Como organizar acervos de guarda permanente

1. Como organizar acervos de guarda permanente Pontifícia Universidade Católica Instituto de Educação Continua Curso: Gestão de arquivos e documentos Ana Márcia Lutterbach Rodrigues 2009

2. O quadro de arranjo será elaborado a partir do formato do sistema de código de notação de arranjo já estabelecido I. Análise documental

7. I. Análise documental • Exame das leis, regulamentos, normas e manuais internos; • Identificação dos órgãos, funções e atividades desempenhadas por cada um deles. • Histórico do organograma

12. I. Análise documental • Exame da lista de recolhimento quando houver e de amostragem de documentos • Identificação de tipologias - espécies por função • Identificação de pontos de acesso importantes

13. Amostragem As embalagens devem estar numeradas. (relatório do processo). 1ª Etapa: reconhecimento amplo • Retirar 1 documento de aproximadamente 0,5% do total de embalagens e identificar sua tipologia (espécie documental e origem) em uma tabela. • Estimar a multiplicidade de tipologias e distribuição. 2ª Etapa (apenas no caso de acervos gigantescos) • Dividir o acervo em partes de modo que cada uma tenha no máximo 3000 embalagens. • Trabalhar a 3ª etapa em cada uma dessas partes separadamente 3ª Etapa: exame mais detalhado • Examinar o conteúdo de 3 a 10% das embalagens com base no exame geral (quanto maior a multiplicidade de tipologias encontrada na 1ª etapa, maior o índice percentual da amostragem de acordo com a distribuição dos tipos) • Estabelecer critérios para a seleção do acervo (Ex: para o exame de 3% tomar 1 embalagens de + 30 em 30 ou 2 de 60 em 60 e retirar 3% dos documentos de cada uma para exame) • Anotar em uma tabela o número da embalagem, a função e/ou órgão que gerou o documento, a tipologia, a data e os pontos de acesso possíveis, além de documentos não-arquivísticos encontrados. Comparar os dados recolhidos com o dados referentes à estrutura organizacional e funções tiradas das leis e normas.

14. Análise documental • Reuniões e entrevistas com os atores envolvidos no processo de produção dos documentos na atualidade • Levantamento do processo de trabalho e identificação das atividades que geram documentos • Histórico do setor • Identificação da origem de documentos encontrados na amostragem dos quais não se identificou a atividade que o gerou.

15. Registro de eventos e entrevistas Fita cassete ACERVO RECOLHIDO Registro de eventos - VHS PBH/Mendes Junior - Barreiro Releases Especial BH da Gente / Assessoria de Comunicação da PBH Clippings eletrônicos VHS e Fita cassete Fotos negativos e papel Clippings de papel Peças publicitárias (papel) Periódicos Horizonte Aberto, Cidade Viva, Revista Em Casa, Ponto final, Jornal do ônibus Solenidades feitas pelo cerimonial Dossiês Peças publicitárias de agências (papel e VHS) DOMs - Quem produziu esses documentos e a partir de quais atividades?

16. II. O Arranjo • Identificação de fundos • Estrutura hierárquica

18. DECRETO Nº 12.007 DE 29 DE MARÇO DE 2005 • x I - Gerência de Publicidade e Propaganda, de 1º nível; III - Gerência de Integração e Imagem Institucional, de 1º nível; V - Gerência de Redação e Publicações, de 1º nível: V.1 - Gerência de Atendimento à Imprensa, de 2º nível; VI - Gerência de Produção Visual, de 1º nível; VII - Gerência de Planejamento e Coordenação de Publicações Oficiais, de 1º nível. • x Art. 3º - À Gerência de Publicidade e Propaganda compete: II - gerenciar e intermediar os contatos com as agências de publicidade, acompanhando todas as fases do desenvolvimento das campanhas institucionais e publicitárias da PBH;

19. Art. 10 - À Gerência de Produção Visual compete: II - criar, adequar e aprovar todas as peças gráficas produzidas internamente, destinadas à divulgação das ações de todos os órgãos que compõem a Administração Municipal; V - acompanhar a produção gráfica do clipping diário; • x Art. 5º - À Gerência de Integração e Imagem Institucional compete: I - promover a integração com os diversos setores da Administração Municipal por meio de ações de comunicação; II - unificar e potencializar a imagem institucional da Prefeitura, desenvolvendo e implementando ações da política de comunicação junto às Secretarias e aos órgãos públicos municipais; III - coordenar e acompanhar eventos promovidos pela PBH, buscando fortalecer sua imagem e unidade;

