Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi Tahun Anggaran 2008

1. Program Hibah Kompetisi Berbasis InstitusiTahun Anggaran 2008 Pengembangan Program 16-17 Februari 2007 disampaikan pada Pelatihan Penyusunan Proposal PHK Institusi TA-2008

2. Gambaran Besar Perencanaan Institusi Kualitas Situasi mendatang langkah maju Situasi Sekarang Waktu PHK Institusi TA-2008

3. Kualitas Situasi Mendatang Situasi Sekarang Waktu Proses Pengembangan Institusi dengan ED dan tambahan dana dari pihak luar dengan ED dan sumberdaya dari institusi sendiri tanpa evaluasi diri (ED) PHK Institusi TA-2008

4. Tahapan Seleksi Proposal • SatuProposal Awal yang diusulkan oleh institusi. • Proses seleksi Proposal Awal oleh reviewer. • SatuProposal Lengkap yang diusulkan oleh institusi. • Proses seleksi Proposal Lengkap oleh reviewer. • Evaluasi Lapang oleh reviewer. • Penentuan penerima hibah. PHK Institusi TA-2008

5. Proposal Awal Konsep penyusunan proposal PHK Institusi TA-2008

6. Konsep Penyusunan Proposal Awal langkah maju Situasi Mendatang Situasi Sekarang Visi Posisi (Data) Analisis Situasi Misi langkah strategis Kesimpulan Tujuan Institusi Ringkasan Evaluasi Diri Institusi(Bab 2) Rencana Awal Program Pengembangan Ringkasan Renstra Institusi (Bab 1) Tema Terpilih Rancangan Global Program Pengembangan (Bab 3) Unit Terpilih PHK Institusi TA-2008

7. Tema dalam PHK 2008 • Tema A: Peningkatan kapasitas institusional dan mutu manajemen perguruan tinggi. • Peningkatan mutu manajemen perguruan tinggi yang mencakup seluruh aspek manajemen pada setiap jenjang organisasi • Tema B: Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi Program Studi. • Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi program studi • Relevansi: kesesuaian antara program yang diselenggarakan dengan kebutuhan nasional dan global • Efisiensi: pemanfaatan sumberdaya secara hemat dan bertanggung jawab • Tema C: Pengembangan program unggulan perguruan tinggi • Pengembangan program unggulan yang memiliki daya saing di tingkat internasional PHK Institusi TA-2008

8. Format Proposal Awal • Halaman judul/cover • Halaman identifikasi • Halaman pengesahan • Daftar isi • Ringkasan eksekutif • Bab 1: Ringkasan rencana strategis pengembangan institusi • Bab 2: Ringkasan laporan evaluasi diri di tingkat perguruan tinggi • Bab 3: Rancangan global program pengembangan • Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi proposal PHK Institusi TA-2008

9. Bab 3. Rancangan global program pengembangan • Penetapan tema program dan rasional atas pemilihan tema dan unit internal yang dilibatkan. • Rancangan global program ini harus mencantumkan secara ekplisit kaitan program yang diusulkan dengan hasil evaluasi diri tingkat institusi. • Deskripsi ringkas program pengembangan untuk masing-masing tema yang diajukan: • Latar belakang singkat. • Tujuan. • Bagaimana program akan dilaksanakan, termasuk unit atau program studi dimana aktivitas ini akan diterapkan. • Bagaimana sumberdaya akan dimanfaatkan. • RAB belum perlu disajikan pada Proposal Awal. • Catatan: Ditulis dalam bentuk narasi, bukan hanya pointers atau judul-judul aktivitas. PHK Institusi TA-2008

10. Proposal Lengkap Konsep penyusunan proposal PHK Institusi TA-2008

11. Konsep Penyusunan Proposal Lengkap langkah maju Situasi Mendatang Situasi Sekarang Rasional & Konteks (Bab 1) Visi Posisi (Data) Analisis Situasi Misi langkah strategis Kesimpulan Tujuan Institusi Outcome & Impact Usulan Program Pengembangan Ringkasan Analisis Evaluasi Diri(Bab 3) Aktivitas 1, 2, …, n Mekanisme Pelaksanaan(Bab 2) Indikator Kinerja Aktivitas Indikator Kinerja Utama Sumberdaya yang dibutuhkan Indikator Kinerja Utama (Bab 5) Usulan Program Pengembangan (Bab 4) Kebutuhan Dana PHK Institusi TA-2008

