Az oklevélmelléklet készítő program és a NEPTUN rendszer

1. Az oklevélmelléklet készítő program és a NEPTUN rendszer Tánczos László igazgatóhelyettes az Oktatási Minisztérium oklevélmelléklet szakértője Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Oklevélmelléklet továbbképzés a NEPTUN rendszerrel dolgozó intézmények számára 2005 február Dr. Tánczos László BME EISZK

2. NeptunEFTR Az ismertetés az Intézményeknél jelenleg működő NeptunEFTR rendszerre vonatkozik, a NEPTUN.NET rendszer alkalmazása ettől lényegesen eltér. Az alapul szolgáló verzió: Rendszeradminisztrációs modul: 2.9.7.41 NEPTUN EFTR: 2.9.7.230 wml Dr. Tánczos László BME EISZK

3. Korlátozások • Oklevélmelléklet kiadásának csak kredites képzésben résztvevő hallgatók esetén van értelme, a Neptun export ezt nem vizsgálja. • Sem a Neptun export, sem az oklevélmelléklet készítő program nem korlátozza az 5 fokozatu értékelési skálától eltérő értékelés alkalmazását. Dr. Tánczos László BME EISZK

4. Passzív félév Passzív félévben nem lehet tárgyeredmény és megszerzett kreditpont! A Neptun rendszer ilyen korlátozást nem tesz, azaz exportálja a passzív félévhez tartozó esetleges tárgyeredményeket is. Dr. Tánczos László BME EISZK

5. Forrás Az oklevélmelléklet export forrása a Neptunban az „Index-archív” tábla (Féléves adatok) és a „Képzettségi adatok” (régen: „Előképzettség”)! Adminisztratív eszközökkel kell biztosítani, hogy oklevélmelléklet kiadása után az Index-archív ne változzon meg, mert ez ellentmondásokhoz vezethet és az oklevélmelléklet komolyságát veszélyezteti. Dr. Tánczos László BME EISZK

6. A munka javasolt folyamata A Neptun Index-archív ellenőrzése, előkészítése XML export elkészítése Beolvasás az Oklevélmelléklet készítő programba, Ellenőrzés, hibalista Hibák értékelése HIBÁS Hibátlan Dr. Tánczos László BME EISZK

7. Oklevélmelléklet exportálás A Neptun rendszer XML generáló felületének eléréséhez kattintsunk az „Oklevélmelléklet” feliratú gombra. Dr. Tánczos László BME EISZK

8. A felület 2 egységre tagolódik A felső részen található a Képzéskód/Képzésnevek listája Az alsó részen a kiválasztott képzésen található hallgatók listája • Kétféle beépített szűrés segít az egyének megtalálásában: • Mindenki • Diplomát szerzett Lehetőséget nyújt Neptun kód vagy névre keresésre. Dr. Tánczos László BME EISZK

9. A „Célkönyvtár” feliratú gombra kattintva meghatározhatjuk azt a könyvtárat, ahova az exportált XML fájlokat el akarjuk helyezni Dr. Tánczos László BME EISZK

10. A kijelölés után a kimeneti könyvtárat a rendszer rögzíti. Dr. Tánczos László BME EISZK

11. A Neptun adatbázis előkészítése A Neptunban rögzített adatok intézményenként és hallgatónként különböző állapotban vannak. Bevitelük idején nem volt szempont, hogy oklevél-melléklet alapját képezzék. Az adatokat az XML exportot megelőzően ellenőrizni, javítani, módosítani vagy kiegészíteni kell. Dr. Tánczos László BME EISZK

12. Az ellenőrzés legfontosabb területei • Az oklevél kiállítási adatainak (törzskönyvi szám, kiállítás éve) és minősítésének megadása (magyarul, angolul és a képzés nyelvén) • A tantárgyak nevének megadása angol nyelven és a képzés nyelvén . • Az Index-archívból hiányzó tárgyak, vagy hiányzó félévek. Dr. Tánczos László BME EISZK

13. Az ellenőrzés legfontosabb területei • Képzés bejegyzések • Képzés nevek idegen-nyelvű tárolása • A tárgynevek átemelése az Index-archívba Dr. Tánczos László BME EISZK

14. Az oklevél adatainak megdása Az oklevél adatai a „Képzettségek” fülön adhatók meg. • A képzettségi adatok listába 3 új mező került be • Minősítés (magyar) • Minősítés (angol) • Minősítés (a képzés nyelvén) Dr. Tánczos László BME EISZK

15. A „Tipus” legördülő menüből választható A „Minősítés” ugyancsak legördülő menüből választható, de az angol, vagy magyar minősítés kiválasztásával a másik automatikusan beíródik. A „Minősítés (a képzés nyelvén)” textként beírható A legördülő menü tartalma az „OKL_MINOSITES” kódtételes csoportból származik, melynek tartalmát az intézmény változtathatja. Dr. Tánczos László BME EISZK

