DASAR-DASAR PERENCANAAN & PENGENDALIAN LABA (PPL) Pertemuan ke-02

1. DASAR-DASAR PERENCANAAN & PENGENDALIAN LABA (PPL)Pertemuan ke-02 Matakuliah : F0262/Penganggaran Tahun : 2 0 0 5

2. M a t e r i : • Membahas proses manajemen (planning, organizing, staffing, leading, controlling) sebagai dasar Perenca- naan dan Pengendalian Laba (PPL) komprehensif • Penekanannya pada management planning, organizing dan controling karena ketiga hal ini merupakan fungsi-fungsi manajemen yang dapat digunakan dalam PPL Tujuan bahasan : a. Memperkenalkan dasar-dasar program PPL b. Menjelaskan penerapan program PPL, dan c. Menjelaskan keuntungan utama dan beberapa masalah pada program PPL

3. PPL Komprehensif : Adalah suatu model khusus yang didesain untuk mem - bantu manajemen melaksanakan proses manajemen se- cara efektif dengan penekanan khusus pada fungsi-fungsi perencanaan dan pengendalian . Sesuai pengertian tsb. elemen-elemen kunci PPL Komprehensif adalah : 1. Suatu pendekatan yang sistimatis dan formal 2. Sangat menekankan pada fungsi-fungsi perencanaan dan pengendalian 3. Berisi tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, rencana laba jangka panjang, rencana laba jangka pendek, laporan pelaksanaan dan tindak lanjut

4. Model PPL mencakup : 1. Pengembangan dan aplikasi dari tujuan perusahaan yang luas dan jangka panjang 2. Menspesifikasikan tujuan perusahaan 3. Mengembangkan strategi perencanaan laba jangka panjang dalam arti luas 4. Menspesifikasikan strategi perencanaan laba jangka pendek dengan perincian mengenai pendelegasian tanggung jawab (divisi, departemen, proyek) 5. Membuat suatu sistem pelaporan kinerja periodik dengan perincian mengenai tanggungjawabannya 6. Mengembangkan prosedur tindak lanjut (follow up)

5. Garis Besar Konsep Dasar PPL meliputi : Mekanisme PPL mencakup kegiatan-2 seperti desain jadual anggaran, penghitungan rutin dan berulang dan kegiatan klerikal yg berhubungan dengan Program PPL Asplikasi dari suatu Program PPL pada fungsi-2 peren- canaan dan pengendalian manajerial, dengan penekanan khusus pada dasar-2 sbb. : 1. Proses manajemen yang meliputi P, O, S, L dan C 2. Kesepakatan manajerial agar semua tingkatan mana- jemen dapat berpartisipasi secara efektif di dalam perusahaan

6. 3.Struktur Organisasi yg jelas terutama yg. menyang- kut wewenang dan tanggung jawab manajemen pada berbagai tingkatan organisasi. 4. Proses Perencanaan manajemen 5. Proses Pengendalian manajemen 6. Koordinasi yang terus menerus dan konsisten dari semua fungsi manajemen 7. Feedforward , feedback, follow-up and replanning dilakukan terus menerus melalui saluran komunika-si, baik dari atas maupun dari bawah

7. 8. Rencana laba strategis jangka panjang 9. Rencana laba taktis jangka pendek 10. Sistem akuntansi pertanggung-jawaban 11. Penggunaan prinsip pengecualian 12. Program manajemen perilaku

8. Bentuk-bentuk Komunikasi : Ada 3 bentuk komunikasi dalam PPL yaitu : 1. Feedforward,adalah komunikasi perencanaan (perencana - an tujuan-2, perencanaan sasaran-2 dan perencanaan laba) dari ma najemen tingkat atas kepada yg lebih rendah. Feedfor ward di gunakan untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan dengan cara membandingkan antara rencana dengan aktual. 2. Feedback,adalah komunikasi hasil evaluasi pelaksanaan dg. menggunakan laporan-2 pelaksanaan. Feedforward dapat di - gunakan unt. mengadakan tindakan korektif dan Replanning 3. Replanning,didasarkan pada Feedback. Replanning diguna kan untuk revisi perencanaan jika pelaksanaan menunjukkan dieficiency dan untuk mengambil manfaat dari kondisi-2 atau peristiwa-2 baru yang tidak ter-antisipasi diwaktu y.l

