1 / 24

NEKKtarinen , Intraservice

Introduktionsmöte LPA. NEKKtarinen , Intraservice. 2012-03-29. Vi träffas idag för att:.

marnin
Télécharger la présentation

NEKKtarinen , Intraservice

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Introduktionsmöte LPA NEKKtarinen, Intraservice • 2012-03-29

  2. Vi träffas idag för att: Introducera lokala roller under utrullningen av BUPA/Hypergene samt beskriva de verktyg som projektet kommer att tillhandahålla till den lokala projektansvarige. Fokus kommer att vara på prognos/utdata och avgränsas från utformningsfrågor NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  3. Tack för ett väldigt bra arbete hittills! Er insats är och kommer fortsättningsvis att vara mycket viktig. NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  4. Innehåll • Välkomna • Intro/bakgrund • Utrullning • Lokala roller och ansvar • Verktyg • Kommunikation NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  5. Förväntade nyttoeffekter Tillgängliggöra Information Effektivisera verksamhetsprocesser Skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten Möjliggöra utveckling mot önskvärda roller Minska underhållet Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra det egna uppföljningsintresset En mötesplats vad gäller information, människor och teknik NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  6. Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Budget, Uppföljning, Prognos, Analys Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Framtida behov Verksamhetsansvariga Ekonomichefer Personalchefer Ekonomer/controllers Koncerncontroller m.fl. Budget, prognos och uppföljningsprocessen Koncern- konsolidering 4 Kvalitetssäkrad datalagring (masterdata) Personalsystem 3 2 1 Verksamhets-system Ekonomihantering Operativt ansvariga Ekonomer Ekonomiadministratörer Projektledare m.fl. Ekonomi- och Stödprocesser Leverantör/Inköp Huvudbok(enbart utfall) Projekt Kund Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna Anläggning Bokföring Fakturaunderlag Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer WINST • Verksamhetsdata till NEKKs datalagring • Personaldata till NEKKs datalagring • Presentation av personaldata i NEKK • Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  7. Innehåll • Välkomna • Intro/bakgrund • Utrullning • Lokala roller och ansvar • Verktyg • Kommunikation NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  8. Vi ska nu införa ett nytt verktyg för stadens ekonomistyrning av verksamheter på 34 förvaltningar. Det blir aldrig färdigt. NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  9. Strategi för utrullning • Syftet med utrullning under 2012 är att göra organisationen redo för att använda verktyget fullt ut under 2013! • Tidplanen är styrande – innebär en något begränsad ambition (funktionalitet, flexibilitet, förvaltningsspecifika krav och antalet användare). • Prognos 2012 i BUPA är en inkörningsperiod – ska säkerställa information, funktionalitet och förankring hos användarna. • “Skarpt läge” är Budget 2013 och prognoserna därefter. • Alla förvaltningar skall vara med inför budget 2013, då en total budget för kommunen skall tas ut i BUPA/Hypergene – ej via flera/andra system. NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  10. Prognos 2012 • Prognos 2012 i BUPA är en inkörnings- och lärandeperiod – ska säkerställa information, funktionalitet, förståelse och förankring hos användarna. • Styrda tillfällen till prognos under året vilket innebär ett begränsat antal användare till en början (ex. ekonomiavdelning) • Planerad tillväxt för varje prognosversion – Fullt utrullat prognos februari 2013 • Större antal användare för utdata än prognos • Gamla verktyg används parallellt initialt som underlag • Prognosförslag skapas från utfall och budget/tidigare prognos • Förbereda historiska prognosvärden att mata in så att totalen stämmer • Enkelt verktyg • Förberedelser klara enligt checklista från projektet • Begränsad lokal systemförvaltning • Tillfälle till fortbildning med gemensam aktivitet för inmatning • Lokal utbildning fortgår under hela 2012 och fortsätter därefter NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  11. Införandets första fas – alla ska med! 2012 2013 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan Avtal med leverantör Överlämning fas 1 Design och utveckling Horisontendata och personaldata DATALAGRING & INTEGRATION Piloter Övriga förvaltningar Kommun-bokslut 2012 Design och utvecklingUtdata paket 1 Design och utvecklingUtdata paket 2 Design och utvecklingUtdata paket 3 UTDATA/ANALYS Design och utvecklingPrognos Piloter Övriga förvaltningar PROGNOS2012 Design och utveckling Budget Piloter Övriga förvaltningar Budget2013 BUDGET2013 Utveckling modell för personalbudget, drivarbaserad budget NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  12. Dialogfrågor Håller ambitionsnivån gällande användare för första prognosen på vår förvaltning med dagens information i åtanke? Finns det förutsättningar att göra en bedömning av tillväxten av antalet användare per prognosversion? NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  13. Utrullningsprocessen Information om tidpunkter för utbildningoch utrullning per förvaltning Instruktion med styrande principer (utformning, utrullning, roller) för fas 1 Stormöte Utformningsmötemed grupper av förvaltningar Introduktionsmöte med LPA Checklistor inför utbildning och utrullning från projektet Stormöten Utformningsmöten per grupp av förvaltningar • Gemensam uppföljning av utrullning • Information om nästa fas • Förankring och förståelse • Dela erfarenheter • Förbereda förvaltarorganisation • Lyfta utvecklingsområden • Utreda förvaltningens behov av