NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

1. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Szkolenie dla Beneficjentów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Priorytet III „Środowisko Przyrodnicze” Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

2. Nieznajomość „Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność (pełniącego funkcje: refundacyjną, zaliczkową, rozliczeniową zaliczki, sprawozdawczą) dla Priorytetu III Środowisko Przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013” http://www.wfosgw.poznan.pl/ Fundusze Europejskie  Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013  Dokumenty  Wzory dokumentów  Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (obowiązująca od 17.06.2011r.) Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

3. Formularz wniosku 3 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu formularz niezgodny z aktualnie obowiązującą wersją formularz pobrany ze strony innej instytucji http://www.wfosgw.poznan.pl/ Fundusze Europejskie  Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013  Dokumenty  Wzory dokumentów  Wzór wniosku beneficjenta o płatność (obowiązujący od 25.05.2010r.) 2014-09-03

4. Wersja elektroniczna wniosku 4 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu brak wersji elektronicznej wniosku niezgodność wersji papierowej z wersją elektroniczną wypełnienie pól, których uzupełnienie należy do IP WRPO wszystkie szare pola we wniosku o płatność nie są wypełniane przez Beneficjenta – należy pozostawić je puste 2014-09-03

5. Składanie wniosku 5 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu składanie/przesyłanie wniosku do innej instytucji Wnioski należy składać/przesyłać pod adresem: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu ul. Szczepanowskiego 15A 60-541 Poznań 2014-09-03

6. Podpisywanie i parafowanie dokumentów 6 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu dokumenty podpisane/parafowane przez osobę nieupoważnioną lub osobę której pełnomocnictwa nie załączono niepełne podpisanie wniosku (np. podpis wyłącznie na ostatniej stronie brak pieczątek imiennych brak pieczątki firmowej wniosek podpisany na czarno 2014-09-03

7. Kserokopie dokumentów 7 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu załączanie oryginałów dokumentów nieczytelne kserokopie załączanych dokumentów niepełne kserokopie załączanych dokumentów (np. „ucięte”) niepełne potwierdzenie dokumentów za zgodność z oryginałem (np. brak daty, brak pieczątki firmowej) dokumenty potwierdzone przez osobę nieupoważnioną lub osobę której upoważnienia nie załączono 2014-09-03

8. 8 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu WNIOSEK O PŁATNOŚĆ 2014-09-03

9. nieprawidłowe wpisanie numeru działania, schematu i projektu – skutkuje to niepoprawnym generowaniem numeru wniosku o płatność w punkcie 1, numeru i nazwy działania w punkcie 5, numeru projektu w punkcie 7, numeru umowy o dofinansowanie w punkcie 8, numeru aneksu w punkcie 8a Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

10. 10 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu nieprawidłowe wybranie rodzaju wniosku niespójne dane między rodzajem wniosku wybranym w nagłówku a rodzajem wniosku wybranym w punkcie 11 2014-09-03

11. wypełnianie pola przy wniosku wyłącznie zaliczkowym (należy pozostawić niewypełnione) • wniosek refundacyjny/rozliczający zaliczkę: • wpisywanie dat nie wynikających z zestawienia dokumentów finansowych w tabeli 14 • niezachowywanie ciągłości okresów wykazywanych w kolejnych wnioskach o płatność • załączanie dokumentów spoza okresu którego dotyczy wniosek i brak wyjaśnienia tej kwestii Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

12. dane beneficjenta niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające np. z niepoinformowania o zmianie adresu) • niepełne dane beneficjenta Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

13. podawanie danych osób upoważnionych do reprezentacji, zamiast osób odpowiedzialnych za sporządzenie wniosku • Sugestia: Wskazane jest podanie danych osoby, która przygotowała wniosek i będzie w stanie udzielić szczegółowych wyjaśnień w przypadku zgłoszenia uwag, konieczności uzyskania dodatkowych wyjaśnień. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

14. dane niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające np. z niepoinformowania o zmianie banku obsługującego jednostkę; błędnie wpisane dane z umowy) • niekompletne dane (niewypisanie wszystkich rachunków bankowych wskazanych w umowie o dofinansowanie) Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

15. w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka wniosku nieprawidłowo generuje się Numer i nazwa działania • nazwa projektu niezgodna z umową o dofinansowanie („literówki”) Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

16. w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka wniosku nieprawidłowo generuje się numer projektu, numer umowy o dofinansowanie oraz początek numeru aneksu • nieprawidłowa data podpisania umowy/aneksu do umowy o dofinansowanie • niewpisywanie danych z ostatnio zawartego aneksu do umowy o dofinansowanie Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

