Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Attest, delegering och eskalering

1. Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Attest, delegering och eskalering Version B2014-06-24

2. Versionshantering NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

3. Nytt regelverk för attest i Göteborgs stad • Från sommaren 2013 kommer nya attestregler att gälla för samtliga förvaltningar i Göteborg stad. De nya reglerna har tillämpats när utformningen av Winst har bestämts. • I regelerna har följande typer av attester definierats: • Kontrollattest • Beslutsattest • Betalningsattest (tidigare benämnt utanordning) • På följande bilder visas vilka moment som ingår i respektive attest och hur hantering av dessa är utformade i Winst. • Nära kopplade till attest finns också begreppen eskalering och delegering. På följande bilder ges också en förklaring till dessa begrepp och vad de innebär och hur de är utformade i Winst. • OBS – begreppet delegering används i Winst för att överlåta rätten att attestera eller kontrollera mellan olika personer. Det är alltså inte alltid samma sak som en formell delegation. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

4. De nya attestreglerna • Kontrollattest • varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts • fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera • utgiften inte tidigare har belastat verksamheten • fakturan/motsvarande är rätt beräknad • händelsen är rätt konterad • uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet • lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer. • Beslutsattest • händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag • personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet • underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling • händelsen är rätt konterad • händelsen belastar rätt redovisningsperiod • fakturan/motsvarande är granskad och kontrollattesterad. • Betalningsattest • behörig person har beslutsattesterat händelsen • rätt betalningsmottagare angivits • fatta beslut om utbetalning. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

5. Innebörden i attesterna – kort sammanfattning • Kontrollattest • Det finns inget specifikt moment i Winst som heter kontrollattest utan denna görs av den som skapar och konterar en beställning, leveranskvitterar en order eller granskar en faktura. • Kontrollattesten verkställs i systemet genom att • beställaren skickar beställning till attestant - trycker på knappen ”Skicka”. • mottagare av varan gör leveranskvittens av en order - trycker på knappen ”OK” • fakturagranskare godkänner en faktura – trycker på ”Acceptera faktura”. • Kontrollattestens moment kan utföras av olika personer vid olika tillfällen – både före och efter beslutsattest. Ett antal kontrollmoment både avseende kontrollattest och beslutsattest kommer att vara inbyggda i systemet och granskare/attestant kan dessutom begära hjälp av annan användare för att kunna utföra sitt uppdrag. • Alla användare som tillhör gruppen Standard kan göra kontrollattest och även de som tillhör gruppen Begränsad – om de fått rollen att leveranskvittera order eller granska faktura delegerat till sig. • Delegeringar av kontrollattestmomenten registreras i Winst – se vidare kommande beskrivning av delegeringar. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

6. Innebörden i attesterna – kort sammanfattning • Beslutsattest • Beslutsattest – görs av den som attesterar en beställning eller en faktura. • Beslutsattesten verkställs i systemet genom att • Beställning – attestanten trycker på ”Godkänn beställning” • Faktura – attestanten trycker på ”Acceptera faktura”. • Begreppet Acceptera faktura används alltså för både kontrollattest och beslutsattest. • En användare som tillhör gruppen Standard eller Begränsad kan göra beslutsattest om personen också fått beslutsattesträtt för det ansvar som beställningen eller fakturan är konterad på eller fått beslutsattesträtt delegerad till sig av någon annan attestant. • Alla beslutsattestanter och deras attesträtt skall registreras i Nekksus. • Delegering av beslutsattesträtt registreras i Winst (ej i Nekksus). • Betalningsattest • Betalningsattest – görs av den som verkställer betalningen (görs i Horisonten av Intraservice). Denna attest ersätter utanordning och är begränsad till attest kring betalningen, ej till kontering/förenligt med verksamheten eller liknande NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

7. Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Attester i BtB-flödet – beställning/faktura Formaliakontroll Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura Förvaltning (WINST) Faktura ankomst Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Vara/tjänst levereras Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings Godkännande Betalningsattest Automatisk Matchning OK Styrs av ”Ansvar” i kontering Beställare och beslutsattestant alltid olika personer Formaliakontroll Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK Styrs av ansvar i kontering Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Faktura ankommer Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings- Godkännande Betalningsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Automatisk Matchning/ Slutkontroll Ej OK Vara/tjänst levereras Fakturan går till beställare. Styrs av ”Ansvar ” kontering Formaliakontroll Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Faktura ankommer Betalnings- Godkännande Betalningsattest Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura Styrs av ”Ansvar ”i kontering Styrs av beställarreferens Granskare och beslutsattestant alltid olika personer NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

