제 13 장 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

1. 제13장 지식업무를 지원하기 위한정보기술 • 교과목 : 경영정보시스템 • 교 수 : 이동만 교수님 • 발표일 : 2003. 6 • 발표자 : 권 영 대(2003)

2. 목 차 3. 그룹 웨어 1. 사무정보시스템 • 배경 및 개념 • 그룹 의사 결정 환경 • 그룹웨어 메트릭스 • 조직에 대한 영향 • 향후 전망 - 정의 / 배경 - 시스템 체계 4. 지식관리 시스템 2. 전자문서관리시스템 • 개 념 • 정보기술요소 • 기대 효과 - 관리 문서처리 - 거래 문서처리 - 전자 출판

3. 1. 사무정보 시스템 1) 정 의 • 사무실의 지식근로자에 의한 정보의 처리, 생성, 보급 및 관리활동을 지원하므로써 사무업무 효율성을 꾀하는 정보시스템의 유형 2) 등장 배경 • 1980년대 부터 PC의 급발전 ( 고성능, 저렴한 가격) • 산업화 시대에서 정보화 시대로 도래 • 사무업무의 생산성 향상 기술 소개 • 지식근로자들의 업무수행상 새로운 정보기술에 대한 필요성 대두  무서류 사무실(Paperless Office) 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

4. 사무정보 시스템 전자문서 관리시스템 그룹웨어 조직원간의 의사소통 촉진을 통해 조직의 문제해결을 지원 정보 생성 및 관리를 지원 • 워드 프로세싱, 스프레드쉬트 • 그래픽 • - 문서 이미징 • - 전자 출판 - 전자 우편, 음성 우편, 팩스 - 전자회의실, 컴퓨터 회의 - 화상 회의, 음성 회의 - 전자 달력 (그룹용) 1. 사무 정보 시스템 3) 사무정보 시스템 체계 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

5. 워드 프로세싱  양식, 보고서, 안내문 • 스프레드 시트  대차대조표, 손익계산서 • 그래픽/ 프리젠테이션 – PPT, Adobe 관리문서처리 • 경영관리 목적외 거래문서 •  송장, 제품주문서, 예산 계획서 • 문서 이미징 ; 거래문서를 이미지로 관리 거래문서처리 전 자 출 판 • 그림,사진, 글의 배치 및 변경에 자유로움 •  책, 잡지, 신문 등 2. 전자문서 관리시스템 • 필요성 • 문서 작성에 많은 시간 소요 • 작성한 문서를 신속한 검색 • 정보의 보관 수단 (무서류 사무실) 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

6. 3. 그룹 웨어 1) 개념적 배경 • Brain Storming (1953, Alex F. Osborn) • 그룹의사 결정의 기초 • 그룹 의사결정지원 시스템 ( GDSS : Group Decision Support System) • 일 명 : 전자회의시스템 (EMS ; Electronic Meeting System)) • 학 계: 1980년대 중반 애리조나 대 및 미네소타대 중심으로 진행 • 산업계: 1980년대 말 Lotus사의 Notes를 중심으로 연구활기 2) 그룹웨어 개념 • 개 념: • 팀위주로 구성된 조직에서 구성원들이 목표의 원만한 수행을 위해 효과적으로 의사소통및 정보공유를 할 수 있도록 지원해 주는 네트웍 기반의 정보기술 • 유사용어 • GroupWare, GDSS, GSS, EMS, Workgroup Computing 등 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

7. 그룹구성원,그룹구성원수 구성원간 물리적거리, 그룹응집력 그룹 특성 과제완료를 위해 필요한 팀업무 (의견도출, 대안 선택 등), 과제의 난이도 과업 특성 의사결정 과 정 성 과 조직 상황 고유환경요소(조직문화, 시간의 촉박성, 문제의 중대성, 보상구조) 효율성, 효과, 만족도 의사소통 패턴, 업무수행 방식, 그룹역학 등 정보 기술 시스템의 사용 용이성, 지원모드, 유용성 3. 그룹 웨어 3) 그룹 의사 결정 환경 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

