Persentaci??n base contactos

1. BASE DE DATOS DEL PATRONATO DE TURISMO CLIC PARA PASAR PÁGINA

2. Qué hace esta base de datos Una base de datos sirve principalmente para guardar y ordenar todo tipo de datos. En el caso de esta base, también posibilita: • Añadir, modificar o eliminar datos, dividirlos en categorías o grupos. • Presentarlos en pantalla de la forma más apropiada a las necesidades de trabajo y de los usuarios. • Emitir información impresa para uso interno y para presentación de datos a terceros. Esta información • se obtiene por listados predefinidos generales o por medio de herramientas integradas para la creación • de listados que se ajusten a otras necesidades del trabajo del Patronato. • Agenda: Generar, ordenar y filtrar noticias para comunicación interna en una oficina, con las utilidades • específicas adecuadas a las tareas de las oficinas de información. • Pantallas con información más usada, a modo de tablón de anuncios o listado de teléfonos más utilizados, • como la centralita del Cabildo. • La primera base que estuvo a disposición se puede considerar un gestor de listados, sobre todo • para información turística. • Esta versión evoluciona en dirección a la gestión de contactos, permitiendo al mismo tiempo generar • grupos de datos a la medida de una necesidad puntual y su reflejo en los medios más usados en el • entorno de trabajo (etiquetas, listines telefónicos, listados para presentación, etc)

3. Los datos de esta base se guardan en tablas, similares a las que se pueden generar en Excel o en Word. La ventaja en Access viene de la posibilidad de relacionar datos de tablas diferentes y manipularlos según convenga.

4. La base se inicia automáticamente con la pantalla de datos básicos. Desde aquí se puede acceder a los datos principales de cualquier contacto individual. La cantidad de datos depende del contacto: podemos tener muchos datos de un alojamiento, por ejemplo …

5. … o simplemente un contacto con sólo un nombre y un teléfono móvil

6. La pantalla de datos básicos es únicamente para consulta, no hay peligro de que los datos puedan ser eliminados o editados. Sí pueden ser seleccionados y copiados para pegarlos en cualquier otra aplicación. Etiqueta de datos generales Datos de comunicación adicionales referidos al contacto Datos de comunicación adicionales referidos al contacto Zona de búsquedas y vínculos

7. Para buscar los contactos individuales usamos los desplegables de búsqueda de la parte inferior. 1.- Se hace clic en el desplegable de nombre o Razón (aparece una lista de todos los contactos ordenados por el campo nombre y la razón social, institución, etc.). Si se elige el desplegable de apellidos, buscará por el campo apellido y también por la razón social, institución, etc.

8. 2.- Conforme vayamos escribiendo una palabra, la lista desplegada seleccionará el término al que estamos dirigiéndonos.

9. 3.- Cuando encontramos el contacto buscado, hacemos clic sobre él, y sus datos se presentan en la pantalla.

10. La opción de búsqueda avanzada posibilita encontrar cualquier cadena de palabras en toda la tabla de datos. En el ejemplo, buscamos la palabra ‘LEÑA’ para saber dónde se vende, pues no recordamos el nombre del establecimiento.

12. La pantalla de inicio ofrece otras utilidades, como ver más datos básicos, búsqueda por palabras clave o vínculos a otras pantallas de la base de datos. Pestañas para más datos básicos Ir a listados Crear fax Ir a Edición Ver agenda, centralita del Cabildo y tablón de lo más utilizado Imprimir sobre Buscar por palabras clave de la base

13. Como se indicó anteriormente, se pueden pegar directamente los datos en diferentes aplicaciones (hojas y etiquetas de Word, correo electrónico, celdas de Excel, etc)

14. Para la edición de datos se usan otras pantallas en las que sí es posible: - añadir y modificar datos sueltos a un registro existente, - añadir un registro de datos completamente nuevo, o - eliminar todo un registro de la base de datos. Pestañas de introducción de datos generales Etiqueta de datos generales

15. Otra pestaña de la pantalla anterior sirve para poder agrupar los contactos de diferentes formas. Pestaña de agrupamientos y categorías

16. De este modo, dependiendo de si se trata de contactos que pueden formar parte o no de listados turísticos: • La localización turística permite encuadrar al contacto en un lugar específico en la Palma • Los grupos de contactos agrupan en diferentes conjuntos de contactos (hoteles, bares, alcaldes …) • La casilla de listados permite al contacto aparecer o no en determinados listados (por ejemplo, • la ‘Pensión La Tienda’ estaría en “EL PASO”, dentro del grupo de “HOTELES” pero “NO” debe • aparecer en los listados turísticos para publicar, al no estar legalizada. De esta forma, contamos • con sus datos en la base para uso interno, pero no se promociona al exterior) 1 2 3 Para algunos grupos de contactos (como alojamiento, restaurantes y bares, museos y centros de visitantes) se necesitan más datos (servicios, aparca- miento, horarios, etc.). Por ello es necesario tener pantallas separadas, a las que se accede mediante el botón intermitente verde de su grupo.

18. Este es un ejemplo de pantalla para rellenar datos adicionales del grupo de Museos y centros de visitantes. En este caso, como hay listados de varios idiomas para turistas, desde aquí se pueden rellenar los datos en una misma operación.

19. La última pestaña de la pantalla de edición de datos permite indicar a la base de datos que ha habido una modificación en datos que aparecen en publicaciones del Patronato (Web, folletos) Así se crea una lista automática con los cambios que se deban realizar a la hora de reeditar una publicación. Pestaña de control para revisión de datos en publicaciones Cuando añadimos un nuevo contacto, es necesario pasar por todas las pestañas y rellenar todos los campos y casillas que sean de interés, a fin de que el contacto quede bien reflejado y aparezca donde deba, SOBRE TODO en la pestaña de AGRUPAMIENTOS.

20. Para el uso de los datos agrupados se usan las consultas y los listados para turismo, tal y como es habitual.

21. ayudas Vínculo a ayudas específicas de este campo Vínculo para consultar formato y estilo F Ayuda flotante, aparece al situar el cursor sobre un campo Informaciones directas sobre pantalla

22. Existen varios informes con todo tipo de documentación para resolver problemas que puedan aparecer o para realizar tareas que no están previstas en la base