إدارة مؤسسات المعلومات

1. إدارة مؤسسات المعلومات المقدمة د/ مازن خيرو المرجع: الإدارة الحديثة للمكتبات ومراكز المعلومات. د/ عمر أحمد همشري نُسخة مخصصة للأغراض الأكاديمية غير قابلة للنشر والتوزيع

2. أهمية إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • اذا تتبعنا مصطلح "الادارة" من حيث تاريخه ونشأته يعني تقديم خدمة أو الاهتمام بشؤون كذا وكذا. . . فالادارة هنا تدبير او اهتمام حقيقي بشؤون الناس . وبما ان معظم أنشطة الناس تتصف بالتعاون الجماعي المشترك فان الإدارة تعد وسيلة مهمة لتنظيم الجهود الجماعية. • وقد تطور مفهوم الادارة عبر العصور المختلفة، تبعاً لتطوير حياة الناس، وتطور نظرتهم للأمور. • فالإدارة كلمة ذات معنى كبير في حياة الافراد والمنظمات والمجتمعات والدول على حد سواء، لأنها تمتد في كل نشاط، في كل زمان، ولأنها القوة المحركة لإنجاز المهام وتحقيق الأهداف.

3. أهمية علم الإدارة • الإدارة كفكرة موجودة مع وجود الانسان، فكل عملية تعامل مع الآخرين هي إدارة. • لإدارة كعلم له مبادئ وأسس وقواعد وعملية راسخة فهي علم حديث النشأة ويؤرخ له مع أواخر القرن التاسع عشر وبدايات القرن العشرين. • لقد أصحبت الادارة أداة ضرورية لأي جهد بشري يهدف إلى الوصول إلى نتائج متوقعة من خلال التنسيق بين الموارد المادية والبشرية والتكنولوجية، • فهي التي تقوم بتحديد الأهداف وتوجيه الافراد إلى تحقيقها بفاعلية، • وتفوم هاى توفير مقومات الإنتاج، وتخصيص الموارد توزيعها على استخداماتها البديلة، • وإزالة الغموض في بيئة العمل ويقع على عاتقها مسؤولية التكامل الخارجي بين البيئة والمنظمة، • وتحقيق التكامل الداخلي للمنظمة من خلال التنسيق والربط بين جهود العاملين والموارد الاخرى حتى يتسنى بلوغ الاهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها. • فمن المعروف أن سر نجاح المنظمات وأنشطتها وخدماتها ومشروعتها أو فشلها يرجع في غالبية الاحيان إلى طريقة إدارتها أو نمط الإدارة السائد فيها، إذ قد تعوض الإدارة الجيدة بكفاءتها نقص الموارد والامكانيات.

4. أهمية إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • تُعد المكتبات ومراكز المعلومات جزءاً لا يتجزأ من كينونة المجتمع الحديث، لأنها مؤسسات متفاعلة في بيئتيها الداخلية والخارجية. • وبذلك فإن الإدارة في المكتبات ومراكز المعلومات على اختلافها سواء أكانت مكتبات مدرسية، او عامة، آو متخصصة او أكاديمية هي وظيفة مهمة لا غنى عنها.

5. أهداف إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • تنفيذ السياسة /السياسات الموضوعة بأعلى درجة من الكفاءة وفي حدود الإمكانيات المتاحة. • استغلال الموارد المادية والبشرية والتكنولوجية وتنسيقها بأحسن الطرق الممكنة وتسخيرها لتحقيق الاهداف الموضوعة. • تنمية القدرات والكفاءات البشرية التي تعمل على تنفيذ الخطط المرسومة من اجل تحقيق الاهداف، وذلك من خلال الاختيار الأفضل للعاملين وتنميتهم مهنيا بما يتلاءم مع التطورات الحديثة في العمل والمهنة. • الارتقاء بالمناخ التنظيمي إلى المستوى الامثل من خلال تنمية العلاقات الانسانية بين العاملين وتحقيق الرفاهية النفسية والمادية لهم. • المواءمة بين متطلبات البيئة الداخلية لمركز المعلومات وبيئتها الخارجية (البيئة الاجتماعية، والقانونية، والسياسية، والاقتصادية، والتكنولوجية، غيرها) وإزالة المعوقات في هذا المجال بما يكفل تحقيق الأهداف الموضوعة. • الموازنة بين الاتجاهات المتضاربة، مثل: • إيجاد التوازن بين مصالح العاملين وأهدافهم بين مصالح المكتبة وأهدافها، وبين الميزانية المتاحة وبين النفقات الحاصلة والمتوقعة، وبين مصادر المعلومات المنشور وبين ما يمكن اقتناؤه منها، وبين ما يفترض أن يقدم من خدمات حديثة بين ما يمكن تقديمه في ضوء الامكانيات المتاحة. • تحقيق الكفاية الانتاجية والفاعلية الاداريةباقل ما يمكن من الوقت والمال والافراد.