12. Struktur Usulan Program Pengembangan Tema A • Aktivitas1 Unit terkait • Aktivitas 2 Unit terkait • Aktivitas … Unit terkait • Aktivitas n Unit terkait Tema B • Aktivitas1 Unit terkait • Aktivitas 2 Unit terkait • Aktivitas … Unit terkait • Aktivitas n Unit terkait Tema C • Aktivitas1 Unit terkait • Aktivitas 2 Unit terkait • Aktivitas … Unit terkait • Aktivitas n Unit terkait Usulan Program Pengembangan disusun menurut struktur sebagai berikut: PHK Institusi TA-2008

13. Struktur Proposal Lengkap • Halaman judul/cover • Halaman identifikasi • Halaman pengesahan • Daftar isi • Ringkasan eksekutif • Bab 1: Rasional dan konteks • Bab 2: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi • Bab 3: Ringkasan Laporan evaluasi diri • Bab 4: Usulan program pengembangan • Bab 5: Indikator kinerja utama • Bab 6: Rekapitulasi Anggaran • Lampiran. • Laporan lengkap hasil evaluasi diri (dijilid terpisah) PHK Institusi TA-2008

14. Bab 2: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di PT • Dalam bab ini dijelaskan tentang fungsi dan struktur unit pelaksana program: • Penjelasan tentang organisasi pelaksanaan kegiatan, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit internal yang dilibatkan. • Mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal. • Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan. • Sistem pengadaan barang dan jasa yang terkait dengan pelaksanaan program. PHK Institusi TA-2008

15. Bab 4: Usulan Program Pengembangan • Berisi penjelasan masing-masing Tema program pengembangan dan unit internal terkait yang diusulkan. • Deskripsi rinci dari aktivitas yang akan diusulkan harus mengacu dan mencantumkan secara eksplisit acuan ke hasil evaluasi diri rinci dari unit internal terkait. PHK Institusi TA-2008

16. Karakteristik Aktivitas • Pelaksanaan aktivitas merupakan upaya untuk mencapai tujuan spesifik. • Jika seluruh aktivitas dapat dilaksanakan dengan baik, maka indikator kinerja utama diharapkan dapat dicapai. • Aktivitas harus dideskripsikan dengan jelas, memberi keyakinan bahwa efektif untuk mencapai tujuan. • Aktivitas harus koheren antara satu dengan yang lainnya. • Tidak boleh ada tujuan yang bertentangan. PHK Institusi TA-2008

17. Rincian Aktivitas • Judul Aktivitas 1 • Latar belakang • Rasional • Tujuan • Mekanisme dan Rancangan • Jadwal Pelaksanaan • Indikator kinerja • Sumberdaya dan dana yang dibutuhkan • Keberlanjutan • Unit terkait • Penanggungjawab • Judul Aktivitas 2 • dst PHK Institusi TA-2008

18. Latar Belakang • Mengacu kepada hasil evaluasi diri unit internal terkaityang telah dilakukan: • sebutkan masalah, kesimpulan dari evaluasi diri yang terkait dengan kegiatan ini, • sebutkan “bab dalam evaluasi diri yang terkait dengan kegiatan ini.” • Kesalahan umum: • Tidak terkait dengan Evaluasi Diri, masalah tiba-tiba muncul (tanpa justifikasi yang jelas). • tidak spesifik menyatakan akar masalah yang ingin diselesaikan. PHK Institusi TA-2008

19. Rasional • Alasan-alasan serta sebab-sebab mengapa kegiatan ini dilakukan. • Jelaskan keterkaitan antara Latar Belakang dengan Tujuan. • Jelaskan bagaimana aktivitas yang direncanakan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang disebut dalam Latar Belakang. • Kesalahan umum: • Argumentasi tidak meyakinkan. • Hanya menjelaskan tujuan tanpa mengaitkan dengan Latar Belakang. PHK Institusi TA-2008

