MANUAL del SIVE Web

1. MANUAL delSIVE Web SENASA, Barreal de Heredia Dra. Sabine Hutter, Ing. Luis Angulo, Dr. Alexis Sandí Diciembre 2013 UE-PG-008-IN-02-v1

2. Que es el SIVE Web? • Sistema Informático de Vigilancia Epidemiológica del SENASA • Accesible en cualquier lado donde hay internet (-> “Web”) • “Actualizado” porque ya existía un SIVE en el pasado (entre el año 2000 y 2010), que en su momento fue también un registro de establecimientos, y que se dejó de utilizar cuando se implementó el SIREA

3. Que es el SIVE Web? • Centraliza y estandariza información de campo y de laboratorio • Permite la disponibilidad de la información en tiempo real en todos niveles (Campo –Laboratorio – Nivel Central) • Cumple con los objetivos de la institución en el contexto de la vigilancia epidemiológica

4. Especificaciones

5. Pantalla de Inicio del SIVE Web actual

6. El SIVE se basa en la información de los formularios corrientes • Notificación de caso (DO-PG-002-RE-012) • Hoja de Visita/ Orden Sanitaria(DO-MC-01-RE-006) • EA1 (DO-MC-01-RE-013) • Censo de Población Animal (DO-MC-01-RE-008) • Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007) • Acta de Cuarentena

8. Utilización del SIVE • Departamento de Tecnología de Información: Mantenimiento y actualización del sistema informático • Departamento de Epidemiología, Planificación, Control Interno, Auditoria: Análisis de datos para informes periódicos • LANASEVE: Recepción de protocolos + inclusión de los resultados, análisis de los datos • Dirección de Operaciones: Digitación de la información de vigilancia (y muestreos específicos cuando hay), protocolos de laboratorio, análisis de los datos cuando sea necesario • DIPOA: Notificaciones de sospechas de enfermedades (PPC, EEB, FA) en los mataderos • Dirección de Cuarentena Animal: Notificaciones de sospechas de enfermedades y de importaciones y exportaciones

9. Funciones en el SIVE

10. Módulos del SIVE Web • Módulo: Datos usuario • Módulo: Funcionarios (solamente Administrador) • Módulo: Notificaciones • Módulo: Eventos • Módulo: Mis protocolos • Módulo: Hato Libre • Módulo: Recepción Protocolos • Módulo: Establecimientos • Módulo: Catálogos (solamente Administrador) • Módulo: Listado Reportes • Módulo: Listado Protocolos • Módulo: Listado Resultados • Módulo: Ayuda

11. Se incluyen los datos de cada usuario del SIVE Módulo: Datos usuario

12. Módulo: Datos usuario • En este módulo cada usuario es responsable de mantener su información actualizada: Nombre, Apellidos, Número de teléfono, Puesto, Oficina etc. Si no puede utilizar una de las listas, por favor de contactarse con el Departamento de Informática abriendo un tiquete en la página web del SENASA: www.senasa.go.cr ► en: Sistemas en línea ► en: Centro de Asistencia ► Abrir Nuevo Ticket

13. Se demuestra el estado de uso del SIVE de cada usuario Módulo: Usuarios

14. Módulo: Usuarios • Existen 3 estados de actividad en el SIVE: • Activo: puede trabajar en el sistema • Inactivo: ya no puede trabajar en el sistema • Bloqueado: se le quitaron los privilegios • Para cada tipo de usuario se asignan derechos especiales (roles), los derechos se encuentran descritos en el registro UE-PG-008-RE-01

15. Se introducen todas las notificaciones de sospechas de enfermedades, que se reciben por parte de veterinarios, propietarios, vecinos, otras agencias de gobierno etc. Además se utilizan para notificar la Dirección de Operaciones del SENASA en el caso de sospechas en mataderos y para la importación y la exportación de animales. Módulo: Notificaciones

16. Módulo: Notificaciones • El módulo de Notificaciones tiene la función de: • Registrar las sospechas de casos de enfermedad en animales sea en campo o en mataderos • Registrar la información epidemiológica de animales importados y exportados para seguimiento en campo • El funcionario a quien se asigna la investigación recibe un correo electrónico con los datos básicos del caso

