Tema 2: Informática empresarial

1. Tema 2: Informática empresarial La información en la empresa

2. Objetivos • Describir aspectos fundamentales de la teoría de sistemas imprescindibles para la comprensión y desarrollo de los sistemas informáticos. • Aprender una serie de conceptos necesarios para el modelado de los sistemas de información que nos ayudarán a tener una representación de la información relevante del proyecto del que nos ocupemos, descartar información no significativa.

3. Definición de sistema • Conjunto de componentes relacionados entre sí que cooperan para lograr un objetivo común. Consta de: • Componentes: conjunto de elementos básicos que forman el sistema. • Estructura: la forma en que los componentes del sistema están organizados. • Función: tarea, actividad, trabajo que realiza el sistema. • Objetivo: meta o propósito que el sistema debe alcanzar para realizar su función. • Ejemplos: ordenador, sistema solar, coche.

4. Análisis de sistemas • Es una de las actividades más complicadas. • La complejidad de un sistema puede ser elevada y no sólo por su tamaño. • Podemos encontrarnos con sistemas mal estructurados y mal organizados. • Necesitamos métodos y herramientas para poder abordarlos.

5. Estructura de los sistemas Estructuras clásicas: • Jerárquica • Matricial • Red Estructura de un sistema => definirlo y aislarlo. • Existen muchos sistemas con una estructura difícil de definir.

6. Estructura jerárquica • Todos los elementos o componentes están subordinados excepto uno que impera sobre los demás. • Ej.: Estructura de una empresa. Jefe ……….. Empleado Empleado Empleado

7. Estructura en árbol • Caso particular de estructura jerárquica con un sentido “descendente” de los nodos. Nodo raíz  ramas  nodos  hojas Nodo raíz Presidente Directivo Directivo Directivo ……….. Nivel de jerarquía    Nodos hojas Empleado Empleado ……….. Empleado

8. Estructura en matriz • La localización de las componentes está determinada por la combinación de uno o más factores. • Ej.: empresa donde existen diferentes proyectos y diferentes funciones.

9. Estructura en Red • Nodos + arcos • Los enlaces permiten el flujo de información entre pares de nodos con un sentido determinado. • Ej.: Circuitos eléctricos

10. Límites de los sistemas • Definir límites del sistema para no vernos desbordados por su complejidad. • Comenzar con un sistema reducido y al ir procesando su información nos encontraremos cada vez con un sistema de ámbito más extendido y complejo. • Cuanto más entendamos el sistema en su conjunto, más fácil de establecer soluciones eficientes. • Definir los límites del sistema, puede ser una de las tareas más complicadas para el análisis. Límites del sistema Interacción Sistema Interacción

11. Modelado y representación • Describir el sistema. • Reducir la complejidad del sistema a través de sucesivas simplificaciones. • El modelado consiste en describir el sistema utilizando algún sistema de representación. • Determinar las características principales, obviando las menos relevantes.

12. Motivación para el modelado • Estudiar el comportamiento de los sistemas (es difícil trabajar con el sistema directamente). • Mejor entendimiento del sistema  más fácil de explicarlo a los demás y enseñarles cómo funciona. • Crear un modelo  conocer bien el sistema  medir futuros rendimientos del mismo

13. Definición de sistema de información Representación abstracta de un sistema físico. • Fluye la información de los datos entre elementos del SI. • Proporcionan sentido al resto de elementos de la organización y enlazan sus componentes de forma que trabajan con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. • Una organización: sistema y sus componentes trabajan conjuntamente para crear un conjunto que beneficie a la empresa. - • Componentes pueden formar sistemas en sí mismos. • Relaciones entre los subsistemas importante para el éxito en el trabajo. • Ej.: Sistema de Almacén, formado por: compras, ventas, pedidos extraordinarios, etc.