8. Attest av abonnemang och abonnemangsfakturor • Abonnemang är en funktion i Winst som har till syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt. • Ur attestsynpunkt kan fakturor som avser ”abonnemang” hanteras på ett förenklat sätt, dvs systemet kan tillåta att dessa fakturor direkt får status Klar om fakturorna överensstämmer med kriterierna för abonnemanget. Det finns dock också möjlighet att sätta upp systemet så att dessa fakturor både måste granskas och/eller attesteras även om det blir en matchning. • Grunden för abonnemangsfunktionen är att respektive abonnemang läggs upp och definieras vad gäller kontering, belopp, frekvens etc. När fakturan kommer in med det aktuella abonnemangsnumret i abonnemangsfältet eller i referensfältet så sker en automatchning. Abonnemanget är därför en form av medgivande till betalning och skall också beslutsattesteras (precis som en order). • Det finns för närvarande ingen funktionalitet i Winst som möjliggör att ett upplagt abonnemang går till beslutsattestant i Winst innan det kan användas för automatchning. Därför måste, i avvaktan på denna funktionalitet, godkännandet hanteras manuellt och beslutsattest måste dokumenteras på papper som sedan arkiveras. Det är endast lokala systemadministratörer som kan lägga upp abonnemang i Winst. • Detta innebär att huvudregeln för fakturor som avser kostnader som lagts upp som abonnemang är att dessa skall gå till beslutsattestanten även om de motsvarar parametrarna som satts upp för att automatchning skall kunna ske. Projektet arbetar med att få undantag från denna regel för fakturor från KLAB som då tillåts få status Klar – och därmed bli klara för betalning - om de automatchas. • Om en abonnemangsfaktura inte automatchar kommer den att skickas till granskare för kontroll på samma sätt som om det varit en vild faktura. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

9. Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Attester i BtB-flödet Abonnemang Förvaltning (Winst) Betalnings Godkännande Betalningsattest Registrera abonnemang Används ej innan attest på abonnemang är elektronisk Faktura ankommer Automatisk Matchning Alt 1 Beslutsattest Styrs av regler i abonnemang Styrs av ansvar i kontering. Granskning av faktura Kontrollattest Attest av Faktura Beslutsattest Betalnings Godkännande Betalningsattest Registrera abonnemang Faktura ankommer Ej Automatisk Matchning Beslutsattest Alt 2 Samma hantering som för avvikelsehantering vid ordermatchning (Alt 2) Varianter på ovanstående – Abonnemanget till för att ge förslagskontering Inställningar kan göras så att fakturan går till kontrollattest och/eller beslutsattest även om matchning är ok. Styrs av regler i abonnemang Styrs av ansvar i kontering. Granskning av faktura Kontrollattest Attest av Faktura Beslutsattest Betalnings Godkännande Betalningsattest Registrera abonnemang Faktura ankommer Automatisk Matchning Beslutsattest NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

10. Kontrollattest – Beställning -> Faktura i Winst Var utförs kontrollerna som ingår i attestreglerna? NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

11. Kontrollattest – Beställning -> Faktura i Winst NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

12. Kontrollattest - Vild faktura NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

13. Beslutsattest i Winst - sammanfattning • Beslutsattesträtt per ansvar och i enlighet med organisationsträd. Organisationsträdet i Nekksus styr attestflödet automatiskt och ansvar/organisationsträd och attesträtt hämtas från Nekksus varje natt. • ”Ansvar” i konteringen styr till beslutsattestant – innebär att ”Ansvar” blir en obligatorisk koddel för samtliga konteringar i Winst, även balanskonton; dock ej för momskonto. • Eskaleringanvänds för eskalering till beloppsgräns, för att hitta avvikande beslutsattestant (tvåhandsprincip) eller som påminnelse när ordinarie attestant ej attesterat inom givna tidsintervall. • Beloppsgränser (begränsade eller obegränsade) skall definieras per attestant – avgörs av respektive förvaltning. • Attest av belopp som överstiger attestantens beloppsgräns går vidare till attestant med rätt belopp, men attest måste göras på varje nivå på vägen dit. • En beställning/faktura som avser flera attestanter går till dessa i beloppsordning (störst belopp går först) – ej parallellt. • Parallell attesträtt löses genom delegering (stående eller tillfällig). Delegering måste vara godkänd och kan endast registreras i Winst av lokala systemförvaltare. • En inmatning har skapats i Nekksus där utsedda personer inom respektive förvaltning uppdaterar attestant per ansvar och nivåbegrepp, from/tomdatum och beloppsgränser.- Se separat dokument. • Upplägg av abonnemang kan inte attesteras i systemet varför huvudregeln är att dessa skall beslutsattesteras på samma sätt som andra fakturor. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

