Opstarten BBC in de praktijk GEMEENTE OOSTROZEBEKE

1. Opstarten BBC in de praktijkGEMEENTE OOSTROZEBEKE School voor bestuursrecht Siegfried Masschaele Gemeenteontvanger West-Vlaanderen www.oostrozebeke.be

2. Inhoudstabel • Algemeenheden - randvoorwaarden • Stappenplan • Stand van zaken • Conclusie • Beleidsmensen

3. Algemeen - randvoorwaarden • BBC is meer dan het financiële alleen! • Geen verhaal van de secretaris, financieel beheerder en schepen van financiën maar vergt… • Integrale aanpak • Projectaanpak • Bezint eer ge begint

4. Integrale aanpak • Medewerking intern nodig van: • Het beleid: CBS en GR: fiat, beleidskeuzes • Managementteam: samen engagement, intern klankbord, draaischijf • Diensthoofden: overtuigen hun personeel, ondersteunen hen • Leden financiële dienst: motivatie, zeer omvangrijk project, communicatie, nieuw terminologie • Financieel beheerder: projectleider: pioniersbloed, gedrevenheid, trekker • Alle neuzen in dezelfde richting

5. Integrale aanpak • Externe ondersteuning • Softwarehuis: helpdesk, opleidingen, gebruikersvergaderingen, (overheidsopdracht) • BBC-cel Agentschap binnenlands bestuur • Opleidingen • Helpdesk • Collega-pilootbesturen: je zit in hetzelfde situatie • Externe consultants?

6. Integrale aanpak • Ieder heeft zijn duidelijke rol • OCMW – samen denken en werken

7. Projectaanpak • Het is een project • Technische implementatie • Financieel technische luik (zie verder) • Change management • Organisatie, processen • Nieuwe manier van denken: doelstellingen, financieel meedenken, output • People management • Weerstand nieuwe zaken • Opleiding, bewustmaking, communicatie • Via projectplan, projectteam

8. Bezint eer ge begint • Waarom wij gestart zijn als piloot? • Toch verplicht vanaf 2014, maar is een uitdaging om vroeger te starten • Filosofie van het decreet: doelstellingen, boekhoudtechnisch, • Al ver gevorderd met doelstellingen en processen • Reeds gestart met satelliet financiële programma’s, • Kleine gemeente: bevattelijk, overzichtelijk • Intense ondersteuning krijgen en zelf mee helpen/ denken vorm geven aan de programma’s • Nieuwe stafmedewerker: onmiddellijk nieuwe BBC aanleren • Maar: voor ons zeer korte en intense periode, scherpe deadlines

9. Stappenplan - chronologisch • Akkoord college: juni 2010 – GR oktober • Projectgroep: mat – financiële dienst • Organisatie – organogram • Doelstellingen • Beleidsdomeinen, velden, items • Algemene rekening en economische sectorcode • Opmaak MJP en budget • Conversie • Opstart boekhouding • Beginbalans

10. Projectgroep • Samenstelling in juni 2010 • Secretaris • Financieel beheerder (projectleider) • Stafmedewerker dienst financiën • Overige leden managementteam • Projectplan: flexibiliteit noodzakelijk • Wetgeving • Software

11. Organisatie in kaart brengen • Zelfevaluatie: waar staan we nu met onze organisatie? • Organogram • Op punt stellen: over na denken • Impact op keuzes: • Beleidsdomeinen • Rapportages: informatiebehoeftes • Reponsabilisering: link met budgethouderschap • Interne controle • Bij ons was in 2009 een nieuw organogram getekend (gemeentedecreet) • Processen: actualisatie en extra

12. Bepalen van doelstellingen • Reeds in budget 2008 met doelstellingen: doelstellingenmatrix • Wat bij huidige doelstellingen bijgestuurd • Prioritaire doelstellingen bepalen • Indicatoren (volgend budget 2012) • Rapportage: informatiebehoefte: beleid en administratie • Tip: begin met niet teveel doelstellingen

