1 / 33

UPJ-koulutus uusille esimiehille

UPJ-koulutus uusille esimiehille. 5.3.2008. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto Heidi Lassila Jaana Sirkiä Emmi Tammiluoma. Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi. ESIMIES JA TYÖNTEKIJÄ. ESIMIES. YKSIKÖN JOHTAJA. TYÖNANTAJA. Arviointi-lomakkeen tarkistus ja lomakkeen allekirjoitus.

lavi
Télécharger la présentation

UPJ-koulutus uusille esimiehille

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. UPJ-koulutus uusille esimiehille 5.3.2008 Henkilöstö- ja lakiasiain osastoHeidi LassilaJaana SirkiäEmmi Tammiluoma

  2. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  3. Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi ESIMIES JA TYÖNTEKIJÄ ESIMIES YKSIKÖN JOHTAJA TYÖNANTAJA Arviointi-lomakkeen tarkistus ja lomakkeen allekirjoitus Arviointilomakkeen avaaminen ja työsuorituksen arviointi Työsuorituksen arviointi PALKANMAKSU PERUSTE Työsuori-tuksen vahvistus Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  4. Uuden työntekijän rekrytointi • Kaikki hakuilmoitukset hakuilmoitus@helsinki.fi -osoitteen kautta. • Muun henkilöstön puolella vaativuustaso vahvistettava ennen avoimeksi julistamista (sitomaton tehtävänkuvaus) • Määritellään alustava suoritustaso. • Opetus- ja tutkimustehtävät voi julistaa haettavaksi vaativuustasovälillä. • Määritellään alustavat vaativuus- ja suoritustasot. • Tehtävänkuvaus tuodaan arviointiryhmän arvioitavaksi henkilöön sidottuna. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  5. Vaativuustason vahvistaminen • Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä tasot 1 – 11. • Muun henkilöstön järjestelmä tasot 2 – 15. • Tehtävänkuvauksen laatiminen uudelle työntekijälle • Budjettirahoitteiselle henkilöstölle 3kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Täydentävän rahoituksen henkilöstölle 6 kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Työntekijällä sopimuksen mukaan oikeus em. aikarajoihin. • Palvelussuhteessa jo olevien työntekijöiden työtehtävien muuttuessa selkeästi. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  6. Opetus- ja tutkimushenkilöstön neliportainen virkarakenne • Ohjeet opetus- ja tutkimuspuolella käytettävistä virkatyypeistä ja nimikkeistä. • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/100048 • Arviointiryhmän 10.10.2007 kokoama ohje opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtävänkuvauksien laatimisesta. • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/107601 • Muut tehtävät ja nimikkeet kuuluvat muun henkilöstön järjestelmään. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  7. Palvelussuhteessa jo olevien työntekijöiden tehtävien vaativuustason muuttuessa • Uusi tehtävänkuvaus laaditaan heti tehtävien muuttuessa. • Lomakkeelta käytävä ilmi miten ja milloin tehtävät ovat muuttuneet: miksi vaativuustasoa pitäisi nostaa. • Jos tehtävät muuttuvat vain hieman (ei vaikuta vaativuuteen), ei uutta tehtävänkuvausta tarvitse laatia. • Vaativuustason mahdollinen muutos maksuun työnantajan hyväksymiskuukautta seuraavan kuun alusta. • Jos vaativuustaso nousee yhdellä • Varsinainen suoritustaso arvioitava mahdollisimman pian, kuitenkin väh. 6 kk sisällä siihen asti maksussa vanha suoritustaso. • Jos vaativuustaso nousee kahdella • Alustava suoritustaso ilmoitettava palvelukeskukseen heti. • Varsinainen suoritustaso arvioitava 6 kk sisällä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  8. Suoritustason vahvistaminen • Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä tasot 1 – 9. • Muun henkilöstön järjestelmä tasot 1 – 9. • Suoritustason arvioiminen uudelle työntekijälle • Muu henkilöstö sekä opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) 6 kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) 12 kk kuluessa palvelussuhteen alkamisesta. • Suoritustason arvioiminen palvelussuhteessa jo oleville