เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ

1. เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพเทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ Present by คุณดาริณี หุตะจิตต์ หัวหน้ากลุ่มอัตรากำลังและระบบงาน

2. เทคนิคการประชุม: วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล (Effective Meeting) หากการประชุมทุกครั้งถ้าดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธี ก็จะทำให้การประชุมไม่บรรลุความสำเร็จ ดังนั้น ผู้บรรยายจึงขอนำเสนอหัวข้อสำคัญเพื่อเป็นการเสริมสร้างประสิทธิผลขององค์กรและของผู้ปฏิบัติ สามารถทำความเข้าใจจากเนื้อหาสาระและนำเอาไปประยุกต์ใช้ได้

3. เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพเทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ มีบทสำคัญอยู่ 6 บท ดังนี้ บทที่ 1 : เริ่มต้นด้วย 8 คำถาม บทที่ 2 : การประชุม 5 ประเภท บทที่ 3 : ขั้นตอนการประชุม บทที่ 4 : บทบาทการเป็นผู้นำการประชุม บทที่ 5 : บทบาทผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี บทที่ 6 : บทบาทของผู้บันทึกผลการประชุม

4. บทที่ 1 เริ่มต้นด้วย 8 คำถาม ก่อนที่ท่านจะได้ติดตามสาระของเทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิผลโดยละเอียด เคยมีคำถาม 8 ข้อ ซึ่งเป็นการสำรวจความคิดเห็นของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา สำหรับท่านที่สนใจ ท่านสามารถจะลองตอบแบบสอบถาม และตรวจสอบเปรียบเทียบ คำตอบของท่านกับความเห็นของนักธุรกิจสหรัฐอเมริกา เกี่ยวกับการประชุมอย่างมีประสิทธิผลนี้ได้จากหัวข้อคำตอบ

5. คำถาม……..จาก ( The Journal of Management Development, Vol. 10, No.1 ) 1) กับแนวโน้มที่องค์กรต่าง ๆ จะมีขนาดเล็กลง กระบวนงานมีความกระชับมากขึ้น และมีความสลับซับซ้อนน้อยลงเข้าทำนอง “จิ๋วแต่แจ๋ว” แล้วจะเป็นผลให้ค่อย ๆ หมดความจำเป็นในการประชุมลง และผู้นำยุคใหม่ก็จะใช้เวลาไปกับการประชุมลดน้อยลงด้วยหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

6. 2) หัวหน้างานที่บริหารการประชุมได้ดี ก่อให้เกิดเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะมีความก้าวหน้าในงานมากกว่าคนอื่นหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 3) การที่ประธานที่ประชุมมีความสามารถเฉพาะตัวในการบริหารกลุ่มผู้ที่เข้าร่วมประชุมให้อยู่ในกฎ กติกา และมารยาทของการประชุมที่ดีได้นั้น ถือว่าเขาทำหน้าที่ได้สมบูรณ์แล้วหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

7. 4) ประธานที่ประชุมควรมีประสบการณ์ในงานกี่ปี จึงจะสามารถนำประชุมและใช้เวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 5) ประธานที่ประชุมที่ทำงานอยู่ในสายงานใด (บริหารทั่วไป บริหารการผลิต บัญชีและการเงิน และบริหารการตลาด) น่าจะมีความสามารถในการบริหารการประชุมได้ดีที่สุด (คำตอบของท่าน โปรดเรียงลำดับ) 1.………………………………………………………. 2.………………………………………………………. 3.………………………………………………………. 4.……………………………………………………….

