CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS

1. CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS Antonio L. Fernández Pagán Gerente de Auditoría

2. Temas a Discutirse • Definición • Reglamentación Aplicable • Requisitos Mínimos • Cláusulas Recomendadas • Pruebas a Realizarse • Hallazgos Frecuentes

3. Definición • Servicios cuya prestación principal consiste: • del producto de la labor intelectual, creativa o artística • en el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas • Los servicios a ofrecerse no pueden constituir un puesto

4. Reglamentación Aplicable • Leyes • Ley Núm. 237 de 31 de agosto de 2004 • Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975 • Órdenes Ejecutivas • Reglamentos Externos • Reglamento 33 de 5 de octubre de 2004 • Reglamentos Internos • Cartas Circulares • Departamento de Hacienda • Oficina del Contralor

5. Requisitos Mínimos • Formalizarse por escrito • Se debe indicar la siguiente información: • número de contrato • fecha de otorgamiento • fecha de vigencia del contrato • nombre y descripción de la persona contratada • número de seguro social de la persona contratada o de seguro social patronal si es una firma o entidad corporativa • número de licencia en el caso de aquellos profesionales que aplique

6. Cont. Requisitos Mínimos • Descripción clara y detallada de los servicios que fueron contratados • Cuantía máxima a pagar • Forma de realizar los pagos • Forma de facturación • Facultad de la entidad para contratar

7. Cont. Requisitos MínimosCláusulas Mandatorias • Incluir las siguientes cláusulas: • Partida presupuestaria • Facultad de resolución del contrato • Cancelación en caso de negligencia, abandono de deberes y/o incumplimiento de las condiciones del contrato

8. Cont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias • Que el contratista: • No está ni entrará en actos de conflicto de interés • No tiene deudas con ASUME o está al día en plan de pago (persona natural) • No recibe pagos o compensación por otra entidad pública • Ha rendido planillas en los últimos cinco años, no adeuda contribuciones o está al día en plan de pago (Hacienda, CRIM)

9. Cont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias • Que el contratista: • No tiene deudas de seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes (la que aplique) o tiene plan de pago (Departamento de Trabajo) • Cláusula de requisito de envío a Registro Contratos OCPR

10. Cont. Requisitos MínimosDocumentos Contratos que exceden $16,000-anejar al contrato: • Departamento de Hacienda • Radicación de planilla - últimos 5 años • Ausencia de deuda contributiva o existencia de plan de pago • CRIM - Ausencia de deuda contributiva o existencia de plan de pago • DTRH - Pago de seguro por desempleo, incapacidad temporal, de seguro social, si aplica • ASUME-Certificación negativa de deuda

11. CLÁUSULAS RECOMENDADAS • Rendir informes periódicos de trabajos realizados • Indicar en las facturas las horas que quedan disponibles • Someter para pago las facturas - primeros 8 días del mes siguiente al cual se rindieron los servicios • Certificar que conoce las normas éticas de su profesión y asume responsabilidad por sus acciones • Sobre las retenciones establecidas en el Código de Rentas Internas de PR (Carta Circular 1300-19-05) Dependiendo de la naturaleza del contrato

12. Cont. Cláusulas Recomendadas • Certificación de que el contratista no ha sido convicto ni acusado de ningún delito contra el erario o que envuelva la propiedad o fondos públicos • Que la entidad tiene la facultad para la resolución del contrato en caso de que el contratista resulte culpable de algún delito contra el erario o que envuelva fondos públicos

13. Pruebas a Realizarse • Cumplimiento con los requisitos mínimos • Formalización del contrato antes de comenzar a prestarse los servicios • En caso de aumento de honorarios, que se hayan incluido trabajos adicionales y enmienda al contrato • Establecimiento de un mínimo de horas, especialmente si la compensación es mensual • Establecimiento de Registro de Contratos

14. Cont. Pruebas a Realizarse • Radicación a la OCPR en el tiempo establecido • Informes de labor realizada • Retención del 7% para contribución sobre ingresos o carta de relevo • Radicación de las declaraciones informativas (Forma 480.6)

15. Cont. Pruebas a Realizarse • Se requirieron las certificaciones correspondientes • En el caso de las corporaciones, que se le haya requerido certificados de: • Existencia o autorización para hacer negocios en Puerto Rico • Buena Pro Good Standing • Dispensas otorgadas

16. Hallazgos Frecuentes • Ausencia de cláusulas que protejan adecuadamente el interés público • Cláusulas que no son claras ni precisas de los servicios requeridos • No se estableció el importe máximo ni la fecha de otorgamiento • Contratos otorgados con efecto retroactivo • Servicios profesionales ofrecidos sin la formalización de un contrato

17. Cont. Hallazgos Frecuentes • En la enmienda al contrato por aumento de honorarios no se incluyeron servicios adicionales • No se hizo la retención del 7% para contribución sobre ingresos • Contratos y enmiendas no fueron anotados en el Registro de Contratos • Contratos no radicados a la OCPR o fueron radicados tardíamente

18. Cont. Hallazgos Frecuentes • Pagos indebidos por servicios no realizados o no realizados de conformidad a los acuerdos pactados • Ausencia de informes de labor realizada por los servicios ofrecidos y facturados • Facturas e informes de labor realizada no contienen datos específicos ni detallados de los servicios ofrecidos

19. ¿Preguntas?