Comment d velopper et g rer un ordre du jour pour une r union

1. Comment d�velopper et g�rer un ordre du jour pour une r�union Atelier pr�sent� par Marie-Christine Gauthier du Conseil de planification sociale d�Ottawa Dans le cadre du Projet Maison Ethnoculturelle Francophone Le juin 17 2011

2. � quoi sert un ordre du jour? L�ordre du jour sert de plan de travail pour identifier les choses � accomplir pendant la r�union et s�assurer de le faire L�ordre du jour permet aussi d�orienter la discussion pendant la r�union Il est important d�ajouter une colonne pour indiquer le temps que l�on d�sire consacrer � chaque th�me. Ceci permet de g�rer les points de discussion dans un temps fini

3. Comment d�velopper un ordre du jour: Il est important de commencer par d�cider ce qu�on veut/doit accomplir pendant la rencontre Ensuite, on formule les th�mes sur lesquels on veut travailler en quelques mots L�ordre du jour est li� au PV de la r�union pr�c�dente qui indique les points qui devront faire l�objet d�un suivi.

4. Comment d�velopper un ordre du jour (suite) On commence par les suivis de la derni�re rencontre Ensuite, on travaille les nouveaux sujets Une approche efficace pour d�velopper les th�mes est de proc�der par des questions qui permettent de d�mystifier certaines id�es et qui suscitent la r�flexion: Quoi? Qui? Quand? O�?

5. Comment d�velopper un ordre du jour (suite) Un ordre du jour n�a pas besoin d��tre long ou compliqu�. L�important est qu�il permette au groupe de r�pondre aux objectifs qu�il s�est fix�

6. Gestion du temps Quand on compose l�ordre du jour, on �tablit les points prioritaires d�abord. Ceci permet, en cas de d�bordement et de manque de temps, de s�assurer du traitement de ces points prioritaires pour atteindre les objectifs de la rencontre On s�assure d�assigner un montant de temps fini � chaque th�me pour nous permettre de finir la r�union � l�heure

7. Gestion du temps (suite) Il peut �tre difficile de faire respecter aux participants la limite de temps allou�e pour chaque th�me Demander � quelqu�un de jouer le r�le de chronom�treur peut palier la situation On peut aussi demander aux participants en d�but de r�union de s�exprimer de fa�on concise sur des th�mes pr�cis pour respecter le temps

8. Gestion du temps (suite) Si les gens d�sirent jaser, on peut consacrer une p�riode de temps avant ou apr�s la r�union pour des interactions sociales. Le temps de socialisation ne doit pas interf�rer avec le temps accorder au d�roulement de la rencontre selon l�ordre du jour

9. Envoi de l�ordre du jour D�lai d�envoi de l�agenda aux participants: id�alement, 2 semaines, r�alistement, de 4 � 7 jour. Ceci permet aux gens de r�fl�chir sur les th�mes qui seront abord�s Envoyer l�ordre du jour d�avance permet aux participants d�ajouter des points suppl�mentaires dont ils aimeraient traiter