13. Bepalen van doelstellingen HOE • Beleid en mat: structuur bepaald • De gehele organisatie is ermee betrokken geweest • Alles in doelstellingen omzetten? • Acties decentraal bepaald, aan ieder personeelslid gevraagd wat zijn jouw acties • Coördinatie bij de MAT/financiële dienst

14. Bepalen van doelstellingen • Structuur • Strategische doelstellingen • Operationele doelstellingen (prioritair of niet) • Actieplannen • Acties • Afhankelijk van de software

15. Beleidsdomeinen, velden en items bepalen • Bepaling van de beleidsdomeinen • Oorspronkelijke keuze voor 10 domeinen (deze van Vlaanderen) • Hangt voor een stuk samen met je organisatiestructuur (organogram) • Hoogste kredietcontrole – interne kredietaanpassing – rapporten - responsabilisering (invoeren budgethouderschap) – duurzaam - legislatuuroverschrijdend • Keuze uit verplichte beleidsvelden • Beschrijving wat onder de beleidsvelden valt - ABB • Keuze beleidsitems: verdere opdeling • Ofwel uitsplitsing van beleidsveld • ofwel specifiekere verstaanbaardere omschrijving van beleidsveld

16. Beleidsdomeinen, velden en items bepalen • Investeringsenveloppes • Prioritair en algemeen • Bijsturen bij volgend budget: per beleidsdomein, eenvoudiger interne kredietaanpassing, kredietcontrole • Verbintenissenkredieten en transactiekredieten • Soorten activa / investeringen • Gemeenschapsgoederen • Bedrijfsmatige vaste activa • Overige materiële vaste activa • Investeringen juist opdelen

17. Algemeen rekeningstelsel • Keuze van de algemene rekeningen • Niet te veel uitsplitsen • Omvorming oude naar nieuwe artikels • Voorstel concordantietabel ABB • Uniformiteit gemeente en ocmw: voor dezelfde kostensoort • Kans aanzien om indeling kosten te herzien

18. Economische sectorcodes • Toepassen economische sectorcodes • Aan wie leveren we • Van wie krijgen we leveringen, dienstprestaties, werken • ERS-rapportering

19. Kapstok - boomstructuur • Als je hier bent, heb je je structuur • Doelstellingen • Beleidsdomeinen • Beleidsvelden en beleidsitems • Algemene rekening, ESC • Samen met je • Organisatiestructuur • Processen • Dan kan je beginnen met budgetteren

20. MJP - budget • Nieuwe elementen: (art 14) • Staat financieel evenwicht: 2 evenwichten • één op resultaat op kasbasis: positief zijn (financiële meerjarenplanning) • Autofinancieringsmarge: streng – financiële draagkracht van de gemeente – mogelijkheid nieuwe investeringen aan te gaan: voor sommige besturen niet moeiteloos • Liquiditeitenbudget (cfr OCMW-boekhouding)

21. MJP - budget • Nieuwe elementen /terminologiën: • Transactiekredieten (spreiden over de jaren) • Verbintenissenkredieten • Geen voorgaande dienstjaren meer • Transactiemoment (gunning vroeger en nu) • Evenwicht buitengewone dienst vroeger op andere manier benaderen: lenen op basis van thesauriebehoeften • Exploitatiebudget, investeringsbudget en liquiditeitenbudget

22. MJP - budget • Budgettering in oude artikels wegens: • te korte tijdspanne: onder tijdsdruk • Personeel niet tijdig kunnen informeren • Uitvoeringsbesluit nog niet klaar pas op 1 oktober 2010 • Conversie artikels naar budget BBC • Decentrale opmaak: budgetverantwoordelijken

23. MJP - budget • Voordelen • Eén financieel resultaat: kasresultaat (inclusief reserves) • T-formulier vervalt • Beleidskeuzen bij GR op algemene lijnen • Kredietcontrole: hoger niveau • Lenen als je thesaurietekorten hebt • Eénduidig financieel systeem (algemene en budgettair is niet meer)