16. A tantárgyak nevének megadása A rendszerben már szereplő tárgyak adatait ki kell egészíteni az angol nyelvű (és a képzés nyelvén) tárgynevekkel. Egyidejűleg a magyar tárgyneveket is ellenőrizni, szükség esetén javítani kell. Dr. Tánczos László BME EISZK

17. Új tárgyak bevitele Az előkészítő munka során sok esetben szükség lesz olyan tárgyak szerepel-tetésére az oklevélmellékletben,amelyek még nincsenek a rendszerben. Az új tárgyakat fel lehet vinni a szokásos módszer mellett egy kötegelt felviteli módszerrel is. Ehhez segítséget kapunk a www.sdakft.hu oldalon Dr. Tánczos László BME EISZK

18. www.sdakft.hu A személyes belépés után látható „Letöltések”-re kell kattintani Dr. Tánczos László BME EISZK

19. Segédprogramok a tárgyak kötegelt felviteléhez Majd a „Vezérlőfájlok” címszó alatt találjuk a „TargyBevitel.inp” letölthető állományt. (A hozzá tartozó leírást is töltsük le: „TargyBevitel.txt” A „TargyBevitel.inp állomány használatához a targyak.dbf nevü DBase állományban kell megadni a felvitelre szánt tárgyadatokat Dr. Tánczos László BME EISZK

20. targyak.dbf A TargyBevitel.inp állomány használához a következő szerkezetű DBase állomány (targyak.dbf) használata szükséges: Mezők: (zárójelben a hossz) targy_nev Tárgy neve (100 hosszú) rovid_nev Tárgy rövid neve (16) targy_kod A tárgy kódja (11) tanszek A tanszék kódja (ez feloldásra kerül és a belső azonosító íródik be (15) megj A tárgy ROVID_MEGJEGYZES mezője (100) kov A tárgy tábla kovetelmeny_tipus mezője a megfelelő követelmény típ (15) heti_elm Tárgy heti elmélet órák száma. (2) heti_gyak Tárgy heti gyakorlati órák száma. (2) heti_lab Tárgy heti labor órák száma. (2) kredit Az adott tárgy krdeit értéke Number(4,2) targyneva Tárgy angol neve (100) targynevn Tárgy idegen neve (100) Dr. Tánczos László BME EISZK

21. Az index-archívból hiányzó tárgyak, vagy hiányzó félévek felvitele INDEX ARCHÍV FELTÖLTÉSÉT TÁMOGATÓ FELÜLET • A felület célja, hogy az intézmények képesek legyenek visszamenőleg rögzíteni a rendszerben nem szereplő tárgyeredményeket. Fontos szabálynak kell tekinteni, hogy az oklevél-mellékletben csak olyan adatokat szerepeltessünk, amelyek a Neptunban rögzítve vannak! • Szükséges megelőző teendők: • A hallgatót be kell íratni a félévre • A felvitelre kerülő összes tárgynak szerepelni kell a Neptun tárgylistájában. Dr. Tánczos László BME EISZK

22. Meggondolások a felvitelhez: • Válasszuk ki azt a hallgató csoportot, akik közel azonos tárgyakat hallgatnak az adott félévben. • Válasszunk egy hallgatót, aki mintának tekinthető • Az alábbiakban tárgyalt felület segítségével egyesével kiválasztjuk a hallgatott tárgyakat és minden egyes kiválasztás után elvégezzük a jegybeírást is. • A csoportba tartozó többi hallgatónak másolással vigyük át a tárgyakat (természetesen az osztályzatokat a rendszer nem viszi át), írjuk be az osztályzatokat és ellenőrizzük a tárgylistát (lehetőség van törlésre és új tárgy felvételére) Dr. Tánczos László BME EISZK

23. Biztonságos végrehajtás • Az index archív feltöltést támogató felületek használatához tanulmányi osztály ügyintéző, vagy annál magasabb jogosultságra van szükség • Ha befejeztük egy csoport tárgy eredményeinek felvitelét, akkor a kari adminisztrátor feladata az ellenőrzés.E lépésnél módosíthat, elfogadhatja vagy elutasíthatja a felvitt tárgyereményeket darabonként, vagy kötegelten. Dr. Tánczos László BME EISZK

24. Biztonságos végrehajtás • Paraméterezhető, hogy mindez a munka végét jelentse–e, vagy sem. Ha a DS_INDEXARHIV_AUTOMATIKUS_ATEMELES rendszerparaméter értéke I akkor a jóváhagyás után automatikusan bekerülnek az adatok az index arvhívumba, míg N esetén még a rendszergazda szerepkörű felhasználónak az adminisztrációs modulban rendelkeznie kell a bekerülésről . Dr. Tánczos László BME EISZK