14. Möjlighet finns att delegera attesträtt enligt särskild rutin.Detta sker inte per ansvar utan från person till person. Attest – ansvar/nivå Förvaltning = Nivå 0 Namn på nivå:134 Beskrivning: Centrum Aktiv godkännare: Axel Axelsson; Högsta kostnadsgräns: obegränsat Sektor = Nivå 1 Namn på nivå:1341 Beskrivning: Utbildning Aktiv godkännare: John Johansson; Högsta kostnadsgräns: 1 000 000 Område = Nivå 2 Namn på nivå:13410 Beskrivning: Johanneberg/Burås Aktiv godkännare: Jan Jansson; Högsta kostnadsgräns: 500 000 Enhet = nivå 3 Namn på nivå:134101 Beskrivning: Johanneberg 2 Aktiv godkännare: Per Persson Högsta kostnadsgräns: 200 000 Enhet = nivå 3 Namn på nivå:134100 Beskrivning: Johanneberg 1 Aktiv godkännare: Anna Andersson Högsta kostnadsgräns: 80 000 Ansvar Namn på konteringsvärde:1341222 Beskrivning: Rudedamsgatans förskola Aktiv godkännare: Karl Karlsson Högsta kostnadsgräns: 80 000 Ansvar Namn på konteringsvärde:1341212 Beskrivning: Skånegatans förskola Aktiv godkännare: Bertil Bertilsson Högsta kostnadsgräns: 40 000 Ansvar Namn på konteringsvärde:1341211 Beskrivning: Hallandsgatans förskola Aktiv godkännare: Anna Andersson Högsta kostnadsgräns: 80 000 NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

15. Beslutsattest - Beställningar NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

16. Beslutsattest - Vilda fakturor NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

17. Beslutsattesträtt per ansvar • Det finns olika sätt att bygga beslutsatteststrukturer i Winst. Den modell som valts innebär att beslutsattest och attestordning skall vara uppbyggd kring organisationsträdet i Nekksus. Organisationsstrukturen för attest kommer därmed att överensstämma med organisationsträdet som används för uppföljning av verksamheten. Det kan vara så att nya ansvar måste skapas för att kunna hantera beslutsattest. Viktigt att tänka på är konsekvenser för Nekksusdär flera ansvar kräver mer omfattande budget/prognos-arbetet. • Det innebär att det till varje ansvar och till varje nivå i organisationsträdet skall anges en beslutsattestant. Samma person kan finnas både på ansvarsnivå och på överliggande nivå. • För varje attestant skall också anges ett maxbelopp, som är den gräns per beställning/faktura som personen har rätt att attestera. Detta kan vara ett angivet belopp eller ett värde som anger obegränsad attesträtt. Det är totalbeloppet per ansvar och beställning/faktura som testas mot attesträtt på lägsta attestnivån. För en attestant på överliggande nivå anger beloppsgränsen också totalbeloppet per ansvar och beställning/faktura. Det innebär att om en faktura innehåller flera konteringsrader mot olika ansvar som samtliga ingår i attestantens ansvarsområde är det inte summan av dessa som testas mot beloppsnivån utan summan per ansvar. • Beloppet som anges innebär att belopp upp till detta belopp kan attesteras men inte beloppet, dvs en person med belopp 10 000 kr kan attestera 9 999 kr • I Winst finns ingen from/tomdatum för attesträtt utan regelverket i Winst speglar alltid det för dagen (kalenderdagen) gällande. Hantering av tom och fromdatum sker därför i Nekksus. I Nekksus kommer alla nyupplägg och förändringar av attesträtt att loggas och vara möjliga att ta ut i rapporter. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

18. Beslutsattesträtt per ansvar, forts • ”Ansvar” i konteringen styr beställningen/fakturan till rätt attestant. Om en beställning/faktura avser flera olika ”ansvar” skickas fakturan till de olika ansvaren i fallande beloppsstorlek. • Om ett ansvar byter attestant vid ett månadsskifte kommer den nya attestanten att anges som attestant redan från första dagen i månaden. Det innebär att även de fakturor som ännu inte skickats till den gamla attestanten och som avser den gamla månaden skall attesteras av den nya attestanten. • Vem som skall attestera en faktura avgörs av Winst när fakturan skickas från godkännaren till attestanten. (När beställaren ”skickar beställningen” eller när fakturagranskaren ”accepterar fakturan”.) Även om attestanten ändras efter detta kommer den som stod angiven som attestant när fakturan skickades att vara den som kan attestera beställningen/fakturan. En utveckling är önskad av Winst som innebär att fakturor som ligger hos en attestant med status ”att attestera” skall flyttas till ny attestant om attestanten för ansvaret ändras. I avvaktan på att denna genomförs måste rutin finnas där lokal systemadministratör (med hjälp av en tillfällig delegation) skickar tillbaka fakturor som finns hos denna attestant till granskare för att de istället skall kunna hanteras av den nya attestanten. • Det kommer att vara möjligt att attestera beställningar och fakturor via mobil/surfplatta. Detta gäller ej för användare som har rätt att se sekretessfakturor. En sådan användare kan inte attestera några fakturor via mobil eftersom Göteborgs stads IT-policy inte tillåter att sekretessfakturor visas i mobil och det inte finns någon funktion i systemet för att förhindra att vissa typer av fakturor inte visas. • Eftersom attestreglerna är kopplade till organisationshierarkin innebär detta att alla ändringar av ansvar/attestanter bör planeras och göras med försiktighet och eftertanke. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