8. 6) เจ้าหน้าที่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ดูจะรักษาเวลาในการมาเข้าร่วมประชุมตรงตามเวลามากกว่าเจ้าหน้าที่จากฝ่ายอื่น ๆ จริงหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 7) การจัดให้มีการประชุมนอกสถานที่ จะมีประสิทธิผลสูงกว่าการจัดภายในองค์กรจริงหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………... 8) ภายใต้เจตนารมณ์ที่จะเริ่มประชุม และยุติการประชุมให้ตรงต่อเวลา แต่ในความเป็นจริงกลับเริ่มประชุมได้ช้ากว่ากำหนดการไป 15 นาที และเวลาเลิกประชุมก็ยืดออกไปอีก 15 นาทีด้วยเช่นกัน แล้วอะไรจะเกิดขึ้น (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

9. คำตอบ ของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา 1) ไม่เป็นความเป็นจริง มีแต่จะเท่าเดิมหรือมากขึ้น เนื่องจากในการปฏิรูปองค์กร จะเป็นผลให้เกิดรูปแบบของการทำงานเป็นทีมมากขึ้นมาแทน ซึ่งทีมงานต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องมีหัวหน้าทีมและลูกทีม ที่จำเป็นต้องมีการประชุมเป็นหัวใจสำคัญ นอกจากนี้แล้ว ในระหว่างทีมงานต่าง ๆ ก็ยังคงต้องอาศัยการประชุมเพื่อประสานงานกัน ให้ราบรื่นอีกด้วย

10. 2) มีผู้ตอบว่า “ถูกต้อง” ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนผู้ตอบทั้งหมดด้วยเหตุผลประกอบที่ว่า หัวหน้างานคนนั้นเสมือนเป็นผู้ที่มีประสิทธิผลสูง มีการประสานงาน ประสานความคิด มอบหมายงาน และติดตามความก้าวหน้าของงานผ่านกระบวนการ และเทคนิคในการประชุม เป็นผลให้งานจำนวนมากชิ้นนั้นสำเร็จลุล่วงในเวลาที่รวดเร็วขึ้น

11. 3) ถูกต้องเพียงบางส่วน ในความเป็นจริงนั้น การเตรียมการก่อนการประชุม (Planning & reparation) ต่างหากที่จะมีความสำคัญมากกว่าบทบาทของตัวผู้นำการประชุม โดยประสิทธิผลของการประชุมจะเกิดขึ้นจาก :- ๏ วัตถุประสงค์ของการประชุมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ๏ กำหนดเวลาของแต่ละวาระที่จะประชุมกัน ๏ ความคาดหวังที่จะมีผลในทางปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง ๏ มีการศึกษาหาข้อมูล ข้อเท็จจริง เตรียมทำการบ้านมา ก่อนจะเข้าประชุม

12. 4) คำตอบที่ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม คือ ผู้ตอบเห็นว่า ๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานมากกว่า 20 ปี จะสามารถนำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 66 % ๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานระหว่าง 10 - 20 ปี จะสามารถ นำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 64 % ๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานน้อยกว่า 10 ปี จะสามารถ นำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 69 % โดยสรุป ก็คือ จะค่อนข้างใกล้เคียง ดังนั้น อายุงานจึงดู ไม่ค่อยเป็นอุปสรรคต่อการที่จะเป็นผู้นำในการประชุม น่าจะขึ้น อยู่กับการเตรียมการ และเทคนิคในการนำประชุมที่ถูกต้องมากกว่า

13. 5) สายบริหารการผลิตและบริหารทั่วไป จะสามารถบริหารการประชุมได้ดีที่สุด เนื่องจากสามารถเตรียมการก่อนการประชุมได้เรียบร้อย มีการเขียนวัตถุประสงค์และวาระการประชุมได้อย่างชัดเจน มีเทคนิคในการดำเนินการประชุมที่ดีกว่า สามารถสรุปผลการประชุมได้ดีกว่าสายงานอื่น ๆ 6) ไม่เป็นความจริง กลุ่มที่ตรงเวลามากที่สุด คือ คนในภาคอุตสาหกรรมการผลิต คงเป็นเพราะระบบงาน และระบบเครื่องอุปกรณ์ที่พวกเขาเผชิญอยู่ทุกวันนั้น เป็นเครื่องสอนให้เกิดจิตสำนึกในเรื่องการรักษาเวลาได้เป็นอย่างดี