inmatningsmallar • Översiktlig genomgång av principer • Tillfälle att ställa frågor • Input till utformning av budget-/prognosinmatning Uppstartsmöteoch systemdemoper grupp av förvaltningar Uppföljning av checklista perförvaltning Utbildningav lokala utbildare genomförs av projektet Lokalutbildning genomförs av lokala utbildare Driftsstart per grupp av förvaltningar Kommunikationav frågor ochönskemål Uppföljning avdriftstart per förvaltning Uppstartsmöten per grupp av förvaltningar • Detaljplanering av utbildning och utrullning • Säkerställa lokala förberedelser och förutsättningar inför utbildning och utrullning • Nå samsyn om ambitioner i fas 1 och hur BUPA ska spridas i förvaltningen • Planera avveckling av dagens lösningar NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  14. Innehåll • Välkomna • Intro/bakgrund • Utrullning • Lokala roller och ansvar • Verktyg • Kommunikation NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  15. Roller & ansvar Projektorganisation (2012) Förvaltarorganisation (Höst 2012 ) Ekonomichef (EC) • Tar ställning till modeller, processer och utdata • Säkerställa lokala resurser för införandet • Säkerställa att LPA har mandat att genomföra förändringsarbetet • Ytterst ansvarig för att säkerställa att förutsättningar inför utrullning är uppfyllda • Deltar i möten/stormöten • Ansvarar för övergång till BUPA/Hypergene från befintliga lösningar • Samordning SDN Lokal utvecklingsledare (LUL) Lokal projektansvarig (LPA) • Planera, samordna och följa upp förvaltningens egna aktiviteter kopplat till den detaljerade utrullningsplanen • Engagerar och driver det lokala förändringsarbetet • Kontaktperson vid förberedelser, utbildning och utrullning • Säkerställa återkoppling till projektet på instruktioner och checklistor • Deltar i möten/stormöten • Samlar upp och förmedlar frågor eller behov av stöd i förändringsarbetet Lokal systemförvaltare (LSF) NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  16. Centrala och lokala roller • Rollen som lokal utvecklingsledare och lokal systemförvaltare kan innehas av samma person • Kan vara en gemensam funktion för flera förvaltningar • Lokal utvecklingsledning utgörs initialt exempelvis av ekonomichef, central ekonom eller controller. • Lokal systemförvaltare/utvecklingsledare bör även vara lokalt projektansvarig under fas 1. Central systemförvaltare Central utvecklingsledare Lokalutvecklingsledare Fastslå snarast vilka personer som ska inneha dessa roller på förvaltningen och kommunicera till projektet (ni som inte gjort det) Lokalsystemförvaltare NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  17. Centrala och lokala roller Se: www5.goteborg.se/NEKK Dokumentnamn: Förvaltarorganisation, Roller och ansvar • Rollen som lokal utvecklingsledare och lokal systemförvaltare kan innehas av samma person • Kan vara en gemensam funktion för flera förvaltningar • Lokal utvecklingsledning utgörs initialt exempelvis av ekonomichef, central ekonom eller controller. • Lokal systemförvaltare/utvecklingsledare bör även vara lokalt projektansvarig under fas 1. Central systemförvaltare Central utvecklingsledare Lokalutvecklingsledare Fastslå snarast vilka personer som ska inneha dessa roller och kommunicera till projektet Lokalsystemförvaltare NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  18. Innehåll • Välkomna • Intro/bakgrund • Utrullning • Lokala roller och ansvar • Verktyg • Kommunikation NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  19. LokalProjektansvarig (LPA) Underlag till stöd för förvaltningarnas förberedelser Nyhets-brev Detaljeradutrullnings-plan (DURP) Vilket dokument är styrande för hur utrullningen går till? Vad är på gång? Hur följer vi upp utrullningen? Utrullnings-strategi Hur ser den framtida förvaltar-organisationen ut? Vad behöver vi på förvaltningen göra nu? Återkoppling och svar till projektet !? Förvaltar-organisationochroller Checklistor Instruk-tioner Hur utbildar vi på hemmaplan? Utbildnings-material Presen-tations-material Vad ligger till grund för utformningen avsystemlösningen? Hur presenterar och förankrar jag BUPA/Hypergene på hemmaplan? Utformnings-principer ochtillämpning Du hittar alla dokument i takt med att de färdigställs på projekthemsidan: www5.goteborg.se/NEKK NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  20. Dialogfråga • Utifrån det ni nu sett och hört så undrar vi om det finns oklarheter eller något ni saknar? NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  21. Innehåll • Välkomna • Intro/bakgrund • Utrullning • Lokala roller och ansvar • Verktyg • Kommunikation NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  22. Initial process förkommunikation Förvaltning ´NEKK- projektet FAQ på projekthemsida All kommunikation sker genom: nekk@stadshuset.goteborg.se Sorterade önskemål Önskemål ? Fråga Fråga Direkt svar Direkt svar LUL/LSF (LPA) Användare CSF, Kommunikationsansvarig & Hypergene • Sortering/filtrering • 4 frågor att ställa mig innan jag kontaktar NEKK/CSF: • FAQ – Finns frågan besvarad i FAQ på hemsidan? • FEL - Är det ett konkret fel eller ett önskemål?  Samla upp önskemål och skicka dem samlat till projektet. • VÄSENTLIGHET – Är frågan principiellt viktig och har stora konsekvenser för förvaltningen? • SAMORDNING - Finns det anledning att samla upp frågan för samordning och prioritering innan jag skickar dem till projektet? • UTMANA – Handlar frågan om våra egna arbetssätt och synsätt som måste förändras? NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  23. Övriga frågor? NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

  24. Kontakt nekk@stadshuset.goteborg.se NEKK | 2012-03-29 | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

More Related