Evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) – IV Trimestre y Gestión año 2013

1. Evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) – IV Trimestre y Gestión año 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Oficina Asesora de Planeación Bogotá, D.C., Febrero de 2014

2. AGENDA COMITE • Apertura del Comité y verificación de asistencia • Evaluación del MIPG – IV Trimestre y Gestión 2013 (ver tabla de contenido) • Proposiciones y varios • Cierre del Comité 2

3. Contenido • Introducción………………………………………………………………………….7 - 8 • 1. Objetivo…………………………………………………………………………. 9 • Alcance…………………………………………………………………………..9 • 3. Clientes………………………………………………………………………….10 • 4. Criterios de Evaluación del MIPG……………………………….…11 - 24 • 5. Metodología…………………………………………………………………25 - 27 • Ventajas de la Implementación del MIPG………………………28 – 29 • 7. Consideraciones Generales del Modelo Integrado Planeación • Gestión……………………………………………………………………….…30 - 36 • 8. Tablero de Mando del PEI 2012 – 2014 (ajustado)…………..37 – 38-39 3

4. Contenido • 9. Avance % MIPG , políticas y Macroprocesos……………………40 - 46 • 10. Descripción del avance del MIPG relacionando los avances • de la Gestión realizada al corte del cuarto trimestre para • cada una de las políticas del Modelo Integrado Planeación • Gestión………………………………………………………………………….….47 - 48 • 10.1Descripción avances de la gestión en la política • Misional y de Gobierno……………………………………………….49 - 56 • 10.2 Descripción avances de la gestión en la política • Transparencia, Participación y atención al ciudadano…57 -57 • 10.3 Descripción avances de la gestión en la política • GestióntalentoHumano ……………………….…58 - 58 4

5. Contenido • 10.4 Descripción avances de la gestión en la política • Eficiencia Administrativa…………………………………………………..58 - 59 • 10.5 Descripción avances de la gestión en la política • Gestión Financiera……………………………………………………………59 – 60 • 11. Representación Gráfica cumplimiento Metas de Gobierno …....61 • 12. Representación gráfica Metas Sector Justicia y del Derecho…….62 • 13. Indicadores de Gestión MIPG por política..……………………………. 63 • 13.1 Indicadores Gestión Política Misional y de Gobierno.….64 - 98 • 13.2 Indicadores Gestión Política de Transparencia, • Participación y Atención al ciudadano……….….……………99 - 106 • 13.3 Indicadores Gestión Talento Humano…………………...……107- 115 • 13.4 Indicadores de Gestión Política de Eficiencia • Administrativa…………………………………………………………116 - 131 5

6. Contenido 13.5 Indicadores de Gestión Política Financiera…………......132 - 139 14. Presentación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG)…………………………………………………………………..……140- 145 15. Aspectos a mejorar del MIPG……………………………………..146- 154 16. Proposiciones y varios……………………………………...........155 – 160 17. ANEXOS……………………………………………………………….….161 - 161 17.1 Descripción proyectos de Inversión de la SNR..….…162 - 174 17.2 Gráficas de avance de la Gestión por Políticas ….….175 - 179 17.3 Gráficas de avance de la Gestión por Macroprocesos……180 - 193 17.4 Términos y Definiciones ………………………………………………194 - 208 6

7. INTRODUCCION El Modelo Integrado de Planeación y Gestión es un instrumento gerencial de planeación y seguimiento de la gestión, que mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo1 y que a través de sus componentes y requerimientos articula el quehacer de las entidades. El MIPG armoniza y articula las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. Los Criterios de evaluación del MIPG al ser integral se considera que obedecen a todas las leyes, decretos, resoluciones, circulares, normas, directivas, documentos y guías que expide el gobierno nacional con el fin de proporcionarle a la ciudadanía los bienes y servicios que necesitan y de atender oportunamente sus exigencias. 1 Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera. 7