19. Exempel på faktura med flera konteringsrader Attesthierarki NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

20. Beslutsattest av ”egna kostnader” Hantera förbud mot att attestera egna kostnader • Det finns i systemet flera möjligheter att få systemstöd för att undvika attest av egna kostnader men det bygger på att attestanten eller den som beställer måste ta initiativet och identifiera när detta uppstår. • Enligt attestreglerna skall en beslutsattestant aldrig beslutsattestera egna kostnader. Eftersom attesträtten är kopplad till ansvar kommer den situationen att kunna uppstå om kostnader som avser attestanten konteras på ett ansvar som han/hon har attesträtt för. Hanteringen säkerställs delvis av Winst genom att beställare och attestant måste vara olika personer, dvs om den som ska attestera själv gör beställningen eller gör kontrollattest av fakturan så kommer han/hon inte att kunna attestera beställningen/fakturan– även om den är konterad på ett ansvar som han/hon har attesträtt för. Winst kommer då att skicka beställningen/fakturan uppåt i attesthierarkin för att säkerställa tvåhandsprincipen. • Det är inte så vanligt att den som attesterar själv gör beställningen men för att åstadkomma samma sak som ovan finns det en möjlighet i systemet att beställa för annans räkning. Den man beställer för är den som räknas som egentlig beställare i systemet. Detta innebär att om den som gör beställningen anger att beställningen görs för ”chef X” som är den som skall attestera på ansvaret så kommer systemet att skicka beställningen för attest till överliggande chef och inte till ”chef X”. • För att kunna hantera även vilda fakturor för t ex en förvaltningschef bör det finnas ett separat ansvar där förvaltningschefens kostnader bokförs och som nämndordföranden skall attestera. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

21. Beslutsattest av ”egna kostnader”, forts Hantera förbud mot att attestera egna kostnader, forts • Det finns en ”ruta” i Winst som möjliggör för en attestant, som bedömer att han/hon inte skall attestera för att beställningen/fakturan avser egna kostnader, att kunna acceptera fakturan men samtigit markera ” Eget inköp” vilket flyttar beställningen/fakturan uppåt i attesthierarkin (direkt eskalering). Det är viktigt att den som markerar ”eget inköp” också skriver en kommentar så att den som får beställningen/fakturan på överliggande nivå förstår varför och skälen till detta. • Attestanten kan också välja att avvakta med attest av beställning/fakturan (3/6 dagar) och vänta på att eskalering inträffar. (Kan endast användas om förfallodatum tillåter detta.) • En fakturagranskare som ser att fakturan avser attestantens kostnader kan ange attestanten som annan granskare. Attestanten gör då kontrollattest och fakturan går sedan för beslutsattest till överliggande chef. • Det måste alltid finnas minst två olika personer i attesthierarkin, dvs om en person som attesterar på förvaltningsnivå (högsta nivå) också attesterar på ansvarsnivå, så måste det finnas någon annan person på någon nivå emellan som bryter kedjan – annars kan inte tvåhandsprincipen hanteras i systemet och fakturan kommer att bli attesterad och klar så snart attestanten har accepterat fakturan på lägsta nivå. För mindre förvaltningar innebär detta att det är nämndordförande som innehar attesträtt för förvaltningen. Högsta nivån ska aldrig beställa/göra kontrollattest (oavsett antal nivåer) eftersom beställningen då inte kan eskalera uppåt till ytterligare en person. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

22. Beslutsattest av ”egna kostnader”, forts Hantera förbud mot att attestera egna kostnader, forts • I vilka situationer kommer då den överliggande att behöva attestera? • Om förvaltningschefen själv gör en beställning. • Om någon gör en beställning för förvaltningschefens räkning (beställer för annan). • Om förvaltningschefen står som referens på fakturan och därför får fakturan för granskning – och gör granskning dvs accepterar fakturan=gör kontrollattest. • Om granskaren identifierar kostnaderna på fakturan tillhörande förvaltningschefen och därför skickar fakturan på granskning till förvaltningschefen som accepterar fakturan=gör kontrollattest. • Om förvaltningschefen trycker på knappen egna kostnader och beställningen/fakturan därför skickas uppåt till nästa attestant. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