20. Tujuan • Tujuan harus spesifik, terukur dan dapat dicapai sesuai jadwal. • Kaitkan tujuan ini dengan tujuan utama institusi. • Sebutkan outcomes yang dikehendaki. • Kesalahan umum: • terlalu umum; misalpeningkatan kualitas lulusan, • merupakan mekanisme, bukan tujuan; misalpeningkatan keterlibatan mahasiswa dalam penelitian, • tidak terkait dengan masalah yang disampaikan pada latar belakang, • tidak konsisten dengan tema aktivitas. PHK Institusi TA-2008

21. Mekanisme dan Rancangan • Jelaskan rincian, tahapan, bagaimana aktivitas ini akan dilaksanakan. • Jelaskan sub-aktivitas yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. • Fokuskan kepada pencapaian indikator kinerja terkait. • Kesalahan umum: • Menjelaskan investasi, bukan aktivitas. • Berupa pointers (tidak ada deskripsi). • Tidak terkait dengan tujuan. • Deskripsi kompleks, berputar-putar dan sulit dimengerti. PHK Institusi TA-2008

22. Jadwal Pelaksanaan • Tentukan rincian jadwal untuk tiap sub-aktivitas. • Rencanakan rincian jadwal yang realistis. • Sajikan jadwal tahunan selama waktu proyek (3 tahun). • Kesalahan umum: • Jadwal tidak sesuai dengan mekanisme dan rancangan yang diusulkan. • Berisi jadwal investasi. PHK Institusi TA-2008

23. Indikator Kinerja • Sebutkan target langsung dari aktivitas, setiap tahun selama program berlangsung. • Indikator mengukur ketercapaian tujuan dari aktivitas yang dilaksanakan. • Harus terukur baik kuantitatif atau kualitatif • Indikator kinerja di awal program (Tahun 2007) disajikan pula, sebagai acuan melihat kemajuan yang dirancang. • Jelaskan cara mengukur masing-masing indikator kinerja. • Sajikan baik indikator utama maupun tambahan. • Kesalahan umum: • Tidak terkait atau relevan dengan tujuan atau aktivitas. • Menggunakan indikator utama; besar kemungkinan indikator utama tidak akan dicapai oleh hanya satu aktivitas. PHK Institusi TA-2008

24. Sumberdaya yang dibutuhkan • Sebutkan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas. • Kaitkan antara sumberdaya dengan sub-aktivitas dalam “Mekanisme dan Rancangan.” • Prakirakan dana yang dibutuhkan untuk masing-masing sumberdaya diatas. • Pendanaan ganda untuk satu aktivitas harus dihindari. • Jumlah dana total yang dibutuhkan merupakan jumlah RAB masing-masing aktivitas bukan jumlah yang dibuat mendekati pagu maksimum dana tersedia. • Kesalahan umum: • Tidak relevan dengan aktivitas; peralatan yang tidak relevan atau tidak perlu . • Tidak efisien; mengirim 10 staff untuk training materi yang sama. PHK Institusi TA-2008

25. Keberlanjutan • Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Bagaimana rancangan integrasi ke unit-unit rutin. • Aspek dana untuk mendukung aktivitas ini perlu dibahas. • Hint: … ada aktivitas yang dapat masih terus berlangsung tanpa perlu dana dalam jumlah besar … • Kesalahan umum: • Menyederhanakan dan terlalu fokus pada aspek finansial. • Hanya mendeskripsikan kondisi-kondisi yang harus ada supaya keberlanjutan tercapai. PHK Institusi TA-2008

26. Unit Terkait • Sebutkan unit atau program studi dimana aktivitas ini akan diterapkan, sesuai dengan masalah yang diungkap dalam evaluasi diri. PHK Institusi TA-2008

27. Penanggung Jawab • Setiap aktivitas harus ada minimal seorang penanggung jawab. • Penanggung jawab harus menguasai aktivitas yang diusulkan. • Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas. • Kesalahan umum: • Penanggung jawab aktivitas tidak menguasai aktivitasnya. PHK Institusi TA-2008

