1 / 37

Universiteit Maastricht

Programma Verbetering Bedrijfsvoering. Universiteit Maastricht. Organisatieontwikkeling. Begin jaren ’90: deconcentratie beheersbevoegdheden Directeuren in faculteiten namen s CvB Directeur teven s secretaris faculteitsbestuur Midden jaren ’90: Invoering integraal management

Télécharger la présentation

Universiteit Maastricht

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Programma Verbetering Bedrijfsvoering Universiteit Maastricht

  2. Organisatieontwikkeling • Begin jaren ’90: • deconcentratie beheersbevoegdheden • Directeuren in faculteiten namens CvB • Directeur tevens secretaris faculteitsbestuur • Midden jaren ’90: • Invoering integraal management • Decaan integraal manager • Directeur beheerder

  3. Organisatieontwikkeling • Eind jaren ’90 • Modernisering dienstverlening (modi) • Doel: kosten ondersteuning constant, bij 25 % groei UM • Vorming 5 servicecentra • Koopkrachtoverheveling • Start dienstverleningsovereenkomsten • Basispakket • Pluspakket • Vrije diensten • CvB-diensten

  4. Organisatieontwikkeling • Rond 2000 • Evaluatie MoDi, heroriëntatie op beheer • Modi loopt, maar……! • Manco’s in systeem DVO’s • Nieuwe diensten • Planning en control • Coördinatie op verbeteren en vernieuwen

  5. Programma verbetering bedrijfsvoering (2003-2006) • Resultaat: • Verbetering ondersteunende dienstverlening • Maximaliseren middelen voor O&O • Planning en control • Samenhang verbeterprojecten en –acties (AO, inkoop, systemen, ketens, HRM, cultuur) • Begrenzing: • ondersteunende processen

  6. Doelstelling • Alle beheerseenheden zijn volgens de INK-methodiek: • Medio 2005 procesgeoriënteerde (fase II INK) • Eind 2006 systeemgeoriënteerde (fase III INK)

  7. Programma Verbetering Bedrijfsvoering

  8. Fasen INK Fase 1 Activiteit-georiënteerd Fase 2 Proces-georiënteerd Fase 3 Systeem-georiënteerd

  9. Procesgeoriënteerd (fase 2) De proces-georiënteerde organisatie: heeft aandacht voor het voortbrengingsproces, heeft hoofdprocessen beschreven en voor de belangrijkste activiteiten beheersnormen vastgesteld. De processen worden gemeten; taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk vastgelegd.

  10. Systeem-georiënteerd (fase 2) De systeem-georiënteerde organisatie: heeft de primaire en ondersteunende processen in hun onderling verband systematisch beschreven. Er is in de processen bijzondere aandacht voor de interne en externe klant; schotten tussen afdelingen bestaan niet meer en er wordt hecht samengewerkt. In de hele organisatie bestaat aandacht voor preventieve maatregelen naar aanleiding van problemen, trends, ontwikkelingen en metingen.

  11. Verantwoordelijk • Portefeuillehouder CvB = opdrachtgever • Programmaleider = directeur bedrijfsvoering bureau • Coördinatie: directeuren eenheden + portefeuillehouder gezamenlijk (CBB) • Uitvoering: directeuren • Ondersteuning: programmabureau + INK-coördinatoren

  12. INK managementmodel

  13. Activiteiten • Standaardiseren processen bedrijfsvoering • Resultaatafspraken en resultaatmeting • Positiebepalingen  verbeterplan • Beleidsplan/businessplan/ontwikkelplan • Interne audit (proefaudit) • Externe audit • Deskundigheidsbevordering

  14. Flankerend • Ondersteunen en helpen • Nieuwsbrief PVB • PVB-community in EleUM • Training /Kenniskringen INK-coördinatoren en auditors • PVB-conferenties • Roadshows

  15. Get your kicks On Route 06

  16. PDCA-cyclus

  17. Management van processen • Referentieprocessen beschreven • Lokale processen • Processen ontsloten via website Bedrijfsvoering • In bewerking: kwalificaties overdrachtsmomenten • Ontwikkeling: standaard tenzij… • Decentrale/centrale Mavim-database

  18. Management van processen (2) • Afspraken over onderhoud  via DO’s • Verantwoordelijk: ketencoördinator • Verantwoordelijk voor uitvoering processen: (deel)proceseigenaar

  19. Mandaten • Vernieuwde mandatenregeling • Opgave ondermandaten • Helderheid over Taken, Bevoegdheden, Verantwoordelijkheden (RACI-matrices) • Verbinding met processen

  20. Deskundigheidsbevordering • Inventarisatie noodzakelijke kennis en kunde op basis procesbeschrijvingen • Professionalisering in F en P • Overleg hoofden bureaus onderwijs en SSC (DAS) over intern traject • Gebruik ESF-subsidie

  21. QS via BBlvd

  22. Meten = Weten processen, (klanten) Resultaatmeting • SLA’s • Klanttevredenheidsmeting • StudentenMonitor (Flycatcher) • MedewerkersMonitor (Flycatcher) • Medewerkerstevredenheidsmeting • enquête  Medewerkersmonitor • Ontwikkelen UM-scorecard • Positiebepaling en INK-audits klanten medewerkers bestuur verbeterproces

  23. Van verbeterpunten naar verbeterplan

  24. Profielschets UM-gemiddeld 2004, 2005 en 2007

  25. Vervolg 06

  26. Enkele ervaringen audits • Audit wordt op prijs gesteld • Spiegel • Bevindingen niet schokkend, wel nuttig • Auditors: • Kost tijd • Spannend/inspannend • Leuk om in andermans keuken te kijken • Bevindingen gebruiken voor bijsturen (Act)

  27. Ervaringen • Alle eenheden werken aan verbeteren, met resulaat • Bijna overal gebruik “INK” • (te) volgend; vanuit model, oversturing • Zoeken naar balans • Verankeren in de lijn • Te veel losse punten, focus nodig • Relatie met echte problemen • Aandacht PDCA en SMART

  28. Verbetering bedrijfsvoering in voor- en najaarsgesprekken Thema’s: • Beleidsplan, bedrijfsplan<>SP-UM • Managementafspraken >>prestatiecontracten • DVO’s en SLA’s • Voortgangsrapportage • Stand verbeterpunten • Scorecard >>BSC • Gebruik PDCA-cirkel • “INK” (is en blijft ons model)

  29. Doen !

  30. Pad: Unimaas.nl>>medewerkers>>medewerkersmonitor >>rapporten flycatcher

  31. Voorbeeld ketenproces

  32. monitor

  33. Verbeterpunten in database • 370 verbeterpunten ingedeeld naar: 9 INK-aandachtsgebieden en 11 aspecten

More Related