17. Módulo: Notificaciones • Quien utiliza el módulo de Notificaciones?

18. Módulo: Notificaciones • Instrucciones: • Insertar toda la información del formulario • Si se conoce el código SIREA, este mismo se puede utilizar para bajar la información del establecimiento directamente del SIREA • El formulario esta apto para realizar las notificaciones de importaciones/ exportaciones de la Dirección de Cuarentena • Después de insertar toda la información, presione el botón “Insertar”

19. Código SIREA • El SIVE se basa en la información de los establecimientos del SIREA • Cuando no se conoce el código SIREA, se debe de buscar de la siguiente manera: • Búsqueda por ubicación, cédula propietario y/o responsable, vecinos • Si el establecimiento no está registrado, y se trata de un establecimiento con animales de producción, se debe de inscribir en el SIREA de inmediato!

20. Módulo: Notificaciones • Instrucciones: • El Director Regional o la(s) persona(s) a quien el designa deben de asignar las tareas al funcionario correspondiente. Normalmente la asignación se hace según la ubicación de la notificación. • Para terminar la asignación, se debe de presionar el botón “Modificar”. • El funcionario al que se asignó la notificación, evidencia el seguimiento a la notificación en el momento que digite el “Evento”. • La información de la notificación se puede guardar en formato electrónico o imprimirse en papel.

21. Se introduce información sobre todas las visitas de campo realizadas para vigilancia pasiva (atención de casos - sospechas), eventos relacionados, vigilancia activa, muestreos especiales, importaciones y exportaciones. Módulo: Eventos

22. Módulo: Eventos • La categorización de los eventos es de la siguiente manera:

23. Atención de caso - sospecha • = “Atención y seguimiento de notificaciones de sospechas de enfermedades” • Esta vigilancia se ejecuta utilizando la Guía de Vigilancia Pasiva (UE-PG-004-IN-001) • Se debe de crear un evento siempre

24. Eventos relacionados • = “Eventos relacionados a un caso que se definió como caso índice de un brote” • En el caso de que una sospecha de enfermedad se confirma, resultando en un brote, cuando se da seguimiento a otras fincas/granjas, los eventos se categorizan como “Evento relacionado”. • En el apartado de “Eventos relacionados” se debe de realizar la relación en el evento del brote con todos sus eventos relacionados.

25. Eventos relacionados • Ejemplos de eventos relacionados: • Un brote de rabia, en cual se hacen visitas a fincas vecinas para verificar la situación en estas fincas • Un brote de Salmonella gallinarum y otra enfermedad en cual se decide realizar investigaciones en granjas/fincas vecinas para conocer mejor la situación epidemiológica de los alrededores • Un caso de una enfermedad exótica en cual hay que realizar investigaciones de establecimientos vecinos y de contacto • En el caso de una nueva notificación (por parte de un veterinario, productor etc.), el evento se categoriza como “Vigilancia pasiva”. Dependiendo de la situación epidemiológica, se debe o no relacionar con el brote índice.

26. Vigilancia activa • “Vigilancia rutinaria que se planifica periódicamente” • Se crea un evento, donde se debe digitar la hoja de vista y el protocolo únicamente. • En este momento vigilancia activa se realiza para Influenza Aviar, Enfermedad de Newcastle, Peste Porcina Clásica, y en granjas aviares de exportación para Salmonelosis y Laryngtraqueitis.

27. Muestreos especiales • “Muestreos extraordinarios para obtener información sobre enfermedades de interés” • Muestreos especiales normalmente son dirigidos por un Programa Nacional respectivo • Este Programa dará las pautas sobre el tipo de información que se debe de incluir en el SIVE

28. Importaciones de animales vivos • Queda a criterio de la Dirección de Operaciones y la Dirección de Cuarentena para indicar la información y seguimiento a realizar

29. Exportaciones de animales vivos • Queda a criterio de la Dirección de Operaciones y la Dirección de Cuarentena para indicar la información y seguimiento a realizar

30. Módulo: Eventos • El módulo de Eventos contiene los siguientes datos: • Datos del Evento • Datos de Establecimiento (utilizando el Código SIREA) • Censo de la población • Ingresos y salidas de animales del establecimiento