17. niespójność między kwotami wykazanymi w pkt. 12-13 a tabelą 14 Zestawienie dokumentów… i Załącznikiem 1 Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym • Kilka uwag technicznych: • 12a) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14a • 12b) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14b • 12b.1) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część b • 13.1a) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część a Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

18. niewykazywanie zwracanych środków zaliczki • wykazywanie odsetek narosłych na rachunku bankowym w przypadku JST Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

19. … Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

20. nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do wniosku • numery ewidencyjne/księgowe: wpisane dane nie wynikają z załączonych dokumentów • daty zapłaty: należy podać wszystkie daty zapłaty za dany dokument, jeżeli zapłata następowała w kilku ratach • kategoria interwencji niezgodna z wnioskiem o dofinansowanie Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

21. nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do wniosku • niewpisywanie całej nazwy towaru lub usługi zgodnie z dokumentem źródłowym • niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach a dokumentem źródłowym i opisem dokumentu źródłowego • nieprawidłowe wyliczenie wartości w kolumnie „w tym VAT” w przypadku gdy na jednym dokumencie widnieją wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

22. niewypełnianie punktu • wpisywanie kwoty odsetek w przypadku JST Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

23. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

24. brak wskazania wszystkich kategorii wydatków a nie tylko tych rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność • Kolumny 3 i 4: • niewpisywanie danych z aktualnie obowiązującego aneksu do umowy o dofinansowanie • wpisywanie danych zgodnie z aneksem który dopiero zostanie zawarty • Kolumna 5 i 6: • niezgodność informacji z danymi wynikającymi z wniosku o płatność • niewypełnianie kolumn narastająco z poprzednimi wnioskami o płatność Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

25. pozostawianie punktu niewypełnionego • wypełnianie punktu w przypadku wniosku o płatność końcową Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

26. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

27. wypełnianie części tabeli ze wskaźnikami rezultatu przy wnioskach pośrednich • kol. 5: często w kolejnych wnioskach wpisywana jest wartość z poprzedniego wniosku i jednocześnie wartość w kolumnie 6 nie jest sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność • „zapominanie” o wskaźniku „Liczba nowych miejsc pracy” w przypadku gdy jego wartość docelowa wynosi 0 • brak udokumentowania lub niedostateczne udokumentowanie osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników produktu i rezultatu, dokumenty na potwierdzenie wskaźników niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie • w przypadku wniosku o płatność końcową gdy nie został osiągnięty zakładany wskaźnik rezultatu: brak informacji w punkcie 20 wskazującej do kiedy zostaną osiągnięte założone wskaźniki rezultatu i do kiedy zostanie dostarczone potwierdzenie osiągnięcia wskaźników Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

28. nierozpoczynanie od kwartału w którym składany jest wniosek o płatność • wykazane kwoty są niezgodne z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu • dane dotyczące kwartału w którym składany jest wniosek nie zostały odpowiednio pomniejszone o wydatki do tej pory poniesione i udokumentowane we wnioskach o płatność Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

29. Załącznik nr 1 – Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym: • nieuzupełnianie pola NIP wystawcy dokumentu • niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach (w zakresie kwoty dofinansowania z dokumentu, dofinansowania UE, wkładu własnego, kwoty wydatków niekwalifikowanych) a opisem faktury • błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego • błędne zaokrąglenia wyliczonych kwot • nieprawidłowo wyliczone dofinansowanie z EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych • suma dofinansowań ze środków EFRR wskazanych na dokumentach jest różna od kwoty wnioskowanej Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu

30. Załącznik nr 2 – Harmonogram realizowanych przetargów: • kwota wydatków kwalifikowalnych dot. przetargu (kol. 5) niezgodna z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu • wykazywanie umów z wykonawcą które są podpisane ale nie został jeszcze zawarty aneks do umowy o dofinansowanie uwzględniający te umowy • Uwaga techniczna: • kol. 6 (kwota dofinansowania dot. przetargu) = kol. 5 (kwota kosztów kwalifikowalnych dot. przetargu) x % dofinansowania 30 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2014-09-03

31. Harmonogram rzeczowo-finansowy 31 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu wydatki przedstawione we wniosku o płatność nie są ponoszone zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz niezałączenie aktualizacji harmonogramu harmonogram nie jest sporządzony według dat płatności dla wykonawcy 2014-09-03

