Productivity Paradox

1. Productivity Paradox

2. Investasi TI Gagal • Beberapa hal yang mengakibatkan investasi TI gagal memberikan benefit yang dijanjikan, antara lain: • Kurangnya kepemimpinan di bidang TI • Investasi TI tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis • Manajemen Proyek TI tidak dikelola dengan baik • Kurangnya pengelolaan atas perubahan (Change Management) • Investasi TI hanya sebatas pengadaan TI

3. Kurangnya kepemimpinan di bidang TI • Sebagaimana dalam bidang lainnya, kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting. Semakin besar dan kompleks sebuah perusahaan maka semakin penting juga kepemimpinan itu. • Tanpa kepemimpinan yang kuat dan tepat maka inisiatif TI niscaya sulit untuk secara efektif berdampak signifikan bagi perusahaan. • Tanpa kepemimpinan, inisiatif TI sulit untuk diorganisir sehingga yang akan terjadi adalah kekacauan yang berdampak pada gagalnya inisiatif tersebut. • Kepemimpinan pun sangat berkaitan dengan otoritas yang melekat padanya. Tanpa otoritas yang memadai maka setiap inisiatif dan program TI yang seringkali bersifat lintas sektoral/divisi/departemen/bagian akan menemui kendala yang sulit untuk dihindari.

4. Investasi TI tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis • Banyak perusahaan yang melakukan investasi bukan berdasarkan kebutuhannya melainkan sekedar mengikuti tren yang sedang berlaku. • Banyak juga perusahaan yang menjiplak mentah-mentah investasi yang dilakukan kompetitornya, tanpa memedulikan apakah investasi tersebut sesuai atau tidak dengan kebutuhan ataupun kondisi spesifik perusahaannya. • Investasi TI seharusnya dilakukan berdasarkan penilaian/assessment terhadap tujuan, visi, misi, harapan dan kondisi eksisting perusahaan tersebut. Dengan demikian diharapkan investasi yang dilakukan memang dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan, visi dan misi perusahaan tersebut. • Investasi TI yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis juga dapat menyebabkan investasi TI menjadi sia-sia karena setelah dibuat tidak digunakan karena (mungkin) memang tidak diperlukan oleh perusahaan tersebut.

5. Manajemen Proyek TI tidak dikelola dengan baik • Setiap inisiatif TI biasanya diwujudkan dalam bentuk proyek-proyek. • Seringkali proyek-proyek ini dikelola dengan tidak memadai sehingga sering terjadi proyek TI yang melebihi anggaran dan/atau melebihi jadwal penyelesaian yang telah ditetapkan. • Prinsip-prinsip manajemen proyek yang baik tentunya perlu dikuasai dan menjadi acuan bagi setiap manajer proyek agar setiap masalah dan rintangan yang dialami selama proyek implementasi TI ini dapat diatasi dengan baik.

6. Kurangnya pengelolaan atas perubahan (Change Management) • Setiap penerapan sistem TI yang baru tentunya menimbulkan perubahan-perubahan di perusahaan yang bersangkutan. • Kegagalan implementasi sistem ERP misalnya, sering terjadi bukan karena teknologi ERP kurang bagus/canggih, tetapi karena kurangnya pengelolaan atas perubahan yang terjadi, sehingga perusahaan yang akan menerapkan sistem ERP tersebut tidak siap dan akhirnya mengalami kegagalan. • Untuk memastikan perubahan yang terjadi tidak berdampak negatif bagi perusahaan maka perubahan-perubahan tersebut perlu dikelola dengan baik. • Manajemen Perubahan (Change Management) memastikan setiap perubahan mengalami proses perencanaan dan evaluasi sebelum diterapkan, sehingga risiko-risiko negatif sebagai akibat penerapan perubahan tersebut dapat diminimalisir.

