政府採購監辦實務 許庭禎講授

1. 桃園縣主計人員 內部審核研習課程(99.07.27) 政府採購監辦實務 許庭禎講授

2. 採購監辦之依據及範圍 • 政府採購法第13條：機關辦理公告金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收，除有特殊情形者外，應由其主（會）計及有關單位會同監辦。 • 中央機關未達公告金額採購監辦辦法第2條：機關辦理未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購，承辦採購單位於開標、比價、議價、決標及驗收時，應通知機關首長或其授權人員指定之主(會)計或有關單位派員監辦。 • 採購監辦不包括涉及廠商資格、規格、商業條款、底價訂定、決標條件及驗收方法等採購之實質或技術事項之審查。

3. 內部審核之依據及範圍 • 會計法第95條及內部審核處理準則第2條：各機關實施內部審核，應由會計人員執行之。但涉及非會計專業規定、實質或技術事項，應由主辦部門負責辦理。 內部審核 財務審核 財物審核 工作審核 預 算 收 支 會 計 現 金 採購及 財物

4. 釐清會計人員辦理採購監辦及內部審核之責任與範圍釐清會計人員辦理採購監辦及內部審核之責任與範圍 • 為協助各機關會計人員辦理採購監辦事務，行政院主計處依據採購作業流程，於「支出標準及審核作業手冊」以工作底稿格式，分簽辦、開標及決標、驗收等三階段設計「監辦採購案件參考表」，提供各機關會計人員參酌使用。 • 惟查採購簽辦階段，會計人員係依會計法及內部審核處理準則等規定，審查採購案件有無預算及是否與所定用途符合，金額是否在預算範圍內，有無事前依照規定程序辦妥申請核准手續等事項，屬內部審核範圍，而採購監辦係指監視採購案件之開標、比價、議價、決標及驗收等事項是否符合政府採購法規定之程序，兩者辦理範圍與處理作為不同，但一般會計人員常將其混同辦理，造成執行爭議與所負責任混淆。

5. 內部審核與採購監辦比較對照表

6. 內部審核與採購監辦比較關係圖 內部審核 採購監辦 採購監辦 簽辦 招標 開標 決標 履約 驗收

7. 採購作業流程 簽辦 招標 開標 決標 履約 驗收 計畫 預算 簽辦 審核 公告 領標 疑義 投標 家數 審標 底價 比減 協商 標價 訂約 公告 分包 查驗 調解 仲裁 期限 驗收 付款 保固

8. 採購監辦適用之法規 • 政府採購法及其施行細則、相關子法 • 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 • 中央機關未達公告金額採購監辦辦法 未達公告金額採購監辦及招標方式之適用 未達公告金額採購之監辦，依其屬中央或地方，由主管機關、直轄市 或縣（市）政府另定之。未另定者，比照前項規定辦理。--採13 未達公告金額之招標方式，在中央由主管機關定之；在地方由直轄市 或縣（市）政府定之。地方未定者，比照中央規定辦理。--採23

9. 採購監辦之原則 • 涉及廠商資格、規格、商業條款、底價訂定、決標條件及驗收方法等採購之實質或技術事項不包括在監辦範圍。 • 辦理採購人員於不違反政府採購法規定之範圍內，得基於公共利益、採購效益或專業判斷之考量，為適當之採購決定，為政府採購法第6條第3項所明訂，故採購人員依上述規定所為之採購決定，會計人員應予尊重。(行政院主計處88.7.7台88處會字第05943號) 辦理採購之主持人員、主驗人員、採購評選(審)委員會成員、監(督)工、或參與底價訂定人員，因涉及採購之實質或技術事項審查，各單位主會計人員不宜擔任或參與。(行政院主計處88年8月27日台88處會字第08072號函)