8. INTRODUCCION En este marco conceptual las entidades requieren que desde la planeación se trace el camino de la gestión institucional con principios de eficiencia y eficacia y que los colaboradores de los diferentes niveles y áreas de la entidad se sientan involucrados en el logro de las metas establecidas. La Superintendencia a través del establecimiento de doce (12) planes anuales de Gestión por Macroprocesos en el que se consideran los procesos estratégicos, apoyo y de evaluación de la Gestión y que a su vez se alinearon a las políticas de desarrollo Administrativo estructuró el Modelo Integrado de Planeación Gestión (MIPG) con el fin de cumplir con la planificación integral y su correspondiente seguimiento, garantizando de esta manera contar con mecanismos e instrumentos de control para la verificación y evaluación de la estrategia y la gestión de la entidad. La presente evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión al mes de diciembre del presente año, nos permitirá establecer el avance en su implementación, el cumplimiento de cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas y la necesidad de establecer mecanismos para alcanzar los objetivos tanto de Gobierno como institucional. En la presente evaluación se incluye un glosario de términos y definiciones los cuales nos ayudan a establecer con claridad algunos conceptos a tener en cuenta en la planificación. 8

9. 1. OBJETIVO Evaluar los avances de la Gestión Institucional a través de los lineamientos de las cinco políticas de desarrollo administrativo adoptadas por el decreto 2482 de 2012 y que se recogen en el cumplimiento de los planes anuales integrados de gestión, los cuales llevan inmerso las políticas de buen Gobierno, el Plan Nacional de desarrollo, los planes estratégicos sectoriales, institucionales y de Gobierno, que se orientan al cumplimiento de la misión y prioridades del Gobierno. 2. Alcance Este informe evalúa los avances de la Gestión Institucional y el grado de implementación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) al 31 de diciembre del presente año. 9

10. 3. Clientes • Despacho del Superintendente • Secretaria General • Superintendencia delegada para el Registro • Superintendencia delegada para el Notariado • Superintendencia Delegada para la protección, formalización y restitución de Tierras • Dirección de Registro • Dirección desarrollo registral • Dirección de Gestión Notarial • Dirección Financiera • Dirección Administrativa • Dirección de Investigación y Capacitación • Oficina Asesora de Planeación • Oficina Asesora Jurídica • Oficina de Informática • Oficina de Control Interno de Gestión • Oficina de Control Interno Disciplinario • Grupos de Trabajo de la Superintendencia • Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos • Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del derecho • Entes de Control 10

11. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Constitución Política de 1991 • Ley 87 de noviembre 29 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. • Ley 152 de julio 15 de 1994 por la cual se establece la ley orgánica del Plan de Desarrollo (Artículos 26 y 29). • Decreto 111 de enero 15 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". • Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. • Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 11

12. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Ley 594 de julio 14 del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se establecen otras disposiciones. • Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Ley 850 de noviembre 18 del 2003 por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. • Ley 909 de septiembre 23 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. • Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública • Decreto 1227 de abril 21 de 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. • Decreto 3820 de octubre 26 de 2005 por el cual se modifica el artículo 8° del Decreto 1227 de 2005. 12

13. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto” Artículo 25. • Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno – MECI para el Estado Colombiano. • Decreto 4665 de noviembre 29 del 2007 por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos. • Manual de implementación del MECI segunda versión – diciembre 2008 • Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. 13

14. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Decreto 1525 de 2008 “De los establecimientos públicos del orden nacional y de las entidades estatales del orden nacional a las cuales se les aplican las disposiciones de orden presupuestal de aquellos”, el cual en adelante se denominará “Inversión Forzosa”, teniendo en cuenta que obliga a invertir en Títulos de Tesorería TES “Clase B”2 del mercado primario los excedentes de liquidez originados en recursos propios, administrados y en los Fondos Especiales. • Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2009 • Directiva presidencial No.09 de noviembre 23 del 2010 (Los efectos de la presente directiva cesan a partir de la publicación de la Directiva 7 de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.643 de 13 de diciembre de 2012). 14

15. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Decreto 2844 de agosto 5 del 2010 por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto y del plan nacional de desarrollo y se crea el Sistema Único de Inversión Pública. • Decreto 1345 de abril 23 de 2010 por medio del cual se establecen directrices de técnica normativa para la elaboración de proyectos de decretos y resoluciones. • Ley 1437 de enero 18 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. • Ley 1450 de 2011 por la cual se expide el Plan Nacional de desarrollo 2010 – 2014. • Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control en la gestión Pública. • Circular Externa No.001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. Orientaciones para el seguimiento a la atención adecuada de los derechos de petición. 15

16. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Resolución Orgánica de la Contraloría General de la República No. 6289 del 8 de marzo de 2011. • Directiva presidencial No.021 de septiembre 1 de 2011. Lineamiento del Sistema de seguimiento a metas de Gobierno (SISMEG). • Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”. • Decreto ley 4170 de 2011 por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. • Plan Estratégico Institucional de la SNR – PEI 2012 – 2014 de Enero 23 de 2012. • Ley Anual de presupuesto y decreto de liquidación de cada vigencia. 16

17. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Resolución Orgánica de la Contraloría General de la República No.6445 del 6 de enero de 2012. • Acuerdo No.01 del 23 de enero de 2012 del Consejo Directivo de la SNR , mediante el cual se define la política de calidad de la entidad. • Directiva Presidencial No. 03 de abril 3 de 2012 lineamientos Plan de mejoramiento, informes de seguimiento y austeridad del gasto. • Directiva presidencial No. 04 de abril 3 de 2012 por la cual se establecen lineamientos en eficiencia administrativa y política cero papel en la administración Pública. 17

18. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Decreto ley 019 de enero 10 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. • Decreto No.1725 del 16 de agosto de 2012 "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas de que trata la Ley 1448 de 2011" • Ley 1579 de octubre 1 de 2012 por la cual se Expide el Nuevo Estatuto Registral y se dictan otras disposiciones. • Decreto 960 de 1970 por el cual se establece el estatuto Notarial • Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. • Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la Estratégia de Gobierno en línea. 18

19. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Metodología para la implementación del Modelo Integrado Planeación Gestión de diciembre de 2012- DAFP. • Resolución No. 0623 del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho para el período 2012-2014 y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho • Documento CONPES 3712 de 2011 y 3726 de 2012. • Decreto No. 2674 del 21 de diciembre de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACION. • Decreto 2715 del 27 de diciembre de 2012 por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2013, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. • Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores para la vigencia 2013. • Resolución No.0001 del 2 de enero de 2013 por la cual se establece el plan de cuentas de la Superintendencia de Notariado y Registro para la vigencia fiscal 2013. 19

20. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Cartilla práctica Inscripción registral de medidas de protección de predios abandonados por causa de la violencia- Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y formalización de Tierras. • Resolución No. 1267 de fecha febrero 12 de 2013 se adopta el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro por la vigencia 2013. • Resolución No. 3672 de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión. • Resolución No. 4630 del 9 de mayo de 2013 por la cual se asigna y reduce recursos para algunas oficinas de registro de instrumentos públicos del país vigencia fiscal 2013. Y se modifica la resolución 1897 del 28 de febrero de 2013. 20

21. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Cartilla guía Indicadores de Goce eféctivo de los derechos de la población victima de desplazamiento forzado (IGED) de la URT- 2013. • Documento Plan Nacional de Atención y Reparación Integral a las Victimas (decreto 1725 de agosto 16 de 2012) • Ley 1562 de 2012 Sistema de seguridad social y salud ocupacional. • Memorando OAP No.5 de marzo 18 de 2013 - Ajustes de los Indicadores del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de los Procesos Gestión Servicio Registral y Administrativa Registral año 2013. 21

22. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Oficio OAP -227 de junio 20 de 2013 por el cual se señalan los plazos para la rendición de informes de seguimiento a los Acuerdos de Gestión y Planes de Gestión correspondientes al segundo trimestre de 2013. • Instructivo de fecha junio 28 de 2013 para el diligenciamiento del PAG de las Oficinas de Registro para la vigencia 2013. • Resolución No.7258 del 16 de julio de 2013 se ajustan las fechas de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión de la Superintendencia de Notariado y registro y se establecen fechas de reporte de avance trimestral. • Decreto 1510 del julio 17 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública (deroga decreto 734 de 2012 y 1397 de 2012). • Decreto No. 1847 del 29 de agosto de 2013 por el cual se dictan normas relativas a cálculos actuariales para estimar pasivos pensionales de entidades públicas . 22

23. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Guía de usuario del Sistema de Gestión de Trámites y otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano SUIT 3.0 de la oficina de control y racionalización de trámites –DAFP agosto 2013 versión 4. • Memorando DDR No.049 de septiembre 23 de 2013 por el cual se establecen los plazos para la rendición de informes de seguimiento al PAG de las ORIPS para el tercer trimestre del año. • Instructivo número de encuestas a realizar por las oficinas de registro a nivel Nacional por certificados de libertad y radicación de documentos. • Cartilla denominada Guía para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector de Notariado- Septiembre 2013. 23

24. 4. Criterios de Evaluación del MIPG • Decreto No.2191 del 7 de octubre de 2013 por medio del cual se reglamenta el Artículo 141 del Decreto Ley 019 de 2012, se modifica el artículo 10 del decreto 4105 de 2004 y se dictan disposiciones para el pago y compensación de cuotas partes pensionales • Informes de Auditoria Internas y externas que se realicen. • Los seguimientos realizados por los comités Institucionales que por norma legal deban celebrarse y los de competencia del Comité Directivo. 24

25. 5. Metodología • Se capacita a las diferentes dependencias del Nivel central y ORIPS en los lineamientos a tener en cuenta en la Planeación (formulación, gestión y rendición de información) la cual se realiza a través de talleres, jornadas de capacitación, instructivos, resoluciones, circulares y memorandos. • Se solicita a las dependencias la formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión por Macroproceso enmarcados en las políticas de desarrollo administrativo de la respectiva vigencia. En los Planes Anuales integrados de Gestión se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas (estratégicas, sectoriales, sin cumplir de la vigencia anterior), acciones de mejora, productos, los responsables, los planes generales de adquisiciones y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. • Los planes Anuales de gestión y los planes anuales de adquisiciones- PAA se consolidan por Macroproceso y se presentan al Comité Directivo para su aprobación. • Se expiden los actos administrativos de aprobación de los planes Anuales de Gestión y de compras de la vigencia (funcionamiento - inversión). • Solicitud de información de seguimiento de ejecución de actividades formuladas en los planes anuales de gestión por cada Macroproceso, las cuales se deben diligenciar en el Formato establecido para los PAG y acompañadas del informe de gestión correspondiente al período evaluado. (Los líderes de política deben interactuar para la revisión y envió de la información inherente a cada proceso). 25

26. 5. Metodología • Recopilación de la información de ejecución actividades (diligenciamiento de ejecución de los PAG y los informes de gestión), revisión y validación de la información por el grupo de estadística. • Verificación de la información en el SPI (Seguimiento proyectos de Inversión), SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera), SISMEG (Seguimiento a metas de Gobierno), SECOP (Sistema electrónico para la Contratación Pública), STRATEGOS (Sistema para la planificación estratégica y control de gestión), SIRECI (Sistema de Rendición Electrónica de la cuenta e informes de la Contraloría General de la República), SIGEP (Sistema de información y Gestión del Empleo Público), SUIT (Sistema único de información y trámites), SUIP (Sistema único de información de personal), SAC (Sistema de atención al ciudadano), SIR (Sistema de información Registral), en los informes de gestión, en el portal de transparencia económica de la presidencia, mesas de trabajo del Consejo directivo y con las diferentes dependencias del nivel central de la entidad. (La información de avance reportada y datos deben ser los mismos en cada uno de los aplicativos, herramientas de seguimiento e informes de gestión que se generen). • La información validada se envía al área de consolidación de la oficina asesora de planeación para el diligenciamiento de las matriz correspondiente a cada política de desarrollo administrativo del MIPG, así como el diligenciamiento de la información de avances en el Aplicativo Strategos. 26