9. PERENCANAAN MANAJEMEN DENGAN MENGGUNAKAN PPL PLANNING Tujuan dan sasar- an yg diinginkan. Strategi jk.pan- jang dan Taktik jk. pendek REPLANNING OPERATION Kegiatan-kegiatan aktual, Pengubahan (transformasi) dari sumber daya CONTROL Kegiatan-kegiatan aktual dibandingkan dengan rencana Ukuran Evaluasi Feedforward Feedback

10. Menurut Ackoff dalam PPL, terdapat 3 jenis proyeksi yang berbeda , yaitu : 1. Reference Projection/Proyeksi Referensi (kasus sta- tis) adalah proyeksi statis tentang apa yg harus dilaku- kan oleh perusahaan. Mencakup usaha untuk menspe- sifikasikan kondisi perusahaan dimasa yad.jika tidak ada hal baru yang dilakukan. Tidak ada intervensi yg. direncanakan oleh manajemen. 2. Wishful Projection/Proyeksi dengan Penuh Harap-an (kasus dengan optimis tinggi) adalah proyeksi opti- mis tentang apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusa- haan dibawah kondisi ideal. Mencakup spesifikasi “ha- rapan dan impian“ mengenai kondisi perusahaan dima sa yad, pemenuhan semua aspirasi dari perusahaan

11. 3. Planned Projection/Proyeksi Terencana (kasus yang mungkin) adalah hasil-2yang sangat mungkin dicapai jika rencana-2 realisitik disusun dan dilaksanakan. Mencakup spesifikasi mengenai seberapa dekat perusa haan dapat mencapai proyeksi dengan penuh harapan secara realisitis Tujuan utama dari jenis proyeksi 1 dan 2 adalah agar ma najemen secara realistis memperkirakan situasi-situasi saat ini dan menghindari proyeksi-proyeksi yang terlalu optimis di dalam perencanaan

12. TUJUAN, SASARAN DAN RENCANA LABA : Didalam perencanaan dengan pendekatan PPL, secara ke seluruhan manajemen perlu memperhatikan hubungan an tara tujuan (objectives), sasaran (goals) dan rencana laba (profit plans) a. Tujuan-tujuan perusahaan (objectives) merupakan ting kat perencanaan yang paling dasar yang akan me- nentukan arah perusahaan jangka panjang. Tujuan-tujuan perusahaan harus dinyatakan secara ter tulis dengan menekankan pada harapan-harapan eko - nomis, para pelanggan, para karyawan, para pemilik, output dan tanggung jawab sosial

13. b. Sasaran-sasaran perusahaan (goals) merupakan tingkat pe rencanaan yang lebih rendah berikutnya dan berjang ka pendek atau menengah. Sasaran-sasaran perusahaan berisi harapan-harapan dimasa datang yang lebih spesifik, misal produk, jasa, market share, profi - bility, return on investment dan pertumbuhan c. Rencana-rencana Laba (profit plans) disusun berda- sarkan sasaran-sasaran perusahaan yang telah ditetap - kan dan dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Rencana Laba biasanya terdiri dari dua bagian rencana yang tidak terpisahkan, yaitu : 1. Rencana laba Strategis jangka panjang, dan 2. Rencana Laba Taktis jangka pendek

14. HUBUNGAN OBJECTIVES, GOALS & PROFIT PLANS TUJUAN-TUJUAN PERUSAHAAN (Umum dan Jangka Panjang) Ekonomis; Pelanggan; Pekerja; Pemilik; Sosial; Output SASARAN-SASARAN PERUSAHAAN Produk; Jasa; PangsaPasar; Profitabilitas; Laba; Pertumbuhan RENCANA LABA (Disusun dan dikuantifikasi) Rencana Laba Strategis Rencana Laba Taktis Umum; Jangka Panjang Rinci; Jangka Pendek; Tanggungjawab tingkat atas; Tanggungjawab semua Kuantitatif tingkat; Kuantitatif

15. Aktivitas Alur Runtutan Partisipan Informasi Persetujuan Utama Tujuan Perusahaan Dewan Direksi, Pimp. Eksekutif Sasaran Perusahaan Landasan Perencanaan Manajemen dan Strategi-strategi Puncak Rencana Laba Strategi Manajer (Jangka Panjang) Menengah Rencana Laba Taktis Manaj. Opera (Jangka Pendek) si Pelaksana

16. FUNGSI DAN JADWAL PERENCANAAN • Semua keputusan manajemen pada umumnya memiliki sifat mengarah kemasa datang (futuristic); karenanya ke- putusan akan lebih banyak berakibat terhadap kegiatan atau sikap dimasa datang dari pada masa lalu • Keputusan besar biasanya memerlukan data aktual yg lengkap dan analisis akibat-2 yg sangat mungkin terjadi masa datang; karenanya keputusan besar harus diantisi- pasi dan dipersiapkan secara matang • Jadi manajemen harus menetapkan dimensi waktu baik untuk keputusan besar mapun keputusan kecil. • Pengambilan keputusan manajemen merupakan proses kontinyu.