10. 採購簽辦 之審核

11. 採購簽辦之審核-1 • 採購案件有無預算及是否與所定用途符合，金額是否在預算範圍內，有無於事前依照規定程序辦妥申請核准手續。(內審24-1) • 承辦採購單位是否根據陳經核准之申請辦理採購；在招標前，有無將招標須知、契約草案，先送主(會)計單位審核涉及財務收支事項。 (內審24-4) 契約得免經會計人員事前審核，但事後仍應將契約副本，送主（會）計單位備核之情形：(內審23) 1.契約草案第一次業經會計人員事前審核，以後依例辦理內容不變者。 2.為配合實際需要必須委託國外機構在國外洽辦者。 3.為應付意外事故或緊急需要而臨時決定之契約，由主辦單位負完全責任，事後並應補送會計人員會辦。

12. 採購簽辦之審核-2 • 確認採購事項之類別(工程、財物或勞務)、採購金額、預算金額。(採購2、7、細則6、26) • 確認採購案簽辦招標方式，是否符合採購法相關規定。(採購18、19、20、21、22) • 確認是否有分批辦理採購之必要，有無經上級機關核准或已於預算書標示。(採購14、細則13) • 有共同供應契約可利用而不採行時，是否書明原因。（共同辦法6） • 採最有利標決標之案件，有無先報經上級機關核准。(採購56)

13. 採購適用範圍(採購2、7) • 工程：指在地面上下新建、增建……之行為，包括建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。 • 財物：指各種物品（生鮮農漁產品除外）、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。 • 勞務：指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。 • 採購兼有工程、財物、勞務二種以上性質，難以認定其歸屬者，按其性質所占預算金額比率最高者歸屬之。

14. 採購規模與招標方式(採購18、19、20、21、22)

15. 分批採購 (採購14、細則13) • 機關不得意圖規避政府採購法之適用，分批辦理公告金額以上之採購。其有分批辦理之必要，並經上級機關核准者，應依其總金額核計採購金額，分別按公告金額或查核金額以上之規定辦理。 • 機關分批辦理公告金額以上之採購，法定預算書已標示分批辦理者，得免報經上級機關核准。 • 上述所稱分批辦理，不包括依不同標的、不同施工或供應地區、不同需求條件或不同行業廠商之專業項目所分別辦理者。 • 不當分批辦理或簽辦時未依規定說明，難謂無意圖分批辦理之嫌。

16. 採購金額應於 招標前認定 採購金額之計算方式-1(細則6) • 採分批辦理採購者，依全部批數之預算總額認定之。 • 採複數決標者，依全部項目或數量之預算總額認定之。但項目之標的不同者，依個別項目之預算金額認定之。 • 招標文件含有選購或後續擴充項目者，應將預估選購或擴充項目所需金額計入。 • 採購項目之預算案尚未經立法程序者，應將預估需用金額計入。(細則26) • 採單價決標者，依預估採購所需金額認定之。

17. 採購金額之計算方式-2 • 租期不確定者，以每月租金之48倍認定之。 • 甄選投資廠商者，以預估廠商興建、營運所需金額認定之。 • 建立合格廠商名單，其預先辦理廠商資格審查階段，以該名單有效期內預估採購總額認定之；邀請符合資格廠商投標階段，以邀請當次之採購預算金額認定之。 • 廠商報價金額包括機關支出及收入金額者，以支出所需金額認定之。 • 機關以提供財物或權利之使用為對價，而無其他支出者，以該財物或權利之使用價值認定之。

18. 須報上級機關核准之採購事項 • 分批辦理採購(採購14) • 撤銷決標、終止契約或解除契約反不符公共利益(採購50) • 查核金額以上之採購，超過底價4%決標(採購53) • 最低標決標無法決標時，採行協商措施(採購55) • 採最有利標決標(採購56) • 因政策變更，與廠商終止或解除契約 (採購64) • 查核金額以上之採購驗收不符，採減價收受(採購72) • 因特殊需要，向拒絕往來廠商採購(採購103) • 不接受採購申訴審議委員會審議判斷或調解之建議(採購85、85之3) • 公務機關間財務或勞務之取得，不適用採購法招標、決標規定(採購105)