14. Características de los SI • Sistemas abiertos • sistemas que interaccionan con el entorno. Debe destacar la existencia de un mecanismo de control que incide sobre el sistema para su correcto funcionamiento. • Sistemas cerrados • no tienen interfaces con otros sistemas. • Fuera de valores aceptables  no ofrece garantías de cumplir su objetivo  establecer cauces para la recuperación sistema de control: • Un estándar que indica los valores aceptables • Un mecanismo para medir valores actuales • Un mecanismo para comparar el estándar y valores actuales • Un método de realimentación. Volver al estándar.

15. Mecanismo de comparación Salida Entrada Valores actuales Valores estándar Realimentación Sistema de control

16. Niveles en una organización • En una organización jerárquica suelen aparecer los siguientes niveles: • Nivel operacional: se realizan la mayor parte de las funciones de la empresa a diario: la venta de productos, la compra de materias primas, almacén de productos, etc. • Nivel de dirección: supervisa y planifica. • Control operacional: supervisa las operaciones día a día. Ej.: la gestión de entregas a clientes, reordenación de almacén de objetos. • Control de dirección: planificación a corto plazo (máximo 1 año). Ej.: confección de presupuestos, planificar mano de obra. • Planificación estratégica: establecimiento de objetivos de las empresa, decisión de políticas a seguir, futura acciones. Ej.: estudio de mercado de productos nuevos.

17. Planificación Estratégica Control de dirección Control operacional Nivel operacional

18. Organización de empresa X Personal Contabilidad Almacén Clientes Publicidad Gerencia Estructura de un SI para una empresa • Un sistema de estas características suele dividirse en subsistemas. Cada empresa tendrá una organización propia.

19. Ejemplos de SI • Niveles de los subsistemas, ya que son habituales en muchas de las empresas. No tomarlos como representaciones exactas de modelos de empresas. Cada empresa u organización tendrá sus propias estructuras. Subsistema de Contabilidad Pagos Contabilidad General Cobros

20. Subsistema de Cliente Comprobar Existencia Servir Pedidos Recibir Pedidos Comprobar Crédito Verificar Pedido Validar Pago Modificar Inventario Prepara Factura Interacción con el subsistema de stocks Interacción con el subsistema de stocks Interacción con el subsistema de contabilidad

21. Subsistema de producción Adquisición Planificación Logística Subsistema de Inventario Sistema de Verificación Salida de Productos Reposición Recepción de mercancía Control de Stocks Relacionado con subsistema contabilidad Relacionado con clientes y contabilidad

22. Tipos de SI • Determinar qué clase de sistema coincide mejor con el problema organizacional que estemos tratando. • Diferentes clases de sistemas  diferentes metodologías, técnicas y herramientas para el desarrollo. • Existen cuatro clases de SI principalmente: • Sistemas de procesamiento de transacciones • Sistemas de manejo de información • Sistemas de ayuda a la decisión • Sistemas expertos También: • Sistemas científicos o técnicos. • Sistemas de oficina.

23. Sistemas de Procesamiento de Transacciones • Automatizan el manejo de datos de las actividades de la empresa o transacciones. • Se capturan los datos de cada transacción. • Se verifican las transacciones  se aceptan o rechazan. • Se almacenan las transacciones validadas. • Se pueden producir informes inmediatamente para proporcionar sumarios estándar de las transacciones. • Análisis y diseño de SPT  procedimientos (manuales o automáticos) que la empresa lleva a cabo para el procesamiento de transacciones  seguir la pista de la captura de datos, el flujo, el procesamiento y la salida. • Finalidad del desarrollo SPT: • Mejorar el procesamiento de las transacciones acelerándolo, utilizando menos gente, mejorando la eficiencia y funcinalidad, integrándolo con otros sistemas de información organizacional o proporcionando información no disponible previamente.

24. Funcionamiento SPT Fichero Entrada Validar la entrada Actualiza ¿Existe? Respuesta

25. Ejemplo SPT Almacén de equipos de deporte • Una transacción ocurre cuando alguien compra un balón de baloncesto. • Se crea un registro para cada transacción que ocurre. • Procesar el número de ventas por hora o por día permite al almacén monitorizar el inventario de forma más sencilla. • Las transacciones proporcionan el registro oficial de las actividades de la empresa, que conduce a otros sistemas como los de las cuentas de los clientes, pagar a vendedores y empleados, y reordenar el inventario, o los materiales almacenados.