14. 7) ในจำนวนผู้ที่ตอบทุก ๆ 11 คน จะตอบว่า “ใช่” ถึง 10 คน ซึ่งน่าจะมีเหตุผลมาจากการจะไปประชุมนอกสถานที่ทำงานนั้นต้องมีการเตรียมการ และมีการวางแผนอย่างดี รวมทั้งจะไม่เกิดการถูกขัดจังหวะจากงานประจำอีกด้วย 8) ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุม จะตกต่ำลงทันที ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีนัดหมายอื่นรออยู่ อาจเกิดความกระวนกระวายใจขึ้นได้ โดยรวมแล้วก็เท่ากับว่าเป็นสัญญาณเตือนของการบริการการประชุมที่ล้มเหลว

15. คำถาม - คำตอบ จากการสำรวจข้างต้นนี้ พอจะสรุปประเด็นสำคัญ ๆ ได้ว่า ๏ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรในยุคใหม่ ๏ ประธานที่ประชุมหรือผู้นำประชุมจำเป็นต้องมีเทคนิค มีการวางแผนและมีการเตรียมการล่วงหน้าที่ดี ซึ่งมีความสำคัญ มากกว่าประสบการณ์ในการทำงานและสายงานที่สังกัด ๏ ความก้าวหน้าและความสำเร็จองกิจกรรมที่ทีมงาน รับผิดชอบจะขึ้นอยู่กับประสิทธิผลของการประชุม การมอบหมาย และการติดตามงานรวมถึงความรับผิดชอบของผุ้เข้าร่วมประชุม ทุกคนเป็นสำคัญ

16. ๏ อายุงานและประสบการณ์ในการทำงาน ไม่ได้เป็น อุปสรรคต่อการบริหารการประชุม ให้มีประสิทธิผลแต่อย่างใด นักบริหารรุ่นใหม่อายุงานเฉลี่ยประมาณ 10 ปี ก็สามารถทำหน้าที่ ได้อย่างดี

17. บทที่ 2 การประชุม 5 ประเภท 1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร 2. การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ 3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ 4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ 5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม

18. 1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร • เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ขององค์กร นโยบายเป้าหมาย และกลยุทธ์ต่าง ๆ รวมถึงวิธีปฏิบัติและระเบียบต่าง ๆ ดังนั้น จึงต้องมีการจัดกลุ่มผู้เข้าประชุมให้สอดคล้องเหมาะสมกับเรื่องที่จะแจ้งให้ทราบ

19. 2 . การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศผลสำเร็จของงานเป็นสิ่งสำคัญในยามที่องค์กรต้องการรวบรวมพลัง ความมุ่งมั่นทุ่มเทของพนักงาน การประชุมใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมประชุมหลายร้อยคนควรดำเนินการ ดังนี้ • ตั้งชื่อการประชุมนี้ให้น่าสนใจ • ถ้ามีงบประมาณเพียงพอที่จะไปจัดที่ต่างจังหวัด ก็ยิ่งได้บรรยากาศ • ควรมีวิทยากรที่มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักไปร่วมบรรยายด้วย

20. 3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ การประชุมประเภทนี้เป็นการประชุมที่องค์กรต่าง ๆ ปฏิบัติกันอยู่อย่างสม่ำเสมอ และประยุกต์ใช้ได้กับทุก ๆ ระดับของการทำงาน การร่วมกันคิดสร้างสรรค์โดยการประชุมนี้อาจมีวัตถุประสงค์ได้หลากหลาย เช่น  เพื่อร่วมกันวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขปัญหา  เพื่อระดมความคิด (Brainstorming) ในการพัฒนา ผลิตภัณฑ์  เพื่อระดมความคิกในการค้นหาวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