24. MJP - budget • Controle cijfers • Gefragmenteerde ingave • Aftoetsen met totalen van voorgaande jaren • Moeilijke vergelijking met vroeger enkel in grote lijnen • Aanpassing – gewoon worden • Officiële documenten – weinig details

25. MJP - Budget • Nadelen • Weinig details in de officiële beleidsdocumenten • Een wirwar van: • Doelstellingen • Beleidsdomeinen, velden, items • Algemene rekeningen • Investeringsenveloppes • Investeringen: transactiekredieten (jaarlijkse evaluatie) • Houd de structuur duidelijk!

26. Conversie • Bepaling gecumuleerd budgettaire resultaat van vorig jaar (start van je ,nieuwe budget) • Belangrijk, communicatie tussen oude met nieuwe pakket: overzetten van documenten • Zo weinig mogelijk openstaande documenten hebben op het einde van het jaar • Wachtrekeningen opschonen • Hoe meer opgeschoond is, hoe minder werk bij de opmaak van de beginbalans

27. Conversie • TIPS: • Zoveel mogelijk betalingen uitvoeren eind december • Vooraf openstaande vorderingen opschonen • T-formulier opschonen: belangrijke vastleggingen aanrekenen bv dotatie brandweer (anders verschuiven lasten naar de toekomst) • Openstaande documenten – financiële boekingen • Vooruit denken

28. Jaarovergang: afspraak • Streefdoel • Alles wat besteld en geleverd is in 2010 moet ook betaald kunnen worden in 2010! • Alle openstaande documenten (bestelbons, mandaten, invorderingsstaten,…) zullen moeten worden opgenomen in een beginbalans, hoe minder hoe beter! • Bestelaanvragen / bestelbonnen • Geen BA op 2010, indien factuur pas in 2011 komt • Na 17 sept. Geen nieuwe BA meer op 2010 ingeven in acces (intern systeem) • Bestaande BA in acces worden doorbesteller overlopen. Degene die nog uitgevoerd en betaald dienen te worden in 2010 moeten op week 38 gezet worden • Lijst openstaande BB wordt in week 37 voorgelegd aan BH • Tijdig een buffervoorraad aanleggen (wijn, zand,…) • Toch een dringende bestelling? Vanaf 20/09 toestemming vragen aan secretaris • In 2011 wordt de acces begroting 2010 niet meer gebruikt

29. Jaarovergang: afspraak • Uitgaande facturen / invorderingsstaten / prestaties alfa • BKO: facturen dec. 2010, nazien hoe boeken • Tweemaandelijks drankfactuur verenigingen, voor november en december 2010 factuur opmaken in 2011 en op boekjaar 2011 • Na 26/11 facturen huur zalen opgemaakt in en geboekt op 2011 • Na 26/11 prestaties ingeven in alfa, boeken op 2011 • Er worden geen definitieve rechten meer opgemaakt die maar betaald worden in 2011

30. Jaarovergang: afspraak • Transactiekredieten • Voor een investering die over meerdere jaren loopt, moet het totaal bedrag van de investering opgesplitst worden naar bedragen die in een bepaald jaar gebruikt zullen worden. (proberen in te schatten) • Vb. Totale investering 200 000 euro zal 150 000 euro in 2011 zijn en nog 50 000 euro in 2012. • Hier moet nu reeds rekening mee gehouden worden bij de opmaak investeringsfiches + ingave in BBA!