6. مفهوم إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • لقد أظهرت الدارسات في مجال الادارة عامة وادارة المكتبات ومراكز المعلومات خاصة اختلافاً واضحاً في وجهات النظر حول مفهوم الادارة. ولعل ذلك يرجع الى سببين رئيسين : • أن مفهوم الادارة يتحدد في ضوء نظرة الباحث لمكونات الوظيفة الادارية ومحتوياتها على اساس علمي. ولما كان كل باحث ينظر إلى الادارة من وجهة نظره وخبرته وقناعاته، فإن تعريفات الادارة هي الاخرى تباينت واختلفت تبعا لذلك. • ان الادارة مفهوم معنوي معقد في الوقت ذاته، أي أنها قوة غير منظورة أو غير ملموسة ولا يمكن إثبات وجودها إلا من خلال نتائجها.

7. الإدارة ممارسة أو نشاط أو عملية • تعني الادارة بوصفها ممارسة او نشاطا او عملية تنظيم الجهود، واستثمار الموارد المادية والبشرية والتكنولوجية المتاحة من خلال التخطيط والتنظيم والقيادة والتوظيف والاشراف والرقابة، للوصول الى هدف أو أهداف معينة. وبالتالي فإنها عملية اجتماعية شاملة ومستمرة. • والادارة بهذا المعنى تتكون من سته عناصر رئيسية هي: • القوة البشرية: من حيث خصائصها ومؤهلاتها، وقدراتها، وطاقتها، ومعارفها، واتجاهاتها وسلوكياتها، وقيمها... إلخ • الموارد المادية: وهي كل ما يتوافر في التنظيم من اموال، ومبان، واجهزة، والات، واثاث.. الخ • المعلومات والافكار : وتشمل الحقائق والمعطيات وطرق جمعها وتنظيمها وتحليلها وطرق والافادة منها. • الوقت: وهو الزمن المتاح لإنجاز الأعمال الإدارية المختلفة • الموارد التكنولوجية: تعني الموارد التكنولوجية هنا تكنولوجيا تخزين المعلومات كالحواسيب وغيرها وتكنولوجيا الاتصالات السلكية واللاسلكية كالهاتف والفاكس والاقمار الصناعية وغيرها المستخدمة للقيام بالعملية الادارية على افضل وجه وبالطرق الحديثة. وجدير بالذكر وأن البعض يعتبر الموارد التكنولوجية من الموارد المادية. • السياسات والقواعد والقوانين والانظمة والتعليمات التي تحكم سير العمل.

8. الإدارة فن • تحتاج الادارة ضمن هذا المفهوم إلى شخصية موهوبة، يتسم صاحبها بالخيال والخصب وحسن التصرف في حل المشكلات والقدرة على الابتكار والقدرة على التنظيم والتنسيق والتميز في تطبيق المهارات واستخدام ولإمكانيات المتاحة واستثمارها بأقصى درجة ممكنة في سبيل تطور المنظمة وفهم السلوك الانساني فهما متعمقا وانتهاج الأساليب والإنسانية النابعة من ذاته في التعامل مع الاخرين في العمل. • يدعي أنصار هذا الاتجاه أن كل ما يحتاجه رجل الادارة هو صقل الموهبة وتنميتها عن طريق الخبرة والممارسة والتجربة.

9. الإدارة علم • ترتكز نظرة العلماء الداعمين لهذا الاتجاه على أن الإدارة لا تعتمد على الموهبة والصفات الشخصية فحسب، و أنما هي علم من العلوم له مقوماته و نظرياته الخاصة به، يخضع للتطور و التجديد ليتلاءم مع ظروف المجتمع ويعايش تقدمه، ويرتكز على أسس ومبادئ ومفاهيم منظمة ومرتبة تستخدم أسلوب البحث العلمي في حل المشكلات ودراسة المواقف الإدارية وهو الأسلوب القائم على التحديد والقياس والتجربة والبرهان. وبالتالي، فإن رجل الإدارة يجب أن تتوافر لديه حصيلة معرفية منظمة، وأن يعتمد استخدام الأسلوب العلمي وأدوات التحليل الرياضي كجزء من مؤهلاته الأساسية التي تساعده على ممارسة عمله على الوجه الأفضل، سواء أكانت لديه الموهبة الإدارية أم لا.