23. Delegering - generellt • Med delegering avses i Winst att överlåta rättigheten att utföra en aktivitet från en person till en annan person – Ej avgränsat till visst ansvar. Den person som man delegerar till måste finns upplagd som användare i Winst. • Delegeringen i Winst kan avse 4 olika funktioner och göras oberoendeav varandra - Attestera faktura (beslutsattest)- Attestera beställning (beslutsattest)- Leveranskvittera (kontrollattest)- Granska faktura (kontrollattest) • Delegering av beslutsattest av faktura och beställning skall vara beslutad i enlighet med stadens/förvaltningens riktlinjer innan lokal systemadministratör skall registrera dessa. • Delegering av leveranskvittera och granska faktura skall också godkännas enligt fastställd rutinoch skall registreras av lokal systemadministratör. • Användaren kan inte själv delegera utan detta sker centralt på respektive förvaltning (av lokal systemadministratör) och görs direkt i Winst. Projektet har tagit fram förslag till rutin/blankett för att administrera begäran om registrering av delegering. OBS – Tänk på att den man delegerar till måste vara en formellt utsedd ersättare. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

24. DELEGERINGAR Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Attester i BtB i flödet – beställning/faktura Formaliakontroll Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura Förvaltning (WINST) Faktura ankomst Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Vara/tjänst levereras Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings Godkännande Betalningsattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Automatisk Matchning OK Auto slutkontroll Momskontroll Giltiga koder Sambandskontroller Styrs av ”Ansvar” i kontering Beställare och beslutsattestant alltid olika personer Formaliakontroll Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK Styrs av ansvar i kontering Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Faktura ankommer Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings- Godkännande Betalningsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Automatisk Matchning/ Slutkontroll Ej OK Vara/tjänst levereras Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Auto slut kontroll Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Fakturan går till beställare. Styrs av ”Ansvar ” kontering Formaliakontroll Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Faktura ankommer Betalnings- Godkännande Betalningsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Auto slut kontroll Styrs av ”Ansvar ”i kontering Styrs av beställarreferens Granskare och beslutsattestant alltid olika personer NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

25. Delegering av beslutsattest • Rätten att beslutsattestera kan delegeras till någon annan person under den ordinarie attestantens frånvaro (eller som stående delegation). Delegering kan göras och ärvs alltid vidare i flera led. Om beslutsattesträtten är delegerad får både ordinarie attestant och den/de delegerade, uppgift om att det finns beställning/faktura att beslutsattestera, och båda kan göra beslutsattesten. • Om en attestant har öppnat beställningen/fakturan kan inte någon annan attestant öppna den samtidigt. En användare som öppnat en beställning/faktura och sedan varit inaktiv i 60 minuter blir automatiskt utloggad och låser inte längre beställningen/fakturan. • Det framgår i attestantens ”beställnings- /fakturaöversikt” om attestanten är ordinarie attestant eller om man har fått beställningen/fakturan via delegering. • Delegeringen avser alltid en period (from/tom) och systemet föreslår datum för en vecka som administratören kan ändra. • Delegeringar registreras i Winst, inte i Nekksus. Användarens aktuella delegeringar visas på startsidan. Alla aktiva, tidigare och kommande delegeringar loggas och kan tas ut i rapporter. • Möjligheterna till delegering ger stora möjligheter men måste göras på ett planerat sätt för att bibehålla kvalitet i kontrollerna och en kontrollerad atteststruktur. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

26. Delegering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura • Leveranskvittens • En person som är ”extra leveranskvitterare” kan se alla förvaltningens ordrar (för de leveransadresser som är kopplade till gruppen – vilket alltid är samtliga förvaltningens adresser). Personen måste dock söka upp ordrarna och får ingen påminnelse att det skall göras när faktura kommer. Han/hon kommer också att se alla förvaltningens ordrar i det ”blåa” fältet på sin hemsida och i sin listvy. Att delegera rätten att göra leveranskvittens är därför ofta ett bättre alternativ än att tilldela rollen som extra leveranskvitterare. • En person som får leveranskvittens delegerad till sig måste kunna se inköpsfliken för att kunna se ordrar och leveranskvittera. (dvs om personen tillhör gruppen ”Begränsad” så måste man först säkerställa att personen har rollen ”extra leveranskvitterare” (B10)). Personen kommer sedan att få påminnelsemail 5 dagar efter att fakturan har anlänt (på samma sätt som beställaren). • Granskning av faktura • Genom att delegera ”granska faktura” kan man möjliggöra att fler personer kan hantera varandras fakturor fram till attest. En person som är granskare av faktura kan delegera sin rätt att granska fakturor (från start endast för vilda fakturor eftersom avvikelsefakturor går till administratör inledningsvis). Det innebär att fakturan alltid skickas både till ursprunglig granskare och till den som är delegerad. Både granskare och delegerade får påminnelsemail.En granskare kan också välja att skicka till annan granskare ”välj annan granskare”. Då kan den personen göra granskningen (kontrollattesten) i dennes ställe utan att det behövs en delegering. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