27. 5. Metodología • Se elabora el informe de evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión correspondiente al período de seguimiento establecido, el cual se valida con las áreas de la oficina asesora de planeación y se presenta al Comité Institucional de desarrollo Administrativo para su monitoreo, evaluación, control y aprobación. • Se elabora acta de realización del Comité Institucional de desarrollo administrativo. • Una vez aprobado el informe de avance del MIPG por el Comité Institucional de desarrollo Administrativo se presenta al Comité Sectorial de desarrollo administrativo para su monitoreo, seguimiento y evaluación. • Se envía el informe de evaluación del MIPG por cada periodo de seguimiento al área de divulgación para su publicación en la página WEB de la Superintendencia. • Copia del Informe de evaluación del MIPG y la matriz base de datos se envía a la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de justicia y del derecho para su monitoreo y consolidación sectorial 27

28. 6. Ventajas del MIPG • La articulación de la planeación a través de sus tres modalidades: Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, la gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras políticas, estrategias e iniciativas de gobierno, como los planes de desarrollo administrativo sectorial e institucional, el de eficiencia administrativa y cero papel, el de gobierno en línea, el de Antitrámites, se recogen en estas tres modalidades y dejan de ser planes y formatos aislados. • Se simplifica y racionalizar la labor de la entidad en la generación y presentación de planes, reportes e informes. • Se armoniza y articula las diferentes estratégicas, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. 28

29. 6. Ventajas del MIPG • La alineación de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo. • Un único instrumento de reporte de avances de la gestión. • Monitoreo, Control y evaluación trimestral con el fin de establecer acciones que permitan el logro de la Planeación Integral y por consiguiente de los objetivos misionales. • Esquema de planeación articulado, que facilita la implementación de las políticas e iniciativas gubernamentales que estén orientadas a fortalecer el desempeño institucional, en procura del cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno para la prestación de un mejor servicio al ciudadano. • Contar con información relevante de manera integral, para la toma oportuna de decisiones en el logro de los objetivos propuestos. • Se establece la necesidad de construir indicadores para cada una de las políticas de desarrollo administrativo del MIPG. 29

30. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Se establece el Plan Estratégico Institucional PEI 2012-2014 de la SNR, aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 01 del 23 de Enero de 2012. • Por Resolución No. 0623 del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho para el período 2012-2014 y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho. • Se expide el Decreto 2482 de fecha 3 de diciembre de 2012 por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión y se adoptan las Políticas de desarrollo administrativo ( Deroga el Decreto 3622 del 2005 – SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo). • Por resolución No. 1267 de fecha febrero 12 de 2013 se adopta el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro por la vigencia 2013 (12 PAG por Macroproceso). 30

31. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • En el mes de marzo se conforma matriz de líderes funcionales y sub-líderes para cada política del Modelo al interior de la SNR, con el fin de alcanzar su madurez, seguimiento y alineación. • Mediante Resolución No. 3672 de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión. • Por resolución No.7258 del 16 de julio de 2013 se ajustan las fechas de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión de la Superintendencia de Notariado y registro y se establecen fechas de reporte de avance trimestral. • Los Planes Anuales de Gestión dejan de ser planes aislados y pasan a ser herramientas de planificación y ejecución de la gestión bajo los lineamientos de las políticas de desarrollo Administrativos en forma integral y dónde se deben incluir la planeación estratégica, metas de gobierno, programas y todo lo que permita medir la gestión en el logro de los objetivos misionales y de gobierno. 31

32. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • En el mes de julio se diligenció el Formulario Único de reportes de avance de la gestión (FURAG) en el aplicativo del DAFP para el primer semestre de 2013 . Este Formulario se constituye en una herramienta en línea para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. • Se estructuró en el mes de julio matriz de seguimiento a la planeación y gestión para cada uno de los doce (12) Macroprocesos y así mismo se alinearon los PAG de los macroprocesos a cada una de las políticas del MIPG. • Para el segundo y tercer trimestre del año se alinearon los Planes anuales de gestión de cada uno de los Macroprocesos de la SNR (se incluyeron los indicadores del tablero de mandos del PEI 2012- 2014, los indicadores de cada uno de los proyectos de inversión, los indicadores de las metas de gobierno –SISMEG, indicadores sectoriales, las acciones de mejora al interior de cada macroproceso (políticas, estrategias, iniciativas lineamientos) y los planes operativos inherentes a cada Macroproceso))a los lineamientos de cada política del MIPG. 32

33. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Se precisa que algunos temas como Gobierno en Línea, Cero Papel, Seguridad de la Información, entre otros, requieren cronogramas de implementación y la definición de varias actividades específicas, es conveniente manejarlos como planes independientes pero artículados dentro de los Planes Anuales Estratégicos Integrados Institucional de gestión de la vigencia. Lo anterior, facilita su seguimiento y brinda una mayor comprensión sobre resultados obtenidos en cada iniciativa. • Para efectos de seguimiento al MIPG los planes Anuales Estratégicos integrados Institucionales se estructuraron en torno a las cinco (5) políticas de desarrollo administrativo (Misional y de Gobierno, Transparencia participación y atención al ciudadano, Talento Humano, Eficiencia Administrativa y Financiera), las cuales se desarrollan a través de los 12 PAG establecidos para los Macroprocesos de la Superintendencia. Asi mismo la evaluación del MIPG se realiza en forma porcentual al modelo, a las políticas y a cada uno de los Macroprocesos. 33

34. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Informes de Seguimiento : Se establecen informes de seguimientos trimestrales al MIPG, tanto a nivel Institucional como Sectorial por los Comités conformados para tal fin, cumpliendo con los lineamientos del artículo 6 numerales A) Y B) del decreto 2482 de 2012. (Nota: Se deberá prever las fechas para la realización de los Comités tanto a nivel Institucional como sectorial, en razón a que el Comité Institucional se considera pertinente realizarlo ocho (8) días antes del comité sectorial). • Para el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas, se deberá tener en cuenta la Estrategia de Gobierno en Línea que formula el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones. (Parágrafo 1 artículo 3 del decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012). 34

35. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • El monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales utilizará como insumo los avances registrados en el Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión y se adelantará a través del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno administrado por el Departamento Nacional de Planeación. • La Planeación Integral sugiere que en su componente estratégico se contemple: la misión de cada entidad, su visión, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, los programas, acciones y productos. A partir del componente estratégico, se definen las actividades, productos e indicadores a seguir, en un plazo de un año, para el cumplimiento de las metas cuatrienales fijadas. 35

36. 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR • Adicionalmente, para la formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión es necesario tener en cuenta las cinco políticas de desarrollo administrativo: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal, al igual que los resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior. • Forman parte de la evaluación del MIPG los siguientes: Los PAG de los doce (12) macroprocesos de la entidad en los formatos establecidos, los informes de Gestión de las áreas y dependencias de la SNR, la matriz diseñada para evaluar cada PAG y su alineación a las políticas del MIPG. • Los avances de actividades que han superado la meta, para efectos de consolidación de la gestión, se tomarán como metas cumplidas al 100%. 36

37. 8. TABLERO DE MANDO PEI 2012 – 2014 SNR CIUDADANO CLINETE PROCESOS 37

38. FINANCIERO APRENDIZAJE CRECIMIENTO Y TECNOLOGIA 38

39. MAPA ESTRATEGICO SNR 2012 – 2014 – GESTION 2013 39

40. GESTION FINANCIERA GESTION 2013 POR MACROPROCESOS POLITICAS GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO 1 GESTION TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 2 Cultura del servicio y atención al Ciudadano Seguimiento , Control y Evaluación de la Gestión Comunicación y Divulgación GESTION TALENTO HUMANO 3 Gestión Humana EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Gestión Tecnológica Gestión Jurídica Gestión Logística Direccionamiento Estratégico 4 5 Gestión Financiera 40

41. 9. Modelo Integrado Planeación Gestión - Resultados al 31 de Diciembre 2013 SNR 41 Fuente : Oficina Asesora de Planeación Grupo de Estadística Registral