20. Art. 7º - À Gerência de Redação e Publicações compete: I - fazer a cobertura diária, jornalística e fotográfica das atividades do Gabinete do Prefeito e dos compromissos externos do Prefeito, visando a divulgação interna e externa; II - produzir regularmente material de divulgação das atividades da PBH para as diversas mídias; III - acompanhar as notícias relacionadas à Prefeitura, visando subsidiar ações de comunicação que possam divulgar a posição da Administração Pública; IV - apresentar à mídia sugestões de pautas e entrevistas de agentes do Governo, visando divulgar as ações relevantes da PBH; V - assessorar e acompanhar a cobertura jornalística sobre a Prefeitura; VI - gerenciar os serviços de fotografia, vídeo e rádio;

24. Apresentação da proposta de arranjo para o fundo ASCOM • Ana Márcia e Vilma - 20/04/2009 - Afonso Pena 1212, 4º andar • Presentes: José Geraldo, Janina Marteleto, Marcelo • O acompanhamento da produção de clippings eletrônicos e gravação de eventos com a presença do prefeito é feito pela gerência de integração e imagem institucional. • As publicações periódicas não são produzidas pelo jornalismo, mas são revisadas e aprovadas, sendo o próprio órgão administrativo que as produz. Marcelo sugeriu que sua organização seja feita pelo órgão administrativo produtor. • A terminologia solicitada ao Lalado ficou a seguinte: Folheto e não panfleto; flyer para folhetos de 10 x 15 cm, peça gráfica ou peça gráfica publicitária e não peça promocional. • Marcelo informou que Francisco Brant era o assessor chefe e o documento da rádio Itatiaia pode ter sido mandado para ele acompanhar. • As publicações cujo expediente traz a própria Assessoria, reunir no dossiê Gabinete do assessor. Os Balanços da PBH que são encaminhados para a Câmara são produzidos pelo Gabinete também.

25. Marcelo informou que o documento principal do jornalismo hoje é “BH notícias” produzido em meio digital e que anteriormente era o “Prefeitura informa” também digital. • O portifólio eletrônico com vinhetas de patrocinadores seria do dossiê da Cultura pois a Assessoria não trabalha com patrocinador. • Propagandas de São Paulo e 15 anos do Jornal de Casa devem ser descartadas. • A fita produzida pela CDL/BH seria do dossiê Gabinete do Assessor. • As fitas referentes à campanha política podem ficar no gabinete. Não são das funções da Assessoria. • Como nomear o órgão solicitante quando a peça é de abordagem geral? Gabinete do assessor

26. II. O Arranjo • Estudar a indicação de criação de Comissão de Avaliação • Comissão formada por técnicos relacionados às atividades que geraram os documentos (contador, médico, engenheiro, advogado, etc.), além de um historiador e um arquivista. • O papel do arquivista na comissão será o de defender a organicidade do fundo.

27. II. O Arranjo • Apresentação da proposta de quadro de arranjo ao funcionário que possui maior discernimento da missão da entidade e colher suas opiniões para reformulação. • Proceder o arrolamento do acervo e codificação de cada um dos itens de acordo com o quadro de arranjo. Conserva-se a ordem em que os documentos se encontram. • Controlar o vocabulário Obs.: Um item documental pode ter muitas peças (folhas de papel, por exemplo)

28. II. O Arranjo O arrolamento será feito em uma planilha com os campos:(algumas tipologias podem ser apenas contadas quando não há recursos para o exame item a item, ou descreve-se apenas uma parcela) • Nº da embalagem (endereçamento topográfico) • Código de arranjo do conjunto documental ao qual o item pertence • Número atribuído ao item • Título do documento • Data • Notas • e campos específicos. Exs.: • Suporte e dimensões • Endereço • Nome do cliente • Número da nota fiscal • CPF • Nome do produto

29. III. Descrição Inventário sucinto ou analítico e índices ISAD(G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística • Do geral para o particular • Contexto de criação do documento e inter-relação dos documentos • Evitar redundância

30. IV. Indexação • A partir do arrolamento analisam-se os interesses para o acesso: • o código de arranjo (origem e função) • a data • e/ou os campos específicos daquela documentação

