constitue par un acte, son contenu et une condition de ralisation. Une activit est un ensemble de tches.
Dfinition dune tche : un exemple concret
un acte (verbe daction) : reconstituer
son contenu (un nom): le vaccin
une condition de ralisation en suivant les instructions donnes dans le document fourni
? Il est fondamental de bien dfinir la condition de ralisation (fiche technique), car cest sur elle que porte la supervision.
4. La supervision est continue
5. Quest-ce que la Supervision ? Tout programme de sant a des objectifs, par exemple en termes de rduction de morbidit ou de mortalit ou de couverture/prvalence chance donne.
La planification d'un programme consiste prvoir et dcrire la squence logique des tches accomplir , des moyens mettre en uvre pour raliser les objectifs pralablement identifis.
Pour que les objectifs soient atteints, il est ncessaire de bien dcrire les activits raliser (ensemble de tches), et de vrifier en permanence que ces activits soient bien ralises.
Chaque travailleurs (prestataire de service, animateurs, ASBC, ASV, etc) doivent avoir une description de tche
6. Quest-ce que la Supervision ? La supervision est l'action qui vrifie que le programme est ralis conformment la planification et selon des standards de qualit pralablement tablis. Son rle est d'identifier les causes de ralisation non conforme et de proposer des solutions.
Elle permet de mettre en vidence les problmes qui peuvent affecter la bonne marche d'un programme et de proposer des solutions. C'est une action qui doit s'effectuer tous les niveaux, du niveau central jusqu'au niveau le plus priphrique.
7. Quest-ce que la Supervision ? On supervise une tche, une activit et non un individu.
Si la tche est mal ralise, il faut expliquer pourquoi.
8. Quest-ce que la Supervision? La supervision est une activit rgulire afin de :
Mieux connatre les conditions de travail du personnel
Encadrer le personnel dans leurs activits
Travailler ensembles pour les encourager et pour assurer les bonnes pratiques surtout pour les nouveaux travailleurs
En employant les outils (fiches), vrifier la qualit des activits mener par le staff/les prestataires et les partenaires communautaires
9. Outils de Supervision Fiche de supervision
Fiche pour les observations des consultations PF,qualit de counseling (BERCER), autres activits pour mobiliser la communaut
Fiche pour vrifier les stocks des ASVC
Fiche dentretien avec les bnficiaires, les leaders communautaires, les prestataires du services, les comits de dveloppement, les ASVC, etc. pour connatre la situation sur le terrain
Les rapports (mensuel, trimestriel, annuel, etc.)
10. Techniques de Supervision Encadrement du personnel
Interne
Externe
Revue des rapports statistiques de services
11. Mettre en place un Systme de Supervision Construire lquipe de superviseurs : Ministre de la Sant au niveau rgional, SSD ou CSB; partenaire ONG, autres partenaires
Former les superviseurs
Etablir le calendrier de la supervision
12. En rsum La Supervision se diffrencie de l'Evaluation, qui vrifie, elle, si les objectifs initiaux dfinis lors de la planification ont t atteints.
SUPERVISION = CONTRLE DE QUALITE
SUPERVISER = VERIFIER QUE CE QUI EST FAIT EST BIEN FAIT
Evaluation = degr d'atteinte des objectifs initialement fixs
13. Etapes de la Supervision Identification des activits russies
Identification des succs et mise en valeur des activits bien faites (flicitation, encouragement)
Identification ventuelle du problme
Description du problme
Recherche des causes de chaque problme
Ensemble avec les personnels, identification et application de solution
Rtroinformation
14. Vrifier les activits menes sur place
Est-ce quon est en train de raliser toutes les activits planifies dans le temps prvu?
Est-ce quon fait mme plus quon a planifi?
Est-ce quil y a les activits en dehors de ce quon a planifi (impacts secondaires)? Etapes de la Supervision
15. 2) Identifier les succs et les activits bien faites et fliciter le personnel
Etablir un systme pour reconnatre les personnels, les comits, les partenaires communautaires qui ont trs bien travaill
Les exemples de motivations :
La promotion des personnels plus performants
Lettre de flicitation, diplme, certificat, etc.
Les bicyclettes pour les volontaires
Les clbrations ou fte ou festival communautaire Etapes de la Supervision
16. Etapes de la Supervision 3) Identification ventuelle du problme
Ncessite la mise au point d'indicateurs de supervision tablis en fonction des diffrentes activits qui constituent le programme
Le problme sera identifi lorsque les tches rellement excutes ne seront pas conformes ces indicateurs
17. Etapes de la Supervision 3) Identification ventuelle du problme
Elaboration des Indicateurs de supervision
Recenser et dfinir l'ensemble des tches qui doivent tre normalement excutes pour la bonne ralisation de l'activit
Dterminer, partir des tches identifies, les types de contrle permettant de vrifier chaque tche
Pour chaque type de contrle un indicateur de supervision sera dfini et un seuil sera attribu au-del duquel il faudra considrer qu'il y a problme ; cest le seuil de problme
Cet indicateur de supervision doit donc tre sensible, spcifique, simple et pertinent (utile et utilisable)
18. Etapes de la Supervision 3) Identification ventuelle du problme
Planification de supervision
O ?