19. 招標須知之審核-1 • 標案名稱是否與簽准採購案相符。 • 採購標的性質是否載明（如勞務採購、財物採購或工程採購）。 • 採購金額類別是否載明（如小額採購、逾公告金額十分之一未達公告金額、公告金額以上未達查核金額、查核金額以上未達巨額採購、巨額採購）。 • 採購金額是否正確（採購金額係指本次採購預算金額或再加計未來增購金額之總額）。（細則6） • 預算金額是否與原核准之簽案相符（預算金額係指本次採購用以支付得標廠商之最高金額）。（細則26） • 招標方式（如公開招標、選擇性招標、限制性招標、公開取得書面報價或企劃書）是否與原核准之簽案相符。

20. 招標須知之審核-2 • 需繳納押標金、履約保證金及保固金等是否載明金額或比率，無需繳納者是否載明理由。(採購30、押保金辦法9~11) • 是否載明上述押標金或保證金之繳納方式、退還條件及方式、不發還之規範等。(採購31、押保金辦法12~14) • 是否訂底價，不訂底價者是否符合採購法第47條所列情形，並敘明理由。(採購46、47) • 是否載明決標原則（如最低標、最有利標、最高標、複數決標）。(採購52) • 是否載明決標方式（如總價決標、單價決標、分項決標、分組決標、依數量決標）。 • 若有保留未來向得標廠商增購之權利者，是否載明擬增購之項目及內容（包括擴充之金額、數量或期間上限），預估增購金額應計入採購金額內。

21. 採購契約草案之審核 • 契約價金之給付。 • 契約價金之調整。 • 契約價金之給付條件（含預付款之給付）。 • 契約價金依物價指數調整事項。 • 契約變更之處理。 • 稅捐、規費、保險費及關稅之負擔。 • 查驗、測試或驗收之程序及期限。 • 驗收作業方式及檢驗費用之負擔。 • 履約期限之訂定及計算。 • 逾期違約金及損害賠償適用之情形。 • 終止或解除契約之情形。

22. 開標及決標 之監辦

23. 開標及決標之監辦-公開招標1 • 開標作業是否依招標文件公告之時間及地點公開辦理。（採購45） • 公開招標、選擇性招標及限制性招標之比價，其招標文件所標示之開標時間，是否為等標期屆滿當日或次一上班日。(細則49之1) • 查核金額以上採購之開標、比價、議價及決標，是否報請上級機關派員監辦。(採購12、細則7、8) • 主持開標人員是否經機關首長或其授權人指派。（細則50） • 主持開標人員是否宣布招標標的名稱及案號、投標廠商之名稱或代號、家數、標價及其他招標文件規定之事項。（細則48）

24. 開標及決標之監辦-公開招標2 • 廠商之投標文件是否密封，並於投標截止期限前，以郵遞或專人送達招標機關或其指定之場所。(採購33) • 投標廠商是否達法定家數，如達則進行開標，未達則由主持開標人員宣布流標。（採購48、細則55） • 招標文件中規定廠商須繳納之押標金有無繳納，是否符合招標文件所列種類、額度、繳退及終止方式。(採購30、押標金保證金暨其他擔保作業規定) • 主持開標人員及審標人員是否依招標文件及採購法相關規定審查廠商投標文件（如投標廠商聲明書、押標金等），並敘明審查結果及簽章。

25. 開標及決標之監辦-公開招標3 • 訂有底價而未予公告之採購案件，開封前應審視底價封是否密封完整；開封後應注意底價是否經機關首長或授權人員核定。（採購34、46） • 比減價程序是否符合規定，超底價決標是否報經核准。（採購53、54、細則70、71） • 比減價結果在底價以內時，除有總標價或部分標價偏低之情形者外，主持開標人員是否立即宣布決標。（細則69） • 最低合格標廠商標價偏低，如認為顯不合理，是否限期通知廠商提出說明或擔保。（採購58、細則79、80）

26. 開標及決標之監辦-公開招標4 • 注意是否有不予開標或決標之情事。(採購48、50) • 注意是否依招標文件規定之方式決標。（採購52） • 最有利標辦理綜合評選，是否超過3次，評選結果是否經機關首長核定或評選委員會過半數評定。 （採購56） • 辦理開、決標有無製作紀錄，並由各相關人員(含出席之得標廠商代表)會同簽認。流標時是否亦製作紀錄，並記載流標原因。（細則51、68） • 決標後是否依規定公告決標結果。（採購61、62）

