Rammasamningar frh. Rafræn verkfæri

1. Rammasamningar frh.Rafræn verkfæri 28. febrúar 2008 Jóhanna Eirný Hilmarsdóttir Jóhanna Eirný

2. Hvað er rammasamningur • Afsláttur í áskrift • Einfalt og öflugt innkaupaverkfæri • Hagkvæm leið fyrir kaupendur og seljendur • Skipulögð viðskipti • Útboðsskyldu fullnægt • Viðmið til að “prútta” ??

4. Leikur að tölum • Innkaup á kaffi hjá Ríkiskaupum • Á ári 182.000.- / ca. 15.000 pr. mánuð • Sparnaður á ári ca 50.000.- rúmir 3 mán.fríir • Ljósritunarpappír hjá RK • Á ári ca. 152.000.- / ca. 12.700 pr. mánuð • Sparnaður á ári ca. 37.000.- tæpir 3 mán.fríir • Tóner í prentara • Á ári ca. 450.000.- / ca. 37.500 pr. mánuð • Sparnaður á ári ca. 144.000.- tæpir 4 mán.fríir

5. Rafræn innkaup Helstu verkfæri

6. Innkaupaferlið

7. Hvað eru rafræn innkaup ?

8. Skipulag innkaupa • Oft á höndum margra starfsmanna • Lítil samræming innkaupa á milli deilda • Innkaup / móttaka / bókun

9. Upphafið • Hluti af stefnumótun verkefnisstjórnar um upplýsingasamfélagið og innkaupastefnu ríkisins • Rafræn viðskipti sem forgangsverkefni 2001 og auknir fjármunir í málaflokkinn • Tillaga faghóps FJR um upplýsingatækni • Nefnd á vegum FJR hóf störf seint árið 1999

10. Upphafið frh. Útgangspunktar nefndarinnar • Rafrænt innkaupakerfi fyrir aðila að rammasamningum Ríkiskaupa • Vörulistar og almennar upplýsingar • Notast við vélbúnað sem væri til • Einfalda upplýsinga- og greiðsluflæði

11. Upphafið frh. Tillögur nefndarinnar • Að bjóða út rafrænt markaðstorg • Leita samstarfs við einkaaðila um uppbyggingu og rekstur • Að markaðstorgið yrði hluti af stærra markaðstorgi • Samstarf ríkis og markaðar um þróun

12. Upphafið frh. • Draga úr kostnaði við innkaupaferlið • Einfaldari innkaupaferla • Sjálfvirka bókunarferla • Markviss fræðsla við innleiðingu • Hvetja til framgangs rafrænna viðskipta • Söfnun upplýsinga og greining innkaupa

13. Upphafið frh. • Betri kjör í krafti magninnkaupa • Allar ríkisstofnanir njóta sömu kjara • Til einföldunar og þæginda fyrir seljendur • Rafræn innkaup styrkja rammasamninga með betra aðgengi og aga í innkaupum

14. Rafrænt markaðstorg • Rafrænn vörulisti • Upplýsingar um birgja og vöruflokka í rammasamningskerfi Ríkiskaupa • Pantanatillögur og pantanir • Samþykktarferli • Milliganga um rafræna reikninga • Tenging við bókhaldskerfi • Upplýsingasöfnun og skýrslugerð

15. Rafrænt markaðstorg frh. • Einkaaðilar leiða verkefnið en ríkið er ábyrgt fyrir stefnumótun, mótun öryggiskrafna, notkun staðla og framsetningu upplýsinga • Markmið ráðuneytisins að öll viðskipti í tilteknum vörukaupum verði rafræn innan tveggja ára

16. Innkaupaferlið

17. Hvað hefur áunnist? • Ráðist í útboð árið 2001 • Anza /IBX valið og fékk samning vorið 2002 • Fyrsta pöntunin send í júní 2002