27. Delgering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura, forts • Delegering till fakturasynare • Om man gör en delegering av granskning av faktura till en fakturasynare kommer den personen att kunna granska dessa fakturor. Detta gör dock inte att fakturasynaren blir möjlig att välja som annan granskare, (finns precis som innan inte att välja i listan för användare). • En faktura som har namnet på fakturasynaren angivet i referensfältet kommer att skicka till denna person för granskning. Det är då möjligt för fakturasynaren att ”acceptera fakturan=göra kontrollattest”. Instruktionen till fakturasynaren skall då vara att välja ”inte min faktura” så att fakturan skickas tillbaka till administratör för vidareskick till den som skall granska fakturan. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

28. Eskalering • Organisationsträdet/attesthierarkin har flera funktioner vad gäller eskalering: • Hantering av beloppsgränser: Om en attestant på ett ansvar har en begränsad beloppsgräns angiven kommer en beställning/faktura med högre belopp att eskaleras uppåt i organisationsträdet till dess en person med tillräcklig beloppsgräns hittas. Attestering måste dock göras av alla i flödet, även de som har lägre belopp än vad fakturan anger. Om samma person finns både på ansvar och överliggande nivå behöver inte denne attestera på varje nivå utan endast på den högsta beloppsgränsen. (Om eskalering enligt punkt 3 nedan träder in utgår krav på attest på alla nivåer.) • När en faktura som är på ett belopp som överstiger den förste attestantens belopp godkänns och får status ”Attest ej utförd” kan man i fliken ”Fakturaflöde” se vilka attestanter som fakturan skall gå vidare till innan den kan bli klar – (”figurer” markerade i förväg). • Om det finns mer än en attestant till en faktura (flera konteringsrader med olika ansvar som har olika attestanter) kommer fakturan att först skickas till den som skall attestera det största beloppet. Om hans/hennes beloppsgräns inte räcker kommer fakturan sedan att eskalera uppåt enligt beloppsgränserna innan den går vidare till nästa attestant utifrån konteringen. Om det är så att även nästa kontering leder till en beloppseskalering och detta skulle innebära att fakturan återigen skulle skickas uppåt i eskaleringen och de personer som berörs är de som redan har attesterat fakturan kommer fakturan inte att skickas utan endast gå till attestanterna på lägsta nivån. • Den som attesterar för nivåbegrepp attesterar alltid alla de konteringsrader som ingår i personens ansvarsområde – inte bara de som underliggande attestanter har attesterat. Fakturan kommer sedan att gå vidare till attestanterna på lägsta nivån innan den blir klar. Kontrollera därför alltid fakturaflödet för att se vilka som har varit involverade.- Se exempel på efterföljande 3 bilder. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

29. Exempel 1 Attestflöde när en faktura berör flera attestanter på lägsta nivå och beloppen överstiger deras attestgränser. Eftersom överliggande attestant till ansvarschef 2 redan haft fakturan för attest går fakturan inte uppåt igen fastän beloppet för den aktuella raden överstiger ansvarschef 2 attestgräns. Attestflöde Samma sak inträffar om ansvarschef 3 trycker på ”Eget köp”. Då blir fakturan klar. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

30. Exempel 2 Attestflöde när en faktura berör flera attestanter på lägsta nivå och beloppen överstiger deras attestgränser. Eftersom överliggande attestant till områdeschef 2 redan haft fakturan för attest går fakturan inte uppåt igen fastän beloppet för den aktuella raden överstiger områdeschef 2 attestgräns. Attestflöde NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

31. Exempel 3 Attestflöde när Ansvarschef 1 har delegerat till Sektorchef 1 och denna gör attesten blir flödet följande. Eftersom överliggande attestant till områdeschef 2 redan haft fakturan för attest går fakturan inte uppåt igen fastän beloppet för den aktuella raden överstiger områdeschef 2 attestgräns. Om ansvarschef 1 har delegerat till sektorchef 1 och denna gör attesten blir flödet följande: Attestflöde NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