21. 4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ การประชุมในลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องที่มีความสำคัญต่อองค์กรไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจแก้ปัญหา กำหนดกลยุทธ์ หรือกำหนดเป้าหมาย ซึ่งองค์ประชุมจะต้องประกอบด้วยผู้นำประชุมที่เป็นผู้บริหารระดับสูง หรือผู้นำองค์กร และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมก็จะต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และมีอำนาจการตัดสินใจสั่งการในระดับหน่วยงานผู้ปฏิบัติงาน (User Department)

22. 5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม ในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน หรือติดตั้งระบบงานใหม่ เช่น การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้นั้น จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมให้เข้าใจขั้นตอน และวิธีการใช้เครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างถ่องแท้ จึงจะช่วยให้การส่งมอบระบบเป็นไปโดยราบรื่น การประชุมประเภทนี้จะเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในอัตราที่สูง ซึ่งผู้บริหารจะต้องเข้าใจในความจำเป็นอย่างแท้จริง

23. สรุปการประชุมทั้ง 5 ประเภท • จะเห็นได้ว่า การประชุมทั้ง 5 ประเภท นี้มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการบริหารงานในทุก ๆ องค์กร และสามารถแยกได้เป็นกลุ่มตามความคล้ายคลึงกันของการเตรียมการ และการดำเนินการในการประชุม ดังนี้ • กลุ่มแรก : ได้แก่ การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ และการประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ • กลุ่มที่สอง : ได้แก่ การประชุมเพื่อแจ้งข้อข่าวสาร การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ และการประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม

24. บทที่ 3 ขั้นตอนการประชุม + การวางแผนล่วงหน้า + การดำเนินการประชุม + ปิดการประชุมและติดตามผล + บทบาทในการประชุม

25. การวางแผนล่วงหน้า . การกำหนดวัตถุประสงค์ . การกำหนดผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม . การจัดวาระการประชุม . กำหนดการประชุมและหนังสือเชิญประชุม . การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์

26. การดำเนินการประชุม การประชุมที่บรรลุผลสำเร็จมี 8 ขั้นตอน 1. การประชุมต้องเกิดจากความต้องการที่แท้จริง 2. ค่าเป้าหมายสำหรับการประชุม 3. ให้กลุ่มเป็นผู้กำหนดการตัดสินใจ 4. ดำเนินการตามตารางเวลา 5. ให้ความสนใจกับสิ่งสำคัญ 6. ดำเนินการประชุมตามที่วางไว้ 7. ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม 8. มีผู้ดำเนินการประชุมที่ดี

27. ปิดการประชุมและติดตามผลปิดการประชุมและติดตามผล . แบบฟอร์มประเมินผลหลังเสร็จสิ้นการ ประชุม

28. บทบาทในการประชุม 1. ผู้ดำเนินการประชุม (Facilitator) 2. ผู้บันทึกผลการประชุม (Note-taker) 3. ผู้บันทึกในกระดาน (Whiteboard Note-keeper) 4. ผู้รักษาเวลา (Time-keeper) 5. ผู้ควบคุมเวลา (Vibes-watcher) 6. สมาชิกผู้เข้าร่วมในการประชุม (Group Member)

29. บทที่ 4 บทบาทการเป็นผู้นำการประชุม + บุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุม + เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการประชุม + วิธีการจัดการกับตัวป่วนในที่ประชุม + แบบทดสอบการบริหารการประชุมให้มี ประสิทธิผล + คุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศ + ข้อชวนคิด : การใช้วิธีการเชิงระบบ

30. บุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุมบุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุม • มีความยุติธรรมในการให้โอกาสแก่สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้แสดงความคิดเห็นโดยเสรี • มีความมั่นใจในตนเอง โดยศึกษารายละเอียดของหนังสือเชิญประชุมและกำหนดการประชุม รวมถึงวาระการประชุมมาเป็นอย่างดี และมั่นใจว่าจะสามารถบริหารการประชุมให้แก่สมาชิกที่เข้าร่วมประชุมเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมในกาประชุมครั้งนี้ • ความชัดเจนในขั้นตอนการคิด และการตัดสินใจด้วยเหตุ-ด้วยผลรวมถึงทักษะในการวิเคราะห์ ตลอดจนสามารถสรุปประเด็น และสรุปกิจกรรมในแต่ละวาระการประชุม

31. เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการประชุม ช่วงเปิดการประชุม 1. เปิดการประชุมให้ตรงเวลา 2. กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อสร้างบรรยากาศ 3. กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและกำหนด พร้อมวาระต่าง ๆ 4. กล่าวแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน 5. กล่าวขอความร่วมมือในการออกความเห็น วิเคราะห์ อภิปราย อย่างตรงไปตรงมา 6. ทบทวนการประชุมครั้งก่อน ติดตามความคืบหน้า

32. คุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศคุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศ 1.) ประหยัดเวลาและได้ผลสรุปที่ดี ผู้นำประชุมที่ดีจะช่วยลดความขัดแย้ง และความเห็นที่ไม่ลงรอยกัน อันเนื่องมาจากรูปแบบและวิธการคิด (Mental Models) ของแต่ละคนที่แตกต่าง 2.) สร้างความกระตือรือร้น และสร้างเสริมพลังของความร่วมมือ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นวิธีการหนึ่งที่ผู้ร่วมประชุมได้มีโอกาสเรียนรู้ร่วมกัน (Team Learning) ในเรื่องการคิดวิเคราะห์และตัดสินใจรวมถึงการแก้ปัญหาต่างๆ และยังทำให้เกิดกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้นำประชุมสามารถนำประชุมได้อย่างมีประสิทธิผล ผู้เข้าร่วมประชุมก็เต็มใจที่จะเข้าร่วมประชุมและให้ความร่วมมือทุกวิถีทางของการประชุม

33. 3.) เป็นการระดมพลังความคิด พลังความคิดจากผู้เข้าร่วมประชุม จะถูกนำเสนอต่อที่ประชุมหรือไม่ ก็อยู่ที่บทบาทของผู้นำประชุมเป็นสำคัญ หากมีการปล่อยให้บุคคลเพียง 2-3 คน ยึดที่ประชุมเป็นเวทีแล้ว คนอื่น ๆ อาจจะละความสนใจจากการร่วมคิดไปได้ 4.) การทำงานเป็นทีม การเข้าร่วมประชุมนั้นในทางจิตวิทยาถือได้ว่าเป็นการตอกย้ำเอกลักษณ์ขององค์กร ในลักษณะของการเป็นทีมงานเดียวกัน ทำให้เกิดความสามัคคี 5.) สถานการณ์สร้างผู้นำ ในการประชุมนั้นที่มีประสิทธิผล เราจะได้มีอกาสเห็นแววของผู้นำในรุ่นต่อ ๆ ไป และก็ค่อย ๆ เกิดการยอมรับซึ่งกันและกันโดยอัตโนมัติ

34. ข้อชวนคิด : การใช้วิธีการเชิงระบบ แนวคิดในการบริหารยุคใหม่ที่กล่าวขวัญถึงกันเป็นอย่างมาก ก็คือ การพัฒนาองค์การแห่งการเรียนรู้ ซึ่งจะต้องอาศัยองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการ คือ  การเรียนรู้ร่วมกันเป็นทีม (Team Learning) ซึ่งใช้เทคนิคการประชุมอย่างถูกวิธี และมีประสิทธิผล ก็เป็นปัจจัยสู่ความสำเร็จ  การมีภาวะผู้นำ (Leadership) โดยผู้นำในทุก ๆ ระดับจะต้องเป็นทั้งผู้ออกแบบ (Designer) ครูผู้สอน (Teacher) และผู้คอยช่วยเหลือ (Steward)  การมีความคิดความเข้าใจในเชิงระบบ (Systems Thinking) ก็คือการมองอะไรก็มองภาพใหญ่และมองอย่างเป็ฯระบบ

