Réunion annuelle de la Division SL

1. Réunion annuelle de la Division SL S. Myers SL, CERN

2. Sujets Enrico (In French with Transparencies in English) • Budget 2002 • Succession Planning and Recruitment • Industrial Service Contracts • MAPS (Merit Advancement and Promotion Scheme) • Training • SL Technical Specification Committee • Safety structure Steve (In English with Transparencies in French) • Progrès techniques au cours de l’année 2001 • SPS • LHC (uniquement les points principaux) • Coût pour l’accomplissement du LHC • Chiffres • Coupures dûes à la crise budgétaire • “Task forces” internes.…. • Comité de Revue Externe….. • Résumé du Comité des Finances de Décembre (court résumé) Presentations 45 minutes to 1 hour so as to leave ample time for questions

3. Après le “Big Bang” • Machine • Même ouverture qu’avant (5%) • Pas de problèmes avec les contrôles RF malgré la nouvelle cage Faraday. • Impédance (ports de pompage, etc) • 30% de réduction dans l’impédance transversale • l'instabilité longitudinale de micro-onde sur des groupes LHC n'a pas été vue • L'impédance longitudinale restante provient presque totalement des cavités elles-mêmes.

4. Etudes de la Machine • 5  1010 p/paquet dans une seule “batch” LHC avec émittance transversale < 3mm et longitudinale < 1eVs à 450 GeV. (i.e. moitié de l’intensité nominale mais avec les bonnes émittances) • Il y a une instabilité couplée longitudinale de groupe due à l'impédance des cavités. Essai préliminaire avec feedback semble très encourageant. • Limite principale: la pression du vide due au nuage d'électron (“scrubbing” nécessaire au début de l'année prochaine). • Beaucoup d'études détaillées sur l'effet des nuages d’électron. • Bon effort de collaboration (PS/SPS) pour la production des faisceaux de proton haute intensité.

5. Management Board (L. Evans) LCCS. Myers TCC(P.Proudlock) MARIC (P. Lebrun) SC(P. Bryant) SL-LHC-TC (S. Myers) LEMIC(K. Potter) LHC Project Structure Membership: PL and DG Chairmen of the relevant committees Division leaders of PS, LHC, ST, SL, EST Committees at the Project Level Committees at the Divisional Level

6. LHC Commissioning Committee (LCC) • Mandat • Préparez la mise en service du faisceau et l’opération du LHC. • Établir les étapes importantes de la mise en service basée sur la planification globale • Maximiser la performance de la machine • Spécifier les scénarios et les modes d’opération. • Etablir les assemblages logiques des paramètres du faisceau. • Créez une équipe convenablement qualifiée pour la mise en service initiale. En 2001: 14 réunions couvrant beaucoup de sujets cruciaux : voir l’organisation du LHC sur les pages WEB

7. Mandat du SLTC • Discuter, conseiller et décider des questions techniques liées au travail de la division SL pour le projet LHC • Coordonner le travail technique SL dans le cadre du projet LHC • Donner les priorités, planifier et suivre le matériel produit par SL dans le cadre de la planification globale de projet LHC En 2001: 9 réunions couvrant plusieurs sujets importants : voir l’organisation du LHC sur les pages WEB

8. LHC DivisionSC MagnetsInsertionsCryogenicsVacuumMachine IntegrationIndustrial Controls S L DivisionAccelerator PhysicsTransfers Inj.and DumpsInstrumentationPower ConvertersRadiofrequencyControls InfrastructureSPS UpgradeElectromagnets LHC Project Leader LHC Project Management Structure SPS LHC & LEP2

9. LHC machine and areas construction + 475.0 Prototyping + 143.0 CERN share of detector construction and M&O + 56.0 LHC Injectors + 26.0 LHC computing Phase II + 120.0 LHC infrastructure and support(machine & detectors) + 53.2 Radioactive waste management Sub-Total + 14.0 + 887.2 Cut for LHC prototyping (over 2001-2008) - 143.0 Cut in R&D - 25.8 Cut in consolidation Sub-Total - 18.0 - 186.8 Balance + 700.4 Missing in-kind contributions + 40.0 Total 740.4 Cost to Completion (Numbers MCHF)  Corresponds to the materials margin not allocated to the Remuneration Review (CERN/FC/4360/corr.) distributed so as to increase the support provided to the LHCproject and the related CERN infrastructure.