27. 招標之公告及期限 • 機關辦理公開招標或選擇性招標，應將招標公告或辦理資格審查之公告刊登於政府採購公報並公開於資訊網路。(採購27) • 機關辦理招標，其自公告日或邀標日起至截止投標或收件日止之等標期，應訂定合理期限。 (採購28) • 採分段開標者，除第一階段應公告外，後續階段之邀標，得免予公告。(採購42)

28. 等標期-1(招標期限標準) • 限制性招標，公開評選者準用公開招標規定，公開徵求者應訂10日以上之合理期限，其餘各款情形者，由機關視需要合理訂定之。

29. 等標期-2 • 未達公告金額之採購，公開徵求廠商之書面報價或企劃書者，應訂5日以上之合理期限。 • 重行或續行招標之等標期得予縮短，但未達公告金額之採購不得少於3日，公告金額以上之採購不得少於7日。 • 招標前將招標文件稿辦理公開閱覽且招標文件內容未經重大改變者，等標期得縮短5日。但縮短後不得少於10日。 • 辦理電子領標並於招標公告敘明者，等標期得縮短3日。但縮短後不得少於5日。 • 辦理電子投標並於招標公告或招標文件敘明者，等標期得縮短2日。但縮短後不得少於5日。

30. 報請上級機關派員監辦(採購12、細則10) • 機關辦理查核金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收時，應於規定期限內，檢送相關文件報請上級機關派員監辦；上級機關得視事實需要訂定授權條件，由機關自行辦理。 • 機關辦理未達查核金額之採購，其決標金額達查核金額者，或契約變更後其金額達查核金額者，機關應補具相關文件送上級機關備查。 上級機關得斟酌其金額、地區或其他特殊情形，決定應否派員監辦。其未派員監辦者，應事先通知機關自行依法辦理。

31. 查核金額以上採購之開決標監辦 • 機關辦理查核金額以上採購之招標，應於等標期或截止收件日五日前，檢送採購預算資料、招標文件及相關文件，報請上級機關派員監辦。前項報請上級機關派員監辦之期限，於流標、廢標或取消招標重行招標時，得予縮短；其依前項規定應檢送之文件，得免重複檢送。(細則7) • 機關辦理查核金額以上採購之決標，其決標不與開標、比價或議價合併辦理者，應於預定決標日三日前，檢送審標結果，報請上級機關派員監辦。前項決標與開標、比價或議價合併辦理者，應於決標前當場確認審標結果，並列入紀錄。(細則8)

32. 合格廠商之認定 • 第一次開標，因未滿三家而流標者，第二次招標得不受三家以上合格廠商之限制。(採購48) • 以上所稱三家以上合格廠商投標，指機關辦理公開招標，有三家以上廠商投標，且符合下列規定者：(細則55) 1.依採購法第33條規定將投標文件送達於招標機關或其指定之場所。 2.無採購法第50條第1項規定(廠商未依規定投標)不予開標之情形。 3.無採購法施行細則第33條第1項及第2項規定(廠商重複投標)不予開標之情形。 4.無採購法施行細則第38條第1項規定(廠商提供規劃設計服務或代擬招標文件等)不得參加投標之情形。

33. 開標之最低家數

34. 押標金及保證金(採購30、押保辦法7、8) • 投標廠商須繳納押標金；得標廠商須繳納保證金或提供或併提供其他擔保。 • 押標金及保證金應以投標廠商或得標廠商名義繳納。 • 勞務採購；未達公告金額之工程、財物採購；依市場交易慣例或採購案特性，無收取押標金、保證金之必要或可能者，得免收押標金、保證金。另以議價方式辦理之採購，得免收押標金。 • 押標金或保證金以金融機構本票、支票、保付支票或郵政匯票繳納者，應為即期並以機關為受款人。未填寫受款人者，以執票人之機關為受款人。

