Het schrijven van een leesbare managementletter

1. Het schrijven van een leesbare managementletter Gerton Reijenga – Findings 6 oktober 2009

2. Introductie Findings verbetert de communicatie tussen accountants en ondernemers door hen te helpen bij het schrijven, oplossen en controleren van bevindingen

3. Inhoud • Ontwikkelingen in de markt • Spanningsveld • Wat kan beter Top 10 • Integraal onderdeel van de controle • Samengevat…

4. Ontwikkelingen in de markt Fusies Toegenomenregelgeving Tarievenonderdruk Commodity product Geloofwaardigheidaccountantsberoep Hoe onderscheidt u zichnogals accountant? Management letter is hètvisitekaartje

5. Communicatie accountant

6. Spanningsveld

7. Watkanbeter Top 10 Verschillendedoelgroepen Formeletaal Disclaimers Gestructureerdeopbouw Accountantsjargon • Verplichte nummers • Inzicht in de cijfers • Concrete adviezen • Strategische ontwikkelingen • Vorm en lay-out

8. 1. Verschillendedoelgroepen • Aan wie is de management letter gericht? • Meer achtergrondinformatie nodig • Duidelijke uitleg (verstandige leek) • Samenvatting voor partijen op afstand  houd er rekening mee dat de management letter ook door andere doelgroepen wordt gelezen

9. 2. Formeletaal “Middels dit schrijven rapporteren wij u omtrent onze bevindingen uit hoofde van de door ons uitgevoerde jaarrekeningcontrole 2008 inzake bedrijf XYZ.” “Hai Kees,Ik heb ff een stukkie op papier gezet van wat wij gezien hebbe bij de controle” • gebruik woorden die de lezer kent en ook zelf gebruikt, maar houd het wel zakelijk • vermijd de lijdende vorm zoveel mogelijk • wissel korte en lange zinnen af

10. 3. Disclaimers “Ons onderzoek ten aanzien van de opzet, bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de daarin besloten maatregelen van interne beheersingsmaatregelen is niet gericht op het vormen van een oordeel omtrent uw administratieve organisatie en interne beheersing als geheel, noch op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als zodanig. De opmerkingen kunnen derhalve niet als limitatief worden beschouwd.” • wees duidelijk in wat u wel en niet hebt gedaan • verwijs naar de opdrachtbrief

11. 4. Gestructureerdeopbouw • Brij aan bevindingen • Kopjes sluiten niet aan bij de teksten • Analyse van controlebevindingen • een logische volgorde en structuur bevordert de leesbaarheid

12. 5. Accountantsjargon volledigheid van opbrengsten - materieel belang - axiomatisch voorbehoud - administratieve organisatie - intern beheersingssysteem - getrouwheid van de jaarrekening – deelwaarneming - betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking “Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening.” • probeer accountantsjargon te vermijden of te verduidelijken

13. 6. Verplichte nummers • maak gebruik van een ‘checklist’ om te controleren of alle relevante onderwerpen zijn behandeld Bron: COS 260 en NIVRA Studierapport 31

14. 7. Inzicht in de cijfers ”De post debiteuren is met € 1.250.000 gedaald tot € 10.500.000 ten opzichte van ultimo 2007.” Samenstelling van de post + oorzaken Kengetallen en ratio’s opvallende mutaties oorzaken • geef een toelichting op de kengetallen en ratio’s die de klant echt inzicht geven in de bedrijfsprestaties

15. 8. Concrete adviezen “Medio vorig jaar is een nieuw systeem geïmplementeerd ter ondersteuning van de verkoopactiviteiten van bedrijf XYZ. Een aantal onderdelen van dit systeem vertoont nog tekortkomingen welke onze controle van de volledigheid van opbrengsten bemoeilijkt...” “...Hoewel wij dit voor onze controleopdracht niet van materieel belang achten, adviseren wij u dit verder uit te zoeken en de noodzakelijke corrigerende acties te nemen...” • verplaats u in de positie van de klant • sluit bevindingen af met een concreet advies waar de klant echt iets aan heeft

16. 9. Strategischeontwikkelingen Watspeelteraanontwikkelingen? organisatie personeel producten markt regelgeving • laat zien dat u de business van de klant begrijpt en weet wat er speelt

17. 10. Vorm en lay-out • Brief of rapport • Lay-out moet aantrekkelijk zijn • Form over substance • Andere rapportageformaten • kies de vorm en lay-out die past bij u en uw klant

18. Integraal onderdeel van de controle • Pre-audit: wat speelt er? • Besprekingen met management • Bevindingen doen en vastleggen • Bevindingen structureren en prioriteren naar belang voor de klant en de controle • Eindredactie door 1 teamlid • Interne review door teamlid/partner • Peer review door collega niet betrokken bij de opdracht • (voor)Bespreken met management • Management letter definitief maken inclusief reactie management

19. Samengevat... • De management letter is uw visitekaartje! • Verplaats u in de positie van de klant • Gebruik een zakelijke, heldere schrijfstijl • Maak gebruik van de "wat kan beter Top 10" • Meer (schrijf)tips zijn te vinden op www.findings.nl