31. SUMÁRIO

33. INTRODUÇÃO A prioridade na descrição arquivística deste acervo deve-se ao seu volume e à riqueza de seus documentos. Ele foi recolhido dos órgãos responsáveis pela regulação urbana de Belo Horizonte à Divisão de Arquivos Permanentes, contendo os projetos arquitetônicos e plantas de parcelamento do solo que podem informar como se deram a construção e a expansão da cidade. Ademais, era necessária a definição do destino de documentos em depósitos inadequados na secretaria de origem e na PRODABEL, empresa responsável pelas microfilmagens em um dado período. Esse trabalho também está vinculado à construção de um sistema de acesso automatizado que é parte do Projeto de Preservação e Difusão da Memória Arquitetônica de Belo Horizonte (1894 – 1980) aprovado pela Caixa Econômica Federal em 2006. A fragilidade e dimensões das pranchas em papel que fazem parte do acervo demandam sua digitalização para o acesso; e o volume documental gera grande quantidade de informações arquivísticas que exigem uma informatização.

34. O acervo foi acumulado nos nossos depósitos sem que trouxesse da origem um plano de classificação. O recurso adotado para a identificação do motivo da sua criação, do trajeto percorrido pelos documentos, do sistema de acesso adotado na origem e do conteúdo manuscrito foi a colaboração dos atuais produtores das tipologias documentais que o compõem - os funcionários da SMARU - Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana, da PRODABEL - Empresa de Processamento de Dados de Belo Horizonte e da GEARQUI - Gerência de Arquivos da Secretaria Municipal de Administração. O cronograma dessa pesquisa foi o seguinte: Nov/2006: reunião no Arquivo da Cidade com um funcionário da GEARQUI, visita à GEARQU, visita ao departamento de geoprocessamento da PRODABEL e visita ao arquivo de microfilmes na PRODABEL;Dez/2006: visita à GELED – Gerência de Licenciamento de Edificações da SMARU e visita ao depósito de projetos arquitetônicos na SMARU;Jan/2007: ex-funcionário da Gerência de Licenciamento de Edificações da SMARU trabalha na identificação de assinaturas de arquitetos nos projetos arquitetônicos recolhidos;Jul/2007: visita à Gerência de Parcelamento do Solo da SMARU.

35. Em outubro de 2006, a Fundação Municipal de Cultura criou a Comissão de Avaliação do Acervo de Plantas Arquitetônicas e Cálculos Estruturais do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. Esta comissão é composta por arquitetos, historiadores, funcionários da Gerência de Patrimônio Histórico Urbano e Gerência de Licenciamento Urbanístico da Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana, e funcionários do Arquivo da Cidade. A Comissão avaliou a indicação de guarda permanente ou eliminação das cópias de projetos arquitetônicos, heliográficas em sua grande maioria. Elas foram recebidas pela Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana para compor processos de licenciamento, de renovação de alvará, de baixa ou de habite-se e transferidas para o nosso Arquivo Intermediário.. A decisão final da Comissão foi o descarte da maioria dessas cópias. Preservaram-se apenas as referentes à zona fiscal 001, que serviriam de base para construção de um banco de dados para o acervo de plantas arquitetônicas da cidade, previsto no Projeto de Preservação e Difusão da Memória Arquitetônica de Belo Horizonte. Essa mesma Comissão avaliou e definiu, ainda, o destino dos microfilmes considerados de segurança, que se encontravam na PRODABEL, bem como o recolhimento do acervo de originais de projetos arquitetônicos depositados na própria SMARU. Suas resoluções constam da descrição que se segue neste instrumento de pesquisa e estão registradas em atas. O sistema de arranjo deste fundo levou em consideração, além da origem e do motivo da criação dos documentos, o seu volume documental. Alguns documentos originários de uma mesma gerência em quantidade muito pequena, foram reunidos diretamente no nível de subfundo, aguardando novos recolhimentos para que se definam agrupamentos em níveis de série e subsérie, evitando-se assim a criação de um subnível com apenas um ou dois itens documentais. O fundo é aberto e portanto continua a recolher novos documentos. Esse inventário refere-se aos documentosrecolhidos até setembro de 2007.

36. Na construção dos índices para consulta aos itens documentais, buscou-se priorizar o ponto de acesso utilizado na origem e foram acrescentados alguns outros considerados relevantes, tais como: os nomes das instituições que o imóvel abriga ou abrigou, os nomes dos proprietários, o endereço, a zona ou o bairro do imóvel, os nomes dos autores do projeto arquitetônico e a data de sua produção. Ao final deste instrumento de pesquisa encontram-se os índices que dão acesso aos itens já descritos. A administração municipal adota hoje três diferentes nomes e códigos de identificação dos bairros e zonas da cidade. Sua unificação está sendo trabalhada pelos órgãos envolvidos, mas por ora buscou-se priorizar o acesso pelo índice cadastral utilizado no IPTU. A elaboração da descrição que se segue observou as normas ISAD(G) e NOBRADE publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos que preconiza a descrição multinível partindo-se do geral para o particular. Os termos destacados ao longo deste inventário, podem ser encontrados no Glossário. Vilma Camelo SebeChefe de Divisão de Arquivos Permanentes do Arquivo da Cidade

