Kommunikationsstrategi

1. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi

2. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi • Der er aktuelt to hovedudfordringer: • Forandringskommunikation • Opbygning af den kommunikationsmæssige" infrastruktur" og kompetence • De primære målgrupper for dette dokument er chefer og ledere, TR og andre nøglepersoner i • Strategien og planen gælder som udgangspunkt frem til og med 1. kvartal 07.

3. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi • Kommunikationsmål: • 1 Eksternt • Borgerne, erhvervsliv og andre interessenter skal informeres om kommunens ydelser og forvaltning på overordnet niveau • Brugerne skal informeres om områdets serviceniveau, takster, henvendelsessteder - alle ændringer, som har betydning for dem.

4. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi • Kommunikationsmål: • Internt • Medarbejderne skal informeres om visioner, fælles fortælling, strategier og politikker - for Gribskov og på eget fagområde • Medarbejderne skal inddrages i dialog om emner af betydningen for deres egen arbejdssituation • Medarbejderne skal have kendskab til det rationale der ligger bag de valg og beslutninger, som træffes og skal kunne fungere som formidler af information e til brugerne på deres område • Informationsniveauet skal orbedres gennem øget brug af de kommunikationskanaler der er, fx debatmøder, nyhedsbreve, information på intranettet mv. • Det skal kommunikeres hvordan medarbejderne har indflydelse på opbygningen af Gribskov Kommune og der skal informeres om trufne beslutninger umiddelbart efter de er blevet truffet så det er tydeligt hvad der er til debat og hvad der ikke er

5. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi Fase 1: forår 06 - august 06: Inddragelse. I denne fase inddrages medarbejdere, ledere og borgere i drøftelser om især serviceniveau og overordnede strukturelle forhold. Fase 2: september - oktober: Afklaring. I denne fase træffes der, med afsæt i fase 1, en række politiske og ledelsesmæssige beslutninger om serviceniveau og organisering af Gribskov Kommune. Fase 3: Oktober - november: Fakta. I denne fase skal fakta om hvad der er besluttet - og hvad der ikke endnu er besluttet/hvornår og hvordan det besluttes - formidles internt og eksternt. Altså fokus på beslutninger og konsekvenser af disse. Fase 4. December - februar: Serviceinformation. Ultimo 06 forberedes overgangen til daglig drift i GK, og i denne fase er der kommunikationsmæssigt fokus på at udarbejde og formidle løbende serviceinformation, herunder udarbejdelse af skabeloner for serviceinformation.

6. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi Fase 2 september - oktober: Afklaring 1. Informationsrunde v. MH og direktør. Hovedemner er formidling af budgetsituation, hvad der er besluttet og ikke besluttet ift serviceniveau og organisering af GK. Desuden fortælling og grafisk identitet. 2. Der udpeges i hver projektorganisation en eller flere medarbejder som kan have en særlig rolle i forhold til kommunikation på eget område. Medarbejderne skal særligt tage hånd om de lokale kommunikationsaktiviteter, som nyhedsbrev, bidrag til indstik i ugeposten, information til interessenterne mv. 3." Medarbejderne som talerør til borgerne". På alle relevante områder identificeres hvilken viden medarbejderne skal have for at kunne svare på borger-spørgsmål 4. Faste, månedlige nyhedsbreve fra alle projektsekretariater til medarbejdere. Opfølgning på at det sker. Desuden brug af nyhedsportal, møder mv. . Rapportering sker på chefmøder. 4. GK nyhedsbrev cirka hver 6 uge, dog hyppigere efter behov.

7. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi Fase 3. Fakta - oktober - november 1. Indstik i ugepost. Emner: budget, fællesfortælling, målsætninger/centrale servicemål på fagområderne mv. 2. Information "pushet" direkte ud til brugerne. Det kan være pr. brev, folder/pjece, møder omkring nyt serviceniveau. Hvad er besluttet omkring serviceniveau, takster, frister mv. og hvor skal borgerne fremover henvende sig,mv. 3. Indstik i ugepost ult. november eller primo december igen. Løbende: begyndende serviceinformation udarbejdes i takt med beslutninger og lægges på nettet.

8. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi Fase 4. Serviceinformation - december - februar 1. Festlig markering af GKs dannelse - januar/marts. Nytårskur, åbet hus i offentlige bygninger, tematiske arrangementer eller lignende) 2. fortsat bruger- og serviceinformation, www og Borgerservice, herunder udarbejdelse og udfyldelse af skabeloner for serviceinformation. 3. Intern informationstruktur opbygget i 06 videreudbygges og køre i drift. 4. Trykt materiale som præsenterer Gribskov kommune, herunder den fælles fortælling og overordnede målsætninger på sektorområderne

9. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi Infrastruktur 2. halvår 06 stiller store krav til opbygningen af en kommunikationsmæssig "infrastruktur". Med infrastruktur menes her: struktur for information, såvel elektronisk som fysisk, herunder opbygningen af intranet og internet samt digitale løsninger der har den fornødne kvalitet og holdbarhed til at kunne være en grundsten i GKs servicevaretagelse de kommende år. kompetencer i organisationen til på alle niveauer at kunne løfte kommunikationsopgaverne, kontinuerligt. implementering af den grafiske identitet for Gribskov Kommune, som SLU beslutter i august, og som bygger på fælles fortælling for GK, i alle dele af organisationen. Metoder til at følge op på omfang og effekt af kommunikationsindsatsen skal udvikles og gradvist implementeres.

10. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi • Følgende hovedopgaver /udfordringer • Udarbejdelse og implementering af designmanual • Det videre arbejde med fælles fortælling • Inddragelsesstrategi - borgerpanel • Intranet og internet • Digitalisering • Fælles skabeloner/standarder for serviceinformation

11. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi • Ledelsesteamet på hvert projektområder har ansvar for:: • Udarbejdelse af månedligt nyhedsbrev (papir eller elektronisk) • Jævnlig brug af nyhedsportal på eget område - også til opsamling/hovedpointer fra møder hvor sammenlægningen har været drøftet • Møder og daglig information til andre medarbejdere om sammenlægningen • Udarbejdelse af strategi for borger/bruger information på området, herunder "medarbejderen som talerør til borgeren" - (der tages fat på dette på fælles arbejdsdag) • Inddragelse af medarbejdere og brugerne inden beslutningerne om nyt serviceniveau træffes - debatmøder, debatmateriale, fokusgruppe eller lign. • Udarbejdelse af tekster til indstik i Ugeposten • Udarbejdelse af undersider på hjemmeside om området • Udarbejdelse af elektronisk serviceinformation

12. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi Udpegning af medarbejder med særlig rolle ift. kommunikation: Formål: Styrke den lokale kommunikation ved at hvert område har en eller flere medarbejdere som i samarbejde med ledelsesteamet kan tage hånd om kommunikationsopgaverne på området, herunder sikre at den rette information kommer ud til brugerne på det rette tidspunkt Hvem: En eller flere medarbejdere som er tæt på forandringsprocesserne og kan koordinere og håndtere komunikationsopgaver. Det kan være probygger eller lign. men det kan også være medarbejder som indgår i projektarbejdet og som i samarbejde med ledelsesteam eller brobygger kan tage hånd om opgaverne. Medarbejderne vil blive støttet med rådgivning og sparring centralt fra samt fælles redskaber og kompetenceudvikling

13. Gribskov Kommune Kommunikationsstrategi • Opgaver: • Indgå i udarbejdelsen af månedligt nyhedsbrev - • Lægge information på nyhedsportalen • Indgå i udarbejdelsen af bruger/borgerinformation på området • I samarbejde ledelsestemaet arbejde med hvordan medarbejderne gøres til "talerør til borgeren". • På lidt længere sigt • Indgå i udarbejdelse af tekster om serviceniveau, politiske målsætninger mv. på området til indstik i Ugeposten - fase 3 og 4 • Udarbejdelse af undersider på hjemmeside om området • Udarbejdelse af elektronisk serviceinformation • Der afholdes en fælles kick of og arbejdsdag onsdag den 11.10 fra kl 9.00-16.00