8. 동일 시간대 상이 시간대 • 정보센터 • Team Room • 전자회의실 • 전자백판 동일 장소 • 전자우편 • 음성우편 • 전자결재 • 전자서류함 • 컴퓨터회의 • 화상회의 상이장소 3. 그룹 웨어 4) 그룹웨어 매트릭스 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

9. 3. 그룹 웨어 4-1) 동일 장소 / 동일시간대 그룹웨어 (대면회의) • 전자회의 시스템(Electronic Meeting System) • 구두토의보다는 “LAN 망 이용 전자방식에 의한 토의” • 아이디어 공동도출 (브레인스토밍 ) • 익명성 보장 - 이슈와 영향력의 분리 • 회의시간의 단축, 회의성과의 증대, 참여자의 만족도 증가 • 정책개발, 문제발견, 의사결정 등에 유용 • 전자백판(Electronic whiteboard) • ‘백판’을 통해 아이디어 (문자, 그래픽 등) 공유 • 설계 등에 유용 • 예, 제록스 COLAB시스템 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

10. 3. 그룹 웨어 4-2) 동일 장소 / 상이 시간대 그룹웨어 (비실시간 회의) • 정보센터(Information Center) • 구성 요소 : 하드웨어, 소프트웨어, 지원시스템 • 조직내의 사용자들에게 자문과 교육과 기술지원을 제공 • 서로 다른 시간대에 정보센터를 찾는 팀원들을 위한 정보교환, 정보공유 기능 제공 • Team Room • 정보센터와 유사함 • 팀룸을 통한 그룹업무 지원 ㅁ 정보센터 : 컴퓨터 자원을 최대한 지원 ㅁ 팀 룸 : 팀의과제수행을 지원 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

11. 3. 그룹 웨어 4-3) 상이 장소 / 동일 시간대 그룹웨어 (원격회의) • 화상회의시스템 • “대면효과” 제공 • 권유나 설득이 필요한 상황에 유용 • 의견대립 해소 • 회의참석과 관련한 비용 / 시간 절감 • 장비 도입 비용이 많이 든다 • 음성회의시스템 • 전화기술을 통한 의견교환 / 토의 • 의사소통이 음성에만 의존하므로 효과가 제한적 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

12. 3. 그룹 웨어 4-4) 상이 장소 / 상이 시간대 그룹웨어 (회의 없는 회의) • 전자우편/음성우편 • 여러 조직에서 이미 보편화된 그룹웨어 • 전자결재 • 컴퓨터 통신망을 통해 결재과정을 거치게 해 주는 시스템 • 결재단계 / 절차 축소 • 컴퓨터회의 • 회의 내용을 모두파일 형태로 기록 • 시간과 공간의 제약을 초월하는 회의 가능 : DB접근가능 • 신속하게 편리하게 공유하고 관리할 수 있는 장점 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

13. 3. 그룹 웨어 • 팀 생산성 향상 • 팀원간의 의사소통, 업무분담, 협력작업 촉진 • 조직 업무수행의 효율성 제고(시간단축) • 업무처리시간, 회의시간, 프로젝트 수행시간, 의사결정시간 • 의사소통방식 원활(신속, 다량 전달) • 비지니스 프로세스의 개선도구의 역할 • 경쟁우위 창출기회 제공 5) 조직에 미치는 영향 (기대효과) 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

14. 3. 그룹 웨어 • Time / Where / Formal 에 제약없이 그룹업무 지원 • Mobile Communication • 통합조직정보시스템으로의 발전 • 타 시스템과의 연계 ( DB 등) • 그룹웨어 기능간의 통합 • 그룹웨어 subsystem간의 통합 • 인터넷환경에의 접목 • 인트라넷 구축 • 인터넷과의 연결 • 멀티미디어 그룹웨어 6) 그룹웨어의 향후 전망 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

