Prüfungsausschuss - SAP Workflow -

1. sample for a picture in the title slide Prüfungsausschuss- SAP Workflow - AbschlusspräsentationProjektgruppe 4 FHTW - Berlin

2. Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

3. Projekt • Projektname: SAP Workflow Prüfungsausschuss • Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant • Auftragnehmer: Gruppe 4 Inteam • Projektleiter: Jens Bretschneider • Anzahl Mitarbeiter (insgesamt): 4 • Beginn: 04.04.2007 • Ende: 04.07.2007

4. Projektziel – Auftrag • Ziel: • „Automatisierung der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses: Bewilligung von Anträgen zur Bachelor- bzw. Masterthesis.“

5. Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

6. Planungsdaten / Ressourcenverteilung • Aufgabenverteilung • Marco Gau • Workflowumsetzung • WF Hierarchie • Marija Licnova • Workflowumsetzung • Records Management • Alexander Heß • Wordanbindung, IST Prozess • Abschlusspräsentation • Jens Bretschneider • Projektleitung • Wordanbindung, Formular

7. Projektablauf Terminplanung

8. Durchführungsphase

9. Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

10. Ist Situation • Eine wesentlicheAufgabeist die Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen • Händische Verarbeitung der eingehenden Anträge • Kein ausgewiesenes Records Management • Hoher Zeitaufwand in der Terminierung der Anträge und deren Ergebnisse • Jede Art von Anträgen durchläuft in erheblichen Maße den gleichen Bearbeitungsvorgang

11. Soll Situation • Automatisierter Bearbeitungsprozess eingehender Anträge • Antragsteller können mit einer erheblich verkürzten und rationaleren Bearbeitungszeit rechnen • Alle Beteiligten des Prüfungsausschuss haben jederzeit direkten Zugriff auf benötigte Dokumente

12. Musskriterien • Einführung eines Records Management für die Bearbeitung von Anträgen • Erstellung eines Workflows, der die am häufigsten vorkommenden Fälle automatisiert • Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen • Einbindung aller beteiligten Ressourcen • Anbindung an Word

13. Ausschluss • Hardwarelösungen • Einrichtung von SAP Systemen bei den Prozessbeteiligten • Neugestaltung des Prüfungsausschusses entgegen der geltenden Rahmenprüfungsordnung • Erstellung eines Web-Frontends • Kostenkalkulation

14. IST Prozess • Antrag auf Abschlussarbeit • Aktuelle Situation in der FHTW

15. SOLL Prozess • Gewünschte Situation in der FHTW

16. Gegenüberstellung

17. IST Prozess Händische Bearbeitung Kein Records Management „Papierakte“ Sequenzieller Ablauf Hohe Durchlaufzeit SOLL Prozess Automatisierte Bearbeitung Anbindung an Records Management Elektronische Akte Paralleler Ablauf Geringe Durchlaufzeit Vergleich

18. Vergleich der Durchlaufzeiten

19. Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

20. Die Aufbauorganisation

21. Der SAP-Business Workflow • Prüfung durch das Prüfungsamt • Themenkontrolle Erstbetreuer • Themenkontrolle Zweitbetreuer • ggf. Themenüberarbeitung durch den Studenten • Ablehnung bei negativer PAmt-Prüfung • Vorlage beim PAusschuss • Vorlage aller Daten beim PAmt • automatische Anlage einer Akte im SAP RM

22. Speicherung der Formulardaten

23. Regeloperationen • Problem: Dozentennamen sind als Zeichenkette vorhanden, werden aber als Bearbeiter für Workitems benötigt (Erst-/Zweitbetreuer) • Lösung: Zuweisung der Bearbeiter durch Regeln

24. Änderung von Formulardaten 2 1

25. Der Prüfungsausschuss • Voraussetzung: PAmt hat ok gegebenandernfalls: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt • stimmt PAusschuss zu: • Positiv-Mail an Studenten • Mail an Erstbetreuer  Info über Thesisstart • Mail an Zweitbetreuer  Info über Thesisstart • Status: zugestimmt • lehnt PAusschuss ab: • Negativ-Mail an Studenten • Status: abgelehnt • in jedem Fall: Anlage der Akte

26. Probleme bei der Umsetzung • SAP-seitig: • Fehler bei der Übergabe von Formulardaten (unregelmäßig) • Fehler bei der Bearbeitung von Regeln (unregelmäßig) • Fehler bei der der Einarbeitung einzelner Containervariablen in E-Mail-Texte • Regeln sind nicht auf E-Mail-Workitems anwendbar (Problem bei den Bestätigungsmails an den Erst- und Zweitbetreuer)

27. Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

28. Records Management - Aktenmodell • Aktenmodell (Studentenakte) wichtig für den Workflow • Anker muss vorhanden sein um das Dokument zu erstellen • Aktenmodell wurde als Beispielaktenmodell angelegt

29. Records Management - Akte

30. Dokumenterzeugung aus WF

31. Dokumenterzeugung aus WF

32. Dokumenterzeugung aus WF

33. Technische Umsetzung • Startformular • Container für die Formulardaten • Methodenerweiterung für die Dokumentanbindung • Verknüpfung Akte mit Dokument

34. Startformular

35. Startformular

36. Erstellung einer Datenstruktur

37. Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

38. Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

39. Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

40. Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

41. Automatische Aktenerzeugung

42. Automatische Word-Dokument Erzeugung

43. Verknüpfung der Akte mit Dokument

44. Verknüpfung der Akte mit Dokument

45. Verknüpfung der Akte mit Dokument

46. Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

47. Fazit • Komplexe Prozessautomation ist mit dem SAP Business Workflow durchführbar • Ständig zu wiederholende Tätigkeiten sind prädestiniert für SAP WF • Individuelle Tätigkeiten nur zum Teil umsetzbar • MS Office Integration mit SAP Records Management nicht intuitiv durchführbar • SAP Business Workflow findet keine genügende Beachtung in der Wirtschaft

48. sample for a picture in the title slide Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!