10. الإدارة علم وفن • يعد البعض الإدارة أنها علم وفن معا يكمل كل منهما الآخر. فالعلم يعني المعرفة، والفن يعني مهارة وموهبة التطبيق لهذه المعرفة، وبالتالي فإن الفن ما هو إلا تطبيق للعلم. • فالإدارة كعلم تحوي مجموعة من القوانين والمبادئ التي أمكن التوصل إليها عن طريق التجارب السابقة إذ أصبح بالإمكان العمل على أساسها. • والإدارة كفن تعتمد الشخصية أو صفات محددة تتوفر في الشخص المدير. ولكن يجب تدعيم هذه الصفات الشخصية الطبيعية وتنميتها بالدراسة والعلم. • ونستطيع القول، أن الإدارة الناجحة أو الفاعلة هي الإدارة التي تمتلك قدرا واسعا من المعرفة الإدارية وتمتلك أيضا قدرا مكملا من المهارة والإبداع.

11. تعريف إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • عملية تنظيم الجهود، وتنسيق الموارد المادية والبشرية والتكنولوجية واستثمارها بأقصى درجة ممكنة من خلال التخطيط والتنظيم والقيادة والإشراف والرقابة، وذلك للحصول على أفضل النتائج وتحقيق الأهداف المطلوبة بأقل جهد ووقت ممكنين.

12. وظائف إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • التخطيط Planning: هو أول الوظائف المهمة لإدارة المكتبة أو مراكز المعلومات، والتي تقوم على تحديد الأهداف العامة للمكتبة أو مراكز المعلومات، وكذلك الأهداف الفرعية للدوائر و الاقسام المختلفة، وتحديد طرق تحقيق هذه الأهداف خلال فترة زمنية محددة، وفي ضوء الموارد والإمكانيات المتاحة. • التنظيم Organizing: هو تحديد الأعمال المراد أداؤها، والتقسيمات الإدارية اللازمة، واختصاصات تلك الإدارات والأقسام وعلاقاتها المتداخلة ن وتحديد العلاقات وأنماط الاتصال، وتوزيع المسؤوليات والواجبات، وتفويض السلطات والصلاحيات اللازمة لأداء الأعمال، بغرض تحقيق الأهداف. • التوظيف Staffing: هو شغل الوظائف المتوافرة في المكتبة أو مراكز المعلومات بأشخاص أكفاء، قادرين علميا وفنيا وتقنيا على القيام بالعمل على أفضل وجه.

13. وظائف إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • الإشراف والتوجيه Supervising and Directing: الإشراف هو المسؤولية عن عمل الآخرين الذين يقعون ضمن نطاق الإشراف. أما التوجيه فهو إرشاد المرؤوسين أثناء العمل من حيث إعطاؤهم التعليمات اللازمة للتنفيذ، وتفسير القضايا الغامضة لهم، وإرشادهم لكيفية التعامل مع ما قد يواجهونه من مشكلات أثناء العمل. • الرقابة Controlling: الرقابة هي ملاحظة تنفيذ الأعمال في المكتبة ومراكز المعلومات، والتأكد من أنها تسير في الاتجاه الصحيح، وقياس ما تم إنجازه بالمقارنة مع ما حددته الخطط من أهداف، ومحاولة اكتشاف أي انحراف عن هذه الأهداف ومعالجته بعد معرفة أسبابه، واتخاذ الإجراءات الكفيلة بمنع وقوعه مستقبلا، والتأكد من الوصول إلى النتائج المحددة وتحقيق الأهداف الموضوعة. • إعداد الموازنات التخطيطية Budgeting: تعد الموازنات التخطيطية من أهم أدوات الرقابة المالية في المكتبات مراكز المعلومات. وتعني تحويل أهداف المكتبة أو مراكز المعلومات و أنشطتها إلى أرقام تخطيطية محددة، وذلك لسنة مالية قادمة. وبمعنى آخر، تعني الموازنة هنا جداول الإيرادات والنفقات المخططة لسنة مالية قادمة.