7. Investasi TI hanya sebatas pengadaan TI • Pandangan bahwa investasi TI berarti pengadaan TI merupakan hal yang sering dijumpai. • Padahal jelas bahwa implementasi TI tidaklah sama dengan pengadaan barang atau jasa yang lainnya. • Implementasi TI biasanya melibatkan orang dan juga proses. Kegagalan investasi TI dalam memberikan value kepada perusahaan selama ini terjadi antara lain karena anggapan bahwa implementasi TI identik dengan pengadaan TI, sehingga akibatnya setelah sistem TI tersebut diterapkan/dipasang, ternyata penggunanya belum siap untuk menggunakannya dan/atau proses bisnis yang baru belum disosialisasikan dengan baik.

8. LibatkanPenggunaSistem GunakanPendekatanPemecahanMasalah Bentuklah Fase dan Aktivitas DokumentasikanSepanjangPengembangan Bentuklah Estándar KelolaProses dan Proyek MembenarkanSystemInformasisebagaiInvestasi Modal JanganTakutuntukMembatalkanatauMerevisiLingkup BagilahdanTakhlukkan DesainlahSistemuntukPertumbuhandanPerubahan Prinsip-prinsip mendasar pengembangan system

9. Manajemen investasi ini setidaknya menginformasikan: • Apa hubungan sebuah proyek TI dengan agenda strategis bisnis? • Apa value yang akan tercipta dengan implementasi TI ini? • Berapa cost project yang harus disiapkan dalam sebuah durasi tahun tertentu? • Berapa benefit kuantitatif dan kualitatif atas proyek TI yang akan dijalankan? • Bagaimana studi kelayakan ekonominya? Mau pakai apa? Cost-Benefit Analysis, IRR, Payback Period, ……..

10. Alasan Perusahaan melakukan pengelolaan investasi TI • Kategori pertama adalah karena alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri, dalam arti kata adalah bahwa perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi di dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. • Contohnya adalah perusahaan semacam bank retail, hotel kelas atas (bintang lima), transportasi penerbangan, dan lain sebagainya yang “tidak mungkin” dapat bertahan lama dalam ketatnya persaingan bisnis tanpa diperlengkapi oleh teknologi informasi. Melihat kemutlakan sifat tersebut, maka jarang dilakukan analisa untuk menimbang seberapa penting melakukan investasi untuk mengembangkan teknologi informasi karena perangkat tersebut merupakan syarat atau sarana utama yang harus dimiliki perusahaan agar dapat berbisnis.

11. Alasan Perusahaan melakukan pengelolaan investasi TI • Kategori kedua adalah perusahaan yang hendak melakukan investasi karena alasan ingin memperbaiki efisiensi. Diharapkan dengan diimplementasikannya teknologi informasi dalam sejumlah bidang atau aktivitas tertentu, maka akan dilakukan proses reduksi atau optimalisasi terhadap alokasi beragam sumber daya perusahaan, seperti: manusia, waktu, biaya, material, aset, dan lain sebagainya. Biasanya teknologi informasi dipergunakan untuk menekan atau mereduksi biaya komunikasi (interaksi) dan transaksi. • Contohnya adalah penerapan teknologi semacam intranet, office automation, website, dan lain sebagainya. Berdasarkan teori keunggulan kompetitif Michael Porter, salah satu strategi perusahaan dalam era persaingan global yang kerap dipakai adalah cost leadership, dalam arti kata manajemen berusaha untuk sedapat mungkin menekan biaya produksi agar barang atau jasa yang ditawarkannya dapat bersaing dalam harga. Perusahaan akan mampu menciptakan produk atau jasa yang baik, murah, dan cepat apabila proses penciptaan produk atau jasa tersebut adalah baik, murah, dan cepat.

12. Alasan Perusahaan melakukan pengelolaan investasi TI • Kategori berikutnya adalah tujuan investasi untuk memperbaiki efektitivitas usaha, dalam arti kata melakukan apa yang diistilahkan sebagai do the right thing. • Contoh penerapan aplikasi teknologi informasi terkait dengan hal ini adalah menerapkan sistem pengambilan keputusan (decision support system), membangun datawarehouse untuk keperluan business intelligence, mengembangkan situs electronic commerce, dan lain sebagainya. • Dalam bisnis, investasi semacam ini dikatakan sebagai sebuah hal yang kritikal, mengingat bahwa tanpa dimilikinya perangkat teknologi tersebut, akan sulit bagi perusahaan untuk menjalankan suatu rangkaian proses tertentu. Oleh karena itulah maka cara melakukan evaluasi terhadap investasi terkait adalah dengan menjalankan aktivitas analisa bisnis, dimana dalam kegiatan tersebut dipetakan dan didefinisikan rangkaian proses mana saja yang merupakan core processes atau proses utama; dimana teknologi informasi akan dipergunakan untuk menopang kehandalan prosestersebut.