42. Plan Anual Integrado Institucional de 2013 42

43. Plan Anual Integrado Institucional 2013 43

44. Plan Anual Integrado Institucional 2013 44

45. Plan Anual Integrado Institucional 2013 45

46. Plan Anual Integrado Institucional 2013 46

47. 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo • El avance al cierre del cuarto trimestre del MIPG (Modelo Integrado Planeación Gestión) de la Superintendencia de Notariado y Registro es del 93,26%. El grado de avance para cada una de las Políticas de desarrollo administrativo del MIPG al 31 de Diciembre 2013 fue el siguiente : • La Política de Gestión Misional y de gobierno con un grado de avance del 94,28%. • La Política de Transparencia , participación y atención al Ciudadano tuvo un avance del 91%. • La política de Gestión del Talento Humano se cumplió en un 94,34% • La política de Eficiencia Administrativa tuvo un grado de avance del 89,12%. • L a Política de Gestión Financiera alcanzó un cumplimiento del 97,58%. • El Modelo Integrado de Planeación Gestión –MIPG presentó en el cuarto trimestre de 2013 un avance del 29,69% con lo cual el acumulado al cierre del año es del 93,26%. El resultado alcanzado representa un 6.74% por debajo de la cifra programada del |100%. El balance al cierre del año es positivo logrando el cumplimiento de las metas de gobierno y cada una de las políticas de desarrollo administrativio en un alto grado. 47

48. 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo • El plan Estratégico Institucional de la SNR para la vigencia 2013, obtuvo un cumplimiento consolidado de los objetivos estratégicos en un 90% ( ver diapositiva No.39). • En este informe se relacionan en detalle algunos indicadores que se consideran importantes en cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas y algunos de carácter general para análisis. 48

49. 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo • Avance de la gestión por políticas del MIPG al 31 de diciembre de 2013: • Política Misional y de Gobierno: • El proyecto de Sistematización de las oficinas de registro a Nivel Nacional al corte de julio 31 de 2013 presenta un avance acumulado del 100% y corresponde a la sistematización de diez y siete (19) oficinas de un total de 18 programadas para el año, con este logro se cumple la meta total del proyecto de sistematizar 51 oficinas de registro para el período 2011 -2014. • La implementación del modelo tecnológico y de gestión para la Ventanilla Única de Registro – VUR con corte al tercer trimestre es del 100% que equivale a 83 Notarías de las 83 programadas para el año. El avance total del proyecto para el período 2011 – 2014 es del 121,47% al estar integradas 232 notarías sobre la meta establecida para el cuatrenio mencionado de 191 Notarías. • El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas generales al corte del cuarto trimestre presenta un avance del 158% al realizar 158 visitas generales de un total de 100 programadas para la vigencia. • El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas especiales a las oficinas de registro a Nivel Nacional al corte del cuarto trimestre, presenta un avance del 107,14% al realizar 75 visitas especiales de un total de 70 programadas para la vigencia. • En el mes de septiembre se inauguraron las nuevas instalaciones de la Oficina de registro de Instrumentos públicos de San Andrés Islas con lo cual se reitera el compromiso de la entidad en la modernización del servicio público registral. 49

50. 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo Política Misional y de Gobierno: • El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas de apoyo a las oficinas de registro al corte del cuarto trimestre presenta un avance del 203% al realizar 203 visitas de un total de 100 programadas para la vigencia. • La Entidad a través del proyecto de Interrelación catastro registro al cierre del cuarto trimestre presenta un acumulado de 1.689.028 folios con lo cual se cumple y se supera la meta programada para la vigencia 2013 de 800.000 folios con un avance del 211,13%.El avance total del proyecto de interrelación 2011 – 2014 está en un 87,58% correspondiente a la interrelación de 3.590.757 folios de matrícula inmobiliaria respecto a la meta de 4.100.000 folios en el período 2011 – 2014. • El proceso de intervención a oficinas de Registro a Nivel Nacional alcanzó al cierre del cuarto trimestre un avance del 100% , cifra que equivale a la intervención de ocho (8) oficinas (Valledupar, Sahagún, Maicao, Plato, Quibdó, Yopal, Girardot y Barranquilla) de las ocho (8) programadas para la vigencia. • El proceso de nombramiento de Notarios al corte de 30 de septiembre presenta un avance 54,55% en el cual se han nombrado 24 Notarios de los 44 establecidos a nombrar en el año. El avance total de la meta establecida en el 2012 de nombrar 159 notarios presenta un grado de cumplimiento del 87,42% correspondiente al nombramiento de 139 Notarios al cierre del mes de septiembre de 2013. 50