Prosjektorganisering, prosjektledelse og prosjektstyring

1. Prosjektorganisering, prosjektledelse og prosjektstyring NESOsFormannskole 18 2013 - 2014 1.4

2. Mål med forelesningen • Gi et innblikk og forståelse av begrepene prosjektledelse, prosjektstyring og prosjektorganisering • Lære hva som ligger i begrepene og hva begrepene betyr for ledelse av en byggeplass • Lære og forstå styringssløyfen

3. Begrepene prosjektledelse og prosjektstyring • Hva er prosjektledelse? - Få mennesker til å samarbeide effektivt om en felles, målrettet oppgave • Hva er prosjektstyring? - Sette mål, planlegge hvordan målene skal nås, og følge opp utførelsen

4. Organisering av prosjekter Organisering har prioritet 1 i et prosjekt Det eneste som utvikler seg selv i en organisasjon er rot, friksjon og dårlige relasjoner Peter Drucker

5. Det er to forhold å ta stilling til ved organisering av prosjekt • Forholdet mellom prosjektet og basisorganisasjonen • Prosjektets interne organisering

6. Organisering av byggeprosjekt Et byggeprosjekt organiseres internt ut fra • Entrepriseform • Omfang (beløp, tid, antall aktører) • Kompleksitet Et prosjekt må internt ha følgende prosjektledelse: • Prosjektleder • Anleggsleder/byggeplassleder • Formann • Baser/arbeidsledere • Støttefunksjoner (lager, verksted, innkjøp, regnskap)

7. Ansvarsfordeling mellom linje og prosjekt Prosjektleders ansvar: • Utarbeide mål og planer for prosjektet • Gjennomføre prosjektet i henhold til planer og mål • Foreta prioriteringer og disponeringer i prosjektet • Disponere prosjektmedarbeidere og økonomiske ressurser innenfor prosjektbudsjettets rammer

8. Regler for samspill mellom prosjekt og basis • Prosjektmedarbeiderne kan ikke trekkes ut av prosjektet – for eksempel ved at medarbeidere på kort varsel blir pålagt nye, uforutsette oppgaver andre steder uten etter avtale med byggeplassleder/anleggsleder/prosjektleder i god tid på forhånd. • Også ved fravær av medarbeidere (langvarig sykdom, permisjon osv.) må ressurssituasjonen tas opp og avklares på nytt mellom linjeleder og prosjektets ledere.

9. Organisasjonsplan for AS Entreprenør (Basisorganisasjon) Styret Daglig leder Kontorleder Driftsleder Formann Lager og verkst. Byggeplassleder Anleggsleder Byggeplassleder Anleggsleder Arbeidere Formann Grunnarbeid Formann Betong Formann Tømring Maskinkjørere Håndverkere Håndverkere

10. Prosjektleder Byggeplassleder/ Økonomi anleggsleder Verksted/ lager Formann BAS BAS Grunn/betong Tømring Underentreprenør Koordinering Intern organisasjonsplan for et byggeprosjekt med hovedentreprise (Prosjektorganisasjon)

11. Organisasjonsplan for Storlia Boligfelt Storlia Boligbyggelag Byggeleder Arkitekt Byggeteknisk konsulent AS Entreprenør Prosjektleder Verksted/ Lagerleder Kontorleder Anleggsleder Byggeplassleder Formann Formann • Underentr.: • Grunnarb. • Taktekking • VVS • El • Maling • Belegg Maskinkjørere/ Håndverker tømmer Maskinkjørere/ Håndverker betong

12. Prosjektledelse • ”Den gode leder: • Den beste er den som får sine medarbeidere til å vokse. • Nest best er den som blir elsket og beundret. • Dernest kommer den som blir fryktet. • Dårligst er den som skaper usikkerhet og forvirring, og • som taler med flere tunger.” • Kinesisk ordtak

13. Prosjektledelse Ingen ”fasit” eller entydig oppfatning av hva god ledelse er, men vi sier at: • ”Prosjektledelse er en funksjon som går ut på å få mennesker til å samarbeide effektivt om en felles, målrettet oppgave.”

14. Prosjektledelsen må tilpasses: • Prosjektets entrepriseform, omfang og kompleksitet • Bedriftens organisering og størrelse • Medarbeidernes kompetanse • Kunden krav og forventninger • Situasjonen – beliggenhet, eget arbeid og innkjøp UE • Prosjektledelsens kompetanse

15. Administrasjon Prosjekt- leder Utførelse Prosjektledelse Se utover! Hold kontakt med alle prosjektets interessenter. Tilfredsstiller dere kravene og forventningene hos dem som skal leve med resultatet? Se oppover! Hold kontakten med oppdragsgiver/ styringsgruppe Sørg for klar "kontrakt" Se tilbake! Følg opp fremdriften med hensiktsmessige kontrollverktøy. Sørg for at prosjektet når mål og milepæler, og at dere lærer av de feil dere gjør. Se forover! Planlegg slik at dere setter dere høye, men realistiske mål. Sørg for tilstrekkelige ressurser til å nå disse målene! Se nedover! Led dine folk slik at dere yter deres beste - hver dag! Både hver enkelt og samlet. Bry deg om! Se på deg selv! Vurder din egen innsats! Er ditt lederskap et positivt bidrag til prosjektet? Finn tid til refleksjon.

16. Typiske ”fakta” om prosjektledelse • En prosjektleder er gjerne leder for flere prosjekter, og han kan i tillegg være linjeleder og medarbeider i andre prosjekter. Variasjon er bra, men for mange hatter kan bli for mye å holde styr på. • En prosjektleder er sjef for en begrenset tid. Han eller hun sitter på oppsigelse. En del status følger med stillingen, og forsvinner med den! • Det er ofte uklare ansvars- og myndighetsforhold mellom prosjekt og linjeorganisasjon. Når det skjer har prosjektlederen lett for å havne mellom ”barken og veden”.

17. Prosjektstyring Å styre er kort sagt: ”Å beslutte hvor man ønsker å komme og se til at man kommer dit.” Styring er altså å sette mål, planlegge hvordan målene skal nås, og følge opp utførelsen.

18. Styringssløyfen Målformulering Mål Korreksjoner Korreksjoner Planlegging Oppfølging Korreksjoner Plan Registrert forløp Utførelse Innsatsfaktor Resultat

19. Styringssløyfen viser de ulike styrings-funksjoner og hvordan de henger sammen • Målformulering • Prosjektbeskrivelse, kvalitet, tid, økonomi • Planlegging • Bryte målene ned i delmål og oppgaver og samordning av aktiviteter og ressurser • Oppfølging • Registrering av utførelse, justere utførelse, korrigere plan og korrigere mål

20. De vanligste årsakene til problemene i prosjekter: • Organisering og ansvarsforholdene er uklare. • Oppfølgingen svikter. Det finnes ikke et klart bilde av hvor langt man er kommet, eller hvor mye som står igjen. • Prosjektstyringen kommer på toppen av en allerede presset arbeidssituasjon og må stadig vike plassen for daglige gjøremål. • Kommunikasjon og informasjon prioriteres lavt, og konflikter oppstår.

21. De vanligste årsakene til problemene i prosjekter: • Medarbeiderne trekkes for seint inn i planleggingen, og føler for liten forpliktelse til mål og planer. • Spør vi prosjektdeltakerne om hva prosjektets mål er, får vi ulike og uklare svar. • Ambisjonsnivået (er for) høyt, og planene urealistiske. Tids- og kostnadsrammene sprekker.

22. Kvalitet Tid Penger Styringsparametre – sentrale elementer for planlegging, styring og oppfølging