28. Pengembangan Program Tips penyusunan aktivitas pada Proposal Lengkap PHK Institusi TA-2008

29. Karakteristik Aktivitas yang baik PHK Institusi TA-2008 • Didasarkan pada hasil evaluasi diri yang komprehensif • Memenuhi misi dan tujuan institusi • Jelas dan komprehesif • Dari Latar Belakang sampai dengan Keberlanjutan jelas keterkaitannya • Feasible • RAB, sumberdaya, jadwal saling sesuai. • Berlanjut • Adanya perbaikan yang sistematis dan • Terciptanya kebiasaan-kebiasaan baik

30. Penyusunan Aktivitas • What: • Apa tujuan kegiatan? • Apa dampak kegiatan? • Why: • Mengapa kegiatan ini diadakan? • Mengapa kegiatan ini penting? • When: • Kapan kegiatan ini dimulai? • Kapan kegiatan ini berakhir? • How: • Bagaimana kegiatan ini dimulai? • Bagaimana sumberdaya dikerahkan? • Where: • Dimana (dalam struktur organisasi) kegiatan akan dilaksanakan? (unit organisasi mana yang paling terlibat ?) • Who: • Siapa yang berperan kunci (key-actors) dalam kegiatan ? PHK Institusi TA-2008

31. Rincian Aktivitas  Process SP SP SP SP Œ Ž Input/Resources Outcomes SP SP SP SP Output SP SP SP SP • Latar belakang, Rasional, Tujuan, Mekanisme dan Rancangan, ŽIndikator kinerja, ŒSumberdaya dan dana yang dibutuhkan, jadwal Pelaksanaan, Keberlanjutan, Penanggungjawab • Catatan: SP  sub-proses, sub-kegiatan;  sub-proses terpilih; Œsumberdaya dan dana yang dibutuhkan harus sesuai dengan komponen proyek yang diijinkan. PHK Institusi TA-2008

32. Contoh Tema A • Tema A: Kapasitas institusi dan manajemen PT • Issues dalam Evaluasi Diri • KRS dan KHS selalu terlambat karena aliran data tidak lancar dan belum tertata • Program • Penataan lalulintas data akademik yang melibatkan unit-unit terkait. PHK Institusi TA-2008

33. Contoh Tema B • Tema B: Mutu, relevansi dan efisiensi • Issues dalam Evaluasi Diri • Masa studi tinggi, proporsi mahasiswa mengulang tinggi • Daya saing rendah karena kurangnya keahlian dan softskills • Industri lokal mengharapkan universitas meningkatkan layanan • Program: • Pengembangan metode pengajaran inovatif • Mengintegrasikan softskills ke dalam kurikulum • Peningkatan riset terapan PHK Institusi TA-2008

34. Jadwal Pelaksanaan • jadwal pelaksanaan dirancang sesuai dengan aktivitas, • jika diperlukan jadwal multi-tahun dapat diakomodasikan, • bukan jadwal pengadaan barang. PHK Institusi TA-2008

35. Indikator Kinerja capaian capaian capaian target baseline target target PHK Institusi TA-2008 indikator kinerja yang dimaksud di sini bukan prestasi fisik pengadaan barang, melainkan indikator pencapaian tujuan dari aktivitas terkait. prestasi fisik dan keuangan dilaporkan pada formulir yang berbeda. Capaian indikator kinerja dilaporkan pada saat monitoring dan evaluasi.

36. Tabel RAB Aktivitas • Untuk setiap sumberdaya yang dibutuhkan dari masing-masing aktivitas sajikan: • Jumlah dana yang diperlukan • Komponen Biaya mengacu kepada Panduan PHK 2008 Bab VI PHK Institusi TA-2008

37. Rencana Dana PHK 2008 Tujuan Visi Dana Pemda Tujuan Bantuan Hibah Asing Tujuan Tujuan Institusi Misi Indikator Kinerja Laporan Evaluasi Diri Perencanaan merupakan usaha seluruh institusi langkah maju Situasi Mendatang Situasi Sekarang PHK Institusi TA-2008