työntekijöille • Tehtävän vaativuustason muuttuessa 6 kk kuluessa muutoksesta. • Vuotuisella arviointikierroksella Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  9. Suoriutumisen arviointi vaativuustason muututtua • Jos tehtävän vaativuustaso on muuttunut • Laaditaan muuna ajankohtana tehtävä suoritustason arviointi mahdollisimman pian (kuitenkin noudattaen sopimuksen aikarajoja). • Vuotuista suoritusarviointia ei tehdä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  10. Vuotuinen suoritusarviointi • Arvioidaan keväällä • Muu henkilöstö + opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) vuosittain. • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) vähintään kolmen vuoden välein. • Suoritustason aleneminen • Ryhdyttävä työsuorituksen parantamista tukeviin toimenpiteisiin. • Uusi arviointi 6 kk kuluttua, OPT tasot 5 -11 12 kk kuluttua. • Mikäli suoriutuminen ei ole parantunut ennalleen, tarkistetaan suoritustaso uutta arviointia vastaavaksi. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  11. Erimielisyyskäsittely • Työntekijän ja esimiehen ollessa eri mieltä tehtävän vaativuustasosta tai suoritustasosta • Lomakkeelle merkitään ja perustellaan työntekijän eriävä mielipide. • Työntekijän ollessa eri mieltä työnantajan kanssa lopullisesta tehtävän vaativuustasosta tai suoritustasosta • Työntekijä voi halutessaan käynnistää erimielisyysprosessin (mahdollisimman pikaisesti vaativuustason vahvistamisen jälkeen). • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/100253 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  12. Sopimuksen erityispiirteitä 1 • Sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka kestävät yhdessä osassa tai toisiinsa keskeytyksettä liittyvissä osissa yli 6 kuukautta. • Huom. Keskeytys ei ole 30 päivän/ 1 kalenterikuukauden katkos tai 180 päivän / 6 kalenterikuukauden apurahakausi, yliopistossa tapahtuvan jatko-opintojen tai tutkimustyön takia. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  13. Sopimuksen erityispiirteitä 2 • Mahdollinen takuupalkka määräytynyt käyttöönottoajankohdan palkan mukaan 1.1.2006 tai 1.1.2007 • Vakinainen palvelussuhde. • Määräaikainen palvelussuhde: oikeus säilyy niin kauan kuin henkilö on keskeytyksettä saman yliopiston palveluksessa vähintään samalla vaativuustasolla. • Jos hakeutuu itse tehtäviin, joiden vaativuustaso on alempi, pienenee takuupalkka samassa suhteessa. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  14. Vuoden 2008 vuotuisten henkilökohtaisen suoriutumisen arviointikeskustelujen aikataulu Muun henkilöstön järjestelmä • 1.2. - 20.3.2008           Esimies ja työntekijä käyvät arviointikeskustelun ja laativat uuden henki-lomakkeen UPJWebissä. • 25.3. - 11.4.2008        Yksikön johtaja allekirjoittaa ja työnantajan edustaja vahvistaa arviointilomakkeen. • 14.4. - 23.4.2008         Muuttuneet suoritustasot tarkistetaan ja tallennetaan palkanlaskentajärjestelmään. • 1.5.2008Muuttuneet suoritustasot tulevat voimaan. • 15. tai 31.5.2008Muuttuneet suoritustasot maksetaan työntekijälle palkassa. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  15. Vuoden 2008 vuotuisten henkilökohtaisen suoriutumisen arviointikeskustelujen aikataulu Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä • 1.2. - 16.5.2008          Esimies ja työntekijä käyvät arviointikeskustelun ja laativat uuden henki-lomakkeen UPJWebissä. • 19.5. - 20.6.2008        Yksikön johtaja allekirjoittaa ja työnantajan edustaja vahvistaa arviointilomakkeen. • 23.6. - 25.7.2008          Muuttuneet suoritustasot tarkistetaan ja tallennetaan palkanlaskentajärjestelmään. • 1.8.2008Muuttuneet suoritustasot tulevat voimaan. • 15. tai 31.8.2008Muuttuneet suoritustasot maksetaan työntekijälle palkassa. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  16. Palkanmaksu ja palvelukeskuksen rooli • Vahvistetut UPJ-arviot tallennetaan käsin ilman erillistä ilmoitusta palvelukeskuksessa, ei automaattista tiedonsiirtoa järjestelmästä toiseen. • Sitomattomina tehdyt tehtävänkuvaukset ongelmallisia • Ilmoitus vahvistetuista tasoista tarvittaessa lomakkeella. • UPJ-arvioiden vahvistamista seurataan tiedekunnissa/laitoksilla ajettavilla raporteilla. • Palvelukeskukseen lähetetyt lomakkeet tulisi tiedekunnan /laitoksen henkilöstöasioiden hoitajan tarkistaa ennen palvelukeskukseen lähettämistä. • Nopeuttaa palkanmaksua. • Tieto milloin aineiston on oltava palveluskeskuksessa löytyy Almasta https://alma.helsinki.fi/doclink/109030 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  17. UPJWeb-järjestelmä • HY:n oma tietojärjestelmä, joka on luotu helpottamaan UPJ-dokumentointia. • https://www-hotel1.it.helsinki.fi/upj2006 • Kirjautuminen yliopiston pääkäyttötunnuksilla. • Kaikki tehtävänkuvaukset ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviot laaditaan UPJWebissä. • Sopimustiedot siirtyvät UPJWebiin automaattisesti henkilötietojärjestelmä Personec F.V:stä. • Jos ei sopimusta voimassa, ei myöskään tietoja UPJWebissä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  18. EM-sivun näkymä UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  19. Tehtävänkuvauksen laatiminen • Esimiessivulla (EM sivu) • Laadi uusi luonnos (uusi luonnos), huom. tehtäväala • Määritä luonnoksen nimi, tehtävän nimike ja sijoitusyksikkö • Tallenna • Sido henkilöön (jollei avoin tehtävä jota ei voi laittaa hakuun vaativuustasovälillä) • Tehtävänkuvauksen laatiminen (työntekijä) • Vaatitasojen tallentaminen (esimies ja työntekijä) ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoittaminen (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn • Huom! Jos lomaketta ei sidota työntekijään ennen esimiehen allekirjoitusta, voi lomakkeen sitoa vasta kun lomake on työnantajan hyväksymä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  20. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – muu henkilöstö • Esimiessivulla (EM sivu) • Avaa hyväksytty, voimassa oleva sidottu tehtävänkuvauslomake • Suoritusarvioinnin laatiminen - painonappi • Vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi (muu ajankohta = uuden työntekijän 1. arvio tai vaativuustason muuttuessa tehtävä arvio) • Arvioi kaikki lomakkeen kohdat • Kirjoita perustelut (esimies) - perustelut näkyy YJ:lle ja TA:lle • Tallenna • Lomakkeen tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipide ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  21. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Esimiessivulla (EM sivu) • Avaa hyväksytty, voimassa oleva tehtävänkuvauslomake. • Suoritusarvioinnin laatiminen -painonappi • Vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi (muu ajankohta = uuden työntekijän 1. arvio tai vaativuustason muuttuessa tehtävä arvio) • Määritä arviointiajanjakso • Tallenna • Arviointitekijöiden painotuksen määritys (esimies/työntekijä) • Ansioiden dokumentointi (työntekijä) • Tallenna (työntekijä) • Pääkriteerien suoritustason määritys (esimies) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  22. Jatkoa… Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Kirjoita perustelut (esimies) - perustelut näkyy YJ:lle ja TA:lle • Tallenna • Lomakkeen tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipide ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  23. Kevään 2008 vuotuiset arvioinnit UPJWebissä • Lisätty mahdollisuus kopioida työntekijän viimeisin hyväksytty suoriutumislomake pohjaksi uudelle lomakkeelle. • Muun henkilöstön puolella kopiointi kohdistuu kaikkiin annettuihin alatekijäkohtaisiin arviointipisteisiin. • Opetus- ja tutkimuspuolella kopiointi kohdistuu arvioitaville pääkriteereille määritettyihin painotusprosentteihin perusteluineen. • Kopiointia voidaan käyttää, jos henkilön tehtävänkuvaus ja vaativuustaso on pysynyt ennallaan ja kyseisen tehtävänkuvauksen pohjalta on tehty aiemmin suoriutumisarvio. • Kopiointitoiminto on käytössä UPJWebissä vain kevään vuotuisten arviointien ajan. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  24. Näkymä UPJWebissä suoritusarviointia laadittaessa Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  25. Tehtävänkuvauksen kopioiminen luonnokseksi • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sitomattomaksi luonnokseksi. • Laadi luonnos – kopioi tekstin uudelle sitomattomalle lomakkeelle ilman allekirjoituksia ja vaativuustasoja. • Lomake avoin muokattavaksi, on arvioitava uudelleen. • Laadi luonnos jos haluat käyttää tehtävänkuvausta uuden kuvauksen pohjana ja arvioida tehtävän uudelleen. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  26. Tehtävänkuvauksen kopioiminen • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sellaisenaan. • Luo kopio – kopioi tehtävänkuvauksen uudelle hyväksytylle sitomattomalle lomakkeelle. • Lomakkeelle kopioituu tehtävänkuvausteksti, vaativuustasot ja allekirjoitukset (paitsi työntekijän). • Lomake pitää sitoa erikseen työntekijään, jonka on myös allekirjoitettava lomake. • Lomaketta ei pysty muokkaamaan tai arvioimaan uudelleen, ainoastaan perustelut- kenttä on avoin muokkaukselle. • Käytä kopiointia vain uuden henkilön palkkaamisen yhteydessä, ei vanhan työntekijän vaativuustason muutoksen yhteydessä! Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  27. Huomioitavaa kopioimisesta • 3 kk työntekijän palvelussuhteen päättymisen jälkeen hyväksytyt lomakkeet arkistoituvat automaattisesti. • Arkistoituja lomakkeita ei voi enää kopioida hyväksytyiksi. • Hyödynnä Luo kopio-toimintoa ennen arkistoitumista sitomaton, hyväksytty lomake uutta työntekijää varten. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  28. Huomioitavaa kopioimisesta • UPJWeb:n ”Omat tiedot” -sivun sopimustiedot (sis. koulutustieto) ovat ajantasaiset (Personec F.V). • Laadittujen lomakkeiden sopimustiedot ”jäätyvät” lomakkeen laadintahetken sopimustietoihin • Sopimustiedot eivät päivity lomakkeille ja voivat siis olla vanhentuneita. • Tehtävänkuvauksen sopimustiedot siirtyvät sellaisenaan myös henkilomakkeelle. • Sopimustiedot voidaan päivittää tehtävänkuvauslomakkeelle hyödyntämällä Luo kopio-toimintoa ja sitomalla muodostuva lomake takaisin kyseiselle työntekijälle. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  29. Esimiesrekisteri Jos et näe alaistasi EM-sivullasi, esimiesrekisteri ei luultavasti ole ajan tasalla. Ota tällöin yhteys yksikkösi henkilöstöasioiden hoitajaan (H2), joka ylläpitää esimiesrekisteriä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  30. Käyttäjäroolit • TT - työntekijä • EM - esimies, joka laatii työntekijälle lomakkeet ja arviot • YJ - yksikön johtaja, yleensä laitoksen johtaja • AR - arviointiryhmä • TA - työnantaja: dekaani, erillisen laitoksen johtaja tai hallintoviraston osastonjohtaja • H2 - laitoksen / tiedekunnan henkilöstöasioiden hoitaja • H1 - hallintopäällikkö Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  31. Lomakkeiden arkistointi • H1-roolilla voi arkistoida hyväksyttyjä lomakkeita • Vanhentuneet tehtävänkuvaukset ja suoritusarvioinnit • Tehtävänkuvauksen arkistointi arkistoi myös siihen sidotut suoritusarviot. Suoritusarvion arkistointi ei arkistoi tehtävänkuvausta. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  32. Lomakkeiden hylkääminen • Yksikön johtaja ja työnantaja voivat joko hyväksyä tai hylätä tehtävänkuvaukset ja suoritusarvioinnit. • Vahingossa tehdyt lomakkeet voi pyytää hylkäämään. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  33. Apua ja yhteystiedot • upj@helsinki.fi • Alman Palkkausjärjestelmä UPJ – sivut • UPJWeb käyttöohjeet • Pääkäyttäjät henkilöstö- ja lakiasiain osastolla Emmi Tammiluoma ja Heidi Lassila Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

More Related