26. Sistemas de Manejo de Información • Transforman datos de los SPT (sin apenas formato) en formularios significativos que los directores de proyecto necesitan para cumplir con sus responsabilidades. • Desarrollar un SMI  comprender el tipo de manejadores de información que los directores necesitan. • A veces, los directores no saben de forma precisa lo que necesitan o utilizarán de información. • El analista debe desarrollar una buena comprensión del negocio y del SPT que proporciona los datos al SMI. • Con frecuencia se requieren datos de diferentes SPT (procesamiento de las peticiones de los clientes, la compra de material). • Debido a la importancia de obtener los datos de diversas áreas, el desarrollo de un modelo de datos preciso y exhaustivo es esencial en la construcción de SMI.

27. Tipos de informes SMI • Sumario, presentan toda la actividad en un determinado periodo de tiempo, una región geográfica o cualquier otro tipo de categorización. • Excepción, presentan información que está fuera de los rangos normales. • Bajo demanda, presentan resúmenes anticipados sólo cuando un director quiere o necesita comprobar el estado de las actividades. Los contenidos precisos de los informes bajo demanda pueden cambiar según la necesidad inmediata del director (por ejemplo, pueden incluirse sólo periodos específicos de tiempo, líneas de producto, o regiones geográficas). • Ad hoc proporcionan información específica según se necesite, pudiendo cambiar los contenidos de los mismos según las necesidades del director.

28. Sistemas de Apoyo a la Decisión • Ayudar en las decisiones organizacionales. • proporciona un entorno interactivo en el que los organizadores pueden manipular los datos y modelos de las operaciones de la empresa, de forma rápida. • Ayudan a los usuarios a tomar decisiones complejas. Ej.: • Cartera de valores: cuándo comprar, qué comprar, etc. • Planificación de entregas: cómo y cuándo entregar productos para establecer rutas óptimas, para reducir los costes, etc. • Son de naturaleza experimental, los usuarios prueban diferentes entradas para ver sus efectos. La respuesta se utiliza para probar nuevas entradas y el proceso continúa hasta obtener los resultados satisfactorios. Un factor de gran relevancia en este tipo de sistemas es determinar la información adecuada en el momento preciso.

29. Componentes de un SAD • BD (que se puede extraer de SPT o SMI) • Modelos gráficos o matemáticos de los procesos de la empresa • Interfaz de usuario (o módulo de diálogo) que proporciona una forma a los organizadores, a comunicarse con los SAD. • Puede utilizar tanto datos históricos como algunos deducidos (a partir de escenarios “what if”).

30. Análisis y diseño SAD • Se concentra en los tres componentes principales: la base de datos, el modelo de base y el diálogo de usuario. • Documentarán de forma cuidadosa las reglas matemáticas que definen las interrelaciones entre diferentes datos. Estas relaciones se usan para predecir datos futuros o a encontrar las mejores soluciones para problemas de decisión. Por lo tanto, la lógica de decisión debe de entenderse de forma precisa así como ser documentada. • Es importante un diseño sencillo, ya que los que trabajan con estos sistemas no tienen por qué ser personas técnicas.

31. Sistema de Información Ejecutiva • Enfatiza la capacidad no estructurada para el manejo superior de la información, empezando a un nivel muy general, y bajando a mayor nivel de detalle en áreas específicas para las que se necesite una comprensión más detallada sobre el negocio. • Se caracteriza por un uso menos estructurado y predecible. Es un recurso software destinado a soportar un cierto ámbito de actividades de decisión (dado un problema, elegir un curso de acción). • Ej.: visualizar la comunidad con menos ventas, y de ahí la ciudad, etc.