35. บทที่ 5 บทบาทผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี • ก่อนการเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องเตรียมตัว โดยการศึกษาถึงวัตถุประสงค์และวาระการประชุมที่ได้แนบไปกับหนังสือเชิญประชุม และกำหนดการประชุม พร้อมทั้งต้องจัดเตรียมรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติม หรือคิดวิเคราะห์ตามวาระต่าง ๆ เป็นการล่วงหน้า

36. บัญญัติ 10 ประการ • สิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะต้องตระหนักไว้ตลอดเวลา ก็คือ กติกา และมารยาทในการประชุม ซึ่งมีประเด็นที่สำคัญ ๆ ดังนี้ 1) ต้องมาเข้าร่วมประชุมให้ทันเวลา 2) ต้องนำสำเนารายงานกาประชุมครั้งนี้แล้ว และกำหนดการ ประชุมครั้งใหม่ พร้อมเอกสารประกอบ (ถ้ามี) 3) กรณีมาถึงก่อนเวลา ก็ควรรอในห้องประชุม ไม่ควรมีการ เดินเข้า-เดินออก (ถ้าไม่จำเป็น)

37. 4) เมื่อต้องการจะพูดเรื่องชี้แจง ก็ควรยกมือขึ้นขออนุญาตต่อประธานในที่ประชุม และเมื่อได้รับอนุญาตแล้วจึงพูดได้ 5) อภิปราย หรือชี้แจงต่อที่ประชุมด้วยวาจากสุภาพ ไม่ก้าวร้าว มีใจความกระชับ ชัดเจน และมีเหตุมีผลเสมอ 6) การนำเสนอ การอภิปรายและชี้แจงทุกครั้ง จะเป็นการเสนอต่อท่านประธาน จึงไม่ควรมีการจับกลุ่มคุยกันเอง การจับคู่อภิปรายกันเองนั้น นอกจากจะไม่ให้เกียรติต่อประธานที่ประชุมแล้ว ยังเป็นการสูญเสียความต่อเนื่องของวาระที่ประชุมกันอยู่ด้วย

38. 7) เก็บรักษาความลับในที่ประชุมไว้ไม่แพร่งพรายออกไป เพราะผู้ที่มีสิทธิและอำนาจต่อการเปิดเผยผลการประชุมนี้น่าจะอยู่ที่ตัวประธานเป็นสำคัญ 8) ไม่นำเครื่องอุปกรณ์สื่อสารใด ๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ ที่ส่งเสียงดังเข้าไปในห้องประชุม เพราะจะส่งเสียงรบกวนสมาธิ ที่ประชุม และถือได้ว่าไม่เคารพต่อที่ประชุมอีกด้วย 9) มีความพยายามที่จะร่วมกันคิดวิเคราะห์อย่างหลากหลายและหาทางแก้ไขปัญหา รวมถึงกล้าที่จะนำเสนอและตัดสินใจต่อ ที่ประชุม 10) หากที่ประชุมมีมติด้วยเสียงส่วนใหญ่ที่จะปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง แม้เราจะไม่เห็นด้วย แต่ก็ควรเต็มใจรับไปปฏิบัติ เนื่องจากเราอยู่ในทีมเดียวกัน และองค์กรเดียวกัน

39. บทที่ 6บทบาของผู้บันทึกผลการประชุม + กิจกรรมก่อนการประชุม + กิจกรรมระหว่างการประชุม + กิจกรรมภายหลังการประชุม + วิธีการเขียนรายงานการประชุม