17. Klasifikasi keputusan-2 penting dan pasti mengenai rencana proyek dan rencana periodik akan menjadi dasar pembuatan jadwal perencanaan • Jadwal perencanaan perlu ditetapkan terutama jika keputusan-2 pasti jangka pendek dan jangka panjang harus segera dipertimbangkan dan dibuat meskipun hanya bersifat sementara • Jadwal perencanaan merupakan kebijakan formal yg akan menentukan tanggal batas akhir (deadline date) sesuai dengan langkah-2 yang harus diikuti didalam proses perencanaan • Perusahaan yang dikelola dengan baik akan terbiasa menyelesaikan rencana-rencananya dengan cara yang formral dan jadwal waktu yang pasti.

18. Alasan penting mengapa perusahaan perlu mem – buat jadwal perencanaan, adalah : 1. Dapat digunakan sebagai pedoman batas akhir penyelesaian rencana 2. Meminimumkan penundaan di dalam proses perencanaan 3. Menjamin penyelesaian perencanaan formal, ter- utama untuk mengawali pelaksanaan rencana 4. Menetapkan urutan secara teratur perencanaan formal

19. PENGENDALIAN MANAJEMEN MENGGUNA KAN PPL • Fungsi utama pengendalian adalah untuk meyakinkan tercapainya tujuan, sasaran dan standar perusahaan. • Pengendalian memiliki beberapa unsur seperti obser- vasi langsung, ekspresi lisan, memo tertulis, kebijak- an dan prosedur, laporan hasil kinerja dll. • Perencanaan dan Pengendalian Laba (PPL) yang me- nyeluruh memfokuskan pada Laporan Pelaksanaan/Ki nerja dan Evaluasi Pelaksanaan/Kinerja untuk menen- tukan penyebab kinerja terlaku tinggi ataupun terlalu rendah dibandingklan rencananya

20. 1. Laporan Pelaksanaan/Kinerja Karakteristik dalam laporan kinerja adalah : a. Diklasifikasikan berdasarkan wewenang dan tang - gung jawab sesuai dengan struktur organisasi. b. Dibedakan secara jelas mana yang termasuk Con - trollable item dan yang Non-controllable item. c. Dilaporkan secara teratur sesuai dengan waktu yg. disepakati, misalnya mingguan atau bulanan d. Ditekankan pada perbandingan antara hasil-hasil aktual dengan yang direncanakan

21. 2. Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban • Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban memberikan informasi rinci mengenai penghasilan (revenue) dan biaya-biaya (expenses) menurut werwenang dan tanggung jawab. • Klasifikasi ini diperlukan untuk mengukur prestasi masing-masing departemen (bagian) sesuai wewe -nang dan tanggungjawab. • Pengukuran prestasi dilakukan dengan membanding - kan antara hasil-hasil aktual/realisasi dengan yang direncanakan pada setiap pusat pertanggungjawaban.

22. 3. Pusat-Pusat Pertanggungjawaban Pusat Pertanggungjawaban diklasifikasikan sbb. : a. Cost Center (Pusat Biaya) - suatu pusat tanggung- jawab dimana manajer bertanggung-jawab untuk me - ngendalikan biaya yang terjadi di unit tersebut dan ti - dak bertanggung-jawab dari segi keuangan, laba atau investasi unitnya. Tingkatan manajer yg. lebih rendah dengan tanggung-jawab yg. lebih rendah pula biasa - nya cenderung merupakan pusat biaya. b. Revenue Center (Pusat Pendapatan) suatu pusat tanggung jawab dimana manajer bertanggung-jawab untuk mengendalikan pendapatan. Daerah penjualan sering dikategorikan sebagai Pusat Pendapatan

23. c. ProfitCenter (Pusat Laba) - suatu pusat tanggungjawab dimana manajer bertanggung-jawab untuk me ngendali - kan Pendapatan, Biaya dan Laba yang terjadi di unit ter- sebut. Perencanaan dan Pengendalian memfokuskan pa - da laba dari pusat ini. d. Investment Center (Pusat Investasi) suatu pusat tang- gung-jawab yg satu tingkat lebih tinggi dari Pusat Laba . Dalam suatu Pusat Investasi manager bertanggungjawab terhadap Biaya, Pendapatan, Laba dan jumlah sumberda- ya yg. diinvestasikan dalam aktiva yg digunakan oleh pusat tadi. Perencanaan dan Pengendalian difocuskan pada pengembalian investasi yang dhasilkan oleh Pusat pertanggungjawaban tsb.