10. Cost estimatesCERN/FC/3919at 2001 prices Additionalcost Cost to completion excluding the prototyping % increase Machine 2339 412 2751 17.6 Magnet system 1474 174 1648 11.8 Cryogenic syst. 324 34 358 10.5 Radio-frequency, beam cleaning, beam observation, controls and other systems 160 29 189 18.1 Transfer lines, beam injection & beam dumping 114 5 119 4.4 Civil engineering for accelerators 140 55 195 39.3 Services & Installation 127 55 182 43.3 Final integration 60 60 Experimental Areas 254 63 317 24.8 Civil engineering 194 36 230 18.6 Infrastructure 60 27 87 45.0 Total Accelerator and Experimental Areas 2593 475 3068 18.3 The 475 Millions!

11. Coupures budgétaires CERN/FC 4490/Rev./Add “En novembre 2001, la Direction a présenté dans la revue du coût LHC (CERN/FC/4489), l’estimation mise à jour du coût pour l’achèvement du projet LHC. Pour faire face à la situation financière provenant du déficit budgétaire du projet LHC, de rigoureuses réductions sur les dépenses non LHC ont été mises en place dans l’exercice budgétaire 2002. Le montant de ces coupures est de 33.5 MCHF. Revue du coût pour l’accomplissement du CNGS La direction a lancé une revue du coût pour l’achèvement des facilités CNGS. Cette revue sera faite par un panel externe, qui rendra ses résultats en mars 2002. En attendant les résultats de cette revue, aucun engagement ne sera fait au delà de la phase de génie civil du projet, qui est déjà bien avancée.

12. Coupures budgétaires • Les conséquences de la redistribution du budget 2002 peuvent être résumées ainsi : • Une réduction d’environ 30% du temps de faisceau pour tous les programmes de physique, • Une réduction du support des services industriels • Une série d’autres mesures concernant les budgets d’exploitation des divisions (par exemple réduction des budgets voyage et conférence, réduction du pool des voitures CERN, etc…), et réduction du buget consolidation. • Une coupure d’environ 30 % dans la recherche et le développement des détecteurs et accélérateurs, • Une réduction du budget pour les allocations de subsistance, • Terminaison de la participation du CERN dans les données analytiques du programme CHORUS, • Moratoire sur la contribution du CERN dans l’expérience OPERA • Retard dans l’investissement du CNGS.

13. Mesures d’organisation La Direction souligne que beaucoup des redistributions du budget 2002 sont des mesures de crise, qui ne peuvent pas continuer dans les prochaines années. D’autres décisions fondamentales doivent être prises dans le contexte des plans à moyen et long termes qui seront présentés en Juin 2002. Suite à des réactions favorables du Comité des Finances, la Direction a entrepris la mise en place d’une série de mesures d’organisation. Les premières mesures concrètes ont été de renforcer les procédures de contrôle. Le contrôleur du programme CERN a été nommé (K.H. Kissler) et il a commencé sa tâche de contrôle. Il est aussi envisagé de nommer un contrôleur financier CERN. En même temps, la division des Finances a entrepris, avec les DPO des secteurs, une revue du système "PPA" (Programme, Project, Activity) utilisé pour la gestion des ressources financières et humaines.

14. Mesures d’organisation • Cinq « Task Forces » internesont été créées pour revoir les activités, identifier les possibilités d’augmenter l’efficacité et économiser, et proposer des changements dans la structure du CERN. Les tâches spécifiques de ces groupes de travail sont : • Programme de recherche • Structure de l’organisation • Support industriel et contrats • Personnel, • Secteur Accélérateur

15. Task Forces • Task Force 1: Programme de recherche • D. Schlatter, L.Camilleri, F. Gianotti, W. von Ruden, J. Lefrancois (Orsay) • Coûts directs et indirects des différents programmes/expériences dans les divisions EP et IT (part du CERN incluant les contributions des autres divisions) y compris des futures programmes Recherche et de Développement. • Analyse des coûts et des avantages de l’arrêt, du retard ou du “descoping” des programmes de physique • Liaison: R. Cashmore • Task Force 2: Structure de l’organisation • H. Wenninger, T. Camporesi, T. Lagrange. P. Bryant, T. Petterson, G.van Middlekoop (NIKHEF) • Proposer des changements dans la structure du CERN, pour augmenter l’efficacité, réduire les duplications et s’adapter à l’ère du LHC. • Liaison: J. May

16. Task Forces • Task Force 3: Support industriel et contrats • K.H. Kissler, D. Blechschmidt, P. Ciriani, A. Kurz, A. Gamp (DESY) • Propositions pour économies et nouvelles procédures pour le contrôle des coûts dans le domaine du support industriel et des contrats (tous les principaux contrats de support industriel, toutes les commandes globales, les droits de signature). • Liaison J. Van Der Boon • Task Force 4: Personnel • J. Ferguson, P. Schmid, V. Hatton, M. Vitasse, F. Bordry, P. Geeraert, A. Pritzker (PSI) • Propositions pour optimiser les allocations des ressources humaines avec une attention particulière à la politique des contrats, de la main-d’œuvre externe et interne et de la mobilité • Liaison A. Naudi

