Download
1 / 23
230 likes | 371 Vues
Photo: Jenny Gignoux, Ghana. Quản trị Dự án. Mục tiêu. Khái niệm của một dự án và tầm quan trọng của nó Vai trò và trách nhiệm của nhóm tham gia dự án Các giai đoạn của một dự án Các điều khoản thông thường của một dự án Các nguyên nhân tại sao các dự án thông thường bị thất bại.
E N D
Mục tiêu Khái niệm của một dự án và tầm quan trọng của nó Vai trò và trách nhiệm của nhóm tham gia dự án Các giai đoạn của một dự án Các điều khoản thông thường của một dự án Các nguyên nhân tại sao các dự án thông thường bị thất bại
Dự án và Hoạt động Các tổ chức bận rộn Mọi người bận rộn Làm cái gì? Các dự án hay hoạt động? Các kỹ năng được yêu cầu lại khác nhau
Dự án và Hoạt động Cả Dự án và Hoạt động đều: • Được thực hiện bởi các nhóm người • Đạt được nhờ các phương tiện làm việc • Miễn cưỡng bởi tiềm lực bị giới hạn • Được lập kế hoạch, thực hiện và bị kiểm soát
Dự án và hoạt động Những khác biệt căn bản là:
Khái niệm • Một hoạt động tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả độc nhất. • Tạm thời • Độc nhất
Ví dụ dự án Phát triển một sản phẩm/dịch vụ mới Mở một địa điểm mới Đạt được và triển khai một ứng dụng phần mềm mới. Triển khai một quá trình kinh doanh mới Tổ chức một bữa tiệc!
Các kỹ năng chính cần thiết • Định nghĩa • Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có khả năng đạt được • Kế hoạch • Phát triển một kế hoạch liên quan đến các nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian biểu • Quản trị • Duy trì kiểm soát về phạm vi, các chi phí và thời gian • Liên lạc • Cập nhật thông tin thường xuyên cho các thành viên
Hạn chế chính Thời gian Chi phí Bạn không thể cố định tất cả 3. Nếu 1 được cố định, thì 2 cái khác sẽ di chuyển. Phạm vi
Nhóm dự án • Nhà tài trợ thực hiện • Thường là người khởi đầu; bảo vệ dự án thông qua tổ chức; ủy quyền các nguồn tài chính. • Chủ dự án • Chịu trách nhiệm về mục tiêu và kết quả của dự án; thiết lập lịch trình chung và hạng mục bàn giao • Giám đốc dự án • Thiết lập kế hoạch dự án, phân công các nguồn cho các nhiệm vụ, kiểm soát và giám sát sự tiến triển của dự án.
Nhóm dự án • Các thành viên nhóm dự án • Các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau được giao các vai trò kỹ thuật cụ thể; nhóm trưởng cùng với các thành viên hỗ trợ • Các đối tác • Bất kể ai bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án (ví dụ ủy viên ban quản trị, nhân công, khách hàng, nhà cung cấp); những người này nên nhận được thông tin.
Các giai đoạn của dự án Giámsátvàkiểmsoát Kế hoạch Thực hiện Kết thúc Khởi đầu
Giai đoạn khởi đầu • Xác định nhu cầu • Báo cáo mục tiêu dự án (30 từ xác định nhu cầu, đánh giá thành công, thời gian và chi phí) • Hồ sơ của dự án • Tài liệu do chủ dự án chuẩn bị • Xác đinh chi tiết về phạm vi, các mục tiêu, lịch trình, ngân sách, các nguồn lực, sự giả định/hạn chế, tình huống kinh doanh • Ủy quyền bởi nhà tài trợ
Giai đoạn lập kế hoạch • Chỉ khi hồ sơ của dự án được duyệt, mới tiến tới bước lập kế hoạch • Chỉ định Giám đốc dự án chuẩn bị Kế hoạch Dự án • Chuẩn bị Cấu phần hoạt động (WBS) (danh sách chi tiết về các lĩnh vực hoạt động của công việc) • Từ WBS, chuẩn bị danh sách nhiệm vụ chi tiết có kèm theo các nguồn lực và lịch trình • Thời hạn dự ánhay Biểu đồ gantt(theo dõi điểm mốc quan trọng và hạng mục bàn giao) • Ước lượng chi phí chi tiết • Kế hoạch quản trị rủi ro • Kế hoạch thông tin liên lạc
Biểu đồ Gantt http://www.me.umn.edu/courses/me4054/assignments/wbsgantt.html
Thực hiện và kiểm soát • Chỉ thực hiện khi Kế hoạch dự án được duyệt • Thành công của việc thực hiện phụ thuộc vào chất lượng của việc lập kế hoạch (thành công 80% nhờ vào lập kế hoạch, 20% thực hiện) • Thực hiện các nhiệm vụ chi tiết trong Thời gian biểu của Dự án • Giám đốc dự án (GD) giám sát việc hoàn thành các nhiệm vụ • GD lường trước các vấn đề và thực hiện trong khuôn khổ các hạn chế (tránh “phạm vi phình ra”) • Cập nhật kết quả và giải quyết vấn đề định kỳ (theo tuần) • Cập nhật cho nhà tài trợ (theo tháng)
Giám sát • Cập nhật tình hình theo tuần • Do lãnh đạo nhóm cho GD • Nhiệm vụ theo kế hoạch đã hoàn thành • Lập thời gian biểu cho công việc tiếp theo • Các vấn đề đã được nhận diện và ảnh hưởng tiềm tàng (phạm vi, chi phí, thời gian) • Theo dõi vấn đề • Do GD theo dõi • Tìm biện pháp tác động và giải pháp
Kết thúc dự án • Xem xét lại việc thực hiện để quyết định: • Mức độ thành công • Các bài học kinh nghiệm • Các câu hỏi đã đặt ra • Liệu dự án đã được bàn giao đúng thời hạn, theo đúng các yêu cầu về chất lượng và ngân quỹ? • Liệu các đối tác liên quan và thành viên trong dự án có hài lòng với kết quả dự án? • Dự án có gặt hái được các lợi ích kinh doanh như mong đợi không?
Các nguyên nhân thất bại của dự án Nhà tài trợ của dự án đã không cam kết Nhu cầu kinh doanh đã không được xác định rõ ràng. Sự mong đợi không thực tế Thiếu một kế hoạch dự án Thiếu các nguồn lực cam kết Các kỹ năng quản lý dự án nghèo nàn
Tóm tắt Hoạt động tạm thời, kết quả độc nhất Phổ biến trong kinh doanh Các giai đoạn dự án với các điểm kiểm soát Thành công 80% nhờ lập kế hoạch Truyền đạt thông tin xuyên suốt Giám đốc dự án (GD) tốt là chìa khóa thành công Xem xét lại sau khi thực hiện
Nguồn Học viện quản trị dự án www.pmi.org PMBOK (Project Management Body of Knowledge) http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards.aspx
