FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA

1. FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA Prof. Antonio Carlos Guil

2. ANÁLISE SWOT • Strenghts (FORÇAS) • Weaknesses (FRAQUEZAS) • Opportunities (OPORTUNIDADES) • Threats (AMEAÇAS) Prof. Antonio Carlos Guil

3. ANÁLISE SWOT • A análise SWOT estabelece para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças; • Forças e Fraquezas são fatores internos; • Oportunidades e ameaças são fatores externos; • Um Diagrama SWOT analisa um projeto ou um negócio através do foco em cada um desses fatores; • A análise SWOT consiste tipicamente de quatro caixas, uma para cada área; • Os Diagramas SWOT podem ser usados especialmente quando precisa-se decidir se um processo deve ser levado em frente ou não, os prós e os contras. Prof. Antonio Carlos Guil

4. Imaginário SWOT Pontos Fortes Fraquezas Oportunidades Ameaças Prof. Antonio Carlos Guil

5. Infraestrutura • Localização • Gestores e Colaboradores focados • Administração contextualizada • Dispersão do negócio • Ausência de força de vendas • Marketing fraco • O segmento de mercado está em crescimento • Novos mercados potenciais • Potencialidade de diversificação dentro do mercado • Economia Lenta pode reduzir demanda • O mercado pode tornar o preço sensível • Concorrentes podem entrar no segmento de mercado DIAGRAMAS SWOT Prof. Antonio Carlos Guil

6. Como é a análise SWOT • A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos alguns questionamentos: Prof. Antonio Carlos Guil

7. Questionamentos: Pontos Fortes: • O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem? • Que recursos especiais você possui e pode aproveitar? • O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem? Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais. Prof. Antonio Carlos Guil

8. Questionamentos: Pontos Fracos: • No que você pode melhorar? • Onde você tem menos recursos que os outros? • O que outros acham que são suas fraquezas? Quando percebem-se um ponto fraco devem-se agir para corrigi-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos. Prof. Antonio Carlos Guil

9. Questionamentos: Ameaças: • Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ? • O que seu concorrente anda fazendo? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação. Prof. Antonio Carlos Guil

10. Questionamentos: Oportunidades: • Quais são as oportunidades externas que você pode identificar? • Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação. Prof. Antonio Carlos Guil

11. Ciclo de Controle do PDCA PLANEJAR (definir objetivo, meta e método) AÇÃO CORRETIVA Objetivo Meta A P Método C D Treinar Implantar CHECAR DESENVOLVER (treinar e implantar) Prof. Antonio Carlos Guil

12. GERENCIAMENTO DA ROTINA Tem como objetivo fundamental a manutenção da qualidade dos processos. Uma vez implantada, deve ser delegada a subordinados liberando os dirigentes para os processos de Melhorias. Um levantamento geral dos problemas da organização, deve preceder ao próprio estabelecimento da gerência da rotina, visando o treinamento do pessoal. Prof. Antonio Carlos Guil

13. GERENCIAMENTO DA ROTINA ATRAVÉS DO CICLO PDCA O Ciclo PDCA deve ser girado tantas vezes como seja necessário para que os processos insatisfatórios se transformem em satisfatórios. Atingido este ponto, eles deverão ser trabalhados para as correspondentes Melhorias. OBJETIVOS FUNDAMENTAIS DA ROTINA: ESTABILIDADE E PREVISIBILIDADE Prof. Antonio Carlos Guil

14. O CICLO PDCA NA IMPLANTAÇÃO DA QUALIDADE TOTAL IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS A METAS AÇÃO CORRETIVA P MEIOS (PADRÕES) AVALIAÇÃO DO PROCESSO TREINAMENTO D C EXECUÇÃO: FAZER Prof. Antonio Carlos Guil

15. Melhoria Contínua da qualidade dos serviços Aumento dos resultados sem aumento dos recursos financeiros Redução das despesas sem redução dos serviços Fazer mais (quantidade) e melhor (qualidade) com menos (recursos)! Prof. Antonio Carlos Guil

16. MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. Identificação do Problema 1 8 Padronização Análise de Fenômeno 2 Análise de Processo 3 Análise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Execução do Plano Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Prof. Antonio Carlos Guil

17. MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

18. MÉTODO PDCA Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos gastos. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

19. MÉTODO PDCA Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de Fenômeno. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

20. MÉTODO PDCA A partir do menor nível “possível” de desdobramento do problema devem ser identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

21. ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWA Para alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do problema. EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA CAUSAS INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTE Prof. Antonio Carlos Guil

22. ANÁLISE DO PROCESSO A identificação das causas acontece por meio de Brainstormings. Para o sucesso dessa fase alguns fatores são necessários. Prof. Antonio Carlos Guil

23. MÉTODO PDCA Para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

24. PLANO DE AÇÃO Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes. Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos CAUSAS PRIORITÁRIAS Prof. Antonio Carlos Guil

25. PLANO DE AÇÃO Para o sucesso do plano de ação alguns cuidados devem ser tomados Prof. Antonio Carlos Guil

26. MÉTODO PDCA Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente executadas. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

27. EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser monitoradas. Prof. Antonio Carlos Guil

28. MÉTODO PDCA Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e são efetuadas correções para recuperar o resultado. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

29. ACOMPANHAMENTO MENSAL Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta: METAS ALCANÇADAS ? NÃO SIM PADRONIZAR Rever o planejamento através de RELATÓRIO DE ANOMALIA Prof. Antonio Carlos Guil

30. ACOMPANHAMENTO MENSAL As cores dos faróis informam o quanto o desvio está em relação a meta estabelecida. Quando atuar corretivamente? Gasto acima da meta Gasto entre 80% e 100% da meta Gasto abaixo de 80% da meta Quando elaborar o Relatório de Anomalia? RESULTADO ACUMULADO VERMELHO Prof. Antonio Carlos Guil

31. FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA (Orçamento Matricial de Despesas). Prof. Antonio Carlos Guil

32. IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS O QUE? A análise dos desvios deve ser realizada pelos Gestores dos Órgãos e pelos Gestores de Famílias. EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS ONDE? CAUSAS Matriz de Resultados INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTES Prof. Antonio Carlos Guil

33. RELATÓRIO DE ANOMALIAS Identificada a causa raiz deve ser preenchido o Relatório de anomalias no OMA. Ele não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas dos desvios e ações corretivas. Prof. Antonio Carlos Guil

34. ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e efetuadas correções para recuperar o resultado. GASTO COM TELEFONIA FIXA Desvio R$ Meses Recuperação Prof. Antonio Carlos Guil

35. MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Antonio Carlos Guil

36. PADRONIZAÇÃO Prof. Antonio Carlos Guil