Quand ? Selon un calendrier prtabli, la priodicit est fonction de la nature de l'activit superviser. Les facteurs limitant sont lis aux moyens et au temps dont dispose le superviseur.
Comment ? A l'aide des indicateurs de supervision et de leurs seuils de problme. Les indicateurs de supervision ne doivent pas pouvoir tre manipuls par le personnel charg de l'excution des activits objets de la supervision.
19. Exemple de cadre de Supervision
20. Etapes de la Supervision 4) Description du problme
C'est la dtermination de la nature du problme
Temps : Quand le problme se pose-t-il ou ne se pose-t-il pas ? Est-il ponctuel dans le temps, rptitif selon une certaine priodicit ou constant ? Quand a-t-il commenc se manifester ?
Lieu : O le problme se pose-t-il, ou ne se pose-t-il pas ? Le problme est-il gnral, n'affecte-t-il qu'un centre de sant donn ou une zone donne ?
Population : Pour quels personnels et/ou quelles populations se pose-t-il ou ne se pose-t-il pas ? Avec qui le problme se prsente-t-il : tous les personnels responsables ou seulement avec certains, qui est affect par ce problme : l'ensemble de la population concerne ou seulement certaines catgories de cette population ?
21. Etapes de la Supervision 5) Recherche des causes de chaque problme
Ces problmes ont le plus souvent pour origine :
un manque de comptence du personnel
un manque de motivation du personnel
l'existence d'obstacles dans la ralisation des activits
Trois questions doivent tre poses :
Les tches sont-elles correctement excutes ?
Quelles sont les tches qui ne sont pas correctement excutes ?
Pourquoi sont-elles mal excutes ?
22. Etapes de la Supervision 5) Recherche des causes de chaque problme
Si les tches ont t mal excutes :
Ont-elles t mal dfinies ? Le personnel est-il incomptent , insuffisamment form, non motiv et pourquoi ? Le personnel est-il comptent mais certains obstacles et lesquels l'empchent de travailler correctement ?
Quels peuvent tre ces obstacles :
Logistiques (problmes d'approvisionnement, de locaux .), techniques (manque de moyens matriels techniques, de microscopes .), manque de motivation (qu'il s'agisse de la motivation des autorits traditionnelles ou administratives, de celle de la population et pourquoi)
23. Etapes de la Supervision 6) Identification et application dune solution pour chaque problme
?Solutions qui doivent obir des critres de choix :
supprimer les causes spcifiques du problme ou en dduire les effets au minimum
tre ralistes
tre conomiquement possibles
ne pas crer de nouveaux problmes
24. Etapes de la Supervision 6) Identification et application dune solution pour chaque problme
Une fois les solutions identifies, un contrle de leur application sera effectu et en fonction des rsultats obtenus, les solutions pourront tre amliores ou modifies
25. Etapes de la Supervision 6) Identification et application dune solution pour chaque problme
Quelle en est l'urgence ? Que se passera-t-il si le problme n'est pas rsolu immdiatement ? Quelle en est la gravit ? Quel est l'effet rellement produit par le problme sur le programme ? Le problme va-t-il en s'aggravant ou en s'amliorant ? Plusieurs problmes sont-ils en relation les uns avec les autres ? Est-ce qu'en apportant une solution l'un d'eux, on aide rsoudre les autres
26. Etapes de la Supervision 7) La retro-information
C'est l'tape ultime et OBLIGATOIRE d'une bonne supervision. Elle doit tenir inform le personnel ayant t supervis des conclusions et des enseignements tirs de cette supervision.
Les destinataires
L'ensemble du personnel concern par la supervision : L'information se fera par exemple sous forme de compte-rendu global diffus.
Le personnel mis en cause : L'information se fera titre individuel, par lettre personnalise
27. Etapes de la Supervision 7) La retro-information
Le contenu
Quelle que soit la formule retenue, ce document devra rappeler au personnel :
a/ les tches ayant t supervises
b/ les points reconnus conformes aux prvisions de la planification et aux standards de ralisation. Il faut encourager cet tat de faits.
c/ les points non conformes
d/ les raisons identifies de cette non conformit
e/ les solutions proposes au personnel et l'attitude que doit avoir le personnel vis--vis de ces solutions
f/ le document se terminera par les recommandations suivre.
28. Bonne supervision tous !!!