Conseil consultatif sur les services de BAC

1. Conseil consultatif sur les services de BAC Compte rendu sur les heures de service et sur les améliorations Le 20 juin 2008

2. Objectifs • Informer le CCS de l’ajout d’heures de service résultant des consultations • Informer le CCS des progrès quant à la mise en place d’autres améliorations de nos services, conformément à nos discussions de la rencontre du 7 mars 2008 • Informer le CCS de la diffusion d’AMICAN – soin des collections • Suivi du compte rendu de décisions du 7 mars

3. Préférences du CCS • Ajout d’une heure de service avec personnel complet tous les jours de la semaine (horaire privilégié : lundi, mercredi et vendredi de 9 h à 16 h et mardi et jeudi de 10 h à 17 h) • Embauche d’employés à temps partiel pour permettre davantage d’activités dans les salles de consultation à l’extérieur des heures de service normales, la semaine et la fin de semaine • Augmentation des heures d’accès aux salles de référence et aux outils de recherche, par l’entremise du personnel de sécurité • Augmentation des activités dans les salles de consultation à l’extérieur des heures normales (photocopieuses à maniement individuel, etc.)

4. Nouvelles heures de services • De nouvelles heures de services seront ajoutées à compter du 7 juillet 2008 • Les services d’inscription et de références, le Centre canadien de généalogie et la consultation de documents, dotés de personnel, seront offerts : - le lundi, mercredi et vendredi de 9 h à 16 h - le mardi et jeudi de 10 h à 17 h

5. Nouvelles heures de services De nouvelles heures dotées de personnel seront ajoutées : • des services de base seront offerts dans la salle de consultation principale le samedi, de 10 h à 16 h • ces services comprendront notamment l’accès à la copie numérique et à la copie de microfilms à maniement individuel

6. Nouvelles heures de services De nouvelles heures sans personnel seront ajoutées : — Les salles de référence du deuxième étage seront ouvertes aux clients jusqu’à 20 h du lundi au vendredi, et de 10 h à 14 h les samedis et dimanches La salle de consultation principale (documents textuels, réserve, microfilms et audio-visuel) de même que le Centre canadien de généalogie, seront ouverts à la clientèle de 8 h 30 à 23 h, du lundi au vendredi

7. Nouvelles heures de services • La salle des microfilms a été reconfigurée pour la rendre plus conviviale • Des barres d’alimentation supplémentaires ont été ajoutées dans la salle des microfilms • Des terminaux informatiques supplémentaires ont été installés dans la salle de consultation pour les archives écrites • Tous les ordinateurs sont désormais pourvus d’un accès Internet, d’un accès au catalogue public en ligne et d’une même configuration • La capacité de téléchargement sur clé USB sera mise en place sous peu

8. Amélioration des services • Trois nouveaux copieurs (numériseurs) à maniement individuel seront installés dans la salle des microfilms d’ici la fin juin 2008, en vue d’améliorer les services de copie et trois appareils supplémentaires sont actuellement en cours d’acquisition • Une nouvelle entente pour les chercheurs est en élaboration. Cette entente permettra d’éliminer certaines formalités administratives quant à l’utilisation des copieurs numériques à maniement manuel • Une nouvelle page Web pour les chercheurs universitaires, visant à aider les étudiants diplômés et les universitaires à mieux tirer profit des ressources et des compétences de BAC www.collectionscanada.gc.ca/the-public/005-8000-f.html www.collectionscanada.gc.ca/the-public/005-8000-e.html

9. Numérisation des instruments de recherche • Projet de conversion des instruments de recherche pour 2008-2009 • Chemin de fer Canadien national • Projet d’utilisation et d’occupation du territoire inuit • Index du registraire général 1651-1841 • William Lyon Mackenzie King, série J, avant 1921 • Quartiers généraux militaires canadiens et quartiers généraux de l’armée canadienne • Proclamations, Québec, Bas-Canada and Canada-Est • Ministère des Travaux publics • Bureau du Conseil privé • Gendarmerie royale du Canada – collection de photos • Ministère des Mines et des Relevés techniques – index photographique • Gazette de Québec • Fonds sir John Thompson • Index du bureau de Londres – 1re partie

10. AMICAN • Qu’est-ce que c’est? • AMICAN est un système conçu pour intégrer l’information de contrôle intellectuelle et physique liée aux fonds de LAC. Le système s’élabore par modules • Que fera-t-il? • AMICAN engendrera des améliorations en matière d’accès et de services. Il permettra aux usagers de passer des commandes de matériel en ligne à des fins de consultation et de s’inscrire en ligne pour obtenir un laissez-passer de recherche

11. AMICAN • La mise en œuvre d’AMICAN s’effectue par étapes : • La recherche fédérée a été mise en place au printemps 2006, pour faciliter la recherche dans nos fonds, et continuera de faire l’objet d’améliorations • À compter du 12 mai 2008, un nouveau système de circulation du matériel d’archive a été mis en place. Dans les 8 à 12 mois qui suivront, un nouveau système de circulation des documents publiés sera également implanté • Des modifications d’ordre technique seront requises avant l’implantation du système de commande en ligne

12. Fiches de commentaires de la clientèle 2007-2008 • Éléments marquants relevés parmi plus de 2 000 cartes remplies par les usagers en ligne, sur le site et par courrier : • Pourcentage d’utilisateurs satisfaits des services reçus : - 64 % des usagers sur le Web - 77 % des usagers sur le site - 84 % des usagers ayant répondu par la poste

13. Fiches de commentaires de la clientèle 2007-2008 • Pourcentage d’utilisateurs satisfaits des services en ligne : - Consultation du matériel ─ 73 % - Référence ─ 81 % - Photocopies et reproductions ─ 73 % • Pourcentage d’utilisateurs satisfaits des services offerts à distance (courrier ou courriel) - Référence ─ 80 % - Généalogie ─ 84 % - Photocopies et reproductions ─ 90 % - AIPRP/Dossiers du personnel ─ 85 %

14. Suivi du rapport de décisions du 7 mars • Les mêmes heures de services dotés de personnel s’appliqueront au 2e étage et au 3e étage à compter du 7 juillet 2008 • Une question par rapport à l’horaire échelonné sera ajouté au sondage s’adressant à la clientèle (en discussion) • On exprime une préférence pour l’inscription sur les postes de travail publics par rapport au logiciel de filtrage d’information (en attente de développements) • Des spécialistes en matière d’acquisition seront invités aux prochaines rencontres (confirmé pour la rencontre d'octobre) • BAC présentera sa stratégie en matière de services au CCS à l’étape de l’architecture ─ à l’ordre du jour d’aujourd’hui • Les membres du CCS recevront un lien vers la conférence de Symons. Ils auront également accès aux suggestions et aux questions affichées sur le site Web ─ fait