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Administración del Tiempo.

Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003. Necesidad de administrar el tiempo. El tiempo es un recurso especial Problemas y Causas Organización ¿Como conservar el equilibrio y control?.

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  1. Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003

  2. Necesidad de administrar el tiempo. • El tiempo es un recurso especial • Problemas y Causas • Organización • ¿Como conservar el equilibrio y control? GpiH-10. Administración del Tiempo.

  3. Salvador Dali, (Surrealismo) La persistencia de la memoria El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. Gerald Murphy (Cubismo) Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo ¿Qué es el tiempo? GpiH-10. Administración del Tiempo.

  4. El tiempo es un recurso especial • Todos tenemos el mismo. • Una vez pasado ya no se recupera. • Cualquier actividad requiere tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  5. ¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! • Podemos controlar las actividades que realizamos. • De modo que podremos realizar: • Más actividades ??? • Aquellas actividades que sean más importantes • Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos GpiH-10. Administración del Tiempo.

  6. Problemas y Causas • Coyuntura • Actitudes • Causas del “stress” • Algunas Soluciones. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  7. Coyuntura • Entorno tecnológico • Cambios frecuentes ... • necesidad de tiempo para responder • Economía global • Menos barreras downsizing,… • recortes de personal • Empleo • Logrado por habilidad... Técnica • Mantenido por habilidad Organizativa GpiH-10. Administración del Tiempo.

  8. Habilidades Organizativas: • Capacidades • Comunicación • Oral • escrita • Trabajo en equipo • Control eficaz del tiempo GpiH-10. Administración del Tiempo.

  9. Actitudes • Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos  • “stress”, no tengo tiempo. • Activa: influir sobre el propio destino: • Eficacia. • Tengo tiempo. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  10. Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/desconfianza dificultad incremental / fatiga mental, neuralgias, insomnio. Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, Desjerarquización de valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes Síntomas del “stress” GpiH-10. Administración del Tiempo.

  11. Objetivos inalcanzables tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. Falta de planeación y organización personal Falta de delegación eficaz Tensiones del propio trabajo Descontrol de interrupciones, Reuniones excesivas o ineficaces comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) Exceso vida sedentaria. Causas del “stress”, principales “quita tiempos” GpiH-10. Administración del Tiempo.

  12. Algunas Soluciones. • Vacaciones • Deporte • Cambiar de actividad • Verlo con perspectiva: Distanciarse • No dejarse llevar por sentimientos negativos • Administración del tiempo • Planificación y Organización personal. • Control de las interrupciones GpiH-10. Administración del Tiempo.

  13. Organización • La lista de cosas a hacer, El inventario • La matriz de prioridades. • Identificar las horas más y menos eficaces. • La realidad del tiempo controlable. • Usar un plan para organizarse. • Vivir con el plan diario GpiH-10. Administración del Tiempo.

  14. 1) La lista de cosas a hacer • El inventario. • Origen de muchas urgencias de la lista... • Criterios de importancia. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  15. 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  16. 1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias • 1. Tareas que encarga el jefe. • Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º • Solución: Preguntar • 2. Tareas impuestas por el sistema. • Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... • Solución: Reservar tiempo, Organizar (núm. Errores) GpiH-10. Administración del Tiempo.

  17. 1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias • 3. Acciones derivadas de subordinados • Bola de nieve o bloqueo. • Solución: Comunicación • El rebote del problema • Solución: • ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! • ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado • Salvo falta de cualificación • 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día GpiH-10. Administración del Tiempo.

  18. 1) Principio de Pareto ley 80:20 “lo más es menos y lo menos es más” La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: Causan la mayoría de resultados Son importantes El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor El 20% de agencias venden el 80% del producto El 20% de los clientes generan el 80% de quejas 2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica:  Proceso  Transporte  Stock  Esperas  Inspección Tareas 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. Resultados GpiH-10. Administración del Tiempo.

  19.  Hacer “Ya”  Planear a medio plazo  Interrupciones: controlarlas  Trivial: socializar Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. Es clave haber acabado el día habiendo hecho . No planear más de 6 actividades/día, lo normal  3, pero  1 2) La matriz de prioridades. Importancia Mucha  Poca Urgencia Poca  Mucha     GpiH-10. Administración del Tiempo.

  20. 3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). • E: Período del día que uno rinde más. • Para lo difícil, complejo / importante • D: Período del día que uno rinde menos • Leer periódico, • abrir correo • Telefonear • Interrupciones • Entrevistas. +50% 100% PRODUCTIVIDAD Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo 1992 -50% 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 HORA  GpiH-10. Administración del Tiempo.

  21. 4) La realidad del tiempo controlable. • Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días • Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. • 5 preguntas clave: • ¿Qué estoy haciendo, • ... que en realidad no es necesario hacer? • … que pudiera encargar a otras personas? • … que pudiera hacerse con más eficiencia? • … que hace perder el tiempo a otros? • ¿Qué hice en mis mejores horas? • Buscar la eficiencia: • eliminar… y añadir propio/importante GpiH-10. Administración del Tiempo.

  22. e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas GpiH-10. Administración del Tiempo.

  23. f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” • Revisar la matriz de vez en cuando. • Programar pocas cosas extra (3) Toma 1 GpiH-10. Administración del Tiempo.

  24. ¿Como conservar el equilibrio y control? • Equilibrio en la vida • Control de interrupciones • Delegar • Reuniones eficaces GpiH-10. Administración del Tiempo.

  25. Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida • ¿a qué dedico el tiempo? • ¿a qué debería dedicar el tiempo? GpiH-10. Administración del Tiempo.

  26. Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. Cómo es Cómo quiero que sea Como mantener el equilibrio de su vida GpiH-10. Administración del Tiempo.

  27. Equilibrio en la vida ... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel • Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...?  Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...?  Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...?  Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...?  Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  28. Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo • Mesas en oficina: diagonal • Reloj pared: espalda • Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. • El 70% de las personas acatan las señales. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  29. Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. • Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse • En el café de la mañana • visitar, llamar…. GpiH-10. Administración del Tiempo.

  30. Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia • Preguntar: ¿Por qué es tan importante? • Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? • Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) • Saber terminar una conversación • Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer • si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie GpiH-10. Administración del Tiempo.

  31. Bibliografía • 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal. GpiH-10. Administración del Tiempo.

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