13. Alasan Perusahaan melakukan pengelolaan investasi TI • Kategori keempat adalah keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif (competitive advantage leap) agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang perusahaan lain belum memiliki. • Terkait dengan tipe investasi ini adalah pengembangan aplikasi untuk menerapkan berbagai konsep manajemen baru seperti supply chain management, enterprise resource planning, customer relationship management, call center, dan lain sebagainya – dimana secara signifikan implementasi berbagai perangkat teknologi informasi ini diharapkan dapat membawa perusahaan berada jauh di depan dipandingkan dengan para pesaing bisnisnya. • Investasi dalam kaitan ini memang terkesan bersifat strategis, atau memiliki perspektif rentang waktu jangka panjang, sehingga kelayakannya sangat ditentukan oleh para pimpinan senior perusahaan (misalnya para anggota direksi); sehingga alat bantu untuk mengukur visibilitas dari investasi ini biasanya terkait dengan konsepanalisa strategis.

14. NILAI TI (diterjemahkan dari IT Value) • Faktamenunjukkanbahwaperusahaanmenginvestasikanuangnyautkmengembangkansisteminformasi, membuataplikasi, danmemasangjaringankomputerkarenaparapengambilkeputusan “percaya” bahwamerekatelahmelihathubunganantarabiaya IT dankinerjaperusahaan, yang dapatdinyatakansecarasederhanayaitu: manfaatygditerimamelebihibiaya yang diinvestasikan. • Menurut DR. B. Ranti, manfaatbisnis TI (atau IT Business Value) dapatdipahamisebagaibesarankontribusi TI untukmeningkatkankinerjaorganisasi. • Selamaperiodeawalperkembangankomputer (sekitartahun 1950-an), dalamkurunwaktusekitar 30-40 tahun; makakomputerlebihdifokuskan “hanya” sebagaialatpengolahan data elektronikdanuntukmenjalankanaplikasispesifik spt. Payroll dan G/L. Padaperiodeini, makamanfaatdanbiayamudahdinyatakandandiukur, misalnyasebagaiPemindahanbiaya. • Memasukiperiode 2000-an, penggunaan TI telahbergeserdariefisiensi (otomasi), efektivitas (informasi) keinovasi (transformasi) yang membuatmanfaatmenjadilebihintangiblesehinggalebihsukarutkdinyatakandandiukur. • PenilaianInvestasi TI takbisadiacuhkandanmenjadisalahsatuisustrategimanajemen.

15. NILAI INVESTASI TI(source : Turisco FCG) • Nilai investasi TI adalah kemampuan organisasi utk mengidentifikasikan dan mengukur penambahan dampak manfaat dan positif yang berkaitan dengan penerapan TI dalam operasi bisnis. • Proses ini termasuk metode dan alat utk menghitung secara akurat, menjajaki dan akhirnya  menyadari hasil positif bisnis dari investasi TI. • Investasi TI dan ROI adalah satu dari topic diskusi hangat, tanpa tergantung industri. • CEO dan manajemen senior mengharapkan perubahan dari focus belanja (cost) TI ke kebutuhan dimana investasi menghasilkan perbaikan yg nyata dalam bisnis.

16. MENGAPA MENILAI INVESTASI TI SUKAR? (Source : Giaglis et al) • Manfaat tidak dapat terukur secara alami • Manfaat TI direalisasikan dalam jangka panjang • Strategi dan keuntungan kompetitif sukar utk dihitung • Manfaat TI tdk langsung dan karena itu tidak dapat dibedakan dari beberapa factor yg mengacaukan • Teori dan teknik yang tersedia sukar utk mengerti dan menangkap nilai dari system informasi.

