PENILAIAN REKOD HAJAH HABIBAH ISMAIL

1. PENILAIAN REKODHAJAH HABIBAH ISMAIL

2. SKOP TAKLIMAT • Apa yang dimaksudkan dengan penilaian rekod? • Kaedah penilaian rekod • Komponen dalam aktiviti penilaian

3. PENILAIAN REKOD • tidak sama dengan tindakan pengasingan dan pemusnahan rekod secara fizikal • ianya adalah satu proses yang melibatkan tindakan pengasingan rekod mengikut nilai sesuatu kumpulan rekod berkenaan • melibatkan proses penilaian rekod berdasarkan beberapa kriteria tertentu yang menjurus kepada fungsi Jabatan

4. PENILAIAN REKOD (samb.) • Difinisi • “ …the process of evaluating the activities of the department to determine which records need to be captured and how long the records need to be kept to meet the department’s business needs and those of its stakeholders and provide accountability for the department’s action” (based on AS4390)

5. PENILAIAN REKOD (samb.) • Dari segi konsep Jabatan perlu : • Menganalisa visi, misi dan aktiviti • Menetapkan apakah rekod yang perlu diwujudkan dan yang perlu disimpan kekal • Menetapkan tempoh berapa lama rekod-rekod Jabatan berkenaan perlu disimpan bagi memenuhi keperluan dalaman dan luaran

6. PENDEKATAN KEPADA PENILAIAN REK0D • Pendekatan penilaian adalah kepada penganalisaan fungsi (functional appraisal) • Ini kerana rekod-rekod diwujudkan untuk menjadi bahan bukti kepada fungsi dan aktiviti sesebuah Jabatan itu

7. Penganalisaan Fungsi • Menetapkan retention dan disposal rekod mengikut nilai kandungan berasaskan kepada aktiviti urusniaga dimana rekod tersebut diwujudkan

8. Langkah-langkah Yang Terlibat • Kaji fungsi dan aktiviti Jabatan • Analisa aktiviti urusniaga Jabatan • Kenalpasti kenapa rekod tersebut diwujudkan dan kenapa perlu disimpan • Survey rekod-rekod yang sudah diwujudkan

9. Kenapa Penilaian Fungsi? • Mendapat kefahaman tentang hubungan Jabatan dengan rekod yang diwujudkan • Menetapkan nilai rekod berdasarkan hubungan fungsi dengan keperluan organisasi dan undang2 yang membendung rekod-rekod tersebut. • Memastikan rekod-rekod yang bernilai kepada Jabatan disimpan selaras dengan pengurusan yang cekap dan kos berkesan. • Memenuhi cabaran untuk penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Elektronik

10. Nilai Kekal Bagi Jabatan • Rekod-rekod yang authentic dan mengandungi maklumat penting asal usul sesebuah Jabatan; organisasi, fungsi, dan aktiviti yang dijalankan, dimana menarik minat penyelidik yang ingin mengetahui sumbangan agensi tersebut dalam sejarah sosio-ekonomi negara. • Rekod-rekod yang mempunyai nilai evidential-archival .

11. Spesifikasi Nilai Rekod Nilai Pentadbiran - Rekod-rekod yang dapat membantu sesebuah agensi menjalankan aktiviti hariannya dengan lancar. Contoh: siri-siri rekod yang mencatatkan penggubalan polisi, pengumpulan dan dan penganalisaan

12. Spesifikasi Nilai Rekod (samb.) • Nilai Fiscal (Kewangan) • Rekod-rekod kewangan dan perakaunan • Contoh lejar, resit, dan lain-lain. • Nilai perundangan • Contoh perjanjian, konsesi dan MOU • Nilai rujukan • Contoh laporan, dasar dan minit-minit mesyuarat

13. KOMPONEN AKTIVITI DALAM PENILAIAN REKOD • Pengasingan secara fizikal - rekod tidak aktif daripada rekod aktif • Penilaian rekod - Menganalisa nilai rekod berasaskan nilai-nilai rujukan berterusan keatas kumpulan rekod berkenaan • Pelupusan - rekod tidak bernilai kekal dimusnahkan - rekod bernilai sejarah/kebangsaan dipindahkan ke PUSTAKA

14. TERIMA KASIH