31. Jaarovergang: afspraak • T-formulier • De vastleggingen die op het T-formulier staan eind 2010 worden/ kunnen niet meer automatisch overgedragen naar 2011 • Deze moeten handmatig worden ingegeven, dus best zo weinig mogelijk vastleggingen overdragen • Streefdoel • Alles wat besteld en geleverd is in 2010 moet ook betaald kunnen worden in 2010! • Alle openstaande documenten (bestelbons, mandaten, invorderingsstaten,…) zullen moeten worden opgenomen in een beginbalans, hoe minder hoe beter

32. Opstart boekhouding • Bepalen van: • Journalen: aankoop, verkoop, financieel, divers, loon • Journaalperiodes: 2 openstaande periodes + openingsperiode en afsluitingsperiode • Btw-periodes / periode aangifte • Werken met kostenplaatsten of (nog) niet? • Kennis algemene boekhouding • Software gewoon worden

33. Opmaak beginbalans • Bepalen waarderingsregels • Klasse 5: gewone conversie • Klasse 4: gewone conversie • Klasse 2: • Verschillende methodes • Waarderingen?

34. Samenvatting stappenplan • Juni 2010: goedkeuring college: instappen piloot • Juli 2010: wetgeving doornemen, project aanpak en planning • Augustus 2010: beleidsdomein, velden, algemene rekeningen, overzicht investeringen, terminologiën • September 2010: budget af in NGB versie • Oktober 2010: conversiebudget – aanpak conversie • November 2010: budget af en opgestuurd • December 2010: goedkeuring GR 9/12

35. Waar staan wij nu al? • Januari 2011: opleiding en installatie boekhoudprogramma • Februari 2011: eerste bestelaanvraag 8/2, 22/2 eerste betaling documenten uit 2011, kassa BBC • Maart 2011: factuur in alfa BBC • April 2011: processen wat verfijnen • Mei 2011: inlezen eerste loonboeking • Juni 2011: financieel afboeken • Juli 2011: debiteurenbeheer / rapportage • Augustus 2011: voorbereiding budget 2012 • September 2011: budgetwijzing en interne kredietaanpassing

36. Wat moeten wij nog doen • Eerste budgetwijzing – interne kredietaanpassing: september • Boekingen investeringsbudget • Waarderingsregels opmaken • Beginbalans opmaken (vooral klasse 2) • Allerlei beheersrapporten, managementrapporten,…

37. Wat kunnen jullie nu al doen? • Inventaris maken wat je allemaal hebt • Organogram nazien • Nadenken hoe doelstellingen bepalen of aanpassen: beleid warm maken, personeel informeren, omgevingsanalyse maken • Samen zitten met gemeente en OCMW • Processen opmaken of aanpassen

38. Wat kunnen jullie nu al doen? • Gefaseerde aanpak van financiële software: wacht niet tot je start met de BBC: nu reeds kun je • facturatieprogramma gebruiken • kassaprogramma introduceren • budgetteringsprogramma • Verlicht de implementatie in het jaar van instap in de BBC

39. Conclusie • Moeilijke en intense periode voor ons • Zeer leerrijk met zeer veel problemen • Werken met zeer stricte timing • Opleidingen wat laat, uitvoeringsbesluiten • Wetgeving zit goed in elkaar • Zou je het nog doen: JA

40. Tips • Voor jullie • Je hebt meer tijd, neem je tijd • Meer gefaseerd voorbereiden • Bewustmaking en bewustwording • Tijdige opleidingen krijgen • En,… de weg zal al wat geëffend zijn

41. Gevolgen uitvoerende mandatarissen • Bereid zijn mee te werken, akkoord zijn • Vergt een grote aanpassing • Weinig details in de officiële rapporten • Werken met doelstellingen? • Ontbreken bepaalde gegevens (bv ontvangsten belastingen, leningslasten, …) • Kredietcontrole zeer ruim

42. Gevolgen voor de raadsleden • Beleidsdocumenten zijn volledig anders: van zeer gedetailleerd naar hoofdlijnen • Budget exploitatie: 1 blad! • Nog moeilijk om enkel op hoofdlijnen te beslissen: aanpassingsproces

43. Vragen ? • Bedankt voor uw aandacht! • www.oostrozebeke.be