35. 押標金之額度及有效期限(押保辦法9、10) • 押標金之金額，以不逾預算金額或預估採購總額之5%為原則；比率，以不逾標價之5%為原則。但不得逾新臺幣5千萬元。 • 廠商以銀行開發或保兌之不可撤銷擔保信用狀、銀行之書面連帶保證或保險公司之保證保險單繳納押標金者，除招標文件另有規定外，其有效期應較招標文件規定之報價有效期長30日。廠商延長報價有效期者，其所繳納押標金之有效期應一併延長之。

36. 保證金之額度及有效期限(押保辦法15、17、25、26)保證金之額度及有效期限(押保辦法15、17、25、26) • 保證金之種類：1.履約保證金、2.預付款還款保證、3.保固保證金、4.差額保證金、5.其他經主管機關認定者。 • 履約保證金(保固保證金)之金額，以不逾預算金額或預估採購總額之10%(5%)為原則；比率，以不逾標價之10%(5%)為原則。 • 廠商以銀行開發或保兌之不可撤銷擔保信用狀、銀行之書面連帶保證或保險公司之保證保險單繳納押標金者，除招標文件另有規定外，履約保證金其有效期應較契約規定之最後施工、供應或安裝期限長90日；保固保證金其有效期應較契約規定之保固期長90日。

37. 訂定底價(採購46，細則54) • 底價應依圖說、規範、契約並考量成本、市場行情及政府機關決標資料逐項編列，由機關首長或其授權人員核定。 • 底價之訂定時機： 1.公開招標，其底價已於開標前定之；採分段開標者，其底價已於第一階段開標前定之。 2.選擇性招標，其底價已於資格審查後之下一階段開標前定之。 3.限制性招標之比價，其底價已於辦理比價之開標前定之。 4.限制性招標之議價，其底價已於辦理議價前定之。 5.依採購法第49條採公開取得3家以上廠商之書面報價或企劃書者，其底價已於進行比價或議價前定之。

38. 不訂底價(採購47，細則54之1) • 機關辦理下列採購，得不訂底價。但應於招標文件內敘明理由及決標條件與原則： 1.訂定底價確有困難之特殊或複雜案件。 2.以最有利標決標之採購。 3.小額採購。 • 前項第一款及第二款之採購不訂定底價，得規定廠商於投標文件內詳列報價內容，或得於招標文件預先載明契約金額或相關費率作為決標條件。

39. 評審委員會與評選委員會之比較

40. 不予開標決標情形(採購48、50) • 機關辦理招標，有變更或補充招標文件內容、發現有足以影響採購公正之違法或不當行為、因應突發事故、採購計畫變更或取銷採購等情形，不予開標決標。(適用全部廠商→詳採購法48所列情形) • 投標廠商有未依招標文件之規定投標、投標文件內容不符合招標文件之規定、借用或冒用他人名義或證件，或以偽造、變造之文件投標等情形，經機關於開標前發現者，其所投之標應不予開標；於開標後發現者，應不決標予該廠商。(適用個別廠商→詳採購法50所列情形)

41. 決標原則(採購52) • 訂有底價之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內(包括平底價)之最低標為得標廠商。 • 未訂底價之採購，以合於招標文件規定，標價合理，且在預算數額以內之最低標為得標廠商。 • 以合於招標文件規定之最有利標為得標廠商。 • 採用複數決標之方式：機關得於招標文件中公告保留採購項目或數量選擇之組合權利，但應合於最低價格或最有利標之競標精神。

42. 訂有底價之比減價-1 • 合於招標文件規定之投標廠商之最低標價超過底價時，得洽該最低標廠商減價一次；減價結果仍超過底價時，得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格，比減價格不得逾三次。前項辦理結果，最低價仍超過底價而不逾預算數額，機關確有緊急情事需決標時，應經原底價核定人或其授權人員核准，且不得超過底價百分之八。但查核金額以上之採購，超過底價百分之四者，應先報經上級機關核准後決標。(採購53) • 前項決標，上級機關派員監辦者，得由監辦人員於授權範圍內當場予以核准，或由監辦人員簽報核准之。（細則71)

