PARTNERSKIE PROJEKTY SZKÓŁ Comenius Zasady związane z finansowaniem projektu

1. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” PARTNERSKIE PROJEKTY SZKÓŁ Comenius Zasady związane z finansowaniem projektu

2. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUSWysokość dofinansowania Kwota dofinansowania została określona na podstawie minimalnej liczby mobilności, jakie beneficjent zamierza zrealizować w okresie trwania umowy. Partnerstwa Wielostronne 8 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 4 12 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 8 16 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 12 24 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 24 Partnerstwa Dwustronne 16 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 12 zawierającą jednorazową/ co najmniej 10 uczniów/wymianę klas 24 tys. EUR dla projektów z obowiązkową liczbą wyjazdów równą 24 zawierającą jednorazową/ co najmniej 20 uczniów/wymianę klas

3. PARTNERSKIEPROJEKTY COMENIUSWysokość dofinansowania c.d. Zmniejszenie liczby mobilności W przypadku pracowników lub słuchaczy ze specjalnymi potrzebami lub mobilności do terytoriów wymienionych jako „Kraje i terytoria zamorskie”, minimalna liczba mobilności może zostać zmniejszona do 50% przy zachowaniu wnioskowanej i zatwierdzonej kwoty przez Narodową Agencję

4. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Zmniejszenie liczby mobilności Beneficjent: obowiązany jest wystąpić do Narodowej Agencji z pisemnym żądaniem, przed realizacją wyjazdu pracowników lub słuchaczy ze specjalnymi potrzebami/ do terytoriów wymienionych jako „Kraje i terytoria zamorskie” obowiązany jest przesłać Narodowej Agencji następujące informacje: - szczegóły dotyczące charakteru specjalnych potrzeb, które wpływają na powstanie dodatkowych kosztów, - informacje o dodatkowych kosztach, - informację o liczbie wyjazdów, jaką Beneficjent może zrealizować w oparciu o przyznane środki finansowe. - szczegóły dotyczące planowanych wyjazdów oraz koszty z tym związane.

5. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUSCharakterystyka dofinansowania Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego typu projektu. W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyższej.

6. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUS Płatności na rzecz beneficjentów 80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!!W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.

7. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUSOgólne zasady finansowe Zalecenie jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem i które zgodne z planem pracy i celami danego projektu , tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji projektu.

8. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUS Ogólne zasady finansowe c.d. Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalnym oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2009r. do 31 lipca 2011r. Zalecane prowadzenie np. systemu księgowości analitycznej bądź odpowiedniego systemu wewnętrznego umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatki związane z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy

9. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUS Ogólne zasady finansowe c.d. Brak stawek kosztów utrzymania dla projektów partnerskich Zalecane stosowanie stawek dla polskich uczestników, będących pracownikami instytucji beneficjenta za czas podróży zagranicznej zgodnych z prawodawstwem polskim, tj. z: Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002rw sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236 poz. 1991 z późn. zm.) W przypadku kosztu utrzymania uczestników (np. uczniowie), nie będących pracownikami instytucji beneficjenta, sugerujemy rozliczenie ich według wydatków rzeczywistych, jeśli nie ma takiej możliwości np. w ramach kosztów wyżywienia – wg stawek zgodnych z prawodawstwem polskim (np. ustalonych wewnętrznym dokumentem - uchwałą)

10. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Co to znaczy wyjazd zagraniczny? Wyjazd zagraniczny to wyjazd do innego państwa zrealizowany w ramach Projektu Partnerskiego Comenius do organizacjipartnerskiej ostatecznie zaakceptowanejlub na wydarzenieorganizowane w ramach projektu lub sieci (np. Projekty Wielostronne, Działania Towarzyszące) programu „Uczenie się przez całe życie” (lub programu poprzedzającego) Jeden wyjazd jednej osoby liczony jest jako jeden wyjazd zagraniczny Dana osoba może odbyć kilka wyjazdów zagranicznych w czasie trwania danego projektu partnerskiego. Nie ma wymagań dotyczących minimalnego lub maksymalnego czasu trwania wyjazdu zagranicznego. Do obliczenia minimalnej liczby wyjazdów zagranicznych liczą się tylko podróże do innych państw(wyjazd do partnera projektu w Polsce nie liczy się do liczby wymaganych wyjazdów).

11. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Wyjazdy spełniające wymagania pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami projektu; w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze specjalnymi potrzebami – osoby towarzyszące, takie jak rodzice lub opiekunowie wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Comenius

12. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych podczas jednego wyjazdu zagranicznego, taki wyjazd liczony jest jako jeden, np. podróż z Polski do Belgii, następnie z Belgii do Finlandii i z Finlandii do Polski.

13. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Wyjazd zagraniczny w ramach dwustronnego partnerskiego projektu musi dodatkowo spełnić następujące warunki: Wymiana klas musi trwać minimum 10 dni i obejmować uczniów, którzy w trakcie wymiany mają ukończone 12 lat; Minimalna deklarowana liczba uczniów określona w Umowie finansowej musi uczestniczyć w tej samej wymianie (minimalna liczba mobilności nie może być realizowana w kilku wymianach).

14. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.

15. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Dokumentowanie wyjazdów c.d. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg – bilety, Samolot – karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy – prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy – służbowy – oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego Wynajęty autokar – faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy – bilety, Prom – bilety, Inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA.

16. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUS Zalecane opisywanie dowodów źródłowych: Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr krótki opis czego dotyczy dany wydatek dekretacja ZGODNIE Z USTAWĄ O RACHUNKOWOŚCI oraz wewnętrznymi zasadami przyjętymi w instytucji

17. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUSRozliczenie projektu Beneficjent w raporcie końcowym przedstawia stan wykonania projektu, czyli udowadnia, iż projekt, został zrealizowany, bez konieczności podawania wysokości czy stopnia wykorzystania środków finansowych. Ocena raportu końcowego czyli projektu ze strony Narodowej Agencji wynika przede wszystkim z analizy merytorycznej raportu, z porównania wykonania planu działań założonych przez beneficjenta we wniosku aplikacyjnym Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów potwierdzających realizację mobilności. W tym przypadku NA zwróci się do beneficjenta z oficjalnym pismem o konieczności dosłania tej dokumentacji. Po analizie przesłanych dokumentów i zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja wypłaci końcową płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu kontroli. Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez wezwania Narodowej Agencji.

18. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUSRozliczenie projektu c.d. w raporcie końcowym wymaga się, aby Beneficjenci przedstawili cele, działania i rezultaty każdego wyjazdu zagranicznego zrealizowanego przez pojedyncze osoby lub grupy; w raporcie tym należy wykazać, w jaki sposób działania realizowane podczas każdego z wyjazdów zagranicznych odnosiły się do osiągnięcia celów projektu partnerskiego.

19. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUS Rozliczenie projektu c.d. Sytuacje wyjątkowe W sytuacjach wyjątkowych Narodowa Agencja może podjąć decyzję o ostatecznej kwocie przyznanych środków finansowych w oparciu o dowody dostarczone przez beneficjenta.

20. PARTNERSKIEPROJEKTYCOMENIUS Obniżenie kwoty dofinansowania Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywająsięz działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnosząsiędo danego partnerskiego projektu. Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).

21. Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS

22. Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego przykładu: Kwota dofinansowania: 12.000€ Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12 Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: 1.000€ (12.000€ podzielone przez 12) Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10 Ostateczna kwota dofinansowania: 10.000€ (12. 000€ – 2 x 1.000€) W przypadku gdy wymiana klasowa nie spełnia kryteriów wymagalności (czas trwania, liczba uczniów, wiek uczniów) traktowana będzie jako mobilność nieuprawniona i część grantu związana z takim wyjazdem podlegać będzie zwrotowi. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS

23. PARTNERSKIE PROJEKTYCOMENIUS Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane : spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów uczestniczących w projekcie, wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a szczególnie ICT (www, e-mail, videokonferencje) opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc. wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu przygotowanie językowe osób zaangażowanych w realizację projektu, aby zapewnić dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje, materiały, strony internetowe, wystawy) wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot. podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)

24. Najczęściej zadawane pytania 20% przyznanego dofinansowania wypłacane jest po kursie bieżącym, Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można wykorzystać np. na pokrycie różnic kursowych , prowizji lub utrzymanie konta Zalecane jest prowadzenie dziennika projektu i księgi analitycznej NA nie narzuca polityki kursowej. Rozliczenie następuje po kursie bieżącym Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS

25. PARTNERSKIE PROJEKTY COMENIUS Najczęściej zadawane pytania Księgowa, koordynator bądź inny pracownik instytucji zaangażowani w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. Umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. ”nadgodzin”. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor szkoły NA nie narzuca żadnych limitów finansowych na wyprodukowanie np. gadżetów, produktów końcowych. Należy jednak pamiętać o zasadzie „ekonomiczności” w wydatkowaniu przyznanego grantu. Uczniowie mogą być rozliczani na podstawie kosztów rzeczywistych lub uchwały z OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej

26. W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Joanną Kaszewską e-mail: jkaszewska@frse.org.pl Telefon: 224-631-476 lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych panią Małgorzatą Sztarbałą e-mail: msztarbala@frse.org.pl Telefon: 224-631-134

27. Dziękuję za uwagę