14. سمات إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • أنها تختلف باختلاف نوع المكتبة أو مركز المعلومات، والإمكانيات المادية والبشرية والتكنولوجية المتاحة لها. فإدارة مكتبات الأطفال تختلف عن إدارة المكتبات العامة أو المكتبات الجامعية مثلاً. • أنها تعمل في إطار اجتماعي نشط، فهي تؤثر في مجتمع المستفيدين منها وتتأثر بحاجاته ورغباته وسلوكه، كما لا يمكنها العيش أو العمل بمعزل عن المجتمع الداخلي المكون من الأفراد العاملين، أو المجتمع الخارجي بتأثيراته الاجتماعية والسياسية والاقتصادية، وغيرها. • أنها تعمل لتحقيق أهداف محددة. • أنها إنسانية الطابع، بمعنى أنها تسعى إلى الموازنة بين تحقيق أهداف المكتبة أو مركز المعلومات وبين أهداف العاملين فيها. كما أنها تسعى إلى تنمية هؤلاء العاملين مهنيا، وإلى مشاركتهم في اتخاذ القرار، وإلى إطلاق طاقاتهم وإبداعاتهم. • أنها تعمل ضمن الإطار العام لفلسفة وسياسات وإمكانيات المؤسسة الم التي تتبعها المكتبة أو مركز المعلومات، إذ يجب أن تتكيف الإدارة مع متطلبات هذه الفلسفة و السياسات و الظروف. • أنها دائمة التطور في نمطها وعناصرها وفلسفتها ونظرتها إلى الأمور ن إذ ليس هناك مكان لإدارة تقليدية جامدة في عالم يسوده التطور و التغير السريعان.

15. مستويات إدارة المكتبات ومراكز والمعلومات • الإدارة العليا High Level Management: تمثل الإدارة العليا الإدارة الموجودة في قاعدة الهرم التنظيمي للمكتبة أو مركز المعلومات. وتشمل هذه الإدارة المدير ومساعديه ومستشاريه ( إن وجدوا ). • الإدارة الوسطى Middle Level Management: تمثل الإدارة الوسطى الإدارة الموجودة في منتصف الهرم التنظيمي للمكتبة أو مركز المعلومات. وتشمل هذه مدراء الدوائر والأقسام. • الإدارة الدنيا Low Level Management: تمثل الإدارة الدنيا الإدارة الموجودة في قاعدة الهرم التنظيمي للمكتبة أو مركز المعلومات، وتشمل هذه مدراء الشعب والوحدات المكونة للأقسام مثل رئيس شعبة الإهداء، ورئيس شعبة التبادل ن وغيرهم.

16. المهارات الواجب توافرها في مدير المكتبة او مركز المعلومات • مهارات فنية • يقصد بها مهارات التزويد والفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص واسترجاع المعلومات والحاسوب وتطبيقاته وغيرها من المهارات الفنية حتى يستطيع توجيه مرؤوسيه فيها، ومعالجة الاخطاء في هذه المجالات لدى ظهورها. • مهارات فكرية أو عقلية • لمهارات التفكير الناقد البناء والتحليل المنطقي ومعرفة علاقة الجزئيات بالكليات ودورها فيها ومهارات التفكير الابتكاري والابداعي اذ تعد مهارة الابتكار والابداع من المؤشرات المهمة للاستدلال.

17. المهارات الواجب توافرها في مدير المكتبة او مركز المعلومات • مهارات فنية • مهارات ادارة الافراد • مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات • مهارات الاتصال • مهارات احداث التغيير وادارته • مهارات بناء الفريق • مهارات ادارة الوقت • مهارات ادارة الازمات • مهارات متصلة بالمعلومات • مهارات التفاوض

18. انواع المديرين في المكتبات ومراكز المعلومات • المدير الدكتاتوري • المدير الديمقراطي • المدير الاعلامي • المدير الداخلي • المدير السياسي • مدير الفريق • المدير الخبير • المدير الباني والمطور

19. عناصر نجاح مدير المكتبة • الاهتمام بالعاملين والانتاجية: • المدير الفعال هو الذي يرسخ القاعدة التي تنص على أن يكون العمل خاضعاً لمعايير وتوقعات أدائية محددة تطلق العنان لقدرات العاملين وطاقاتهم، ذلك أن العاملين اذا احسوا أن النظرة اليهم لا تعدو النظرة الى آلات تعمل فقط، نجدهم لا يشعرون بأي التزام حيال تحقيق أهداف المكتبة التي يعملون فيها ويزيدهم تذمرهم في العمل، ويقل رضاهم عنه. • تخصيص الوقت للعمل فقط: • المدير الفعال هو الذي يصرف معظم وقته في تدبير امور مكتبته او مركز معلوماته ويخصص هذا الوقت لخلق فرص التطوير والتنمية وحل المشكلات واتخاذ القرارات وتدريب مرؤوسية وتحسين علاقاته بالآخرين ولا يخصص هذا الوقت خدمة لاغراضه الشخصية.