43. 訂有底價之比減價-2 • 機關採最低標決標，二家以上廠商標價相同，且均得為決標對象時，其比減價格次數已達三次者，逕行抽籤決定之。(細則62) • 機關採最低標決標，二家以上廠商標價相同，且均得為決標對象時，其比減價格次數未達三次者，應由該等廠商再行比減價格一次，以低價者決標。比減後之標價仍相同者，抽籤決定之。(細則62) • 合於招標文件規定之投標廠商僅有一家或採議價方式辦理，須限制減價次數者，應先通知廠商。(細則73)

44. 比減價案例-1 • 財物採購案，預算200萬元，核定底價150萬元。 • 第2次招標，核定底價148萬元。

45. 比減價案例-2 • 工程採購案，預算1000萬元，核定底價800萬元。 • 比減價結果，最低標價仍超過底價而不逾預算數額，機關確有緊急情事需決標時，應經原底價核定人或其授權人員核准，且不得超過底價8%。但查核金額以上之採購，超過底價4%者，應先報經上級機關核准後決標。 (採購53)

46. 比減價案例-3 • 勞務採購案，預算100萬元，核定底價75萬元。 • 投標廠商僅有一家或採議價方式辦理，經洽減結果，廠商書面表示減至底價或照底價再減若干數額承作，機關應予接受。比減價格時，僅餘一家廠商書面表示減價者，亦同。(細則72)

47. 未訂底價之比減價 • 決標未訂底價者，合於招標文件規定之最低標價逾評審員會建議之金額或預算金額時，得洽該最低標廠商減價一次。減價結果仍逾越上開金額時，得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格。機關得就重新比減價格之次數予以限制，比減價格不得逾三次，辦理結果，最低標價仍逾越上開金額時，應予廢標。(採購54) • 前項決標未訂底價且設有評審委員會者，應先審查合於招標文件規定之最低標價後，再由評審委員會提出建議之金額。但標價合理者，評審委員會得不提出建議之金額。(細則75)

48. 標價偏低之處理 • 機關辦理採購採最低標決標時，如認為最低標廠商之總標價或部分標價偏低，顯不合理，有降低品質、不能誠信履約之虞或其他特殊情形，得限期通知該廠商提出說明或擔保。廠商未於機關通知期限內提出合理之說明或擔保者，得不決標予該廠商，並以次低標廠商為最低標廠商。(採購58) • 所稱總標價偏低，一般係指訂有底價之採購，廠商之總標價低於底價80%者；所稱部分標價偏低，一般係指該部分標價低於相同部分項目底價之70%者。(細則79、80) 依政府採購法第五十八條處理總標價 低於底價百分之八十案件之執行程序

49. 採購案簽約及付款應注意事項 • 依行政院95年5月19日院授主忠字第0950003151號函，為利整體計畫之執行及實際需要，對已奉行政院核定之延續性計畫，並已於預算內列明其計畫總金額及分年度經費需求，如確為計畫或工程整體需要且報經主管機關同意者，得依預算法第39條規定之精神，先行一次發包或簽約辦理，惟與廠商簽約時，應列明：「以後年度所需經費如未獲立法院審議通過或經部分刪減，得依政府採購法第64條規定辦理」。 • 採分期付款者，各期付款金額與工作事項應符合對價關係。 • 年度開始前，已完成採購契約，須於契約條款註明法定預算通過後生效。 • 若存有後續擴充條款，須明訂契約期滿，經甲、乙雙方合意，得延長履約期間。

50. 開標及決標之監辦-選擇性招標1 • 辦理選擇性招標之採購，是否符合下列情形之一：1.經常性採購。2.投標文件審查，須費時長久始能完成者。3.廠商準備投標需高額費用者。4.廠商資格條件複雜者。5.研究發展事項。(採購20) • 選擇性招標得預先辦理資格審查，建立合格廠商名單。但仍應隨時接受廠商資格審查之請求，並定期檢討修正合格廠商名單。(採購21) • 為特定個案辦理之資格標，僅一家廠商提出資格文件亦得開標。資格審查後，應邀請所有符合資格之廠商投標。(細則21、工程會(88)工程企字第8809077號函釋)