17. Task Forces • Task Force 5: Accelerator Sector • S. Myers, J.P. Delahaye, P. Lebrun, D. Lewis (Amersham International UK) • Propositions spécifiques pour des changements dans la structure du secteur Accélérateurs pour l’adapter à l’ère du LHC : ressources focalisées sur la construction et l’opération du LHC. • Liaison C. Wyss

18. Objectifs de la “Task Force” 5 • Repérer les activités techniquement identiques ou similaires, qui existent actuellement dans l’Unité AC, les trois divisions actuelles du secteur (et les autres divisions associées au secteur). • Considérer le regroupement de ces activités dans de nouvelles unités plus grandes, pour une plus grande efficacité et une meilleure flexibilité pour la répartition des ressources aux modules de travail. • De cette façon libérer des ressources qui pourraient alors être redéployées afin d‘exécuter des tâches qui sont actuellement budgétisées dans des contrats externes, et ainsi réaliser une économie dans le budget construction global du LHC. • Quantifier le plus vite possible les économies résultantes en main-d’œuvre et en prestations de service.

19. Conséquences et résultats • Examiner critiquement la nouvelle structure sectorielle résultante pour confirmer qu’elle fournira un environnement approprié efficace pour la construction, la réalisation et l’opération du complexe LHC incluant les injecteurs. • Examiner l’évolution du personnel CERN à long terme dans les nouvelles unités afin d’identifier les zones où les prochaines retraites rendront nécessaire un recrutement prioritaire dans le complément du personnel, le redéploiement des autres zones, la fusion des unités ou la réalisation des activités à l’extérieur (plan de succession). • Evaluer le nombre de personnel et d’équipements à être déplacés de sorte que les individus dans la même activité puissent à proximité. Un budget sera établi pour cette activité.

20. Délais • Rapport intérimaire fini fin Novembre et transmis au DG pour envoi aux Délégués du CERN avant le 28 novembre 2002.  • Discussion sur le rapport intérimaire aux réunions du Conseil pendant la semaine du 10 Décembre.  • Interaction avec la “Task Force” de Horst Wenninger. • Rapport final pour la fin février 2002.

21. Comité de Revue Externe Mandat proposé La Revue Externe prend place dans un contexte où le CERN fait face à un déficit financier considérable dans le projet LHC. Le Comité de Revue Externe (ERC) examinera et fera son rapport au Conseil comme suit : • a)Machine LHC, zones expérimentales et part du CERN dans la construction du détecteur. La revue comprendra : • La base technique du projet LHC utilisant les spécifications actuelles ; • Le coût de la réalisation des éléments inclus dans le budget initial du projet, le budget opération du CERN et les éléments sujets à modification dans les spécifications ; • le niveau de confiance dans des estimations de coûts à l'accomplissement ; • la structure de gestion ; • le programme actuel et ses risques ; • Les ressources (financières et main-d'œuvre), planning et contrôle • Toutes autres issues relatives.

22. Comité de Revue Externe • b)La part du programme scientifique du CERN qui n’est pas directement liée au LHC La revue inclura l’analyse du reste du programme CERN y compris les activités liées, telles que transfert de technologie et “Outreach”, adressage : • Le coût de chaque ligne (matériel et personnel) incluant le coût de fonctionnement de l’accélérateur; • La structure de gestion, • Le planning; • L’impact et l’interférence sur le programme LHC, • Toutes autres issues relatives.  L’ERC présentera un rapport intérimaire au Conseil et aux autres Comités en mars 2002. Le rapport final écrit sera présenté à Conseil et aux autres Comités en Juin 2002.

23. Comité des Finances • Un retard supplémentaire possible d’un an pour le LHC à cause : • Des finances, • De la cadence de production des câbles sc (9-12 mois) et de la production des aimants (3 mois) • Retard du génie civil dans CMS (3 mois). • Le budget proposé pour 2002 a été “refusé”, mais • Budget “cryo” approuvé, c’est-à-dire 5 % gelé • Jusqu’à ce que le plan financier pour l’achèvement du LHC soit approuvé • Fortes propositions pour un “Directeur/Contrôleur Financier” • Tous les contrats pour les aimants sc approuvés (355 MCHF) • 0.8% pour l’indexation des pensions approuvés • Quelques Délégués désirent examiner les coûts du personnel

