Ecommerce-afdelingen

1. Ecommerce-afdelingen Evaluering af de 20 forslag til at ændre måden vi arbejder på i ecommerce-afdelingen Afdelingsdag, Højstrupgård 24. april 2006

2. Formål • Vi skal være bevidste om hvad vi gør, og hvorfor vi gør det • Vi skal udføre vores arbejde på en professionel måde og med høj kvalitet • Vi skal arbejde på en måde, hvor vi lærer af hinanden, og hvor vi løbende udvikler en særlig e-commerce spidskompetence, som differentierer os (fra andre projektledere) i koncernen

3. Agenda Forslag fordelt på: • Opgavetyper • Prioritering og forberedelse af ”Andre opgaver” • Plansætning og ressourcer • Drift & systemansvar • Projektledelse • Organisering og kultur

4. Opgavetyper Resultat: • En klar definition, til opdeling af opgaver • Arbejdsgang, hvor IT-UD ressourcer bookes i Notes • Time-boxes (2-4 uger) hvor væsentlige ændringer samles og gennemføres sammenhængende

5. Prioritering af andre opgaver/projekter Resultat: • En definition, til prioritering af indkommende opgaver • Retningslinjer for hvad prioritering indebærer for opgavens fremdrift • En skabelon til udarbejdelse af foranalyser og efterfølgende reviewproces • Synliggørelse af løsningsvalg og udarbejdelse af systemvision • Foranalyser på de nuværende prioriterede opgaver er fastsat til en bestemt deadline. • Skabelonen er afprøvet på en foranalyse, men review og systemvision er endnu ikke gennemført.

6. Plansætning og ressourcer Resultat: • Løbende 12-måneders plan, hvor ressourcetræk for planlagte opgaver fastlægges • Planen tilpasses løbende på et stort månedligt tirsdagsmøde • Planen kan kommunikeres ud i fx PROKO • Planen gennemgås hver 3. måned i KUKO

7. Drift & systemansvar Resultat: • Definition af en driftsopgave er fastlagt, men diskussionen pågår vedr. ”need vs. nice” og ”drift vs. udvikling” • Systemansvarlig alene har ansvaret for prioritering af driftsopgaver • Driftsmøder hvor tre typer opgaver planlægges • Fejlsøgning, estimering og løsning af opgave • Flere ting lykkes, e-com er mere velforberedte og kan stille mere skarpe krav til IT-UD • Klar definition af den systemansvarliges opgaver

8. Projektledelse Resultat: • Opbakning omkring fælles metoder • Det kan være hensigtsmæssigt med fælles opslagsværker • Det er ikke oplagt at alle følger samme kursusforløb • Opbakning omkring ideen med en hovedansvarlig, der opsamler best practices • Roller og ansvar indenfor dette områder er ikke defineret • Bred enighed om større fokus på evaluering og erfaringsopsamling som en del af et projekt

9. Organisering og kultur Resultat: • Nye roller og nye ansvarsbeskrivelser • Systemansvaret er blevet konsolideret på færre personer • Klar skelnen mellem systemansvarlig og projektleder • Ændringsprocessen er forankret afdelingsmøderne

10. Er vi færdige med at evaluere? • Noget er blevet indført og anvendes i det daglige • Nye roller og ansvar for driftsopgaver, 12 mdrs planlægning • Noget er anerkendt i e-commerce, men mangler at bliver afprøvet • Foranalyse, overdragelse fra PL til systemansvarlig, prioritering af indkommende opgaver • Noget er anerkendt i e-commerce, men kræver ekstern accept i bl.a. IT-UD • Hvad er drift? Valg af løsning? • Noget er anerkendt i e-commerce, men kræver at vi fokuserer på at få det indarbejdet i afdelingens processer • Overdragelse, evaluering, best practices, fælles metoder

11. Hvad gør vi nu? • Fortsætter med de tiltag, der allerede er sat i værk • Afventer resultatet af de forslag, der kommer med tiden • foranalyser, overdragelser, nye opgaver • Sætter fokus på de tiltag, som vi synes er gode, men som vi ikke har indarbejdet endnu • evalueringskultur, metode • Sætter fokus på de forslag der involverer vores interessenter • Foranalyse, valg af løsning, systemvision, driftsopgaver vs. udvikling, overvågning, brugeruddannelse • Er der nogle forslag der er særlig vigtige for os og som vi forudser vil møde særlig modstand? • Andet?