17. TIPE UMUM DARI KESUKARAN PENILAIAN TI(Source: Wilcocks) • Beberapa organisasi mencari diri mereka sendiri dalam situasi catch-22. untuk alasan persaiangan mereka tidak dapat berusaha tdk utk berinvestasi dalam IS/IT, tetapi secara economi mereka tidak dapat menemukan pertimbangan yg cukup, dan penilaian praktis tidakdapat memberikan cukup dukungan, utk melakukan investasi.   • Karena infratruktur IS/IT menjadi suatu bagian yang tdk dapat dihindarkan dari proses dan struktur organisasi. Sehingga sukar utk dipisahkan dampak TI terhadap asset dan kegiatan lainnya. • Ada kesimpangsiuran kelemahan mengartikan kebutuhan informasi sama halnya IS/IT sbg asset modal besar, meskipun tingkat pembelanjaannya tinggi

18. BEBERAPA DAMPAK NEGATIF • Biaya umum TI lebih besar dari yg diantisipasi (source : AT. Kearney, 1987) • TI tidak dihubungkan ke peningkatan produktivitas secara keseluruhan (sumber: OECD) • Hanya 31% laporan perusahaan yang memperkenalkan bahwa TInya telah sukses (sumber: Amdahl, 1989) • 70% user mendeklarasikan bahwa system mereka tidak menjalankan investasi perusahaan mereka (sumber: Romtech,1989) • Hanya 24% perusahaan yang mengakui laba modal dari TI mereka (sumber: Hochstrasser & Grififiths,1990) • 20% belanja TI di sia-siakan dan 30%-40% proyek SI menyadari bukan keuntungan bersih, bagaimanapun ukurannya (sumber: willcock,1991) • Beberapa pernyataan yg menakut-nakuti di temukan di dalam buku, jurnal dan majalah (misalnya tulisan Nicholas Carr)

19. Productivity Paradox • Menurut beberapa IT-cons, sukar utk menjelaskan bahwa investasi TI mempunyai penambahan output atau gaji. • Pertentangan antara ukuran investasi dalam TI dan ukuran output pada tingkat nasional diuraikan sebagai PRODUCTIVITY PARADOX. • Pertanyan besarnya adalah: • Jika TI tidak meningkatkan produktivitas atau memperbaiki kinerj bisnis, mengapa organisasi menginvestasikan sejumlah uang utk TInya? • Jadi IT tidak mempunyai atau memberikan nilai ekonomi yang berarti atau nilai TI tidak pernak digali secara optimal.  

20. ParadoksProduktivitasTeknologiInformasi • Fenomena ketidakseimbangan antara besaran investasi yang dikeluarkan untuk keperluan teknologi informasi dengan ukuran total output yang dihasilkan dideskripsikan sebagai sebuah IT Productivity Paradox (paradoks produktivitas TI). • Sebuah isu yang hingga saat ini masih hangat dibicarakan di kalangan akademisi maupun praktisi teknologi informasi semenjak tahun 1980-an.

21. Mengapa Paradoks Produktivitas Terjadi? • Permasalahan analisa dan representasi data tidak memperlihatkan terjadinya peningkatan produktivitas; • Manfaat yang diperoleh oleh teknologi informasi tidak terlihat karena adanya kerugian di area lain; dan • Peningkatan produktivitas tidak terlihat karena adanya kegagalan penerapan teknologi informasi atau tingginya alokasi biaya teknologi informasi.

22. 1. Analisa dan Representasi Data • Produktivitas didefiniskan sebagai jumlah keluaran (output) dibagi dengan jumlah masukan (input). • Besaran output dihitung dengan cara mengalikan jumlah produk yang dihasilkan dengan nilai (value) rata-rata dari produk tersebut; sementara besaran input diperoleh dari jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan seluruh output tersebut. • Angka rasio yang diperoleh dari hasil pembagian antara output dengan input disebut labor productivity.