24. The King and I!

25. The Entertainer!

26. The Mistake!

27. The Beginning!

28. The Peacock with Good Friend!

29. The Duke • A letter from the Duke of Wellington to the British Foreign Office in 1812 during the Napoleonic wars in Europe • “ Gentlemen: • Whilst marching on Portugal to a position which commands the approach to Madrid and the French forces, my officers have been diligently complying with your requests which have been sent by H.M ship from London to Lisbon and then by dispatch riders to our headquarters • We have enumerated our saddles, bridles, tents and tent poles, and all manner of sundry items for which His Majesty’s Government holds me accountable. I have dispatched reports on the character, wit, and spleen of every officer. Each item and every farthing has been accounted for, with two regrettable exceptions for which I beg your indulgence, • Unfortunately the sum of one shilling and ninepence remains unaccounted for in one infantry battalion's petty cash and there has been a hideous confusion as to the number of jars of raspberry jam issued to one cavalry regiment during a sandstorm in western Spain. This reprehensive carelessness may be related to the pressure of circumstance, since we are at war with France, a fact which may come as a bit of a surprise to you gentlemen in Whitehall. • This brings me to my present purpose, which is to request elucidation of my instructions from His Majesty’s Government, so that I may better understand why I am dragging an army over these barren plains. I construe that perforce it must be one of two alternative duties, as given below. I shall pursue either one with the best of my ability but I cannot do both: • To train an army of uniformed British clerks in Spain for the benefit of the accountant and copy boys in London or, perchance, • To see to it that the forces of Napoleon are driven out of Spain

30. The Similarities • A letter from the Duke of Wellington (SL division) to the British Foreign Office (Directorate) in 1812 during the Napoleonic wars in Europe • “ Gentlemen: • Whilst marching on Portugal to a position which commands the approach to Madrid and the French forces, my officers have been diligently complying with your requests which have been sent by H.M ship from London to Lisbon and then by dispatch riders to our headquarters (present system of communication in CERN!) • We have enumerated our saddles, bridles, tents and tent poles, and all manner of sundry items for which His Majesty’s Government holds me accountable. I have dispatched reports on the character, wit, and spleen of every officer (MOAS, MAPS). Each item and every farthing has been accounted for (the Controllers), with two regrettable exceptions for which I beg your indulgence, • Unfortunately the sum of one shilling and ninepence remains unaccounted for (850MCHF) in one infantry battalion's petty cash and there has been a hideous confusion as to the number of jars of raspberry jam issued to one cavalry regiment during a sandstorm in western Spain. This reprehensive carelessness may be related to the pressure of circumstance, since we are at war with France, a fact which may come as a bit of a surprise to you gentlemen in Whitehall. • This brings me to my present purpose, which is to request elucidation of my instructions from His Majesty’s Government, so that I may better understand why I am dragging an army over these barren plains. I construe that perforce it must be one of two alternative duties, as given below. I shall pursue either one with the best of my ability but I cannot do both: • To train an army of uniformed British clerks in Spain for the benefit of the accountant and copy boys in London or, perchance, (comply with administrative requests) • To see to it that the forces of Napoleon are driven out of Spain (build and make work LHC)

31. In spite of all the disturbing news Merry Christmas and a Happy New Year! Joyeux Noël et Bonne Année

32. Accelerator Activities • Accelerator physics, including accelerator studies, machine supervisions, beam simulations, accelerator theory and studies for existing accelerators and future projects. • Accelerator technical co-ordination including all aspects of shutdown work associated with existing accelerators as well as planning, coordination, quality assurance, integration, and installation of the LHC. • Administration and contract management. This includes divisional services, budget, industrial services and personnel matters. • Beam Instrumentation and Diagnostics. • Beam Feedback including longitudinal, transverse and injection feedback as well as beam cooling systems • Controls for accelerators. This includes application software, controls of accelerator services, field buses, SCADA, databases, middleware, network and “slow” accelerator timing • Cryogenics for the accelerators and the detectors. • Experimental support. This includes background studies and optimization, the fixed target experimental areas, and the support for the LHC interaction regions. • Injection and extraction elements, and including beam dumps, targets and collimators, • Machine protection, including protection of superconducting magnets, beam protection. and interlocks, controlled access (possibly cold electrical engineering). • Magnets, including all magnet design, production and maintenance as well as magnetic measurements, calculations and analysis • Operations of all the CERN accelerators (and beam transfer lines) present and future. This includes the control room infrastructure and the work performed by operators during machine shutdowns. • Particle sources, including lasers, photo cathodes and the generation of many different types of particles. • Power converters, for all accelerators (and detector) magnets as well as their associated control loops. • RF acceleration, including cavities, power amplifiers, RF control loops, and measurements of structures. • Vacuum for all accelerators and experimental insertions.

33. SL Budget Cuts Operations

34. SL Budget Cuts DG Projects

35. SL Budget Cuts