دائرة البحث والتطوير

1. دائرة البحث والتطوير

2. العمل الالكتروني نواة للحكومة الالكترونية

3. دائرة البحث والتطوير الالكترونية (Work Flow) ماركون انجاز الكتب الرسمية الكترونيا

4. ان الهدف من الإدارة الالكترونية هو اتمتة عمل الدائرة حيث تعنى بتحويل عمل الدائرة الورقي الى الالكتروني (البريد الصادر والوارد) والمتمثل بخطوات معالجة الوثائق والكتب الى عمل الكتروني يوفر الجهد والوقت ويؤدي الى انجاز الاعمال بكفاءة عاليه ودقة كون دائرتنا هي سباقه في هذا الاتجاه بتطبيق مبدأ الحوكمة الالكترونية والتي تعتبر النواة الاولى لتحقيق هذا الهدف , كما بذلت الدائرة افضل الجهود والامكانيات في تحقيق وانجاز هذا العمل.

5. بالإمكان توضيح هيكلية عمل النظام بالشكل المبسط التالي: • ادخال معالجات وهوامش على صور الكتاب الرسمي • ادخال معالجات وهوامش على صور الكتاب الرسمي • ادخال معالجات وهوامش على صور الكتاب الرسمي • ادخال معالجات وهوامش على صور الكتاب الرسمي

6. سير العمل

7. سير العمل Workflow)) : يوفر هذا البرنامج مجموعة من الخواص تمكن المستخدم من القيام بعملية معالجة للكتب الرسمية (الكتب الصادرة والكتب الواردة) بدء ا من الادخال الاولي للكتاب الرسمي في النظام وادخال المعالجات على الكتاب رسمي وكتابة المطالعات وتسجيلها وتحويلة الكتاب من موظف الى اخر ومن ثم الخزن في الارشيف عند الانتهاء، كما يوفر النظام مجموعة من الخواص للقيام بعملية تصدير الكتب الرسمية بدءا من كتابة المسودة للكتاب الرسمي وتناقلها بين الموظفين وارفاق الملفات والكتب الرسيمة ذات العلاقة وصولا الى توقيعها وارسالها بالبريد الالكتروني الى الجهة المستلمة. معالجة الكتب الرسمية: ويختص هذا الجزء بمعالجة الكتب الرسمية الصادرة او الواردة داخل المنظومة وبشكل الكتروني وكما يأتي: ادخال الكتاب الرسمي للمنظومة: تتم عملية ادخال الكتاب الرسمي من خلال واجهة سير العمل ومن الجزء الخاص بالكتب تحت المعالجة والضغط على زر ادخال كتاب رسمي وكما مبين في الشكل التالي:

8. واجهة ادخال الكتاب الرسمي وكما مبين في الشكل التالي، حيث تحتوي هذه الواجهة على مجموع من الحقول الخاصة يتم من خلالها تسجيل معلومات الكتاب الرسمي وهي: - رقم الكتاب. - عنوان الكتاب. - تاريخ الكتاب. - جهة اصدار الكتاب. - جهة استلام الكتاب (جهة واحدة او عدة جهات). - صورة الكتاب (صورة واحدة او عدة صور). - الكتب ذات العلاقة (كتاب واحد او عدة كتب).

9. عرض كتاب رسمي داخل واجهة المعالجة: عند دخول الموظف الى النظام وتحديدا الى واجهة سير العمل سيظهر وفي الجزء الخاص ب)الكتب تحت المعالجة( جدول بالكتب الرسمية التي حولت له من قبل الموظفين الاخرين وكما مبين في الشكل التالي:

10. تحويل الكتاب: يتم من خلاله تحويل الكتاب الرسمي الى موظف معين، حيث تعرض واجهة تحويل الكتاب وكما مبين في الشكل التالي

11. تاريخ المعالجة: والتي يتم من خلالها عرض تاريخ معالجة الكتاب الرسمي داخل المنظومة وكل المعالجات التي تم عليه وكما مبين في الشكل التالي: حيث بمجرد تحديد معالجة معينه من الجزء الاعلى من النافذة ستظهر تفاصيل المعالجة في الجزء الأسفل منها، حيث ستظهر كل من اسم الموظف الذي قام بتحويل الكتاب اضافة الى اسم قسمه، تاريخ التحويل، تاريخ الاجابة، اهمية الكتاب، المطالعة التي كتبت من قبل الموظف اذي حول الكتاب، والاجراء المدخل على صورة الكتاب الرسمي