23. 1. Analisa dan Representasi Data • Jika sumber daya lain seperti besarnya investasi dan kebutuhan material dimasukkan sebagai bagian dari input, maka angka rasio yang didapat disebut multifactor productivity. • Ternyata di dalam dunia teknologi informasi, rumusan sederhana ini belum tentu secara konkrit merepresentasikan terjadinya kenaikan atau penurunan produktivitas seperti yang dipergunakan pada proses manufaktur atau produksi. • Hal ini disebabkan karena berbeda dan beragamnya asumsi terhadap variabel input maupun output yang dipergunakan.

24. 1. Analisa dan Representasi Data • Oleh karena itu, rumusan produktivitas yang secara konkrit merepresentasikan manfaat teknologi informasi per satuan investasi yang dialokasikan sangat sulit dicari. • Riset membuktikan lebih banyak hasil perhitungan yang underestimate dampak produktivitas yang sebenarnya – dimana kenaikan produktivitas tersembunyi di balik angka-angka dengan asumsi yang keliru – dibandingkan dengan yang overestimate.

25. 2. Kerugian Area Lain • Pada dasarnya organisasi seperti perusahaan merupakan sebuah sistem yang terdiri dari berbagai entitas yang saling terkait satu dengan yang lainnya. • Misalnya penggunaan sebuah aplikasi teknologi informasi di salah satu divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang berada di dalamnya. Karena produktivitasnya meningkat, maka perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawannya pada divisi tersebut dan memindahkannya ke divisi lain.

26. 2. Kerugian Area Lain • Akibatnya secara total sistem, jika diukur produktivitasnya, nampak tidak terjadi peningkatan yang berarti – karena pada divisi baru tersebut, karyawan yang ada hanya akan menjadi beban tambahan overhead semata. • Contoh lainnya adalah penerapan e-commerce yang mengharuskan perusahaan memiliki armada ekspedisi atau kurir tambahan untuk dapat memenuhi delivery dalam kurun waktu 24 jam yang terkesan menurunkan produktivitas perusahaan • Kedua contoh di atas memperlihatkan bagaimana manfaat dari teknologi informasi di satu tempat ter-offset dengan kerugian di tempat lain dalam sebuah organisasi sehingga produktivitas secara keseluruhan hampir tidak memperlihatkan peningkatan yang signifikan bahkan dapat terjadi penurunan hasil perhitungan produktivitas yang ada.

27. 3. Beban Biaya Teknologi Informasi • Kesimpulan yang ketiga ini bersumber dari kenyataan bahwa teknologi informasi memang tidak memberikan kontribusi apapun terhadap tingkat produktivitas – bahkan cenderung memperburuk kinerja produktivitas perusahaan secara keseluruhan. • Hasil kajian memperlihatkan adanya dua penyebab utama terjadinya hal ini.

28. 3. Beban Biaya Teknologi Informasi • Gagalnya penerapan teknologi informasi karena berbagai faktor penyebab internal maupun eksternal. • Tingginya biaya pemeliharaan dan pengembangan teknologi informasi yang harus ditanggung perusahaan. • Sehingga walaupun secara bisnis telah terjadi peningkatan output, membengkaknya biaya overhead pemeliharaan maupun pengembangan teknologi informasi telah menyebabkan tingginya faktor input yang dibutuhkan sehingga secara langsung berdampak pada perhitungan produktivitas.

29. Kesimpulan • Dengan memahami dan mempelajari fenonema paradoks tersebut, terlihat betapa sulit dan kompleksnya permasalahan yang harus dihadapi dalam rangka mencari relasi antara besaran investasi yang dialokasikan dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan terkait dengan peningkatan produktivitas. • Filosofi ”business is business” akan mendominasi manajemen pengambil keputusan dalam menentukan apakah perusahaan perlu untuk mengalokasikan sejumlah sumber dayanya untuk mengembangkan teknologi informasi. • Pada kenyataannya masih banyak manajemen yang yakin bahwa tidak ada perusahaan yang bisa survive dewasa ini tanpa melibatkan teknologi informasi melalui semboyan ”in IT we trust”.