25. A rendszerparaméterek szerepe az oklevélmelléklet exportnál A paraméter I értéke esetében a jóváhagyás után automatikusan megtörténik az adat betöltése az index-archivba. A paraméter I értéke esetében a már meglevő index arhívum sorok módosíthatóak, de csak a kredit, érdemjegy, dátumok. Alapértelmezett érték N. Oklevélmelléklet exportja során az adott tárgyteljesítés beszámítási információjának figyelése: (I/N) Az index archívum töltését támogató felület megjelenik-e vagy sem. (I: igen, N: nem) Dr. Tánczos László BME EISZK

26. A feltöltést támogató felület használata Index archívum töltés A felület aktivizálható a hallgató kibálasztása után a Bővebb gombra kattintva a „Tanulmányok” és „Féléves adatok” után: Dr. Tánczos László BME EISZK

27. Ha van elfogadásra váró sor, akkor az ebben a táblában jelentkezik Szűrések: A Hozzáad gomb segítségével sort adhatunk hozzá az index archív kijelölt félévéhez Dr. Tánczos László BME EISZK

28. A „Kiválaszt” gomb megnyomásával és a tárgykód közelítő megadásával az alábbi táblából kiválasztjuk a tárgyat A tárgy adatai beíródnak a táblába Dr. Tánczos László BME EISZK

29. Kitölthetők: Aláírás dátuma, Megjegyzés, Osztályzat, Dátum Dr. Tánczos László BME EISZK

30. A kész adatokat a „Rendben” gomb megnyomásával elfogadjuk Dr. Tánczos László BME EISZK

31. Ha azonban a kiválasztott félévnek nem megfelelő dátumot adtunk meg, nem fogadja el és megadja a lehetséges dátumhatárokat Dr. Tánczos László BME EISZK

32. Javítás után a tétel bekerül az elfogadásra váró sorok közé Az index archív még változatlan marad Dr. Tánczos László BME EISZK

33. Index archív sor módosítása A módosítani kívánt sorra jobb egérgombbal rákattintunk és megjelenik az „IA módosítás” feliratú gomb. Erre kattintunk. Dr. Tánczos László BME EISZK

34. Ismét megjelenik a módosító felület, ahol a kereditpontot 4-re változtatjuk, majd megnyomjuk a „Rendben” gombot Dr. Tánczos László BME EISZK

35. A tervezett módosítások táblában megjelenik a módosított sor Ha jóváhagyási jogosultsággal rendelkezünk rákattinthatunk az „Elfogad” gombra és ezzel megfelelő paraméterezés esetén az index archivba beíródnak a kívánt változtatások. Dr. Tánczos László BME EISZK

36. Képzés bejegyzések bevitele a Neptun-ba A képzés bejegyzéseket a Neptun nem viszi ki az xml fájlba, mert az oklevélmelléklet kiíró program jelen verziója ezt nem használja. Célszerű azonban a Neptunban a szükséges kiegészítéseket megtenni, mert a későbbi verziók megjelentetik az oklevél-mellékletben. Dr. Tánczos László BME EISZK

37. Az „Új bejegyzés gombra kattintva felvehető a bejegyzés A „Módosít” gomb segítségével beírhatók az idegen nyelvü szövegek Dr. Tánczos László BME EISZK

38. Beírjuk a kívánt szöveget A kész Bejegyzés tábla A „Mentés” gombra kattintva elmentjük Dr. Tánczos László BME EISZK

39. A tárgynevek átvitele az index-archívba A Tárgynevek ellenőrzése során bevitt javítások és az idegen nyelven megadott tárgynevek nem jelennek meg automatikusan az index-archív felületén. Ezek átvitele az adminisztrációs modul „Ellenőrzések” funkciójában valósíthatjuk meg. Dr. Tánczos László BME EISZK

40. Külön kiválaszthatjuk, hogy a tárgyak magyar, angol, vagy egyéb nyelvü nevét írja át. • Az átírást kétféleképpen tehetjük meg: • Minden index archívum sorban az adott mezőt az azonos kódu tárgy aktuális adatával felülírja. • Csak az olyan index archívum sorokban írja be az azonos kódú tárgy aktuális adatát, ahol az index archívumban kitöltetlen a mező A felületen látható „Üres angol, ill. egyéb esetén az index archívum megfelelő mezőinek kiürítése” feliratú jelölőnégyzet segítségével megadhatjuk, hogy a szövegnek megfelelő műveletet a program végrehajtsa-e. Dr. Tánczos László BME EISZK