档案管理制度

1. 档案管理制度 行政总务部 2005年5月25日 主讲：孟庆杰

2. 制定档案管理制度的目的 • 第一条 为加强公司档案管理工 作，有效地保护和利用 档案，维护公司合法权 益，特制订本制度。

3. 第三条 公司及公司各部门员工有保 护档案的义务。 第四条 档案工作实行统一领导、分级 保管、分级查阅的原则，进行 规范化管理。

4. 名词解释 1.统一领导：档案管理由专项人员及部 门负责。 （公司档案—行政总务部）

5. 第五条 公司行政总务部专门负责 档案管理工作。 第六条 行政总务部负责接收、收 集、整理、立卷、保管。

6. 第七条 行政总务部应逐步完善档 案制度，确保档案安全和 方便利用，采用科学手 段，逐步实现档案管理规 范化和现代化。

7. 2.分级保管：本部门档案管理员负 责保管日常文件等相 关资料。

8. 3.分级查阅：本部门员工可以查阅 部门档案，不可以查 阅其它部门档案。

9. 档案的分类 • 部门档案 按照案件的性质和内容分类。 • 公司档案 按照部门类别、业务项目、保管限、年度、机构等分类。

10. 保管期限： 第十五条文件保存期限除政府有关法令或本企业其 他规章特定者外，依下列规定办理： 1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。

11. 2.十年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。2.十年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。 3.五年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。 4.一年保存：结案后无长期保存必要者。

12. 第十一条 档案分类（公司档案） 档案分类应视案件内容、部门类别、业务项目等因素，按部门、 大类、小类三级分类。先以部门 类别区分，部门类别区分之后依 案件性质分为若干大类，然后在 同类中依序分为若干小类。

13. 名词解释 • 目 次 表：检索文件名录 。 归档文件目录 档号 责任者 文件名称 归档日期 页数 备注 001 孟庆杰 四月份分析报告 2005010 15

14. 档案的管理 • 管理部门： • 文件的整理： • 档案的清理：

15. 一、管理部门 行政总务部档案管理负责人应按月度对公司各部门档案进行检查和管理并存档。

16. 二、文件的整理——装订 公司各部门档案管理者，对档案进行整理存档应依如下原则： 第十一条1. 中文直写文件以右方装 订为原则，中文横写或外 文文件则以左方装订为原 则。

17. 2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 （装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。）

18. 3. 文件如有皱折、破损、参差不齐等情 形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

19. 文件的整理——归档 第十四条4. 归档文件，应依目次 号顺序以活页方式装订于 相关类别的档夹（档案 盒）内，并视实际需要使 用“见出纸”注明目次号， 以便 翻阅。

20. 三、档案的清理 各部门档案管理者应随时拂拭档案架，维护档案清洁。

21. 第十六条1.管档人员应随时拂拭 档案架，维护档案清 洁，以防虫蛀腐朽。 每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈常务副总经理核准，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

22. 档案的名称及编号 第八条2.公司档卷分类目录及编号原则，由行政总务部统一制定。

23. 档案的名称及编号 • 档案名称： • 档案编号： • 档案盒脊： （公司统一规定）

24. 一、档案名称 第十二条1.档案各级分类应赋予名 称，其名称应简明扼要， 以充分表示档案内容性质 为原则，且有一定范畴， 不宜笼统含混。

25. 二、档案的编号

26. A—公司 B—行政总务部 C—企业战略部 D—董事会秘书 E—资本运营部 F—证券投资部 G—计划财务部 H—公共关系部 I—人力资源部 目 录 号

27. 档案分类编号表 档 号 档案内容 CHFY2004－A－1－文件号 公司合同 CHFY2004－B－1－文件号 公司简介 CHFY2004－B－2－文件号 公司大事纪 （1—公司合同2—公司简介3—公司大事纪） 案卷号

28. 第十二条3.档案分类各级名称经确 定后，应编制 “档案分类 编号表”，即将所有分类各 级名称及其代表数字编 号，用一定顺序依次排 列，以便查阅。

29. 第十二条4.档案分类各级编号 内应预留若干空档， 以备将来组织扩大或 业务增繁时，随时增 补之用。

30. 第十二条5.档案分类各级名称及 其代表数字一经确定， 不宜任意修改，如确有 修改必要，应事先审慎 研议，并拟定新旧档案 分类编号对照表，以免 混淆。

31. 第十三条1.案件如系新案，应就“档 案分类编号表”，查明该案 件所属类别及其卷次、目 次顺序编列档号。 2.案件如可归属前案，应查 明前案之档号予以同号编 列。

32. 3.档号以一案一号为原则，如有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。3.档号以一案一号为原则，如有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。 4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

33. 5、档号不重复，一式两份或两份以 上相同内容的案卷目录，只能编 一个号。 6、档号要齐全，四个号缺一不可。 7、档号要简明，不得设虚号、空 号。

34. 8、卷内每份文件的首页右上方应加 盖档号章。 9、案卷号及文件件号采取“大流水” 编号方法。

35. CHFY 2005 A 1 01 10 公司VI标志 全宗号 目录号 案卷号 文件件号 案件名称 档案盒脊 起 止 件 号 公 司 合 同

36. 查阅档案 • 调卷程序： • 调卷管理：

37. 第十七条 调卷程序 1.各部门经办人员因工作需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持单向管档人员调阅。

38. 2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备急催。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备急催。

39. 3.当场借阅档案者， 免填“调卷单”。 4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

40. 第十八条 调卷管理 1.“调卷单”以一单一案为原则， 借阅时间最长以一周为限， 如有特殊情形欲延长调阅期 限时，应按调阅程序重新办理。 2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

41. 3.调卷人员调阅档案，应于规 定期限内归还，如有其他人员 调阅同一档案时，应经调卷变 更登记，不得私自授受。 4.调阅案件限与经办工作范围有关者，如调阅与经办工作范围无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

42. 名词解释 • 调卷单：公司各部门应工作需要调阅 档案应填具“调卷单”。 （包括：文件名称，调卷事由，还卷 时间等一些事项。）

43. 档案备份制度 第十九条 公司所有有价值的文件、 报表、业务 记录等必须 备份。第二十条 各部门应尽量采用电脑管 理工作，便于工作资料的 数字化处理和保存。对存 入电脑的资料、档案，按 《计算机管理办法》管理。

44. 第二十一条 备份盘与原盘应分开 存放，公司的备份盘 应在公司外保存，以 免丢失、被盗、意外 毁损等。

45. 处理条例 第二十二条 有下列行为之一， 据情节轻重，给予 50－500元扣薪处 理，若构成犯罪依 法追究刑事责任：

46. 1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案；2.擅自向外界提供、抄摘企业档案；3.涂改、伪造档案；4.未及时上报归档或管理 不善的档案管理者；5.未按手续就借阅、外带 者或越级查阅者 （档案管理者同罚）。

47. 责任 第二十三条本制度监督责任部门为公 司行政总务部，第一责任 人为公司指定的档案管理 员；第二责人为档案管理 员所在部门的部门经理。

48. 谢谢大家！以后的工作中多多支持！