32. Eskalering, forts • Organisationsträdet/attesthierarkin har flera funktioner vad gäller eskalering, forts: • Tvåhandsprincipen: Om den person som gjort beställningen/granskat fakturan är attestant på det ansvar som finns i konteringen kommer beställningen/fakturan att eskaleras uppåt i hierarkin till dess en annan person återfinns som skall göra attesten. Tänk dock på när attestträdet byggs upp att det alltid finns minst två personer i varje kedja (från ansvarsnivå till förvaltningsnivå). • Eskalering vid ej åtgärdad aktivitet: Om en attestant (eller den som personen har delegerat till) inte attesterat i linje med åsatta tidsgränser kommer fakturan att skickas vidare uppåt i hierarkin. Ordinarie attestant kan attestera beställningen/fakturan även efter det att eskaleringen är gjord. Tidsgränserna är följande: Beställning 3 arbetsdagar (72 timmar vilket innebär att lördag/söndag ej räknas); faktura 6 dagar (arbetsdagar vilket innebär att lördag/söndag ej räknas). Samma antal dagar gäller för alla förvaltningar. Tidräkningen för eskalering utgår från när attestanten fick beställningen/fakturan för attest. • En faktura som är markerad som ”under utredning” kommer ej att eskaleras eller påminnas. (önskemål om utveckling så att även dessa omfattas av påminnelse är ställd till systemleverantören). • När en faktura eskalerar pga ej åtgärdad aktivitet kommer detta att visas med en pil-symbol i list-vyn över fakturor. Genom att lägga pekaren över denna pil ser man till vem den har eskalerat. I fliken ”Fakturaflöde” ser man vid symbolen för ordinarie attestant en pil och får info om till vem den eskalerat. (Det visas inte någon ny ”figur” för den som fakturan eskalerat till förrän den personen gör en attest.) • Eskalering vid eget köp. Om den som skall attestera trycker på eget köp kommer fakturan att eskalera enligt de regler som gäller för eskalering av stora belopp. • OBS! Det är viktigt att löpande attestera för att undvika att allt för många fakturor eskalerar i organisationen. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

33. Vad ser beslutsattestanten? • När attestanten på lägsta nivån (ansvar) får fakturan för beslutsattest är de rader som han/hon skall attestera öppna och ändringsbara medan övriga rader visas i spärrad stil. Det går också att lägga till konteringsrader. • En attestant på lägsta nivån kan alltså endast ändra ”sina egna rader” och kan på detta sätt också se vilka rader som attesten avser. • När man gör en attest på överliggande nivå gör man attest för samtliga de konteringsrader som avser de ansvar som ingår i attestantens ansvarsområde. En attestant på överliggande nivå kan se vilka rader som attesten omfattar – dessa rader visas som öppna och möjligt att kontera. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

34. Att tänka på avseende beslutsattest • En faktura som skall konteras på många olika ansvar måste passera för attest till alla attestanter – det går inte att direkt skicka den till attest till någon högre upp i hierarkin.Detta får effekter på hur fakturor som avser flera ansvar skall konteras. • En attestant högre upp i attestträdet kan inte gå in och attestera på underliggande nivåer förrän fakturan har eskalerat till denne. • Om man delegerar attesträtten för samtliga ansvar till en person, t ex ekonomichefen, så kommer detta att innebära att ekonomichefen kommer att få alla fakturor i sin ”att hantera” inkorg (dock med en liten asterisk som visar att det är en delegerad faktura och för vem). För den som har delegerat kommer alla fakturor att visas med asterisk (eftersom de är delegerade) – se nästa bild. Den någon har delegerat till ser också alla fakturor som har eskalerat till den som man fått delegationen av. • En delegering som läggs in mellan personer gäller enligt de beloppsgränser som gäller på ansvaret. Även om den man har delegerat till har en attesträtt i toppen på organisationshierarkin så kommer inte det att innebära att fakturan är klar om den ursprunglige attestantens beloppsgräns understeg fakturabeloppet. • Huvudregeln är att respektive chef, eller den som har delegation, skall attestera sina fakturor. Om man inför ett månadsskifte har behov av att skynda på eskaleringen – för att få de sista fakturorna attesterade kan den som skall göra attesten få en tillfällig delegering av lokal systemadministratör (för alla attestanter som har fakturor som avvaktar) och attestera alla fakturor som inte är attesterade. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

35. Tänk på avseende attest, forts • Hos Chef 3 • Avvaktar hantering • Faktura 1 Avvaktar attest (*Chef 1) • Faktura 2 Avvaktar attest (*Chef 1) • Faktura 3 Avvaktar attest (*Chef 1) • Faktura 4 Avvaktar attest (*Chef 2) • Faktura 5 Avvaktar attest (*Chef 2) • Faktura 6 Avvaktar attest (*Chef 2) • Faktura 7 Avvaktar attest (Chef 3) • Faktura 8 Avvaktar attest (Chef 3) • Antag Chef 1 och 2 delegerar till Chef 3 • Hos Chef 1 • Avvaktar hantering: • Faktura 1 Avvaktar attest (*Chef 1) • Faktura 2 Avvaktar attest (*Chef 1) • Faktura 3 Avvaktar attest (*Chef 1) • Hos Chef 2 • Avvaktar hantering: • Faktura 4 Avvaktar attest (*Chef 2) • Faktura 5 Avvaktar attest (*Chef 2) • Faktura 6 Avvaktar attest (*Chef 2) En ny delegering som läggs in träder i kraft omgående och omfattar också alla fakturor som avvaktar hantering – inte bara framtida.. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