18. Þróun viðskipta

19. Þróun viðskipta

20. Öðruvísi ? Til að ná góðum árangri í rafrænum viðskiptum þurfa sömu undirstöðuatriði að vera í lagi eins og í annarri verslun. Gott aðgengi – rétt vöruúrval – þægilegt eða ... Næg bílastæði – allt á einum stað - fljótlegt

21. Staðan núna • RM hættir rekstri 15. maí 2007 • Samningur við Vörusjá apríl 2007 • Tilraunatími • Heilsugæsla höfuðborgarsvæðisins • A4, Rekstrarvörur, Parlogis

22. B2B

23. Kerfin

24. Stuðningsumhverfi Pöntun Afhending Sá sem pantar Seljandi vörumeðhöndlun Meðhöndlun reikninga Vörueftirlit Tölfræði / eftirfylgni Stjórnun / viðhald Seljandi upplýsingar Innkaupastjóri

25. Hlutverkin • Innkaupastjóri • Stýring, samningastjórnun, mönnun • Innkaupaaðili • Pantar, móttekur, staðfestir, upplýsingar • Vörustjóri • Tölfræði (logistik) upplýsingagjöf, eftirfylgni • Seljandi – vörumeðhöndlun • Móttaka og afgreiðsla pantana, • Seljandi - upplýsingamiðlun

26. Til umhugsunar • Ekki láta hugfallast þó gögn til greiningarvinnu séu ekki eins góð og óskastaðan væri

27. Þröskuldar rafrænna innkaupa Aberdeen Group, desember 2004

28. Hvenær innkaupakort ? • Starfsmenn á ferðinni ? • Innanlands eða utan ? • Rekstur bifreiða ? • Rekstur mötuneytis ? • Þjónustusamningar, áskriftir ? • Ráðstefnur, námskeið ? • Árgjöld, húsaleiga ? • Rafmagn, hiti, vatn, sími ?

29. Lærdómur • Nýjar hugmyndir taka um 4 ár að ná þroska og viðurkenningu • Innleiðing rafrænna innkaupa er ekki tækniverkefni (ekki “Plug and Play”) • Þekking á innkaupum og breytingastjórnun er mikilvægust • Gæðastjórnun vörulista er stöðugt og krefjandi verkefni

30. Fyrirkomulag rafrænna innkaupa • RM –hlutverk þjónustuaðila (ANZA) • Vörusjá • Oracle • Innkaupakort • Útboðskerfi • Ásamt ör-útboðum, upp/niðurboðum • Öll kerfin þarfnast upplýsinga

31. Samspil • Viljum sameina upplýsingaöflun fyrir kerfin • Kallar á að birgjar skili inn upplýsingum fyrir bæði kerfin • Samstarf allra hagsmunaðila • Samnýta upplýsingar • Samningsstjórnun !

34. Rafrænt útboðsferli - ÚTBOÐI

35. Markmið • Auðvelda viðskipti og samskipti milli opinberra aðila og bjóðenda • Aukin samkeppni • Lægri viðskiptakostnaður

36. Rafrænt útboðsferli • Nýsköpunarverkefni • Vistvænt • Samstarfsverkefni • Aukin skilvirkni • Aðgengi hvenær sem er, hvar sem er • Haust 2008

37. Rafrænt útboðsferli, frh. Heildar umsýslu- og skjalastjórnunarkerfi vegna útboða • Gerð gagna • Auglýsingar • Móttaka tilboða • Mat tilboða

38. Útboðsferli i ii iii iv v Gerð útboðs- gagna Auglýsing útboðs Afhending útboðsgagna Fyrirspurnir & svör Móttaka tilboða – opnun Leit að vöru og þjónustu Útboðsferli, frh. vi vii viii ix Mat tilboða Val lausnar Gerð samninga Samnings- stjórnun Val á birgja og innkaupaleið Rafrænt útboðsferli, frh.

39. Takk fyrir í dag  johannaeirny@rikiskaup.is