278206 Application of Software Package in Office

1. 278206Application of Software Package in Office การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ (3) (Spread Sheet) อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ thararat@buu.ac.th

2. การนำเข้าข้อมูลจากภายนอกการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

3. การนำเข้าข้อมูลจากภายนอกการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก • Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทำให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบข้อมูล • ตลอดจนนำข้อมูลมาประมวลในลักษณะของรายงานแบบต่างๆ ได้ • การจัดเก็บข้อมูลใน Excel นอกจากจะทำการกรอกข้อมูลลงไปตรงๆ แล้ว Excel ยังสามารถนำข้อมูลรูปแบบอื่นที่มีอยู่นำเข้ามาใช้ได้

4. รูปแบบไฟล์ที่ Excel สามารถนำเข้าข้อมูลจากภายนอก • ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อื่นๆ (*.xlsx) • ไฟล์ข้อความหรือ Text files (*.txt) • ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Access (*.mdb)

5. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก • เลือกตำแหน่งเซลที่ต้องการให้นำข้อมูลจากภายนอกมาวาง • คลิกแท็บData หรือข้อมูล • ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้เลือก ลักษณะของไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจะนำเข้า

6. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก 4. ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ข้อมูลและไฟล์ข้อมูลที่ต้องการนำเข้าแล้ว Click ปุ่ม Open

7. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก 5. หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 1 จาก 3 ต้องกำหนดค่าในส่วนต่างๆ แล้วคลิก Next 5.1 การกำหนดชนิดข้อมูลดั้งเดิม (Original data type)จะมีค่าให้เลือก 2 ค่า • Delimited (มีการใช้ตัวคั่น) กรณีที่ไฟล์ข้อมูลมีการแบ่งข้อความด้วยสัญลักษณ์ • Fixed width (ความกว้างคงที่) กรณีที่ไฟล์ข้อมูลใช้การเว้นวรรคด้วยช่องว่างแบ่งข้อความ 5.2 เริ่มนำเข้าที่ (Start import at row) ให้เลือกว่าจะนำเข้าข้อมูลตั้งแต่แถวที่เท่าใด ตัวอย่างนี้ให้เลือกนำเข้าตั้งแต่แถวที่ 1 5.3 แหล่งที่มาของแฟ้ม (File origin) เป็นการกำหนดภาษาของข้อมูลที่จะนำเข้า ให้เลือกภาษาไทย คือ 874 : Thai (Windows)

8. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

9. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก 6. หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 2 จาก 3 Excel ให้กำหนดตัวคั่นข้อมูล โดยดู จากข้อมูลในไฟล์ที่จะนำเข้าเป็นหลัก

10. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก • หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 3 จาก 3 เป็นการกำหนดรูปแบบของเซลข้อมูลว่าแต่ข้อมูลในแต่ละ Column จะเป็นรูปแบบ General, Text, Date, หรือจะเลือกไม่นำเข้า Column นั้น โดยการเลือก Do not import column (skip) ซึ่งปกติ Excel จะกำหนดให้เป็น General

11. ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก 8. หน้าต่าง Import Data ให้กาหนดว่าจะน าข้อมูลวางไว้ที่เซลใดในชีทที่ ปรากฎอยู่ (Existing worksheet) หรือให้นำไปวางในชีทที่สร้างใหม่ (New worksheet)

12. การใช้งาน Data Validationเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

13. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล • เพื่อให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น • ควรจะมีการกำหนดกฎข้อบังคับในการป้อนข้อมูล • ใน Excel สามารถใช้ การทำ Data Validation ในการตรวจสอบการป้อนข้อมูลให้ถูกต้องได้

14. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

15. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

16. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล • ประเภทของข้อมูลที่จะอนุญาตให้ป้อนได้ในช่อง Allow: • Any Value (ค่าใดๆ) ค่าตัวเลขหรือข้อความใด • Whole number (จำนวนเต็ม) เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็มที่กำหนดในช่วงหนึ่ง • Decimal (ตำแหน่งทศนิยม) เฉพาะตัวเลขตามจำนวนทศนิยมที่กำหนด • List (รายการ) ค่าจากรายการที่เตรียมไว้ • Date (วันที่) ค่าตามกรอบวันที่ที่ระบุ • Time (เวลา) ค่าตามกรอบเวลาที่ระบุ • Text length (ตามความยาวข้อความ) ตามความยาวของข้อความที่ระบุ • Custom (กำหนดเอง) กำหนดค่าเอง เช่น สูตรคำนวณ

17. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล • ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วง o   Between (อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ o   Not between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ o   Equal to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ o   Not equal to (ไม่เท่ากับ)  ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ o   Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ o   Less than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ o   Greater than or equal to  (มากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ o   Less than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

18. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล • ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วง o   Between (อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ o   Not between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ o   Equal to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ o   Not equal to (ไม่เท่ากับ)  ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ o   Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ o   Less than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ o   Greater than or equal to  (มากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ o   Less than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

19. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล • กำหนดข้อมูลที่สามารถป้อนได้ในหัวข้อ Data (ข้อมูล) • เช่น เลือกเป็น Whole number (จำนวนเต็ม) • และกำหนดเป็น between • ต้องระบุช่วงข้อมูลที่จะรับโดยระบุค่าต่ำสุด (Minimum) • และค่าข้อมูลสูงสุดที่จะรับ (Maximum)

20. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

21. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

22. ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

23. การเลือกแบบเพื่อแสดงไดอะล็อกบ็อกซ์เตือน จากคำสั่ง Data Validation

24. การยกเลิกการตรวจสอบข้อมูลการยกเลิกการตรวจสอบข้อมูล • เลือกช่วงเซลที่ได้กำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูลไว้ • เลือก Data > Validation (ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้อง) • คลิกแท็บSettings (การตั้งค่า) แล้วคลิกปุ่ม Clear All (ล้างทั้งหมด) •  คลิกปุ่ม ตกลง      

25. การสร้างรายงานสรุปข้อมูลด้วย Pivot Table

26. Pivot Table • Pivot Table เปนเครื่องมือที่ใช้ในการสรางรายงาน รูปแบบตาง ๆ ตามความตองการ จากฐานขอมูล(Data Base) • โดยฐานขอมูลที่ใชในการสรางรายงาน อาจจะอยูในรูปแบบของตารางใน Worksheet ของ Excel หรืออยูในแฟมข้อมูลในรูปแบบอื่น(External Data File) • Pivot Table เปนเครื่องมือที่มีใชตั้งแต Excel 97 และไดมี การปรับปรุงใหมีประสิทธิภาพดีขึ้นเรื่อย ๆ • Pivot Table เปรียบเสมือนเปน Report Generator คือ ผูใชสามารถสรางรายงานในรูปแบบต่าง ๆ โดยไมต้องมีการเขียนโปรแกรม • เพียงแตกําหนดรูปแบบความตองการรายงานที่ตองการ โปรแกรมExcel จะสามารถสรางรายงานดังกลาวได ภายในเวลาอันรวดเร็ ว

27. Pivot Table • ตัวอย่าง สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายประจำวัน จำนวน 3 วัน ดังนี้

28. Pivot Table • จากตัวอย่างข้างต้น ต้องการสรุปรายจ่าย แต่ละรายการ  แยกเป็นรายวัน ดังนี้

29. วิธีการสร้าง Pivot Table • สร้างข้อมูลรายจ่ายประจำวัน ที่ Sheet1 โดยให้มีหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์  ทั้งนี้เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำตารางสรุป • กําหนดขอมูลที่จะใชสราง Pivot Table ซึ่งสามารถทําไดโดย เอาCursor ไวคลิกในตารางขอมูลที่จะใชในการสราง Pivot Table

30. วิธีการสร้าง Pivot Table

31. วิธีการสร้าง Pivot Table 3. ใชคําสั่ง Insert Tables Pivot Table โดยExcel จะทําการกําหนด ขอบเขตของขอมูลที่จะใชสราง Pivot Table ในชองTable / Range ในกรณี ไมถูกต้องสามารถเปลี่ยนแปลงใหมได

32. วิธีการสร้าง Pivot Table 4. เลือกพื้นที่ที่จะนํา Pivot Table ที่สรางขึ้นไปแสดง ซึ่งอาจจะเป็นWorksheet ใหม หรือWorksheet เดิม

33. วิธีการสร้าง Pivot Table 5. การจัดรูปแบบของ Pivot Table • จะเห็นวาทางดานขวามือของจอภาพจะปรากฏ Pivot Table Field List ซึ่งประกอบ ชื่อ ฟลด ตาง ๆ ของขอมูลที่จะนํามาใชสราง Pivot Table • สวนทางตอนลางของ Pivot Table Field List คือ ตําแหนงตาง ๆ ของ รายงาน ซึ่งเราสามารถลากฟลดจาก Pivot Table Field List ไปวางไวใน Pivot Table เพื่อสรางรายงานความตองการ

34. วิธีการสร้าง Pivot Table

35. วิธีการสร้าง Pivot Table การกำหนดฟิลด์ลงในตำแหน่งของรายงาน มีดังนี้ Report Filter หมายถึง ฟลด ที่ใชในการจัดกลุมหนาของรายงาน Column Label หมายถึง ฟลด ที่จะใชเป นชื่อของColumn Row Label หมายถึง ฟลด ที่จะใชเป นชื่อของRow ∑Value หมายถึง ฟลด ที่จะใช ในคํานวณในรายงานโดยการหาผลรวม

36. การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ Pivot Table ** ในตำแหน่งต่างๆ ของ Pivot Table สามารถมีฟิลด์ได้มากกว่า 1 ฟิลด์ หรือไม่มีเลยก็ได้

37. การจัดรูปแบบ(Format) Pivot Table

38. การจัดรูปแบบ(Format) Pivot Table

39. การเปลี่ยนแปลงวิธีคำนวณข้อมูลใน Pivot Table หรือ

40. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

41. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table ตัวอย่าง Pivot Table ก่อนการจัดกลุ่ม

42. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

43. ขั้นตอนการจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

44. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

45. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table ตัวอย่างข้อมูล Pivot Table ที่ได้

46. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

47. การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

48. การสร้างกราฟจาก Pivot Table