36. Attest av utbetalningsunderlag • Utbetalningsunderlag från PCLev, ProCapita och Bida kommer att hanteras i Winst (dvs passera genom Winst för överföring till leverantörsreskontran i Horisonten).Utbetalningsunderlagen kan läsas in i Winst förattesterade (attestmarkerade i PCLev eller i Bida) får då automatiskt status Klar i Winst. Ej attesterade betalningsunderlag (från PCLev eller Bida och samtliga utbetalningsunderlag från ProCapita) skall attesteras i Winst. Ansvaret styr till vilken attestant betalningsunderlaget går för beslutsattest. Utbetalningsunderlaget går alltså ej till granskare. Detta innebär att det blir krav på att alla bokningar av utbetalningar i PCLev skall innehålla ansvar – läggs in som indatakontroll i Horisonten. • När det finns behov av en ny betalningsmottagare (leverantör) i ProCapita/Bida måste denna läggas upp i PCLev. • För att lösa två–handsprincipenfår inte samma användare göra alla moment i PCLev. Varje förvaltning ansvarar för att aktivt säkerställa att regelverket i PCLev är uppsatt på ett sätt så att god intern kontroll uppnås. • Enstaka utbetalning via PCLev skall attesteras i Winst. Dessa skall därför endast klarmarkeras (ej attestmarkeras) i PCLev. • Grupper av utbetalningar kan även fortsättningsvis attestmarkeras i PCLev mot attesterade underlag. I dessa fall ansvarar förvaltningen för att minst 2 personer är involverade i registreringen/godkännandet/attestmarkering av underlag. (Löses genom att behörigheten per grupp delas upp mellan olika personer). • Upplägg av betalningsmottagare bör göras av ett fåtal personer. Dessa personer bör ej ha behörighet att registrera betalningsunderlag. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

37. Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Attester i BtB-flödet-Utbetalningsunderlag Försystem och applikationer Förvaltning (WINST) Attest kon- trolleras mot Gasells attestregister 80% Registrering/ Kontering Beslutsattest av Utbetalnings underlag PC-lev Styrs av Gasells attestregler Automatisk Matchning OK Betalningshantering (Horisonten) Betalnings Godkännande Betalningsattest Om attest är gjord Attesterat underlag Beslutsattest Överföring till WINST som 1.Konterad order 2.Faktura Attest Bida Beslutsattest Registrering/ kontering av Utbetalnings underlag BIDA (IoFF) Om attest inte är gjord Automatisk Matchning OK Attest Beslutsattest Styrs av ansvar i kontering Registrering av Utbetalnings underlag Procapita Förvaltningen gör valet om attestmarkering görs i Pc-lev som tidigare eller om man vill gå över till beslutsattest i Winst. De utbetalningsorder som inte är attestmarkerade i PC-lev kommer att gå ut för beslutsattest i Winst. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B

38. Skillnader mot idag – attest och kontroll • Beslutsattest kopplas enbart till ansvar, övriga koddelar kan inte användas för begränsning. I Gasell kan attesterna begränsas med hjälp av alla koddelar. I praktiken är detta i många fall ett sätt att uttrycka sambandskontroller; dessa kan i Winst ersättas av lokala sambandskontroller, urval av konton, etc. • Beslutsattestflödet styrs av organisationshierarkin – inte möjligt att själv välja attestant. • Möjlighet till delegering och en styrd eskalering införs. • Utanordning ersätts med betalningsattest. Betalningsattest kopplas till utbetalningen och görs centralt i Horisonten av Intraservice. Betalningsattesten skall omfatta kontrollmoment som t ex stickprovskontroll av stora belopp eller leverantörsuppgifter. Andra kontrollmoment som ingått i utanordning såsom kontroll av periodiseringar och momsändringar läggs in i fakturaflödet eller får ersättas av efterkontroller i Horisonten/Nekksus. . • Attesträtt per ansvar/organisationsnivå för Winst skall registreras i Nekksus • Attest av beställning ersätter attest av faktura där så är möjligt. • Attest av abonnemang ersätter attest av faktura så snart funktionen att attestera abonnemang i Winst finns tillgänglig. • Attestregler för PC-lev kvarstår i Gasell. NEKK BtB | Utformningsprinciper | Attest, delegering och eskalering | Version B