Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia SUPERENTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia • Competencias de la Superintendencia Delegada para el Notariado. • En los términos del artículo 24 del Decreto 412 de 2007, la Superintendencia Delegada para el Notariado ejerce entre otras funciones de: • Vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios y asesoría al Superintendente en la definición de políticas de prevención de las conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias. • Conocimiento y fallo, en los términos de la Ley 734 de 2002, y en primera instancia, de los procesos disciplinarios que se adelanten en contra de los notarios. • Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial. • Adelantar acciones de vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios, así como de la aplicación correcta de las tarifas autorizadas para la prestación del mismo. • SE DESARROLLAN A TRAVÉS DEL MACRO PROCESO OIVC Orientación, Vigilancia, Inspección y Control de la Gestión Notarial.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia • SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CALIDAD • Actualizados, Caracterizados, Aprobados, en Ejecución y con Certificado de Calidad ISSO 9001: el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y Control. • Actualizados, caracterizados, aprobados y en ejecución las políticas de operación del Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y Control. • Aprobados y en ejecución 11 procedimientos en el Proceso de Administración Notarial y los Procedimientos: • Análisis Extra situ proceso de vigilancia de la gestión notarial • Inducción para notarios y cónsules proceso de vigilancia notarial • Procedimiento de Visita Especial de Entrega y recibo de los archivos proceso inspección de la gestión notarial • Procedimiento Visita Especial de Práctica de Pruebas proceso de inspección de la gestión notarial • Procedimiento de Visita In - Situ proceso de inspección de la gestión notarial • Guías de visita de inspección a las notarías del país • Bitácora de visita que contiene informe de visita y registro de seguimiento de resultados. • Procedimiento Verbal proceso de control de la gestión notarial • Procedimiento Ordinario proceso de control de la gestión notarial • Diseños aprobados, codificados y en ejecución de formatos utilizados en cada uno de los procesos y procedimientos. • Diseño, aprobación y aplicación de indicadores de gestión. • Diseño, aprobación y seguimiento del mapa de riesgos.

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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN 4 . Derechos de petición La gráfica siguiente registra los derechos de petición recibidos y concluidos y derechos de petición que recibieron respuesta oportuna al disciplinado y dieron origen a actuación disciplinaria y por ende a apertura de expediente y proceso.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN 5 . Visitas La Superintendencia Delegada para el Notariado realiza visitas Generales y Especiales, para ello diseñó una herramienta técnica de planeación y programación de visitas que inició su ejecución en el mes de agosto de 2009. El Plan Operativo de Visitas permitió determinar si se practicó visita especial o general, apoyó una mayor cobertura y permitió identificar notarías de riesgo alto. Las graficas siguientes registran: Visitas practicadas años 2008, 2009, 2010 Resultado Plan Operativo de Visitas 2009 Resultado de Visitas 2010.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia • Tareas cumplidas: • Logro de la certificación de Calidad en Gestión Pública norma NTCGP1000: 2009. ISSO 9001:2008 para el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y control de la Gestión de calidad. • Inventario documental desde el año 1999 al 2010. Levantamiento de formularios FUI. Constitución de base de datos documental. Remisión a Archivo General de Archivos correspondientes a años 1999 a 2008, administrativos, quejas, expedientes disciplinarios y visitas. • Documentación correspondiente a años 2009 y 2010 se están manejando con tablas de retención documental, con sus correspondientes formularios FUI. • Digitalización de 1500 expedientes de años 2005 a 2010. • 994 procesos en trámite cargados en el aplicativo SID. • Base de datos de seguimiento de actuaciones en procesos disciplinarios y de visitas generales y especiales.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia • Temas pendientes: • Reestructuración de la planta de personal de la Superintendencia para lograr la profesionalización del personal y el apoyo humano suficiente para el cumplimiento de la gran cantidad de tareas que le competen a la dependencia. • Implementación de un plan de fiscalización del recaudo del aporte especial para la administración de justicia en coordinación con el Consejo Superior de la Judicatura – Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. • Culminación de la Sala de Audiencias para dar adecuada aplicación al Procedimiento Verbal en el Proceso de Vigilancia de la Gestión Notarial. • Culminación de la fase de pruebas en la implementación del Sistema Integrado de Información Notarial SIIN , aplicación en notarías piloto y ejecución del programa de capacitación a los notarios del país en el SIIN. • Culminar el Plan Operativo de Visitas 2010 que está en ejecución y la presentación de bitácoras de visita.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia • Comités de los que hace parte la Delegada para el Notariado • Comité de Conciliación a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. • Comité Asesor a cargo de la Oficina Jurídica • Comité de Capacitación a cargo de la Oficina de la Oficina de Investigaciones y Capacitación. • Comité de Estadísticas Vitales a cargo del Ministerio de Protección Social y del Departamento Administrativo Nacional de Estadística. • Comité Técnico Interinstitucional de Protección de tierras y patrimonio de la población desplazada o en inminencia de desplazamiento. • Comité Operativo para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo. • comité Asesor Fondo Cuenta • Comité de Tierras • Comité de Directivo Coordinadores • Comité Consejo Asesor Carrera Notarial

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