32. Opis faktur 32 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu niekompletny/nieprawidłowy opis dokumentów załączanych do wniosku o płatność zapisy na dokumentach księgowych nieopatrzone są podpisami lub opatrzone są nieczytelnymi podpisami (parafkami) (brak czytelnego podpisu imieniem i nazwiskiem / pieczątki imiennej / karty wzorów podpisów) opisy faktur sporządzone na osobnych załącznikach w przypadku gdy na odwrocie faktury jest miejsce na zamieszczenie opisu opisy faktury sporządzone na osobnych załącznikach nie są opatrzone podpisami osoby sporządzającej i osoby zatwierdzającej załącznik poprawki na opisie dokumentów dokonywane niezgodnie z Ustawą o rachunkowości 2014-09-03

33. Opis faktur 33 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu • zapisy dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych: • brak dokładnej podstawy prawnej zgodnie z PZP • zastosowanie budzącego wątpliwości trybu zamówień publicznych • niespójność między trybem na opisie dokumentu a trybem wybranym w Załączniku 2 Harmonogram przetargów we wniosku o płatność • wskazanie Dz. U. dot. ustawy PZP, który nie obowiązywał w momencie realizacji zamówienia publicznego • zastosowanie zapisu niezgodnego z „Instrukcją…” 2014-09-03

34. Opis faktur 34 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu • kategorie wydatków: • brak przyporządkowania wydatku z dokumentu do kategorii wydatku z harmonogramu rzeczowo-finansowego • w przypadku gdy wydatek odnosi się do kilku kategorii wydatku brak przy każdej nazwie kategorii przypisanej jej kwoty • podawanie kwot całościowych wynikających z harmonogramu zamiast kwot dotyczących opisywanego dokumentu • pomijanie VAT gdy jest on kosztem kwalifikowalnym 2014-09-03

35. Opis faktur 35 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu • dekrety księgowe: • brak dat ujęcia w księgach rachunkowych • nie zamieszczenie dekretacji bądź brak podpisu pod dekretacją • klasyfikacja budżetowa: • niezgodność z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych • niespójność między klasyfikacją budżetową a źródłami finansowania danej faktury • źródła finansowania: brak zgodności z docelowymi źródłami finansowania faktury 2014-09-03

36. Dokumenty potwierdzające płatność 36 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu dołączanie nieprawidłowych dokumentów potwierdzających płatności, w szczególności brak wyciągów bankowych niezałączanie kompletu wyciągów bankowych – szczególnie dotyczy to kosztów niekwalifikowalnych niezałączanie całego wyciągu, nie można potwierdzić tożsamości właściciela rachunku (np. brak pierwszej strony wyciągu) błędne dane dokumentu źródłowego w opisie operacji (np. niepoprawny numer faktury) oraz brak załączenia oświadczenia jaki powinny być poprawne dane 2014-09-03

37. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac 37 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu brak/niezałączanie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, w szczególności dotyczy to kosztów przygotowania projektu (dokumentacja, studium wykonalności) oraz promocji projektu brak/niezałączanie dokumentów OT brak/niezałączanie pozwoleń na użytkowanie (innych dokumentów wynikających z pozwolenia na budowę) 2014-09-03

38. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac 38 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu • protokoły odbioru częściowego: • błędy rachunkowe • brak ciągłości pomiędzy poszczególnymi protokołami odbioru częściowego robót • brak odniesienia odebranych robót do całości wszystkich elementów zadania • protokół odbioru końcowego: • brak zakresu rzeczowego odbieranych robót • brak podpisów wszystkich osób biorących udział w odbiorze • brak możliwości jednoznacznego przyporządkowania pozycji na fakturze/protokole częściowym/końcowym do pozycji z harmonogramu rzeczowo-finansowego 2014-09-03

39. Inne uwagi 39 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu uregulowanie zobowiązania z innego rachunku bankowego niż wskazany w umowie o dofinansowanie oraz brak wyjaśnienia w tej sprawie załączanie do wniosku o płatność nieaktualnych dokumentów, w szczególności zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o statusie podatnika niezałączanie faktur dotyczących kosztów niekwalifikowanych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi poniesienie wydatku brak informacji o podziale kwoty dofinansowanie wnioskowanej do wypłaty na środki majątkowe i bieżące – w takim przypadku płatność zostanie przekazana według specyfiki projektu 2014-09-03

40. Inne uwagi 40 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu • Faktury wystawione na: • Urząd Gminy i brak wskazania we wniosku o dofinansowanie innego podmiotu ponoszącego koszty realizacji projektu  konieczność zaktualizowania wniosku o dofinansowanie lub skorygowania dokumentów • Gminę z NIP-em Urzędu Gminy lub na Urząd Gminy z NIP-em Gminy – konieczność skorygowania dokumentów 2014-09-03