13. ادخال إجراء على صورة الكتاب الرسمي: تتم عملية ادخال اجراء على صورة الكتاب الرسمي من خلال الضغط على امر( اضافة توقيع) وكما مبين في الشكل التالي:

15. ارشفة الكتاب الرسمي: تكون ارشفة الكتاب الرسمي الخطوة الاخيرة بعد المعالجة على الكتاب الرسمي وكما مبين في الشكل التالي:

16. تصدير كتاب رسمي من المنظومة: ويختص هذ الجزء بعملية تصدير الكتب الرسمية من المنظومة بشكل الكتروني وارسالها عبر البريد الالكتروني بعد الانتهاء منها الى الجهة المستفيدة

17. واجهة الكتب الرسمية: واجهة الكتب الرسمية تعرض كل الكتب الرسمية المؤرشفة في النظام ضمن الوحدات الإدارية التابعة لها وكما مبين في الشكل التالي:

18. خزن كتاب رسمي داخل المنظومة: تتم عملية خزن كتاب رسمي داخل المنظومة من خلال اختيار امر اضافة كتاب رسمي حيث ستظهر النافذة الخاصة بإدخال الكتاب الرسمي و يتم ذلك بعد اختيار قالب لنوع الكتاب الرسمي ان وجد اكثر من قالب تبعا للاعدادات التي يقوم بها المشرف الرئيسي. - اختيار قالب لنوع الكتاب الرسمي: يكون الاختيار من احد القوالب التي يعدها المشرف الرئيسي حيث ان كل قالب يخزن عدد و انواع مختلفة من البيانات، فقد يحتوي على حقل لارفاق ملف او مجموعة ملفات او قد يكون صورة او مجموعة صور او نص او تاريخ او كتاب اخر و ربما يكون وحدة ادارية و هكذا حسب الاعدادات المسبقة، و الحقل ربما يكون مطلوب او غير مطلوب. و يكون اختيار القالب كما موضح في الشكل التالي:

19. يقوم المستخدم بملء الحقول الخاصة بالكتاب الرسمي وهي: - رقم الكتاب : تكون ق يم هذا الحقل نصية اي تقبل ارقام فقط او ارقام مع احرف. - عنوان الكتاب. - تاريخ الكتاب: يتم تحديد التاريخ من خلال التقويم. - جهة اصدار الكتاب يتم الضغط على الامر ) ( لأجل عرض نافذة اختيار الوحدات الادارية المصدرة او المستلمة للكتاب، حيث يتم تحديد الجهة خارجية او داخلية، في حال اختيار الجهة داخلية سيظهر النظام التقسيم الاداري المعرف في النظام لتحديد الجهة المصدرة يتم التحديد ومن ثم الضغط على زر الاختيار وكما مبين في الشكل التالي:

21. وفي حال تحديد جهة خارجية فان النظام سيعرض مجموع من الجهات التي تم تسجيلها سابقا في النظام وبإمكان المستخدم البحث ضمن هذه الجهات او اضافة جهة جديدة وكما مبين في الشكل التالي:

24. 1- ادخال صورة مخزونة على جهاز الحاسبة حيث يتم فتح نافذة لاختيار الصورة. 2- ادخال صورة بشكل مباشر من الماسح الضوئي حيث يتم تحديد الماسح الضوئي وادخال الصور التي تمسح من خلاله الى حقل الصورة، و يتم اختيار الماسح الضوئي بشكل تلقائي اذا كان قد تم تحديده من الواجهة الرئيسية.

25. عرض الكتاب الرسمي: لعرض اي كتاب مخزون داخل النظام بالإمكان اختيار الكتاب ثم الضغط عرض كتاب رسمي او بالإمكان عمل نقر مزدوج على اسم الكتاب حيث يتم تحميل الكتاب و عرضه وكما مبين في الشكل التالي:

26. الاضابير

27. الاضابير واجهة الاضابير تسمح بخزن مختلف المجلدات و الملفات داخل النظام. تحتوي الواجهة على عدة اوامر خاصة بالعمليات التي تنفذ على الاضابير والتي تشمل الاضافة، التعديل، الحذف والتحميل من الاضبارة. كما تحتوي الواجهة على جزء خاص بعرض الهيكلية الادارية مع الاضابير المخزونة داخل كل وحدة ادارية وجزء اخر لعرض الملاحظات وكما مبين في الشكل التالي:

28. اضافة اضبارة: تتم عملية اضافة اضبارة معينة في وحدة ادارية معينه من خلال تحديد الوحدة الادارية ومن ثم اختيار اوامر الاضافة ومن ثم الضغط على امر اضافة اضبارة وكما مبين في الشكل التالي:

29. تعديل اضبارة: • تتم عملية التعديل على اضبارة معينة من خلال الاوامر الخاصة بالتعديل والتي تشمل: • نقل ملفات + اضابير: يسمح بعملية نقل اضبارة مع محتوياتها من مكان الى اخر. • نقل ملفات فقط : يسمح بعملية ملفات الاضبارة الى مكان اخر. • نقل ملف فقط : يسمح بعملية نقل ملف من اضبارة الى اخرى. • تغيير اسم الملف: يسمح بتغيير اسم الملف الموجود داخل الاضبارة. • تغيير تفاصيل اضبارة: يسمح بتغيير تفاصيل الاضبارة • اضافة الى PDF )ملفات(: يسمح للمستخدم بإضافة صورة الى ملف ) PDF ( مخزون داخل المنظومة في بداية الملف او نهايته، حيث يتم اختيار هذه الصورة من داخل الحاسبة. • اضافة الى PDF )ماسح ضوئي(: يسمح للمستخدم بإضافة صورة الى ملف ) PDF ( مخزون داخل المنظومة في بداية الملف او نهايته، حيث يتم اختيار هذه الصورة من خلال الماسح الضوئي.

31. حذف اضبارة او جزء منها: تتم عملية الحذف على اضبارة معينة او على جزء منها من خلال الاوامر الخاصة بالحذف والتي تشمل: • حذف ملف: تسمح للمستخدم بحذف ملف من الاضبارة • حذف اضبارة: تسمح للمستخدم بحذف اضبارة على ان تكون فارغة من الملفات. • حذف ملف + اضبارة : تسمح للمستخدم بحذف اضبارة وكل محتوياتها.

32. البحث

33. البحث: واجهة البحث هي الواجهة التي يوفرها النظام للبحث عن اي كتاب، شخص، رسالة، او وحدة ادارية في المنظومة. و ذلك من خلال كتابة اي كلمة او رقم يشير الى الموضوع المطلوب ايجاده ثم اختيار المكان المطلوب البحث عنه فيه.

34. البحث عن رسالة في البريد: للبحث عن رسالة في البريد نكتب عنوان الرسالة مثلا:

35. البحث عن وحدة ادارية في هيكلية المؤسسة: و ذلك بكتابة اسم الوحدة الادارية المطلوب ايجادها ثم الضغط على ايكونة هيكلية المؤسسة كما في الشكل:

36. البحث عن مستخدم في المستخدمين: يتم ذلك بكتابة اي معلومة عن المستخدم ثم الضغط على ايكونة المستخدمين كما في الشكل ادناه:

37. البحث عن كتاب في ارشيف الكتب الرسمية: و يتم ذلك بكتابة اي معلومة عن الكتاب المطلوب ايجاده في المنظومة ثم الضغط على ايكونة الكتب الرسمية كما في الشكل التالي:

38. البحث في سير العمل: كذلك قم بكتابة اي معلومة عن الكتاب المطلوب ايجاده في سياق سير العمل في المنظومة ثم اضغط على ايكونة سير العمل و كما هو موضح في الشكل ادناه:

39. التقارير و المخططات

40. حركة البريد لدائرة البحث والتطوير حسب اقسام الدائرة وشعبها

41. اعداد المعالجات الخاصة بالسيد معاون المدير العام للشؤون العلمية والاقسام المناطة به (قسم الدراسات العليا , قسم الشؤون العلمية) وشعبها

42. حركة البريد للسيد معاون المدير العام لشؤون العلمية وموظفي قسم الدراسات العليا وقسم الشؤون العلمية

43. حركة البريد لموظفي قسم الدراسات العليا

44. حركة البريد لموظفي قسم الشؤون العلمية

45. حركة البريد لشعب قسم الشؤون العلمية

46. حركة البريد لموظفي قسم المشاريع الريادية

47. حركة البريد لشعب قسم المشاريع الريادية

48. حركة البريد لموظفي قسم التنسيق والتسويق العلمي

49. حركة البريد لشعب قسم التنسيق والتسويق العلمي

50. اعداد المعالجات الخاصة بالسيد معاون المدير العام للشؤون البحث العلمي والاقسام المناطة به (قسم التنسيق والتسويق العلمي , قسم المشاريع الريادية)