31. Módulo: Eventos • Sub-módulo: • Visitas • Información general sobre la visita • Población afectada • Síntomas y lesiones • Tratamientos o vacunaciones • Orden sanitaria • Medidas tomadas • Acta de cuarentena • Muestras (Protocolos de laboratorio)

32. Código SIREA • Cuando absolutamente no se justifica la inscripción del establecimiento en el SIREA (ejemplo por ser una casa, o por tener solamente un animal que se murió), la información de “Datos del establecimiento” se puede registrar como “Otro lugar”. • Se debe de indicar el “Motivo de no ingreso al SIREA” • En este caso siempre se deben de buscar las coordenadas exactas (latitud y longitud) del lugar!

33. 1 Evento – varias Visitas – varios Protocolos de laboratorio Un Evento puede tener una o varias visitas. En cada visita se pueden llenar uno o varios protocolos de laboratorio (Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007).

34. Formulario para cada ocasión

35. Para incluir y dar seguimiento a protocolos de laboratorio (Formulario Recepción de muestras para diagnóstico (SEG-PE-001-RE-007)) Módulo: Mis protocolos

36. Módulo: Mis protocolos • En este módulo se encuentran todos los protocolos (Formulario Recepción de muestras para diagnóstico SEG-PE-001-RE-007) , que el usuario digitó • Aquí también se pueden incluir protocolos que no están relacionados a un evento (ej. muestreo para AIE, entre otros)

37. Dar seguimiento a los resultados que se asignan a mis protocolos Módulo: Mis RESULTADOS

38. Módulo: Mis resultados • En este módulo se encuentran todos los resultados de protocolosque el usuario digitó

39. Para manejar los hatos en saneamiento y libres de brucelosis. Se puede imprimir el certificado de “Hato libre” siempre cuando el establecimiento cumple con los requisitos de “Hato libre” según el Programa Nacional de Brucelosis. Módulo: Hato Libre

40. Módulo: Hato Libre • Diseñado para brucelosis, para tener un registro de establecimientos de hatos en saneamiento y “Hato libre” de esta enfermedad. • El módulo puede servir para otras enfermedades diferentes a brucelosis. • El módulo permite crear los certificados de “Hato libre” electrónicamente, luego se pueden imprimir en PDF y firmar digitalmente o físicamente.

41. Ejemplo de un Certificado de Hato Libre emitido por el SIVE Web

42. Módulo: Hato Libre • Este módulo lista los Protocolos de laboratorio relacionados al establecimiento (Recepción de muestras para diagnóstico SEG-PE-001-RE-007) • Se pueden comparar dos Protocolos de laboratorio, para encontrar diferencias en los animales con mayor facilidad. • Se permite el recordatorio del siguiente muestreo por correo electrónico a través de la programación.

43. Brucelosis • Para brucelosis, solamente se crea un evento cuando existe la sospecha de brucelosis por abortos (según la Guía de Vigilancia Pasiva UE-PG-004-IN-001). • En cualquier otra ocasión no hay que crear un evento para brucelosis, pero el establecimiento se puede incluir en el Módulo de Hato Libre de inmediato.

44. Este módulo es de uso interno de los laboratorios. El personal de recepción de muestras revisa si la documentación de los protocolos es completa, y puede aceptar o rechazar muestras. Cada protocolo recibe un número de protocolo. Módulo: Recepción Protocolos

45. Módulo: Recepción Protocolos • El código de los protocolos depende de donde se emite. Siempre consiste en una o varios letras, 4 dígitos, guión y el año (2 dígitos):

46. Buscar protocolos en todo el sistema Módulo: Listado DE PROTOCOLOS

47. Listado de protocolos • Podemos usar los filtros para buscar un protocolo en todos los que se encuentran registrados • Esta ventana es de uso del personal de laboratorio o jefes.

48. Para buscar los resultados de un Protocolo de laboratorio en específico. Módulo: Listado DE RESULTADOS

49. Listado de Resultados • Basados en un protocolo buscar los resultados o crear nuevos si tiene los privilegios. • Esta ventana es de uso del personal de laboratorio o jefes.

50. Los catálogos son los listados que estandarizan las entradas de información. Uso interno de administradores del sistema Módulo: Catálogos