32. Sistemas Expertos • Çodifican y manipulan el conocimiento más que en sí la información. • Conocimiento = adquisición de comprensión a través de • Experiencia. • Aprendizaje profundo y exhaustivo. • Se basan en principios de investigación de la inteligencia artificial • Reglas if-then-else u otras formas de representación de conocimiento describen la manera en la que un experto debería afrontar situaciones en un dominio específico de problemas. • Normalmente los usuarios se comunican con un SE a través de un diálogo interactivo. El SE formula preguntas (que un experto haría) y el usuario final proporciona las respuestas, que se utilizan para determinar qué reglas aplicar para proporcionar una recomendación basada en reglas.

33. Desarrollo de SE • Lo más importante es adquirir el conocimiento de un experto en un dominio de problema específico. • Ingenieros de conocimiento realizan la adquisición de conocimiento. Están preparados para usar técnicas especializadas, ya que determinar conocimiento se considera que es más difícil que determinar simplemente datos.

34. Sistemas de Información Científica • Se pueden necesitar simulaciones por ordenador o modelos analíticos de propiedades físicas o químicas. • El diseño asistido por computador (CAD) permite a los ingenieros crear simulaciones gráficas de los productos que diseñan. Los ingenieros pueden manipular y observar estas simulaciones, permitiendo ver qué apariencia tendría el producto y cómo se comportará, sin tener que llegar a implementarlo. • Relacionado con CAD están los sistemas de fabricación asistida por computador (CAM) que ayudan a controlar y automatizar el proceso de fabricación en las industrias. • La informática científica permite a los científicos de muchos campos simular cualquier cosa, desde movimientos moleculares a patrones del tiempo global, proporcionando una comprensión que de otra manera no sería posible o resultaría excesivamente caro.

35. Sistemas de Automatización de Oficina • Suelen ser bastante básicos e incluyen herramientas de procesamiento de textos y sistemas para el manejo de cuentas. • También las hay que incluyen aplicaciones de correo electrónico, calendarios y ficheros recordatorios. • El correo electrónico permite a los trabajadores enviarse entre sí mensajes y ficheros desde sus ordenadores y normalmente es mucho más apropiado que intentando contactar con alguien por teléfono. • Los calendarios permiten a los trabajadores coordinar sus planes para reservar salas de conferencias y para organizar reuniones. • Los ficheros recordatorios nos recordarán las fechas de reuniones y otros compromisos.

36. Definición de sistemas informáticos • Sistema de información que utiliza los ordenadores para almacenar y comunicar la información que fluye a través del mismo. • Conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el procesamiento de información.

37. Elementos de un sistema informático Procedimientos y Métodos Hardware Documentación Bases de Datos Software Personal

38. Los procedimientos definen la secuencia en la que se aplican los métodos, que son el conjunto de tareas que se aplican para la construcción efectiva del software (planificación, estimaciones, análisis de requisitos, etc.). El Software define los programas de ordenador, estructuras de datos y documentación asociadas, que representan el sistema. • El Hardware está formado por los dispositivos electrónicos que proporcionan la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos que realizan las funciones del mundo exterior. • El personal está constituido por los usuarios del sistema que hacen uso efectivo tanto del software como del hardware. • Los documentos son los manuales y cualquier información asociada al sistema. • La Base de Datos es la representación de la información de forma lógica con una estructura determinada.

39. Funciones de los sistemas informáticos • Comunicación Transmiten información entre los diferentes elementos del sistema. Función fundamental para compartir datos, tanto sean transacciones como soporte para la decisión. Es importante definir los flujos de información entre los elementos del sistema. Existe un emisor y un receptor, y alguna forma de codificar la información y control de errores. • Transformación Cada elemento del sistema procesará la información que recibe y generará información a otro sistema. Todo sistema de información realiza la transformación de flujos de datos provenientes de sistemas externos. Internamente existe comunicación entre los diferentes subsistemas. Cada uno recibe o genera cierta información a los demás. • Almacenamiento Los flujos de datos entre elementos del sistema son temporales, no existe la idea de almacenamiento. La necesidad de almacenamiento está presente en todos los sistemas de información. Nos interesa almacenar la información para poder recuperarla en situaciones donde sea necesario. Cada sistema tendrá sus formas de almacenamiento propios.