40. โดยส่วนใหญ่แล้ว ผู้บันทึกผลการประชุมและจัดทำรายงานการประชุม มักจะเป็นบุคคลเดียวกันกับผู้ที่ทำการวางแผน และกำหนดรายละเอียดของการประชุมร่วมกับผู้นำการประชุมหรือประธานที่ประชุม ในกรณีที่เป็นรูปแบบของคณะทำงาน หรือคณะอนุกรรมการ ก็อาจมีการเรียกตำแหน่งนี้ว่า เป็น “เลขานุการคณะทำงาน หรือ เลขานุการคณะอนุกรรมการ ” ก็ได้ ดังนั้น จะเห็นได้ว่าผู้รับผิดชอบงานด้านนี้เป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่งที่จะมีผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุม เนื่องจากจะต้องรับผิดชอบ เริ่มตั้งแต่การเกิด ไปจนถึงภายหลังการสิ้นสุดของการประชุมแต่ละครั้งเลยทีเดียว

41. + กิจกรรมก่อนการประชุม 1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม 2. เรียนเชิญประธานที่ประชุม 3. กำหนดตัวผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม 4. กำหนดวาระจัดทำหนังสือเชิญประชุม 5. จัดทำกำหนดการของการประชุม (Meeting Agenda) 6. การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ 7. ประสานงานในการจัดเตรียมข้อมูล และการนำเสนอประเด็นของสมาชิกที่จะเข้าร่วมประชุม

42. + กิจกรรมระหว่างการประชุม 1. จดบันทึกผลของการประชุม 2. เขียนสรุปประเด็นต่าง ๆ บนกระดานเขียน (White Board) หรือแผ่นพลิก (Flip Chart) 3. ประสานงานกับหน่วยงานด้านอาคารสถานที่ (ถ้ามี) เพื่อให้การประชุมดำเนินไปโดยราบรื่น ทั้งในเรื่องของการควบคุมเครื่องปรับอากาศ (อุณหภูมิที่เหมาะสมในแต่ละช่วงเวลา) ระบบไฟฟ้า แสงสว่าง ตลอดจนการสำรองเครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ

43. + กิจกรรมภายหลังการประชุม 1. จัดทำรายงานการประชุม เพื่อนำเสนอให้ประธานที่ประชุมลงนามคู่กับผู้บันทึกผลการประชุม แล้วแจกจ่ายไปยังผู้เข้าประชุมทุกคนภายใน 48 ชั่วโมงหลังสิ้นสุดการประชุม 2. รายงานการประชุมนั้น ต้องมีใจความสำคัญครบถ้วน ถูกต้องตามความเป็นจริง สั้น และกระชับ 3. ทำการประเมินผล เพื่อสรุปบรรยากาศและเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น

44. + วิธีการเขียนรายงานการประชุม วิธีที่จะเขียนรายงานการประชุมได้อย่างดีนั้นมีวิธีการ ดังนี้ 1. จงฟัง การฟังนั้นเป็นทักษะที่สำคัญ คุณไม่เพียงแต่ต้องฟัง ว่าที่ประชุมกล่าวถึงเรื่องอะไรกัน แต่ยังต้องมั่นใจด้วยว่าคุณ เข้าใจได้ถูกต้อง

45. 2. จดบันทึก จดบันทึกประเด็นที่สำคัญและผลการตัดสินใจ โดยต้องระบุให้ได้ว่า วัตถุประสงค์สำคัญของการอภิปรายคืออะไร ? ข้อมูลไหนที่สำคัญ? และมุ่งความสนใจไปที่การตัดสินใจนั้น ๆ พร้อมทั้งกล่าวทวนผลการตัดสินใจด้วยเพื่อความถูกต้อง นอกจากนี้หากคุณพบว่าประเด็นไหนไม่ชัดเจนก็ควรถามแก่ที่ประชุมด้วย 3. เขียนรายงานการประชุม ต้องมีชื่อการประชุม ชื่อผู้เข้าร่วม ประชุม วัน เวลา สถานที่ รายละเอียดการอภิปรายประเด็นต่าง ๆ พร้อมการตัดสินใจ และผู้รับผิดชอบ

46. ขอบคุณค่ะ