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高等学校文件材料归档范围 及归档工作程序. 西北工业大学档案馆 柯峰 kefeng@nwpu.edu.cn. 提 纲. 高校文件材料归档范围 预立卷 工作 归档工作程序. 2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制定 教育部 第27号 令 《高等学校档案管理办法》 1994年1月1日起实施的原国家教委 制定的 教办[1993]429号文件 《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》. 依 据 材 料. 第一部分 归档范围. 首先，明确什么是高等学校档案？
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高等学校文件材料归档范围及归档工作程序 西北工业大学档案馆 柯峰 kefeng@nwpu.edu.cn
提 纲 • 高校文件材料归档范围 • 预立卷工作 • 归档工作程序
2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制定教育部第27号令2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制定教育部第27号令 《高等学校档案管理办法》 1994年1月1日起实施的原国家教委制定的 教办[1993]429号文件 《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》 依据材料
第一部分 归档范围 首先，明确什么是高等学校档案？ 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 《办法》第二条
第一部分 归档范围 1、归档原则 2、归档重点 3、归档范围
一、归档原则 1、归档的文件材料，必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。 2、归档的文件材料，必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。
二、归档重点： 本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性件和需要学校承办的文件材料。
三、归档范围 《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定： 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。
1、党群类2、行政类3、学生类 4、教学类5、科研类 6、基本建设类7、仪器设备类 8、产品生产类9、出版物类 10、外事类11、财会类
1、党群类（DQ） 主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
DQ类 DQ11 党务综合 DQ12 纪检 DQ13 组织 DQ14 宣传教育 DQ15 统战 DQ16 工会 DQ17 团委 依据高校档案实体分类法，党群类（DQ）可以划分为7个二级类目。
DQ类文件材料归档应注意问题： DQ11党务综合：分党委、总支、直属支部综合材料入此。 DQ12纪检：监察工作材料入此。 DQ13组织：党校工作及离退休干部材料入此。 DQ14宣传教育：学生思想政治教育工作文件入此。 DQ15统战：民主党派、政协委员、人大代表材料入此。 DQ16工会：妇女工作、“三育人”材料入此。 DQ17团委：学生社团材料入此。
2、行政类（XZ） 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
依据高校档案实体分类法，行政类（XZ）可以划分为6个二级类目。 XZ类别 XZ11 行政综合 XZ12 人事 XZ13 监察 审计 XZ16 档案 图书 文博 XZ14 武装 保卫 XZ15 总务
XZ类文件材料归档应注意问题: XZ11 行政综合：学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。 XZ12人事：师资工作材料入此。 XZ13监察审计 XZ14武装保卫：治安综合治理材料入此。 XZ15总务： 后勤服务工作材料入此。 XZ16档案、图书、文博
3、学生类 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。 《中国教育报》2008年9月26日
依据《教育部关于学历问题的答复意见》 本、专科毕(结)业生离校随转个人档案一般应有如下材料： (1)高中毕业生登记表； (2)高考体检表； (3)高考报名表； (4)高考政审表； (5)报考高校志愿表和高考成绩单(一式两份)； (6)高校学籍登记表并附成绩单； (7)高校毕业生健康证明； (8)高校毕业鉴定表； (9)高校毕业生登记表。 以上为高中阶段材料
硕士研究生毕业时一般应有以下材料： (1)报考攻读硕士学位研究生登记表； (2)体检表； (3)政审表； (4)硕士研究生学籍登记表； (5)学业成绩记载表； (6)毕业健康证明； (7)硕士毕业生登记表。
博士研究生毕业时一般应有以下材料： (1)报考攻读博士学位研究生登记表； (2)专家推荐书； (3)硕士课程学习成绩单(以同等学历身份报考人员按招生单位的要求提交有关材料)； (4)硕士毕业证书或学位证书复印件； (5)体检表； (6)政审表； (7)博士研究生学籍登记表； (8)学业成绩记载表； (9)毕业健康证明； (10)博士毕业生登记表。
4、教学类（JX） 主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。 按原国家教委、国家档案局发布的 《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
《高等学校教学文件材料归档范围》 主要包括17个方面 1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。 2.综合性教学文件材料。 3.招生工作的材料等。
4.学籍管理的材料。 5.学生奖惩材料。 6.教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。
7.教材方面的材料。 8.教学实习、生产实习方面的材料。 9.课堂教学材料。 10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。
11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。 12.毕业生分配材料。 13.毕业生质量调查材料。
14.师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。14.师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。 15.教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。 16.教师工作量的规定及执行情况。 17.夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。
教学类文件材料归档应注意： 1、归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 2、规模较大的学校，对教学档案中的少数不属于永久保存的类目，如本科生毕业论文、实习报告等可由院系保存。学校档案部门只按一定比例择优接收。
5、科研类（KY） 按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。
6、基本建设类(JJ) 按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。 基建档案主要是在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的文件材料。
基建类材料归档应注意： 1、 若项目为国家重大建设项目需要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（ DA/T 28-2002）执行。
2、基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。2、基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。
3、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。3、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。
7、仪器设备类（SB） 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
SB12主要内容包括仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。SB12主要内容包括仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。
仪器设备类材料归档应注意： 1、仪器设备工作量大的院校，随机档案可设分室保存，二级管理。 2、仪器设备归档的重点是：10万元以上设备各个环节形成的不同载体材料，包括全套随机图样。 3、若购置仪器设备为国家重大建设项目需要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（ DA/T 28-2002）执行。
8、产品生产类（CP） 主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
依据高校档案实体分类法，产品生产类（CP）档案可以划分为2个二级类目。依据高校档案实体分类法，产品生产类（CP）档案可以划分为2个二级类目。
9、出版物类（CB） 主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