37. SUBFUNDO GERÊNCIA ADMINISTRATIVO-FINANCEIRACódigo de referência - BR.APCBH//AJ.02.00.00Data limite - 1901-1988 Âmbito e conteúdo - 1 livro de matrícula de profissionais de obras, 1 livro de registro de engenheiros, 15 POPs - Programa Ordinário de Pavimentação, 1 exemplar da Lei de uso e ocupação do solo urbano, 2 planos de obras e 1 livro de registro das jurisdições escolares.Dimensões e suporte - 3 livros e 20 encadernações. Dentre esses últimos, os POPs medem 30 x 43 cm. SUBFUNDO GERÊNCIA DE PATRIMÔNIO HISTÓRICO URBANOCódigo de referência - BR.APCBH//AJ.08.00.00Data limite - 1995 – 2006 Dimensões e suporte – 424 dossiês textuais em papel, 3 artefatos em papel cartão, 2 artefatos decorativos com ímãs e 1 fita VHS.

38. Âmbito e conteúdo - Registros documentais de Patrimônio Cultural e artefatos de promoção do patrimônio.História administrativa - Em 1983, é criada a Secretaria Municipal de Cultura e Turismo onde ficou locada a Seção de Patrimônio Histórico e Cultural, depois denominada Departamento de Memória e Patrimônio Cultural até 2001. A partir dessa data, as funções desse Departamento foram transferidas para a Secretaria Municipal de Regulação Urbana juntamente com a documentação acumulada. Os documentos reunidos nesse subfundo foram recolhidos de duas gerências da Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana - SMARU: Gerência de Identificação e Documentação do Patrimônio Histórico e Gerência de Proteção e Promoção do Patrimônio Histórico.A Gerência de Identificação e Documentação do Patrimônio Histórico[1] tem como competência prestar assessoria técnica ao Conselho Deliberativo do Patrimônio Cultural do Município através de elaboração de pareceres e dossiês de tombamento; coordenar a implementação de inventário do patrimônio histórico; coordenar a guarda, o acesso e atualização da documentação e acervo sobre os bens e áreas inventariadas que compõem o patrimônio histórico urbano do município; coordenar as vistorias para emissão de carta com grau de proteção do patrimônio histórico e coordenar aprovação de projetos em área de proteção do patrimônio histórico.[1] Criada no âmbito da lei 9.011 de 01 de janeiro de 2005, conjugada com o decreto n. 11.918 de mesma data.

39. A Gerência de Proteção e Promoção do Patrimônio Histórico, criada oficialmente em janeiro de 2005[2], tem como competências coordenar a elaboração e acompanhamento de projetos de restauração em imóveis tombados e reabilitação em áreas protegidas pelo patrimônio histórico; coordenar o atendimento para informações técnicas e administrativas aos proprietários de imóveis tombados; coordenar a elaboração de laudo técnico para isenção do Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial - IPTU e sobre a utilização da Transferência do Direito de Construir - UTDC; coordenar o monitoramento do estado de conservação dos imóveis tombados; coordenar a análise e aprovação dos projetos de engenhos de publicidade, de intervenção nas calçadas e no mobiliário urbano nas áreas de proteção de patrimônio histórico; coordenar e desenvolver projetos de educação patrimonial junto aos órgãos afins e coordenar a elaboração de material promocional do patrimônio histórico de Belo Horizonte. A partir da publicação da Lei n. 9.549, as competências relativas ao Patrimônio Histórico Urbano foram transferidas para a Fundação Municipal de Cultura. Isso significa que os documentos gerados a partir dessa data dentro das atividades relativas ao patrimônio histórico e aqueles transferidos da Secretaria Adjunta de Regulação Urbana para a Fundação Municipal de Cultura, ao serem recolhidos ao Arquivo da Cidade, serão reunidos no Fundo AP.12.00.00 - Fundação Municipal de Cultura.Sistema de arranjo – Este subfundo reúne documentos, até o momento, em duas séries: Série Identificação do Patrimônio Histórico e Série Promoção do Patrimônio Histórico.[2] Pelo decreto n. 11.918 de 01 de janeiro de 2005.