20. عناصر نجاح مدير المكتبة • الاسلوب العام في التعامل مع المرؤوسين : • المدير الفعال هو الذي يقوم باجراء مناقشات مع مرؤوسية حول المجال الكلي او العام للعمل والغرض الاساسي من وراء الواجبات والمهام المطلوبة بحيث يتيح لهم حرية الحركة في أداء هذه الواجبات والمهام. • بناء روح العمل الجماعي وتنميتها: • المدير الفعال الذي يعمل بانتظام مع مرؤوسيه بطريقة تسمح لهم بالتحدث فيما بينهم والمشاركة في طرح الافكار وتكوين الاتجاهات، وحل المشكلات وتحديد الاهداف المستقبلية. ويقتضي لتطوير روح العمل الجماعي، وتكوين الاحساس بالاعتزاز الجماعي أن يعمل الموظفون بروح الفريق الواحد في تأدية الاعمال والمهام المنوطة بهم.

21. عناصر نجاح مدير المكتبة • إبقاء المرؤوسين على معرفة مستمرة بسير العمل وتطوراته: • المدير الفعال هو من يتخذ الخطوات اللازمة لابقاء مرؤوسيه على اطلاع مستمر بما يدور حولهم من أمور ومستجدات وما يطرأ على المكتبة ويؤثر في عملها. • ان اطلاع العاملين في المكتبة او مركز المعلومات على سير العمل وتطوراته وما يحصل من امور قد تؤثر في حياتهم العملية اليومية، وتزويدهم بمعلومات راجعة بهذا الشأن يؤدي الى تطوير واضح في ادائهم الوظيفي وانتاجيتهم في العمل. • السماح للمرؤوسين بتبادل الآراء فيما بينهم وبين الادارة: • المدير الفعال هو الذي يعترف بمحدودية امكانياته، ويسعى بالتالي الى الحصول على المعلومات والنصيحة من الاخرين. فهو منفتح على المعلومات اللازمة والضرورية من أي مصدر كان وتتاح للعاملين تحت اشرافه فرصة التأثير فيه ولا يشعر بالخطر او التهديد عندما يطرح العاملون افكاراً مخالفة لافكاره وتؤدي الى تحقيق اداء افضل.

22. عناصر نجاح مدير المكتبة • التخفيف من الضغط وقت الازمات: • المدير الفعال هو الذي يواجه الازمات بالتخفيف من الضغوط على مرؤوسيه، وحثهم على بذل اقصى جهد، مما يقلل من الوقوع في الاخطاء ويخفف منحدة الازمات وتلافي اثارها. • تأثير المدير على رؤسائه في المؤسسة الأم: • المدير الفعال هو من تتوافر لديه القوة والمهارة اللازمتان له للتأثير في رؤسائه في المؤسسة الام التي تتبعها المكتبة بقدر ما تتوفر له القوة والمهارة اللازمتان له للتأثير في مرؤوسيه. • والمدير الفعال ايضا هو من يقوم باتخاذ قرارات عملية وفعلية ازاء اقتراحات مرؤوسيه وافكارهم ومتطلباتهم ويدعم هذه الاقتراحات والافكار والطلبات لدى الادارة العليا ولا يقطع على نفسه الوعود التي لا يمكن تنفيذها. • تقليل الفروقات بين المدير ومرؤوسيه وبين فئات العاملين أنفسهم: • المدير الفعال هو الذي يقلل الفروقات بين المستويين التنفيذي والاشرافي للعمل الاداري ويعمل على تأكيد الانسياب الحر للمعلومات بين مختلف الوحدات الادارية بحيث يشعر الموظف بالحرية والارتياح عندما يعب عن رأيه وعن ما يجول بخاطره ويعمل على تأكيد المساواة بين مرؤوسيه.