24. Subunit organisasi, baik Pusat Biaya, Pendapatan, La- ba maupun Investasi diberi bermacam nama seperti anak perusahaan, divisi, bagian, departemen, pabrik, unit usaha , distrik dan fungsi. • Melalui unit/pusat tanggung-jawab inilah rencana di- implementasikan, mencapai tujuan dan mengimple - mentasikan pengendalian. • Suatu program PPL yang Komprehensif harus dibuat menurut subunit organisasi dan ciri struktural perusa- haan tersebut. • Suatu perusahaan yang dikelola baik, jika dilihat dari dimensi waktu, rencana proyek, rencana strategis/ taktis disusun berdasarkan wewenang dan tanggung-jawab organisasi serta dilakukan berdasarkan pem - bagian menurut lini produk maupun jasa.

25. Sasaran dan rencana dari berbagai pusat tanggung-jawab dikumpulkan menjadi saran dan rencana untuk perusaha an secara keseluruhan . Akibatnya PPL biasanya dikem - bangkan setiap tahun sbb. : 1. Top manajemen menentukan sasaran, tujuan, strategi, asumsi perencanaan dan pedoman yang disampaikan kepada para manajer unit 2. Manajer dari setiap subunit mematuhi pedoman umum, mengembangkan bagiannya dalam rencana laba komprehensif, baik strategis maupun taktis 3. Manajer menyajikan rencana laba dari subunitnya ke- pada manajemen tingkat atas untuk dievaluasi 4. Hasil evaluasi rencana laba dari setiap subunit kemudi an dikonsolidasikan menjadi rencana laba menyeluruh untuk perusahaan

26. KOORDINASI MENGGUNAKAN PPL • Koordinasi adalah Sinkronisasi keputusan dan kegiat an-kegiatan manajerial, sehingga setiap bagian dapat bekerja secara efektif dengan hasil yang akan mendu- kung pencapaian sasaran/tujuan bersama • Hal ini berarti penyusunan dan penentuan berbagai macam kegi atan perlu memperhatikan kegiatan bagian lainnya. • Kesesuaian ini merupakan tugas utama manajemen karena mencakup banyak hal, misalnya usaha, waktu, kebijakan dan alokasi sumber daya. • Pada dasarnya untuk tercapainya Koordinasi, prog - ram PPL komprehensif selalu menekankan pada pe - rencanaan yang realistis, pengendalian yang dinamis serta komunikasi yang efektif

27. ANGGARAN FORMAL VS TIDAK FORMAL • Tahap tertentu dari fungsi perencanaan dan pengen- dalian harus diformulasikan • Suatu Program PPL Komprehensif menyediakan formulasi tersebut • Alasan untuk formalisasi anggaran adalah : 1. Proses manajemen hanya efektif jika perencanaan dan pengendalian disusun secara logis, konsisten dan sistimatis (tidak dengan cara acak) 2. Karena banyak individu yang terlibat dalam proses manajemen (yang mengawasi dan diawasi) maka lingkungan harus memiliki karakteristik yang wa - jar untuk stabilitas dan konsisten.

28. 3. Tujuan, sasaran , kebijakan dan prosedur tidak akan tepat, konsisten, mudah dimengerti dan stabil jika tidak diformulasikan secara tertulis 4. Untuk komunikasi yang efektif dan pemahaman bersama, formulasi dari beberapa tujuan, sasaran, kebijakan dan prosedur adalah sangat penting 5. Formulasi memerlukan terbentuknya dan diawa- sinya batas waktu kegiatan pengambilan kepu - tusan perencanaan dan pengendalian 6. Formulasi menyediakan basis yang logis dalam mengimplementasikan proses perencanaan dan pengendalian secara rasional, berarti dan fleksi- bilitas yang konsisten

29. Thank's for your attention