15. 4. 지식관리 시스템 지식정보에 대한 인식 흐름 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

16. 4. 지식관리 시스템 1) 개 념 • 지식근로자가 필요시 언제라도 조직의 비즈니스 지식을 창조하고, 정리하며, 공유할 수 있도록 해주는 정보시스템 • 명시적 지식, 암묵적 지식을 효과적으로 공유 가능케 함 • 기업이 지니고 있는 지식자원의 가치를 극대화할 수 있도록 해 줌 2) 지식관리시시템의 정보기술요소 • 지식관리시스템의 정보기술요소 • 지식창출 / 획득 기술 : 웍플로우, 전자회의, 전자토의포럼 등 • 지식공유 / 교환 기술 : 전자문서관리, 그룹웨어, 인트라넷 등 • 지식관리시스템의 구축상의 이슈 • CKO (지식담당이사)의 역할 • 지식중심 조직문화의 조성 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

17. 새로운 아이디어 공유를 통한 신사업/경영혁신 기회의 창출 지식 컨텐츠 Responsiveness 지 식 경 영 고객과 시장에 대한 신속한 대응을 통한 서비스향상 지식 관리 시스템 기대 효과 Innovation Productivity 지식공유, 의사소통, 협업의 촉진을 통향 업무생산성향상 조직 / 제도 Competency 사람 / 문화 학습조직화 촉친을 통한 개인/ 조직의 경쟁력 확보 4. 지식관리 시스템 3) 지식 관리 기대효과 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

18. 브레인 스토밍 (BS : Brain Storming) • 개 념: 열린 마음에서 다양한 아이디어 창출 • 제창자 : 1953년 미국 버팔로 대학 Alex F. Osborn 교수 • 브레인 스토밍 4대 원칙 • 자유 분방 (허황되고 비현실적인 내용까지도 수용) • 비판 엄금 (부정적인 감정이 사고를 저해하므로) • 질보다 양우선 (일정시간 동안 많은 아이디어 산출) • 다른 사람의 아이디어에 편승/결합/개선 (수정 및 첨가) • 장단점 • 쉬운 수법으로 손 쉽게 실행 • 리더에 따라서 성과 좌우 • 발언을 잘하지 못하는 사람의 능력을 살리기 어렵다 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

19. 브레인 라이팅(BW : Brain Writing) • 개 념: 머리에 담겨진 내용을 익명으로 하여 Idea 를 도출하는 방법 • 실행방법 • 6명의 참가자가 각각 아이디어 3개씩 5분간 생각해내는 방법을 6회 반복 • 우선 5분간 각 멤버는 1의 A,B,C난에 테마에 관한 자기 아이디어를 쓴다 • 5분이 지나면 멤버는 자기의 Sheet를 왼쪽 옆의 멤버에게 전달한다. • 이와 같은 방법을 반복한다 • 과정이 끝나면 각자의 시트내용을 평가시켜 5개정도 뽑아 전원이 평가 • 장단점 • 각 멤버나 사고력을 충분이 활용 가능 (독립성 유지) • 발언이 서투른 사람, 소극적이거나 체면을 걱정하는 사람등의 생각을 도출가능 • 단점은 팀 전체가 고조되어서 자극하는 상승효과를 기대하기 어렵다 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

20. 전자문서 관리시스템 • 정보의 생성 및 관리를 지원 • 워드, 그래픽, 문서이지징, 전자출판 ... • 조직원간의 의사소통 촉진을 통해 조직 의 • 문제해결을 지원 • 화상회의 ,전자우편, 전자 결재... 그룹 웨어 지식관리 시스템 • 필요시 언제라도 조직의 비즈니스 지식을 • 창조, 정리, 공유 할수 있게 해주는 시스템 요약 및 Q & A 요 약 13. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술